Assinatura digital: o que é, como funciona e como fazer em um documento

A assinatura digital é essencial em todos os tipos de empresas, porém muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como ela pode ser utilizada e quais são seus benefícios. Se for o seu caso também, continue a leitura deste artigo.

Hoje em dia, existem inúmeras formas de assinar um documento digitalmente, destacando-se a assinatura digital. Neste post, vamos explicar o que é assinatura digital, como fazer uma assinatura digital de forma simples em documentos Word e PDF e como assinar documentos pelo WhatsApp.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso que comprova a identidade dos seus signatários de maneira segura, a partir de criptografia, chave virtual e certificado digital. Além disso, assume a mesma legalidade de uma assinatura de próprio punho em documentos de papel.

Ela é um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato. 

A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Na assinatura digital, o signatário utiliza um certificado digital para comprovar sua autoria. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, sobre os quais falamos mais abaixo.

Tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital possuem validade jurídica, de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 e Medida Provisória nº 983 de 2020. Neste texto, tratamos da assinatura eletrônica e da assinatura digital indistintamente, já que na maioria das situações possuem os mesmos efeitos.

Quais são os tipos de certificado digital?

Os certificados digitais são essenciais para garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos. No Brasil, os mais utilizados são os tipos A1 e A3, disponíveis tanto para pessoas físicas (e-CPF) quanto para jurídicas (e-CNPJ):

• certificado A1: armazenado no computador do usuário, possui validade de 12 meses, sua principal vantagem é a praticidade, permitindo múltiplas cópias de segurança e fácil instalação em diferentes dispositivos;
• certificado A3: armazenado em mídias criptográficas, como tokens USB ou cartões com chip, oferece maior segurança física, sua validade pode ser de até 5 anos, dependendo da Autoridade Certificadora. ​

A escolha entre A1 e A3 depende das necessidades do usuário. Enquanto o A1 é mais conveniente para uso diário, o A3 é recomendado para transações que exigem maior segurança.​

Já o e-CPF é utilizado por pessoas físicas para assinar documentos, acessar serviços da Receita Federal e realizar outras operações online. O e-CNPJ é destinado a empresas, permitindo a assinatura de notas fiscais eletrônicas, contratos e outros documentos corporativos.

Compreender as diferenças entre esses certificados é fundamental para escolher a opção que melhor atende às suas necessidades, garantindo segurança e conformidade nas transações digitais.

Como funciona a assinatura digital de documentos?

O funcionamento técnico da assinatura digital envolve o uso de chaves criptográficas. Existem duas chaves: a pública e a privada. A chave privada é utilizada para assinar o documento e é mantida em segredo pelo signatário. Já a chave pública, que é compartilhada, permite que qualquer pessoa verifique a assinatura e confirme que o documento não foi alterado.

No Brasil, a validade jurídica da assinatura digital é garantida pela Lei nº 14.063/2020, que reconhece sua equivalência a uma assinatura manuscrita em documentos eletrônicos, desde que os requisitos de segurança sejam atendidos – o que significa que, desde que assinados digitalmente, os documentos possuem a mesma força legal de um documento assinado fisicamente.

Uma das maiores vantagens da assinatura digital é a segurança aprimorada, que dificulta fraudes e garante que o documento não possa ser alterado sem detecção. Ela também acelera os processos, pois elimina a necessidade de impressão e envio físico de documentos.

Exemplos práticos de uso incluem contratos, termos de adesão e outros documentos formais, onde a segurança e a integridade são essenciais.

Porém, é importante notar que documentos assinados digitalmente perdem sua validade jurídica quando impressos, pois a assinatura digital depende da tecnologia e dos certificados eletrônicos para garantir sua autenticidade no ambiente digital.

Qual é a importância da assinatura digital?

A assinatura digital é importante para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir maior segurança nas transações. Esse recurso substitui documentos em papel por arquivos digitais, proporcionando uma série de benefícios operacionais.

A redução de custos com materiais e logística é um dos principais ganhos, já que elimina a necessidade de impressão, armazenamento físico e envio de documentos. Com isso, as empresas podem concluir contratos de maneira mais rápida, sem os obstáculos logísticos que envolvem os processos tradicionais.

A assinatura digital também assegura a integridade e autenticidade dos documentos, elementos fundamentais para garantir a validade jurídica dos contratos assinados. Esse processo envolve o uso de certificados digitais e criptografia, que protegem os dados e asseguram que os documentos não foram alterados após a assinatura.

Com a assinatura digital, é possível cumprir com rigorosos padrões de segurança, atendendo às exigências legais de proteção de dados e conformidade regulatória.

Além das vantagens operacionais e jurídicas, a assinatura digital também é uma aliada da sustentabilidade. Ao reduzir o uso de papel, a empresa contribui para a preservação ambiental, adotando práticas mais responsáveis e alinhadas com o conceito de desenvolvimento sustentável. A eliminação de documentos físicos ajuda a minimizar a produção de resíduos e o impacto ambiental das atividades empresariais.

A implementação de processos digitais, como a assinatura digital, também aumenta a transparência nas transações, proporcionando um registro claro e auditável de cada etapa do processo – o que fortalece a confiança dos parceiros comerciais e reduz riscos de fraudes ou disputas legais.

Assinatura digital é confiável?

Sim. Sua confiabilidade é garantida por uma combinação de tecnologias avançadas, incluindo criptografia, certificação digital e protocolos de segurança, que asseguram a integridade e a autenticidade das transações.

Quando uma assinatura digital é aplicada a um documento, ela se vincula de forma única ao seu conteúdo e ao signatário. Esse processo é realizado por meio de um certificado digital, que contém uma chave privada usada para criar a assinatura.

A criptografia assegura que qualquer alteração feita no documento após a assinatura invalide automaticamente a autenticidade da transação, gerando um alerta de que o conteúdo foi alterado. Esse nível de proteção torna a assinatura digital uma das opções mais seguras contra fraudes e manipulação de documentos.

A validade jurídica da assinatura digital no Brasil é amplamente reconhecida, principalmente pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), um sistema que garante a confiabilidade de assinaturas feitas com certificados digitais.

De acordo com a legislação brasileira, documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor legal de um documento físico assinado de próprio punho, desde que o processo siga as normas da ICP-Brasil ou outros mecanismos de certificação reconhecidos.

Além de sua segurança, a assinatura digital oferece agilidade nos processos empresariais. Ela elimina a necessidade de impressão, envio físico ou deslocamento de pessoas para assinar documentos. Esse fator contribui para a eficiência operacional e para a redução de custos, tornando a solução ainda mais vantajosa para empresas que buscam otimizar suas rotinas.

Como verificar se uma assinatura digital é válida

Saber como verificar sua validade é essencial para garantir que o documento não foi alterado e que a assinatura realmente corresponde à pessoa que a fez.

O primeiro passo para verificar a validade de uma assinatura digital é identificar o tipo de certificado utilizado. No Brasil, as assinaturas digitais são regulamentadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), e para que uma assinatura seja válida, ela deve ter sido gerada com um certificado digital reconhecido por essa infraestrutura. 

Caso o documento tenha sido assinado com um certificado válido, a plataforma ou software de verificação será capaz de confirmar que a assinatura corresponde ao documento e ao assinante.

Em seguida, é importante confirmar a integridade do documento. Isso significa verificar se o conteúdo do arquivo não foi alterado após a assinatura. A assinatura digital utiliza uma função matemática chamada “hash”, que cria uma impressão digital do documento no momento da assinatura. Quando o documento é verificado, o hash é comparado com o do arquivo atual. Se os hashes coincidirem, significa que o documento não sofreu alterações.

Outro ponto importante é a data e hora da assinatura. A maioria dos sistemas de assinatura digital também utiliza um carimbo de tempo para garantir que a assinatura foi realizada dentro de um período específico. Essa informação ajuda a verificar que a assinatura foi feita antes ou depois de determinado evento, o que pode ser relevante para a validade jurídica do documento.

Assim, é possível utilizar ferramentas e plataformas especializadas que tenham um verificador de assinatura digital. Elas confirmam se o certificado digital é válido, se o documento está intacto e se a assinatura corresponde ao assinante indicado, garantindo assim a autenticidade do contrato ou do documento em questão.

Para que serve um verificador de assinatura digital?

O verificador de assinatura digital é uma ferramenta essencial para garantir a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos. Seu principal objetivo é validar se a assinatura digital presente em um documento foi aplicada corretamente e se o conteúdo do arquivo não foi alterado desde a assinatura. Esse processo assegura que a assinatura é legítima e que o documento mantém sua integridade.

Quando alguém assina um documento digitalmente, o sistema cria um código exclusivo, chamado “hash” (sobre o qual falaremos mais adiante), que é vinculado ao conteúdo do documento. Esse hash é criptografado com a chave privada do signatário, garantindo que apenas a pessoa que possui essa chave possa realizar a assinatura. Para verificar a autenticidade, é necessário utilizar um verificador de assinatura digital.

Esse verificador tem a função de comparar a assinatura contida no documento com a chave pública associada ao assinante. Ao realizar essa comparação, a ferramenta certifica se a assinatura corresponde à identidade do signatário. Caso o código criptografado seja validado com sucesso, isso indica que o documento foi assinado pela pessoa indicada e não foi alterado depois da assinatura.

Outro papel importante do verificador é a confirmação da validade do certificado digital usado para a assinatura. Os certificados digitais são emitidos por Autoridades Certificadoras e devem ser válidos para que a assinatura seja considerada legítima.

