Por ser ideal para concluir rapidamente uma venda ou selar um novo acordo instantaneamente e assegurado por lei, cada vez mais empresas têm aderido a uma plataforma de assinatura eletrônica.
Essa ferramenta, além de ser sustentável, é capaz de eliminar os períodos ociosos comuns a todo processo ainda refém das assinaturas manuscritas.
Há muitos outros benefícios que essa solução pode trazer a você. Continue a leitura para descobrir!
O que é uma plataforma de assinatura eletrônica?
De forma simples, uma assinatura eletrônica é o método mais fácil de autenticar um documento digital, sem que se faça necessário a assinatura manual e comumente reconhecida em cartório.
Assim, uma plataforma de assinatura eletrônica faz uso de tecnologia para que você consiga assinar documentos com rapidez, facilidade e validade jurídica.
Ela permite que os signatários aprovem ou concordem com os termos de um documento e possui a mesma validade jurídica que um documento assinado de modo tradicional.
Ou seja, é como uma senha solicitada para concluir movimentações seguras, autorizar pagamentos, transferências, assinar contratos e outras transações. Na prática, a assinatura digital foi feita para desburocratizar a relação de contrato sem abrir mão da segurança jurídica.
Ainda não sabe por que contar com a assinatura digital transformará o seu negócio? Então continue lendo este artigo para entender as vantagens do uso desse tipo de recurso.
As vantagens de usar uma plataforma de assinatura eletrônica
As assinaturas eletrônicas oferecem muitos benefícios. Além de recursos aprimorados de segurança e conformidade, o software de assinatura eletrônica economiza tempo e dinheiro, melhora a experiência do cliente e é bom para o meio ambiente.
Examinaremos a seguir os 10 benefícios do software de assinatura eletrônica e os desafios de negócios que eles resolvem.
É possível reduzir o tempo gasto com burocracias
Imagine reduzir a burocracia – e as chances de cometer erros – na hora de fechar um negócio. Uma das vantagens mais atraentes da plataforma de assinatura eletrônica é a economia de tempo em cada operação, especialmente devido ao potencial de impacto positivo no ROI da empresa.
Sabia que 75% das vendas são feitas nas primeiras 72 horas de contato? Adotar o uso de meios eletrônicos facilita o tempo de resposta sobre o documento e aumenta a probabilidade de conversão de um negócio, sobretudo pela flexibilidade de se poder realizar a assinatura de contratos a partir de qualquer lugar e a qualquer momento graças a um fluxo de organização melhorado.
Redução de diferentes custos
É possível intensificar a eficiência do seu empreendimento e aumentar as margens de lucro.com a redução estratégica de custos. Nesse sentido, destaca-se os processos automatizados, como o uso da plataforma de assinatura eletrônica, entre os recursos para economizar dinheiro e aumentar o retorno sobre o investimento.
Pense, por exemplo, na economia gerada – e consequentemente na melhora dos seus resultados financeiros – com a eliminação dos custos de impressão, embalagem, logística com envio e retirada de documentos via correios ou motoboys, bem como em relação ao tempo gasto preparando documentos físicos, ou com a espera de dias para que as assinaturas sejam coletadas.
Otimiza a produtividade do seu negócio
De acordo com um estudo da Gartner, a produtividade de uma equipe está relacionada com o grau de tecnologia implementado na empresa. O levantamento aponta que 2% a 5% dos arquivos de uma companhia são perdidos ou arquivados incorretamente todos os dias.
Ademais, um em cada vinte documentos é perdido no processo; cerca de 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não localizados; 10% a 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca e são dedicadas aproximadamente 400 horas anuais, em média, procurando arquivos nas empresas.
Consegue enxergar a disparidade entre os benefícios da assinatura à caneta e do uso de uma assinatura online? Em síntese, transformar os processos analógicos em digitais possibilita operações mais rápidas, precisas e cômodas.
Aumenta a segurança e reduz o risco de fraude e outros danos
A falsificação de assinatura feita à mão não é incomum, afinal, reproduzir a grafia pode ser algo relativamente simples e representar um grande risco para sua empresa. Por outro lado, uma autenticação eletrônica (por meio de senha, reconhecimento facial, IP do device, entre outros meios) pode elevar o grau de segurança das informações da sua empresa.
É importante ressaltar que o modelo de assinatura eletrônica possui validade jurídica e é ainda mais seguro, desde que faça-se o uso de plataformas de assinatura eletrônica confiáveis. Sim, a assinatura eletrônica já possui o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita, conforme mostra a Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Inclusive, a firma chancelada via certificado digital substitui o reconhecimento em cartório.
Torna a coleta de assinatura mais conveniente e satisfatória
Uma plataforma de assinatura eletrônica de confiança como a da ZapSign é intuitiva, fácil de usar até mesmo para aqueles menos familiarizados com a tecnologia. Isso a torna conveniente, tanto pelos benefícios descritos acima, quanto pelo fato de que os colaboradores com acesso ao sistema passam a poder se concentrar em tarefas complexas.
Com a tecnologia certa, sua empresa passa a eliminar tarefas que são mais bem executadas eletronicamente, bem como os erros humanos atrelados a essas operações.
Mais mobilidade e melhora na experiência/fidelidade do cliente
Automatizar seus processos manuais para fluxos de trabalho digitais também reflete na experiência do usuário, o que impacta na relação construída para com o cliente. Com a plataforma de assinatura eletrônica, as informações podem ser acessadas em tempo real de qualquer dispositivo, a qualquer hora e de qualquer lugar.
Essa flexibilidade representa transações simplificadas, sem impressão ou digitalização, e clientes satisfeitos. Isso ainda dá à sua empresa maior flexibilidade na previsão da conclusão do projeto
Fluxos de trabalho rastreados e sigilosos
Quer saber se o seu documento foi recebido, assinado ou até mesmo alterado? Com uma plataforma de assinatura eletrônica passa a ser possível o rastreio do fluxo de trabalho para identificar o status de um documento com apenas alguns cliques.
Assim, torna-se mais possível prever o encerramento de uma operação e se resguardar da integridade dos dados inseridos no documento. Cabe destacar também a possibilidade do sigilo de um dado, uma vez que o documento só será acessado por aqueles que forem autorizados.
Menos papéis arquivados, mais espaço físico disponível
Sabe aquele arquivo recheado de documentos impressos? A manutenção de vários dados são importantes por um determinado período, mas nem todos os papéis precisam ser armazenados quando sua empresa conta com uma eficiente política de gestão de documentos. Nesse sentido, os novos documentos de assinatura eletrônica não ocuparão espaço físico.
Garante a conformidade do seu negócio com as normas e as leis
Manter a sua empresa em conformidade significa cumprir as normas dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas e também as normas internas. É importante notar que boas políticas de compliance se traduzem em boa gestão e bons negócios.
Agora, se você for auditado, rastrear documentos em papel para problemas de conformidade pode ser problemático. Garantir que os documentos estejam intactos é essencial para evitar litígios e multas, o que torna a plataforma de assinatura eletrônica um trunfo ainda maior para o sucesso do seu empreendimento, uma vez que a tecnologia de criptografia garante a segurança dos documentos e facilita no rastreio das informações.
Mais dinamismo entre as etapas de cada processo
Quer garantir a assinatura de documentos