O verificador também confere a data e hora da assinatura, utilizando carimbos de tempo, o que pode ser importante para a validade jurídica do documento, principalmente em situações que exigem comprovação de quando a assinatura foi realizada.

Logo, ao utilizar um verificador de assinatura digital, as empresas e indivíduos podem garantir que os documentos digitais são seguros e que a identidade do signatário foi devidamente confirmada, evitando fraudes e garantindo a integridade das informações. Essa ferramenta proporciona maior confiança no uso de assinaturas digitais, especialmente em transações e contratos eletrônicos.

Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Quando o assunto é documentos online, essa dúvida é muito recorrente: qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital? Afinal, os termos são parecidos e possuem elementos em comum, a ponto de serem confundidos como sinônimos. Porém, levantamos aqui as principais diferenças entre elas.

Quais são as características da assinatura eletrônica?

Primeiro, vamos tratar de entender melhor o que é uma assinatura eletrônica. Como dissemos anteriormente, ela envolve o uso de meios eletrônicos ou digitais para tornar um ato válido. Portanto, é um termo amplo, pois engloba todos os tipos de assinatura que utilizam essa tecnologia, inclusive a digital. Vamos ver alguns exemplos:

• autenticação com login e senha: este é um dos mais comuns, pois está presente tanto na  vida pessoal para acessar e-mail ou redes sociais quanto na profissional para utilizar ferramentas de gestão, por exemplo;  
• biometria: como a impressão digital é única, a biometria é usada para identificação de acessos pessoais como contas bancárias;
• reconhecimento facial: outra forma eletrônica frequentemente utilizada para permitir a entrada de pessoas autorizadas em determinados lugares e também acesso via aplicativos para celular;
• tokens: neste caso, uma chave é enviada via SMS ou e-mail para a pessoa confirmar que é ela quem está realizando o acesso pelo meio eletrônico.

Em todos esses casos, para que a assinatura eletrônica tenha validade legal, é necessário que ela seja íntegra (ou seja, garanta que o documento não possa ser alterado), autêntica (isto é, capaz de identificar o autor da assinatura por meio de uma chave privada) e tenha o registro da maneira e do dia em que a assinatura foi feita.

Devido à sua praticidade, a assinatura eletrônica vem sendo cada vez mais utilizada no dia a dia de empresas que precisam firmar documentos com frequência.

Quais são as características que diferem a assinatura digital da eletrônica?

Agora que o conceito dos dois tipos de assinatura está claro, vejamos quais são as suas diferenças.

A assinatura eletrônica reúne todos os formatos utilizados para assinar ou tornar válido um documento ou a identificação de uma determinada pessoa. 

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para torná-la válida, além de precisar de um certificado digital.

O processo de emissão do certificado digital costuma levar alguns dias úteis. O primeiro passo a ser dado é pagar as taxas referentes ao seu registro e, em seguida, seguir os procedimentos da instituição fornecedora para fazer o registro completo da assinatura.

Em seguida, você poderá usar a sua assinatura em documentos eletrônicos de forma autenticada.

Quais são as diferenças entre assinatura digital e manuscrita?

As assinaturas digitais e manuscritas são formas distintas de autenticar e validar documentos, mas possuem características e funções bem diferentes. Compreender essas diferenças é importante para escolher qual a melhor opção em cada situação.

A assinatura manuscrita é a forma mais tradicional de assinar documentos. Ela é feita fisicamente, usando uma caneta ou outro instrumento sobre um papel. Sua autenticidade depende da comparação da escrita com registros anteriores ou da presença de testemunhas. Essa é um processo mais demorado e sujeito a erros, como rasuras ou dificuldades de leitura.

Por outro lado, a assinatura digital, conforme explicamos, é uma forma eletrônica de autenticação que utiliza criptografia para garantir a autenticidade e integridade do documento. Para assinar digitalmente, o signatário precisa de um certificado digital, que contém suas informações de identificação e chave criptográfica.

Essa chave privada é usada para criar uma assinatura única, vinculada ao conteúdo do documento. Com a assinatura digital, a verificação de autenticidade é rápida e automática, pois envolve a checagem de chaves criptográficas que validam tanto o signatário quanto o conteúdo do documento.

Outro ponto importante é a segurança. As assinaturas digitais oferecem um nível elevado de proteção contra fraudes, pois estão vinculadas a sistemas de certificação e utilizam criptografia para garantir que o documento não seja alterado após a assinatura. Por outro lado, a assinatura manuscrita, embora tradicionalmente válida, está mais exposta a falsificações, como a imitação da caligrafia ou o uso de documentos adulterados.

A praticidade é uma diferença marcante. A assinatura manuscrita exige a presença física do signatário e, muitas vezes, envolve deslocamento e tempo de espera. Já a assinatura digital pode ser realizada de qualquer lugar, a qualquer momento, agilizando processos e economizando tempo.

Ambas as formas, portanto, possuem validade legal, mas a assinatura digital oferece mais segurança, velocidade e praticidade para transações no mundo moderno.

Rúbrica na assinatura digital é necessária?

A rúbrica é um símbolo ou assinatura abreviada, geralmente usada em documentos físicos para autenticar a identidade do signatário. Tradicionalmente, a rúbrica tem sido empregada para conferir um toque pessoal e formal à assinatura, garantindo a identificação da pessoa e sua concordância com o conteúdo do documento. Contudo, quando se trata de assinatura digital, a necessidade de uma rúbrica é bastante questionada.

A assinatura digital, que é baseada em criptografia, já oferece uma forma altamente segura de validar a identidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado após a assinatura.

O processo envolve o uso de um certificado digital, vinculado à identidade do signatário, e um algoritmo criptográfico que assegura a integridade e autenticidade do documento. Nesse contexto, a ideia de incluir uma rúbrica, como é feito com as assinaturas manuais, perde totalmente sua relevância.

A assinatura digital, por sua própria natureza, constitui uma representação legalmente válida da vontade do signatário, dispensando totalmente a necessidade de elementos adicionais como a rúbrica. O uso da tecnologia por trás da assinatura digital garante que a identidade do assinante seja verificada de maneira eficaz, com um nível de segurança muito superior ao que seria possível com uma assinatura tradicional.

Entretanto, em algumas culturas ou em determinados tipos de documentos, pode haver uma preferência ou até exigência de que a rúbrica seja adicionada, principalmente em contratos que exigem formalidade adicional. Mesmo assim, do ponto de vista legal e tecnológico, a rúbrica não é essencial para validar uma assinatura digital.

Concluímos, portanto, que a rúbrica não representa um instrumento realmente necessário em documentos que utilizam assinatura digital, uma vez que o processo digital, por si só, já oferece todos os mecanismos necessários para a garantia da autenticidade, segurança e validade jurídica necessárias ao processo de consentimento.

Em quais documentos a assinatura digital pode ser utilizada?

A legislação não faz qualquer restrição desse meio de autenticação, de forma que é possível utilizar a assinatura digital para comprovar a autoria de diversos documentos, tais como (listagem exemplificativa):

• contratos e aditivos;
• documentos relativos à relação de trabalho (folhas de pagamento, rescisões, formulários, advertências);
• receitas médicas, relatórios de saúde;
• ordens de pagamento ou de serviço;
• contratos de compra e venda.

Como funciona a assinatura digital na prática

A exemplo das assinaturas físicas, as digitais têm como função principal designar cada signatário. Empresas que oferecem esse serviço devem seguir um protocolo chamado PKI (Public Key Infrastructure, “Infraestrutura de Chave Pública” em inglês). Ela exige que o provedor utilize um algoritmo matemático para gerar as chaves que pode ser pública ou privada.

Assim, a partir do momento em que uma pessoa firma um documento digital, a assinatura é criada a partir da chave privada por meio de um procedimento seguro seguido pelo assinante. 

O algoritmo cria um conjunto de dados que corresponde ao documento assinado – que chamamos de hash – e os criptografa para gerar a assinatura digital que é registrada com o dia e horário em que foi feita, por isso a assinatura perde a validez se o documento for alterado.

Vamos ver um exemplo prático? João é um corretor de seguros e está a ponto de fechar negócio com um cliente. Então, ele envia o contrato digital com sua assinatura para o cliente assinar também. Nele, é enviada uma cópia da chave pública de João capaz de descriptografá-la, o que comprova que o documento foi realmente firmado por João, tornando-o válido.

Em suma, este é o caminho que ocorre quando uma assinatura digital é feita:

1. o assinante acessa o documento digital e executa o comando para assiná-lo;
2. o hash cria um conjunto de dados correspondente a esse documento;
3. sua chave privada criptografa esses dados;
4. o documento digital assinado é gerado;
5. o assinante envia o documento assinado para que a outra parte assine também;
6. os valores do algoritmo do hash e da chave pública descriptografada são verificados e tidos como válidos quando são iguais;
7. a outra pessoa que deve assinar o documento o recebe com a informação de que ele foi firmado pela outra parte e que a assinatura é válida.

Como usar a assinatura digital e experiência do cliente juntos

A integração entre assinatura digital e experiência do cliente tem se mostrado uma estratégia eficiente para empresas que buscam melhorar sua competitividade e oferecer serviços mais rápidos e seguros. Utilizar a assinatura digital no processo de interação com o cliente traz vantagens significativas, tanto para a empresa quanto para o consumidor.

Primeiramente, a assinatura digital proporciona uma experiência mais ágil e prática. Os clientes não precisam mais lidar com processos manuais e demorados, como o envio de documentos físicos.

Ao adotar plataformas de assinatura digital, a empresa oferece uma solução eficiente, onde os clientes podem assinar contratos e outros documentos importantes diretamente de seus dispositivos móveis ou computadores, sem a necessidade de deslocamentos. Essa agilidade melhora a percepção do cliente sobre a marca e agrega valor ao serviço prestado.

A segurança proporcionada pela assinatura digital é outro aspecto importante na experiência do cliente. Assinando um documento digitalmente, o cliente tem a certeza de que o processo é seguro, pois a autenticidade da assinatura é garantida por criptografia e certificados digitais, evitando fraudes e problemas relacionados à falsificação de documentos, Esse processo transmite confiança ao cliente, criandouma relação mais transparente e segura.

Outro benefício é a economia de tempo. A assinatura digital elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos, o que torna o processo mais eficiente e conveniente. Com menos etapas e sem a necessidade de deslocamento, o cliente experimenta uma jornada mais fluida, sem interrupções, o que impacta positivamente sua satisfação.

Logo, a adesão à assinatura digital ajuda a empresa a se destacar como inovadora no mercado. Uma vez alinhando tecnologias modernas com uma experiência mais agradável para o cliente, as empresas conseguem fidelizar consumidores e gerar novos negócios, fortalecendo sua imagem no mercado e oferecendo um atendimento mais eficiente e transparente.

Como acompanhar o status de assinatura de documento digital?

Acompanhar o status de assinatura de um documento digital é uma tarefa essencial para garantir a eficiência e o controle em processos empresariais. Com a adoção crescente de assinaturas digitais, é fundamental ter a capacidade de monitorar cada etapa do processo, desde o envio até a conclusão, a fim de evitar erros e garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações.

Para começar, a maioria das plataformas de assinatura digital oferece funcionalidades que permitem rastrear o status de um documento em tempo real. Por meio de painéis de controle intuitivos, é possível visualizar se o documento foi enviado, se está pendente de assinatura ou se já foi concluído.

Esses sistemas costumam fornecer notificações automáticas a cada ação realizada, como quando uma assinatura é feita ou quando o documento foi rejeitado, facilitando o acompanhamento contínuo.

Uma maneira eficiente de gerenciar o status é configurar alertas que avisem sobre qualquer alteração importante. Esses alertas podem ser personalizados conforme a necessidade, como notificações por e-mail ou mensagens em tempo real, garantindo que os responsáveis pela gestão dos documentos estejam sempre atualizados. Com essa configuração, não é preciso verificar manualmente o status do documento, poupando tempo e recursos.

Muitos sistemas de assinatura digital oferecem relatórios detalhados, que incluem informações sobre quem assinou, quando a assinatura foi realizada e qual a sequência de etapas do processo. Esses relatórios são úteis para fins de auditoria e podem ser acessados a qualquer momento para garantir que o processo de assinatura esteja sendo realizado corretamente.

Portanto, a integração da ferramenta de assinatura digital com outras plataformas, como sistemas de gestão de documentos ou CRMs, também pode facilitar o acompanhamento. Assim, todas as informações ficam centralizadas e acessíveis, permitindo uma visão holística do processo de assinatura e garantindo maior controle sobre os fluxos de trabalho.

Para que serve a função HASH na assinatura digital?

A função HASH desempenha um papel fundamental na segurança das assinaturas digitais, garantindo a integridade dos dados e evitando a manipulação de documentos. Ela é responsável por transformar qualquer conjunto de dados, como um documento, em uma sequência fixa de caracteres de tamanho específico, conhecida como valor de hash.

Esse valor serve como uma “impressão digital” única para o conteúdo do arquivo, o que facilita sua verificação e validação ao longo de todo o processo de assinatura.

Quando um documento é assinado digitalmente, a função HASH cria uma versão compacta e irreversível do conteúdo, que é então criptografada usando a chave privada do signatário. A partir disso, é gerado um código de assinatura, que, quando combinado com o valor de hash do documento, permite verificar se o conteúdo foi alterado de alguma forma após a assinatura.

O valor de hash é especialmente importante para garantir que qualquer modificação no documento original, seja acidental ou maliciosa, seja detectada rapidamente. Isso ocorre porque, caso o conteúdo do documento seja alterado de alguma forma, o valor de hash correspondente a ele mudaria completamente. Comparar os valores de hash antes e depois da assinatura possibilita identificar qualquer alteração no documento.

Além da segurança, o uso da função HASH também contribui largamente para a eficiência dos processos de assinatura digital como um todo. Como a função reduz o tamanho do documento ao gerar um valor fixo e comprimido, o processo de assinatura e verificação se torna mais rápido e menos custoso em termos de recursos computacionais.

Em outras palavras, a função HASH na assinatura digital representa um recurso essencial para garantir a autenticidade, a integridade e a confiabilidade de documentos, permitindo que qualquer alteração seja detectada de forma eficaz e ágil, tornando os processos digitais mais seguros e transparentes.

Quais as vantagens de se utilizar uma assinatura digital?

São vários os benefícios que uma assinatura digital traz, listamos abaixo os principais.

Maior rapidez na assinatura de documentos

A assinatura de documentos físicos passa por um processo moroso quando as partes envolvidas não se encontram no mesmo lugar. Afinal, é preciso que o primeiro signatário o assine e envie à outra pessoa que também deve assinar. Após fazê-lo, ela precisa enviar o documento de volta ao remetente.

Dependendo do local onde as partes residem e da forma de envio escolhida, esse procedimento pode levar dias e retardar as ações contratadas caso suas execuções requeiram o documento assinado.

Com a assinatura digital, esse mesmo processo se torna mais rápido e simples, pois basta um clique para o arquivo ser assinado.

Diminuição do deslocamento de pessoas e benefícios para o meio ambiente

A assinatura digital também traz o benefício de envolver menos pessoas no processo que precisam se deslocar constantemente para levar os documentos até as partes, o que representa uma enorme vantagem para o meio ambiente.

Talvez alguns não considerem isso tão importante assim, pois que diferença faz um motoboy a menos em meio a tantas empresas que ainda operam com envio de documentos físicos, não é mesmo?

Porém, se cada um fizer a sua parte até que todos façam também, a consequência será a diminuição de Co2 que beneficiará o planeta e as pessoas que nele vivem. Para que todas as empresas possam aderir à assinatura digital, a ZapSign tem planos que atendem às mais variadas necessidades de mercado.

Diminuição na proliferação de vírus e bactérias 

Documentos digitais poupam o uso de locais destinados a armazenar os documentos físicos que, por sinal, requerem uma série de cuidados como se certificar de que o lugar seja fresco e com baixa umidade.

Temperaturas altas e ambientes úmidos podem fazer com que os papéis se deteriorem mais rapidamente, o que permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias que fazem mal à saúde.

Redução no consumo de papel

Imagine a seguinte situação: um cliente seu pede para rever o contrato (físico) que vocês assinaram há muito tempo, o que te faz ir até a sala onde todos os documentos são armazenados e verificá-los um por um até encontrar o que deseja.

Já pensou no tempo necessário para realizar essa tarefa? É o mesmo tempo que você poderia dedicar a conseguir mais clientes e fazer o seu faturamento crescer. Para encontrar os documentos firmados de forma digital, basta buscá-los na plataforma usada para fazer as assinaturas e pronto. Em menos de 1 minuto você faz o que poderia levar 1 hora ao procurar algum arquivo impresso.

Além do mais, isso também ajuda a reduzir o desmatamento. Sabia que, para cada tonelada de papel, é preciso derrubar em 11 árvores? Considerando que o Brasil tem aproximadamente 19 milhões de empresas e que muitas usam documentos físicos, pense no bem que faremos à natureza ao aderirmos para o digital. 

Fechamento de negócios mais rápidos

“Preciso disso para ontem”. Você certamente já ouviu ou disse essa expressão em algum momento no trabalho, certo? Não é para menos, pois os processos comerciais têm se tornado cada vez mais rápidos, o que requer ações que sigam o mesmo ritmo.

Isso faz com que as assinaturas de contrato também precisem ser dinâmicas, o que é benéfico para qualquer tipo de negócio. Enquanto um acordo que envolva assinatura manuscrita leva tempo, a digital é rápida, o que faz com que você tenha mais contratos fechados por mês.

Mobilidade

Você já deixou de assinar um documento por estar em outro estado onde não tem assinatura registrada em cartório? Esse problema não te pertence mais com a assinatura digital, pois você pode firmá-lo onde quer que esteja, até mesmo com o seu celular.

A ZapSign permite que você utilize a plataforma não apenas via desktop, mas também a partir do seu smartphone. Assim, independente de onde estiver, poderá assinar o documento em apenas um clique.

Redução de custos

A implementação de assinaturas digitais pode ser uma estratégia eficiente para reduzir custos operacionais em diversas áreas de uma empresa. Ao substituir o processo tradicional de assinatura com papel e caneta, as organizações conseguem economizar em recursos materiais, tempo e, principalmente, em custos relacionados à logística de documentos.

Primeiramente, ao adotar assinaturas digitais, o gasto com papel, impressão e transporte de documentos físicos diminui significativamente. Empresas que ainda dependem de processos manuais enfrentam altos custos com impressão de contratos, termos e outros documentos que precisam ser assinados.

Com a assinatura digital, os documentos são enviados e assinados eletronicamente, eliminando a necessidade de cópias impressas e transporte físico.

Outro ponto importante é a redução de custos com armazenamento. Documentos digitais podem ser armazenados de forma segura e organizada em sistemas na nuvem, sem ocupar espaço físico. A digitalização de arquivos permite um acesso rápido e a organização sem a necessidade de vastos arquivos físicos, o que também diminui os custos com infraestrutura de armazenamento.

A eficiência no tempo também tem grande impacto na redução de custos. O processo de assinatura digital elimina a necessidade de agendar reuniões ou esperar pela presença de signatários em locais específicos. Com um simples clique, os documentos podem ser assinados de qualquer lugar, economizando horas de trabalho que seriam gastas em deslocamentos e reuniões presenciais.

A automação do processo de assinatura é outro benefício importante. Com plataformas de assinatura digital, é possível configurar fluxos automáticos para envio de documentos para assinatura, com notificações em tempo real. Isso agiliza a finalização de contratos e acordos, reduzindo os ciclos de aprovação e acelerando o fechamento de negócios.

Desse modo, a segurança oferecida pela assinatura digital também traz uma economia indireta. Menos chances de fraudes ou erros aumentam a confiança dos clientes e reduzem custos com retrabalhos ou ações legais.

Sustentabilidade nas empresas

A adoção de assinaturas digitais tem se mostradovantajosa para empresas que buscam contribuir para a sustentabilidade. A relação entre esses dois elementos é direta e se reflete principalmente na redução do impacto ambiental e no aumento da eficiência nos processos corporativos.

Primeiramente, ao eliminar a necessidade de impressão de documentos, a assinatura digital ajuda a reduzir significativamente o consumo de papel. A diminuição da impressão e do transporte físico de documentos resulta em menos árvores sendo derrubadas, menos desperdício de recursos e menos energia usada na fabricação do papel.

Esse é um fator estratégico decisivo, que contribui de maneira expressiva para a preservação ambiental e diminui a pegada ecológica das empresas.

Além disso, a assinatura digital facilita a gestão remota de documentos, o que reduz a necessidade de viagens e deslocamentos físicos. Esse aspecto pode gerar uma diminuição nas emissões de carbono relacionadas ao transporte, uma vez que muitas interações podem ser feitas online. A digitalização dos processos permite que as empresas operem de forma mais eficiente, sem comprometer o meio ambiente.

A sustentabilidade também é promovida por meio da redução do uso de armazenamento físico. Empresas que adotam a assinatura digital têm a possibilidade de armazenar documentos de forma segura em plataformas digitais, diminuindo a necessidade de espaço físico para arquivamento.

Assim, torna-se possível economizar espaço, na mesma proporção em que se reduz a quantidade de materiais de escritório, como arquivos e pastas, que são comumente utilizados na gestão de documentos em papel.

A agilidade proporcionada pela assinatura digital contribui para uma economia mais circular, já que permite que os processos sejam concluídos mais rapidamente, aumentando a produtividade e diminuindo desperdícios. Com menos recursos consumidos e maior agilidade, a operação das empresas se alinha aos princípios da sustentabilidade, promovendo uma gestão mais consciente e eficiente dos recursos naturais.

Portanto, a assinatura digital representa uma ferramenta estratégica para empresas que buscam adotar práticas mais sustentáveis e inovadoras, alinhando seu crescimento econômico com a responsabilidade ambiental

Como fazer uma assinatura digital?

A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura eletrônica. 

Desenvolvida especialmente para a coleta de assinaturas eletrônicas e digitais, além de apresentar uma interface simples, intuitiva e fortemente descomplicada, a ferramenta oferece uma solução capaz de simplificar todo o processo de assinatura de documentos eletrônicos. Ao mesmo tempo, ela também garante a total validade jurídica dos documentos assinados.

Além de tudo isso, a plataforma da ZapSign destaca-se por altos níveis de compatibilidade e integração multimídia, podendo ser utilizada tanto por um computador pessoal, como um PC ou notebook, quanto por um dispositivo móvel, como um celular ou tablet.

Ainda no sentido da alta integrabilidade, outra vantagem da ferramenta está no fato de que ela possui, em suas funcionalidades, integração com diversos meios de comunicação digital, que vão desde os tradicionais e-mail e SMS até os principais aplicativos de mensagem do mercado, como WhatsApp e Telegram. 

Assim, você não terá dificuldades em utilizar estes canais para enviar os links dos documentos aos seus clientes, parceiros e fornecedores a fim de que eles possam assiná-los facilmente com o dedo, mouse ou da maneira que preferirem.

A ZapSign conta, basicamente, com três diferentes planos de contratação que listamos a seguir.

Plano essencial

O plano essencial é a primeira alternativa possível para você, que deseja utilizar a plataforma de assinatura da ZapSign. O pacote está disponível de forma gratuita, e permite que até cinco documentos sejam assinados por mês. 

Esta é uma boa opção para aqueles que desejam, antes de aderir definitivamente à plataforma, experimentá-la, a fim de avaliar o quão bem ela se adequa às práticas de gestão de documentos de sua empresa.

Plano profissional

Se você já está convicto em relação às vantagens oferecidas pela contratação da plataforma de assinatura eletrônica da ZapSign, então não tenha dúvidas de que o plano profissional pode ser um bom ponto de partida para o seu negócio. Ao optar por adotar este plano, você pode assinar até 20 documentos por mês. 

Além disso, com o plano profissional, além da maior quantidade de assinaturas permitidas, você pode, também, aplicar o conceito de equipe na sua gestão contratual, convidando mais cinco usuários para integrar o seu time e utilizar a plataforma com você.

Plano completo

Para empresas maiores, que dispõem de uma equipe mais numerosa e que estão habituadas a lidar com um grande fluxo de emissão e recebimento de contratos e outros documentos, o plano completo certamente é o que representa a escolha ideal. 

Aos assinantes deste plano, é permitido adicionar até não apenas cinco, mas dez usuários à equipe, além de ser garantida uma quantidade ilimitada de emissões de documentos a cada mês.

Uma vez tendo decidido qual será o plano adotado, você estará pronto para ingressar em nossa plataforma de assinatura digital e eletrônica e começar a assinar seus documentos eletrônicos com ela.

Passo a passo para fazer assinatura digital na ZapSign

Para tal, não há mistério – nossa ferramenta dispõe de um processo extremamente fácil e rápido, principalmente se você seguir o tutorial com 10 passos que apresentaremos a seguir, detalhando tudo sobre como fazer assinatura digital pela ZapSign.

Passo 1 – Faça login no sistema

Primeiramente, você deve acessar o nosso site, e informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.

Passo 2 – Gere um novo documento

Uma vez que você já esteja logado e dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.

Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF

Clicando em “selecionar documento”, você poderá fazer o upload do documento a ser assinado.

É preciso que esse documento esteja em formato PDF – portanto, caso ele esteja em outro formato, você deverá converter o arquivo. 

A conversão pode ser feita gratuitamente em diversos sites, como, por exemplo, este aqui.

Passo 4 – Assine com certificado digital

Para assinar com um certificado digital, é simples: após se logar na ZapSign e realizar o upload do arquivo, você deverá selecionar a opção “Autenticação Avançada”. 

Insira os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los. Essa opção encontra-se localizada abaixo da área de inserção dos nomes dos signatários.

Após definir o signatário, você deve clicar na opção “Método de Autenticação” e clicar na última opção, “Certificado Digital”.

Sobre esta funcionalidade, é importante lembrar alguns pontos:

• o uso deste recurso tem um custo de R$ 0,50 por assinatura com certificado digital;
• ainda não é possível posicionar ou editar a assinatura do signatário que assinará o documento com certificado digital;
• os signatários com certificado digital devem, necessariamente, ser os últimos a assinar o documento
• antes de solicitar uma assinatura via certificado digital pela ZapSign, você não pode deixar de verificar a validade do certificado digital do destinatário do documento, ou não será possível a utilização deste método de autenticação no contrato.

Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento

Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.

Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos

Nesta tela, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos. 

Para tal, é preciso apenas clicar no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolher entre assinatura ou visto. 

A partir de então, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais que você indicou, da mesma forma que costuma ser em um documento físico. Em seguida, clique em “Salvar e continuar” para prosseguir.

Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura

Chega o momento de gerar os links de assinatura. Caso o contato com o seu signatário – independente de ser cliente, parceiro ou distribuidor – seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa. 

Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.

Também há disponível a opção de enviar o seu documento por e-mail – afinal de contas, por se tratar de uma modalidade tradicional de comunicação digital, a maioria das empresas adota o correio eletrônico como um procedimento padrão. 

Neste caso, toque na opção “Ativar envio automático por e-mail” e insira os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.

Passo 8 – Ordene os signatários

Caso seja necessário estabelecer uma ordem específica para as assinaturas, isso pode ser feito facilmente por meio do botão “Ordenar assinaturas”. Desta maneira, a ordem será definida ao arrastar os nomes dos signatários na tela para as devidas posições. 

Feito isso, cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.

Passo 9 – Finalize o procedimento

Por fim, você ainda pode elaborar uma mensagem personalizada para ser enviada juntamente ao e-mail de notificação, além de ativar notificações com lembretes para aqueles que ainda não tiverem assinado. 

Quando todos os passos forem concluídos, clique em “Enviar e finalizar” e pronto! O documento foi devidamente gerado e enviado aos respectivos signatários. 

A partir daí, você poderá acompanhar o andamento das assinaturas, conforme seus signatários forem abrindo o link e firmando o arquivo.

Passo 10 – Seus signatários assinam o documento

Agora que você já fez tudo o que precisava, o último passo a ser realizado para firmar o contrato já não cabe mais a você, mas aos seus signatários. 

Uma vez que eles tenham recebido o link de assinatura do documento – seja por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro meio -, basta que cada um clique no link para abrir o documento, lê-lo com bastante atenção e, então, estando de acordo com os termos nele dispostos, clicar na opção “Assinar”.

Na tela seguinte, algumas informações básicas do signatário serão solicitadas para fins de verificação de sua identidade: nome completo, endereço de e-mail e número de telefone.

Em seguida, o signatário deverá clicar em “Continuar” e fazer a assinatura normalmente, como se fosse no papel – porém, utilizando o dedo, mouse, caneta capacitiva ou da forma que melhor se adequar ao dispositivo utilizado.

Depois, basta clicar em “Finalizar” para o documento ser assinado. A assinatura constará ao final do documento, no relatório de assinaturas, e também nos demais lugares onde você tiver posicionado.

Ao seguir os 10 passos deste guia, você não terá dificuldade alguma em utilizar perfeitamente a nossa plataforma. 

De qualquer maneira, vale lembrar também que você pode se inscrever no nosso canal do YouTube, em que constantemente disponibilizamos vídeos com diversos conteúdos afins, não apenas sobre como fazer assinatura digital pela ZapSign, como também destrinchando de forma mais detalhada cada recurso da nossa plataforma.

Como fazer assinatura digital no celular

A assinatura da ZapSign também pode ser feita na palma da sua mão (literalmente) por meio do seu celular. Seguem abaixo os passos que são similares aos que mostramos acima.

Passo 1: cadastro na plataforma

Acesse o site da ZapSign pelo navegador do seu celular e clique em “Testar grátis”. Preencha os campos com seu e-mail e crie uma senha de, no mínimo, seis caracteres. Após isso, toque em “Criar Conta” para finalizar o cadastro.​

Passo 2: upload do documento

Com a conta criada, faça login e clique no botão “+” para adicionar um novo documento. Selecione o arquivo em formato PDF armazenado no seu dispositivo. Caso o documento esteja em outro formato, utilize ferramentas de conversão para transformá-lo em PDF.​

Passo 3: definição dos signatários

Após o upload, insira os nomes dos signatários. A ZapSign oferece a opção de “Autenticação Avançada”, permitindo a coleta de informações adicionais como e-mail, telefone, selfie e foto de documento de identificação. Você também pode posicionar a assinatura no local desejado dentro do documento.​

Passo 4: envio do link de assinatura

Com os signatários definidos, a plataforma gera um link exclusivo para assinatura. Esse link pode ser compartilhado via WhatsApp, e-mail ou outras plataformas de comunicação. Há também a opção de a própria ZapSign enviar o link diretamente aos signatários com uma mensagem personalizada.​

Passo 5: assinatura pelo signatário

Ao receber o link, o signatário acessa o documento, preenche as informações solicitadas e realiza a assinatura utilizando o dedo na tela do celular. Após concluir, um e-mail de confirmação é enviado a todas as partes envolvidas.​

Esse processo simplificado proporciona uma experiência eficiente e segura, eliminando a necessidade de deslocamentos e impressões.​

⚠️ Confira também estes artigos relacionados 👇

➡️ Passo a passo de como fazer assinatura digital grátis no Word
➡️ MP da assinatura digital: como funciona a Medida Provisória nº 2.200-2
➡️ ZapSign: assinatura eletrônica sem mistérios

É possível fazer uma assinatura digital grátis?

Sim, é possível sim enviar documentos para assinatura digital grátis. A ZapSign por exemplo disponibiliza a assinatura de até 5 (cinco) documentos mensais grátis, para que você possa se familiarizar antes de optar por uma assinatura premium (com diversas funcionalidades adicionais). 

Vale mencionar que assinar um documento é sempre grátis – o limite de 5 documentos é apenas aplicado para quem envia o documento.

Quanto custa uma assinatura digital?

A ZapSign oferece diversos planos adaptáveis a diferentes necessidades, a começar pelos Planos Web que listamos abaixo.

Plano Profissional

Ideal para pequenos negócios, este plano permite até 240 documentos por ano. O custo é de R$ 29,90 mensais, com a opção de uma parcela única anual de R$ 358,80. Inclui 6 usuários e personalização da marca, adequando-se a equipes menores.

Plano Equipe

Projetado para equipes em crescimento, oferece até 900 documentos por ano. Com um valor mensal de R$ 79,90 ou uma parcela única de R$ 958,80 ao ano, este plano suporta 8 usuários e também permite a personalização da marca.

Plano Completo

Para negócios que necessitam de um volume maior, este plano propõe documentos ilimitados por R$ 99,00 mensais ou R$ 1.188,00 por ano. Atende até 11 usuários e mantém a possibilidade de personalizar a marca.

Plano Enterprise

Este plano é totalmente personalizável, visando atender empresas que necessitam de escalabilidade ilimitada. Os detalhes financeiros são ajustados conforme as necessidades específicas, e inclui recursos como usuários ilimitados, single sign-on e migração gratuita.

Passando para os Planos API, temos estes que mostramos a seguir.

Plano API Start

Com um limite de 960 documentos anuais, o custo é de R$ 79,90 por mês ou uma parcela única de R$ 958,80 ao ano. Permite usuários e API, e documentos adicionais custam R$ 1,37 cada.

Plano API Grow

Este plano abrange até 2.400 documentos por ano, custando R$ 219,90 mensais ou R$ 2.638,80 anualmente. Além dos usuários e API, documentos extras têm o valor de R$ 1,25.

Plano API Scale

Voltado para demandas elevadas, permite até 6.000 documentos anuais por R$ 449,90 mensais ou R$ 5.398,80 ao ano. Inclui usuários e API, e cada documento adicional custa R$ 0,98.

Plano Enterprise

Semelhante ao plano Enterprise dos Planos Web, é customizável para atender necessidades específicas de integrações e APIs, incluindo suporte na integração e migração gratuita.

Cada plano da ZapSign foi criado pensando em diferentes perfis de usuários e necessidades empresariais, garantindo flexibilidade e eficiência no uso de assinaturas digitais.

Como mudar sua plataforma de assinatura digital para a ZapSign

A mudança para a ZapSign pode ser um passo estratégico importante para otimizar a forma como sua empresa lida com a assinatura de documentos. A plataforma oferece soluções rápidas, seguras e simples, com a vantagem de ser uma ferramenta que se integra facilmente aos processos já estabelecidos na organização.

Se você está considerando a migração de sua plataforma de assinatura digital, aqui estão os passos para realizar essa transição com facilidade.

Primeiro, é necessário avaliar as funcionalidades e os requisitos da plataforma atual. Compreender os processos que sua empresa já segue e as especificidades dos documentos que precisa assinar pode facilitar a integração com a ZapSign.

A plataforma traz uma interface intuitiva, permitindo que seus usuários assinem documentos de forma ágil e segura, e oferece suporte a diversos tipos de integração com sistemas de gestão empresarial.

Após essa análise inicial, o próximo passo é registrar sua conta na ZapSign. A criação de um perfil na plataforma é simples e pode ser feita em poucos minutos. Durante o cadastro, é possível configurar parâmetros como autenticação do signatário, envio de documentos e templates de assinatura, adequando a plataforma às necessidades de seu negócio.

Uma vez com a conta criada, o próximo passo é importar seus documentos para o sistema. A ZapSign permite que você faça o upload de arquivos de forma rápida, mantendo a qualidade e o formato original dos documentos.

Vale também destacar que a plataforma oferece suporte para a criação de templates, o que pode agilizar processos recorrentes e garantir maior padronização nas assinaturas.

Ao finalizar a importação e configuração, é hora de convidar os signatários. A plataforma oferece notificações automatizadas que garantem que os documentos sejam assinados dentro do prazo. A ZapSign também conta com diversas opções de segurança, como autenticação por e-mail e SMS, que asseguram a identidade do signatário.

Com esses passos, a transição para a ZapSign pode ser realizada com eficiência, trazendo maior praticidade e segurança para sua empresa.

Qual é a diferença entre a assinatura digital do Governo Federal e da ZapSign?

No Brasil, o Governo Federal oferece um sistema de assinatura digital regulamentado, enquanto a ZapSign é uma plataforma privada que também disponibiliza esse serviço, mas com algumas diferenças em relação ao modelo adotado pelo governo.

O Governo Federal utiliza a infraestrutura da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um sistema de certificação digital que segue normas específicas de segurança para garantir a validade jurídica das assinaturas.

Para utilizar essa assinatura, o cidadão ou empresa precisa de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) acreditada pela ICP-Brasil. Esse modelo é amplamente utilizado para garantir a autenticidade em transações públicas, como a assinatura de documentos fiscais, contratos e outros documentos oficiais, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Por outro lado, a ZapSign oferece uma solução prática e ágil de assinatura digital para empresas e pessoas físicas, com a flexibilidade de ser uma plataforma totalmente online. A assinatura digital da ZapSign é baseada em um modelo de certificação simplificado, que permite a validação e a autenticidade do processo sem a necessidade de um certificado digital, como o utilizado pelo Governo Federal.

A ZapSign oferece uma interface intuitiva, adequada a processos mais rápidos e empresariais, como a assinatura de contratos, termos de adesão e outros documentos comerciais. A plataforma permite, ainda, a integração com sistemas internos das empresas, facilitando o gerenciamento de documentos de maneira ágil.

Enquanto o Governo Federal exige um processo mais formal e complexo, a ZapSign visa simplificar a experiência do usuário, tornando o processo mais acessível e ágil. Para empresas que precisam de soluções rápidas e eficazes, a ZapSign oferece uma alternativa eficiente, sem a burocracia de certificados digitais, sendo recomendável para a assinatura de documentos no cotidiano empresarial.

Como integrar ferramentas para assinatura digital?

Integrar ferramentas para assinatura digital é uma forma inteligente de otimizar processos e aumentar a eficiência operacional nas empresas. Com a transformação digital ganhando cada vez mais espaço, a integração dessas ferramentas em plataformas já existentes pode simplificar a gestão de documentos e garantir maior segurança nas transações.

O primeiro passo para uma integração bem-sucedida é escolher a plataforma de assinatura digital que se adapte às necessidades do seu negócio. Muitas soluções oferecem funcionalidades avançadas, como autenticação por meio de múltiplos fatores e criptografia, que aumentam a confiabilidade do processo de assinatura.

Após essa escolha, o foco deve ser garantir que a ferramenta de assinatura se conecte facilmente com os sistemas já utilizados pela empresa, como CRM, ERP ou plataformas de gestão de documentos.

A integração pode ser feita por APIs (Interfaces de Programação de Aplicações), que permitem que diferentes sistemas se comuniquem de forma eficiente. As APIs possibilitam que documentos sejam automaticamente enviados para assinatura e que a conclusão de um processo de assinatura seja registrada de forma instantânea, sem a necessidade de intervenção manual – eliminando erros humanos e acelerando fluxos de trabalho.

Uma boa prática é verificar a compatibilidade entre os sistemas utilizados. Ferramentas de assinatura digital que possuem integração com plataformas como Google Workspace, Microsoft 365 ou sistemas personalizados ajudam a centralizar as informações e a garantir que todos os documentos sejam gerenciados de forma segura.

É importante também que a integração seja intuitiva para os usuários. Oferecer uma interface simples e fácil de navegar torna o processo mais agradável, tanto para os funcionários que utilizam a plataforma quanto para os clientes que assinam os documentos.

Por todos esses motivos, a adoção de ferramentas integradas para assinatura digital faz com que as empresas acelerem os processos, na mesma medida em que melhoram a segurança e a experiência do cliente, destacando-se no mercado competitivo atual.

Como fechar contratos com clientes usando assinatura digital

Fechar contratos com clientes de maneira eficiente e segura é um dos principais objetivos de qualquer empresa. A assinatura digital tem se mostrado uma ferramenta eficaz nesse processo, pois oferece uma maneira prática e confiável de formalizar acordos sem a necessidade de impressões físicas ou deslocamento das partes envolvidas.

Para iniciar o processo, a primeira etapa é criar o contrato digitalmente. As ferramentas de assinatura digital possibilitam que os documentos sejam redigidos e ajustados conforme as necessidades de ambas as partes. Esse passo pode ser feito utilizando plataformas especializadas que garantem a segurança e a integridade do documento.

Após a elaboração, o próximo passo é o envio do contrato para o cliente. Usando uma plataforma de assinatura digital, é possível enviar o documento por e-mail ou por meio de links seguros, permitindo que o cliente acesse o contrato de qualquer lugar e a qualquer momento – o que elimina a necessidade de uma reunião presencial ou envio de documentos físicos, tornando o processo muito mais ágil.

Quando o cliente acessa o contrato, ele pode ler e revisar os termos de forma clara e sem pressa. Caso deseje fazer ajustes, a plataforma possibilita que mudanças sejam feitas e o documento seja revalidado antes de ser enviado novamente. Após a revisão, o cliente pode assinar digitalmente com a mesma segurança de uma assinatura manuscrita, mas com a vantagem de garantir maior autenticidade e integridade ao acordo.

Ao usar a assinatura digital, todos os passos do processo ficam registrados, proporcionando um histórico que pode ser acessado a qualquer momento para auditoria – o que garante que não haverá dúvidas sobre as condições do contrato e oferece maior transparência para ambas as partes. A segurança das assinaturas digitais também impede que o contrato seja alterado após a assinatura, proporcionando confiabilidade jurídica.

Fechar contratos com clientes usando assinatura digital traz agilidade, reduz custos operacionais e garante a conformidade legal, tornando o processo mais simples e eficiente para todos os envolvidos.

Entenda o que diz a lei da assinatura digital no Brasil

A legislação brasileira oferece diretrizes claras sobre a utilização da assinatura digital, permitindo que ela seja válida juridicamente em diversos tipos de transações. O principal marco legal relacionado à assinatura digital no Brasil é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e regulamentou o uso do certificado digital para conferir autenticidade e integridade aos documentos eletrônicos.

De acordo com a Medida Provisória, a assinatura digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, desde que seja realizada por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ICP-Brasil. Esse certificado digital é uma chave criptográfica usada para assegurar a identidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado após a assinatura.

A legislação brasileira também especifica os tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente, incluindo contratos, procurações e transações comerciais, além de registros e documentos em processos judiciais. A validade da assinatura digital é reconhecida pelo poder judiciário, desde que atendam às exigências de segurança estabelecidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

A Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com o governo, reforça a importância das assinaturas digitais para a formalização de acordos e processos administrativos. De acordo com essa lei, o uso de assinaturas digitais é obrigatório em diversas situações, como quando se trata de documentos relacionados a tributos ou transações com órgãos públicos.

São essas normas que garantem que a assinatura digital seja uma ferramenta 100% segura e confiável para a realização de transações online. Diante do vertiginoso crescimento da digitalização dos processos empresariais e governamentais, entender as regulamentações que envolvem a assinatura digital se faz fundamental para a prevenção contra problemas legais e para a garantia da conformidade com a legislação brasileira.

Qual é o embasamento legal da assinatura digital?

No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, estabeleceu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), um sistema que permite a utilização de certificados digitais para a assinatura de documentos. A ICP-Brasil tem como objetivo garantir a validade jurídica das assinaturas digitais, permitindo que documentos eletrônicos tenham o mesmo peso legal que os documentos assinados fisicamente.

A medida também especifica que, para que uma assinatura digital tenha validade, ela deve ser gerada utilizando um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada dentro dessa infraestrutura.

Além disso, a Lei nº 12.682, de 2012, regula a elaboração e o arquivamento de documentos eletrônicos, assegurando que documentos digitalizados e assinados digitalmente tenham a mesma validade jurídica dos originais em papel.

Essa legislação é fundamental para o uso de documentos eletrônicos em diversas áreas, como transações comerciais e contratuais, pois estabelece a segurança jurídica necessária para que a digitalização de processos ocorra sem comprometimento da autenticidade.

A assinatura digital oferece uma série de benefícios para as empresas e para a sociedade, como a redução da burocracia, o aumento da eficiência nos processos, a diminuição de custos operacionais com papel e a segurança aprimorada contra fraudes.

Essa ferramenta representa um avanço significativo, proporcionando agilidade e confiança nas transações digitais, essenciais no contexto atual.

Mas, como funciona a MP da assinatura digital?

A MP (Medida Provisória) da assinatura digital foi uma iniciativa do governo brasileiro para regulamentar e modernizar o uso de assinaturas eletrônicas no país. Ela foi criada com o objetivo de garantir a segurança, a autenticidade e a integridade dos documentos digitais, assegurando que sejam reconhecidos com a mesma validade jurídica das assinaturas manuscritas em transações eletrônicas.

Essa medida estabelece os parâmetros para a utilização da assinatura digital por meio de certificados digitais, que devem ser emitidos por Autoridades Certificadoras credenciadas. O uso desses certificados é fundamental para a realização de transações seguras, pois eles criam uma conexão entre a identidade do signatário e o documento eletrônico, permitindo comprovar a autoria de uma assinatura de maneira incontestável.

A MP da assinatura digital define que a assinatura deve ser feita por meio de um processo criptográfico, utilizando a chave privada do signatário, garantindo que apenas ele tenha capacidade de assinar o documento. A chave pública, por sua vez, serve para validar essa assinatura, criando um sistema de segurança que torna os documentos digitais confiáveis e protegidos contra alterações não autorizadas.

O uso dessa medida não se restringe ao ambiente corporativo, mas também abrange a administração pública. A MP facilita a digitalização de processos e a troca de informações entre órgãos governamentais e cidadãos, agilizando serviços como o envio de declarações fiscais e a assinatura de contratos administrativos.

Um dos grandes avanços trazidos por essa medida foi o reconhecimento jurídico de documentos assinados digitalmente, que passaram a ter a mesma força legal que aqueles assinados de forma manual, desde que observados os requisitos estabelecidos pela legislação.

A MP da assinatura digital se tornou um marco na modernização de processos e na segurança digital no Brasil, incentivando a adoção de práticas mais eficientes e seguras no ambiente eletrônico.

Validade jurídica da assinatura digital

Antes de mais nada, é fundamental esclarecer que tanto a assinatura física como a assinatura digital podem ter a sua validade questionada de modo que é impossível afirmar que uma possui maior valor jurídico do que a outra.

Ao assinar um documento da forma tradicional (papel e caneta) você está inserindo a sua marca, com intuito de convencer o destinatário do documento que a assinatura ali contida é capaz de vincular a sua manifestação de vontade por possuir semelhança ou os mesmos padrões, quando comparado a outros documentos por você assinados.

Ou seja, na eventualidade da sua assinatura física ser confrontada, a única forma de confirmar ou negar a sua validade será através da realização de uma perícia grafotécnica, no qual um profissional especializado poderá atestar ou não a sua validade.

No caso da assinatura digital, a manifestação da vontade do signatário é confirmado por outros meios, utilizando-se de diversos mecanismos, tais como: a própria assinatura (marca ou sinal) feito em um device (smartphone/tablet), utilização de senha digital, registro dos dados de IP do signatário do documento, registro das informações do aparelho onde a assinatura foi realizada, utilização de token enviado por e-mail ou SMS, geolocalização ou até mesmo uma selfie.

A assinatura digital possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Segurança e riscos associados à assinatura digital

A assinatura digital garante a integridade do conteúdo assinado e a identidade do signatário, conferindo validade jurídica aos documentos digitais.

Apesar de sua segurança robusta, existem alguns riscos que precisam ser observados para garantir o uso adequado da ferramenta.

O principal é a possibilidade de uso indevido do certificado digital, que pode ocorrer se o titular não proteger corretamente suas credenciais, como senhas ou dispositivos de armazenamento (token ou cartão).

Outro risco é a falsificação de identidade em processos onde não há autenticação reforçada, como o uso de biometria ou confirmação de dados via telefone. Em casos onde o processo de verificação é negligenciado, há brechas para que terceiros mal-intencionados se passem pelo verdadeiro signatário.

Além disso, há o risco de expiração ou revogação de certificados. Documentos assinados com certificados expirados ou revogados podem perder sua validade legal se não forem verificados corretamente.

Para minimizar esses riscos, boas práticas são indispensáveis:

• proteção do certificado digital: nunca compartilhe suas credenciais e mantenha os dispositivos seguros;
• uso de autenticação avançada: adotar etapas extras de verificação, como foto de documento e biometria, aumenta a segurança;
• verificação periódica: checar se o certificado continua válido e monitorar eventuais tentativas de uso indevido.

Com cuidados adequados, a assinatura digital continua sendo uma solução extremamente segura para processos jurídicos, comerciais e administrativos, conferindo agilidade sem abrir mão da proteção das informações.

Assinatura digital impressa tem validade?

A validade de uma assinatura digital impressa levanta diversas questões, especialmente no contexto jurídico e de negócios. Em um mundo cada vez mais digital, a assinatura digital tem se mostrado uma forma segura e eficiente de validar documentos sem a necessidade de presença física. No entanto, quando ela é impressa, sua eficácia pode ser colocada em dúvida.

A assinatura digital, por definição, é um processo eletrônico no qual a autenticidade de um documento é confirmada por meio de um algoritmo criptográfico, geralmente com o uso de um certificado digital. Este processo assegura a integridade do documento e a identidade do signatário, criando uma “impressão digital” única e vinculada ao conteúdo assinado.

No momento em que a assinatura digital é impressa em um papel, perde-se o componente essencial da verificação eletrônica, que é o código criptográfico gerado durante o processo de assinatura. Depois de ser transferida para o formato físico, essa assinatura não consegue mais garantir a segurança, nem a integridade do documento, pois o valor criptografado não pode ser validado de forma eficaz por métodos digitais.

Muito embora a impressão de uma assinatura digital possa ser útil para fins de apresentação ou arquivamento físico, ela não mantém a mesma validade legal que a versão eletrônica – o que ocorre porque a versão impressa não possibilita a verificação do código criptográfico nem assegura que o documento não foi alterado após a impressão.

Para que a assinatura tenha validade jurídica, ela precisa ser verificada digitalmente, o que não é possível quando se trata de um papel impresso.

Portanto, a assinatura digital, ao ser impressa, não mantém sua força jurídica original. Ela depende do formato digital para garantir a autenticidade, integridade e segurança, características que a versão impressa não consegue oferecer de forma plena. Para que a assinatura digital seja legalmente reconhecida, ela deve ser mantida e verificada em seu formato eletrônico.

Como funciona a verificação de conformidade da assinatura digital

A verificação de conformidade da assinatura digital é um processo essencial para garantir que os documentos assinados eletronicamente possuam validade jurídica e estejam de acordo com as normas e regulamentos em vigor. Esse processo é fundamental para assegurar que o signatário tenha manifestado sua intenção de assinar e que o conteúdo do documento não tenha sido alterado após a assinatura.

A primeira etapa da verificação envolve a autenticação do assinante. Para que uma assinatura digital tenha validade, é necessário que o signatário esteja devidamente identificado por meio de um certificado digital, que contém informações como o nome do titular e sua chave pública. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, que valida a identidade do signatário e assegura que a assinatura é legítima.

Após a autenticação, a integridade do documento é verificada. O processo de assinatura digital utiliza algoritmos criptográficos para criar um hash do documento, que é uma representação única do seu conteúdo. Quando o documento é assinado, esse hash é criptografado com a chave privada do signatário e anexado ao documento.

Uma vez verificada a assinatura, a chave pública do signatário é utilizada para descriptografar o hash e comparar com o hash do documento. Caso os valores coincidam, significa que o documento não sofreu alterações após a assinatura.

Outro ponto importante na verificação é a validade do certificado digital. Para garantir a conformidade, é verificado se o certificado está dentro do prazo de validade e se não foi revogado. O processo pode ser realizado por meio de consultas a uma Autoridade de Registro (AR) ou a um validador de certificados digitais.

A verificação de conformidade também envolve a análise de carimbos do tempo, que asseguram que a assinatura foi realizada em um momento específico, tornando impossível alterar a data e hora de assinatura sem invalidar o processo.

Uma vez garantidas a autenticidade e a integridade dos documentos, a verificação de conformidade se faz essencial para a segurança e a validade das transações digitais.

Fundamentação jurídica da assinatura digital

Entrando um pouco no juridiquês, a fundamentação para aceitação da Assinatura Digital se divide em 03 grandes grupos.

Entre particulares (pessoas físicas ou jurídicas com outras pessoas físicas ou jurídicas)

A fundamentação para aceitação da assinatura digital em documentos particulares é vasta, destacando-se os seguintes:

• Código Civil Brasileiro em seus artigos 104, 107 e 225;
• Código de Processo Civil em seu artigo 369, 411, 440 e 441;
• Medida Provisória 2.200–2 /2001.

Resumidamente, não havendo menção expressa na lei vetando a assinatura digital, todo e qualquer documento assinado de forma digital, entre particulares, é válido, isso inclui: contratos e rescisões, recibos, folha de pagamento, ordens de serviço, atas de reunião e assembleia, entre outros.

Importante frisar que para que uma assinatura digital seja aceita e validada em caso de eventual questionamento, ela deve cumprir os seguintes requisitos técnicos:

• Autenticidade: registro de autenticação dos usuários, como assinatura, biometria facial, dentre outros;
• Intenção e não repúdio: registros que comprovem a origem, submissão, entrega e a integridade do processo de assinatura. Impedindo que um signatário negue sua ação e intenção de assinar;
• Integridade: registros e criação de um código de integridade para verificação da originalidade do documento;
• Tempestividade: registro de data e hora da ocorrência da ação praticada;
• Confidencialidade: registro de todos aqueles que tiveram acesso ao documento.

Entre particulares e entes públicos (pessoas físicas ou jurídicas com entes públicos)

Com relação às assinaturas digitais entre particulares e os entes públicos, a novíssima MP 983/2020 surgiu em um momento onde o isolamento social causado pela pandemia da COVID-19 acelerou a tendência de utilização de meios eletrônicos para formalização dos negócios jurídicos.

Tal norma, classificou as assinaturas digitais e sua utilização em 03 grandes grupos, são eles:

1. assinatura eletrônica simples: poderá ser utilizada quando a comunicação não envolver informações protegidas por grau de sigilo;
2. assinatura eletrônica avançada: poderá ser utilizada quando envolver informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo e nos registros perante as juntas comerciais;
3. assinatura eletrônica qualificada: poderá ser utilizada em qualquer comunicação com os entes públicos, observado que será obrigatória sua utilização nos atos de transferência e registro de bens imóveis, nos atos normativos assinados por determinados entes públicos e nas demais hipóteses previstas em lei.

Vale destacar que a MP permitiu que, durante o período de pandemia da COVID-19, os níveis mínimos estabelecidos pelos entes públicos poderão ser flexibilizados em relação aos requisitos acima listados, com o objetivo de reduzir os contatos presenciais ou tratar eventuais impossibilidades de realização da assinatura de modo diverso.

Assinatura digital em cartórios

A assinatura digital também chegou aos cartórios, trazendo mais praticidade e segurança para atos que antes exigiam presença física. No Brasil, essa inovação é possível graças à plataforma e-Notariado, regulamentada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) por meio do Provimento nº 100/2020.

Pelo e-Notariado, é possível assinar digitalmente diversos tipos de documentos cartorários, como escrituras públicas, procurações, contratos de compra e venda de imóveis, divórcios, entre outros atos notariais. A assinatura digital realizada via cartório tem fé pública, ou seja, possui presunção de veracidade garantida pelo tabelião responsável.

Para assinar documentos em cartórios digitais, o usuário precisa obter um certificado digital notarizado, diferente dos certificados tradicionais. Esse certificado é emitido gratuitamente pelos próprios cartórios habilitados, após validação da identidade do interessado por videoconferência ou presencialmente.

O processo funciona da seguinte maneira:

1. O usuário solicita a emissão do certificado digital no site do e-Notariado ou diretamente em um cartório parceiro.
2. Após validação da identidade, o certificado é ativado.
3. Com o certificado ativo, o usuário pode acessar a plataforma e-Notariado, assinar documentos eletrônicos e acompanhar os registros.

Entre as vantagens da assinatura digital em cartórios estão a redução de burocracias, a diminuição de custos com deslocamento e impressões, e a possibilidade de realizar atos oficiais com validade jurídica em todo o território nacional, sem sair de casa.

Testemunhas são necessárias na assinatura digital?

A presença de testemunhas na assinatura de documentos é uma prática comum em situações que exigem confirmação de autenticidade ou de consentimento das partes envolvidas. Quando se trata de assinatura digital, a necessidade de testemunhas pode ser questionada, uma vez que a própria tecnologia oferece métodos robustos de verificação e validação que garantem a integridade e a autenticidade dos documentos.

A assinatura digital utiliza criptografia para garantir que o documento não tenha sido alterado após a assinatura, oferecendo uma camada de segurança adicional em comparação com as assinaturas tradicionais. Ao assinar digitalmente, o signatário utiliza um certificado digital vinculado a sua identidade, o que permite verificar, com precisão, quem assinou o documento e se ele foi alterado depois da assinatura.

Esse processo minimiza a necessidade de testemunhas, uma vez que a própria assinatura digital já é capaz de validar a identidade do signatário e assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura. Dessa forma, em muitos casos, a presença de testemunhas não é exigida legalmente para que o documento tenha validade jurídica.

Há de se observar, porém, que, em algumas situações específicas, como ocorre em contratos que envolvem condições especiais ou exigências legais, pode ser necessário a presença de testemunhas, a fim de se garantir ainda mais a transparência e a confiança entre as partes envolvidas.

Nesses casos, a presença de testemunhas pode complementar a assinatura digital, mas a ausência delas não comprometerá a validade do documento, uma vez que a autenticação digital já oferece segurança suficiente.

Portanto, a presença de testemunhas não é obrigatória na maioria das situações envolvendo assinatura digital. O uso da tecnologia já garante a veracidade do processo, tornando as testemunhas desnecessárias na maioria dos casos. No entanto, sempre é recomendável verificar as exigências legais específicas de cada situação para garantir conformidade.

Por que é necessário validar a identidade dos signatários?

A validação da identidade dos signatários desempenha um papel essencial na assinatura de documentos eletrônicos, garantindo autenticidade, segurança e conformidade legal. Sem essa verificação, empresas e indivíduos ficam mais expostos a fraudes, uso indevido de informações e contestação jurídica de contratos.

Para reduzir esses riscos, plataformas especializadas oferecem diferentes métodos de validação, permitindo que cada organização escolha a abordagem mais adequada conforme o nível de sensibilidade do documento.

A ZapSign disponibiliza múltiplas formas de validação de identidade, como reconhecimento facial, OTP (One-Time Password), biometria e certificado digital. O uso de reconhecimento facial é recomendado para transações que exigem um alto grau de segurança, como contratos financeiros e registros imobiliários.

A autenticação via OTP,por sua vez, é enviada por SMS ou e-mail, oferecendo uma alternativa rápida e eficiente para aqueles documentos que requerem validação ágil, como ocorre com termos de aceite e autorizações médicas.

No setor financeiro, a verificação biométrica e o certificado digital ajudam a evitar fraudes em contratos de crédito e abertura de contas, protegendo tanto instituições quanto clientes. Na área da saúde, a validação de identidade assegura que prontuários eletrônicos e laudos médicos sejam assinados de maneira confiável, impedindo falsificações.

Já no setor educacional, esse processo é essencial para garantir a autenticidade de matrículas e diplomas emitidos digitalmente. No mercado imobiliário, a conferência da identidade dos signatários evita transações fraudulentas, garantindo que contratos de compra, venda e locação sejam firmados com segurança.

Métodos seguros de validação contribuem para otimizar operações, reduzir custos com papelada e aumentar a confiança dos envolvidos. Empresas que implementam esses recursos protegem seus negócios contra riscos e garantem mais eficiência e transparência em seus processos digitais – o que fortalece a confiabilidade das transações eletrônicas e impulsiona a digitalização segura em diferentes setores.

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Quais são os setores do mercado que usam assinatura digital?

A assinatura digital tem sido adotada por diversos setores que buscam eficiência operacional, segurança e conformidade regulatória.

Jurídico

No setor jurídico, por exemplo, a necessidade de auditoria e controle de versões impulsiona o uso de soluções avançadas, como redlining automatizado e templates jurídicos padronizados, garantindo que contratos e documentos estejam sempre atualizados e em conformidade com a legislação vigente.

Financeiro

Já no setor financeiro, a assinatura digital vem sendo fundamental na proteção de dados e no cumprimento de exigências regulatórias. Instituições bancárias e fintechs utilizam o recurso para gerenciar riscos e auditorias rigorosas, assegurando a validade de contratos de crédito, abertura de contas e operações de investimento. A criptografia impede alterações indevidas e reforça a confiabilidade das transações.

Saúde

Na área da saúde, por sua vez, a conformidade com a LGPD e a segurança avançada de dados são prioridades. A assinatura digital viabiliza a integração com sistemas médicos, a fim de garantir que prontuários, laudos e autorizações sejam armazenados e assinados com total rastreabilidade – o que possibilita um fluxo seguro de informações entre pacientes, médicos e operadoras de saúde.

Telecomunicações

O setor de telecomunicações, tradicionalmente marcado por contratos extensos e complexos, também se beneficia largamente da assinatura digital. A integração com ERPs permite maior controle sobre auditorias e conformidade, reduzindo o tempo de aprovação de acordos e gerando otimização na gestão documental.

Imóveis

No mercado imobiliário, a digitalização facilita a assinatura de contratos de locação e venda, automatizando prazos e processos de renovação. Dessa forma, a conhecida burocracia nos trâmites é reduzida significativamente, proporcionando mais agilidade nas negociações.

RH

Na área dos recursos humanos, a assinatura digital moderniza a gestão de contratos trabalhistas, garantindo conformidade com normas e facilitando a administração de documentos como admissões, rescisões e termos de confidencialidade. Dessa forma, empresas de diferentes setores fortalecem sua segurança jurídica e eficiência operacional.

Aplicações práticas da assinatura digital

A assinatura digital tornou-se uma ferramenta indispensável em diversos processos cotidianos, agilizando tarefas e aumentando a segurança de transações eletrônicas. Seu uso vai muito além do ambiente corporativo e abrange atividades do dia a dia de pessoas físicas e jurídicas.

Entre as principais aplicações práticas, destacam-se:

• contratos de prestação de serviços: permitem que acordos comerciais sejam firmados à distância, com validade jurídica garantida;
• procurações eletrônicas: facilitam a formalização de representações sem necessidade de deslocamento físico até cartórios;
• assinatura de termos de adesão: utilizados em operações bancárias, planos de saúde e adesão a plataformas digitais;
• pedidos de compra e propostas comerciais: aceleram o fechamento de negócios, especialmente em vendas B2B;
• laudos e atestados médicos: médicos podem emitir documentos eletrônicos com assinatura digital, assegurando a autenticidade e a confidencialidade dos dados;
• documentos escolares e acadêmicos: Instituições de ensino utilizam a assinatura digital para certificar diplomas, históricos escolares e declarações;
• acordos de confidencialidade (NDAs): fundamentais em negociações empresariais e startups, que exigem agilidade e proteção de informações.

Além disso, a assinatura digital é amplamente utilizada em contratos de trabalho, aditivos contratuais, recibos de entrega de equipamentos e validação de relatórios internos.

Casos de sucesso de assinatura digital

Diferentes setores têm implementado essa tecnologia para reduzir burocracias, agilizar operações e economizar recursos. Confira:

Sicredi Agroempresarial

O Sicredi Agroempresarial enfrentava desafios relacionados à demora na coleta de assinaturas e ao alto consumo de papel. Com a implementação da assinatura digital, o tempo necessário para assinaturas foi reduzido em 66%, proporcionando maior agilidade no fechamento de contratos. Ademais, a economia foi expressiva, com mais de 180 mil folhas de papel deixadas de lado, promovendo uma operação mais sustentável e eficiente.

Unimed Oeste do Pará

A Unimed Oeste do Pará precisava tornar seus processos mais dinâmicos e reduzir o tempo de conclusão de contratos. A assinatura digital foi a solução ideal, permitindo que 97% dos contratos fossem finalizados com mais rapidez. Hoje, 90% das assinaturas são realizadas em menos de 24 horas, melhorando significativamente a experiência dos clientes e parceiros.

Galleria Bank

No setor financeiro, a agilidade na formalização de documentos é fundamental. O Galleria Bank conseguiu reduzir o tempo de coleta de assinaturas de 7 para apenas 2 dias. Atualmente, mais de 90% dos contratos são assinados digitalmente, proporcionando mais praticidade e eficiência no atendimento aos clientes.

Num Click Viagens

A Num Click Viagens necessitava de uma solução que garantisse segurança na assinatura de documentos e agilizasse as operações. Com a adoção da assinatura digital, os tempos de coleta foram reduzidos para apenas 1 hora. Essa mudança trouxe mais confiabilidade para os clientes e aprimorou a gestão interna da empresa.

Reis Pinto Advogados

No setor jurídico, a assinatura digital trouxe uma transformação significativa para o Reis Pinto Advogados. O tempo necessário para a assinatura de documentos foi reduzido em 92%, permitindo maior agilidade na tramitação de processos. A economia financeira também foi notável, com uma redução de 90% nos custos operacionais.

Esses exemplos demonstram como a assinatura digital tem se tornado uma ferramenta essencial para empresas que buscam modernizar suas operações, melhorar a eficiência e oferecer um atendimento mais ágil e seguro.

Conclusão

Conforme você pôde ver neste artigo, existem diversas formas de fazer uma assinatura digital. Se quiser saber mais, nada melhor do que experimentar na prática como funciona, certo? Portanto, faça seu cadastro na ZapSign e comece agora!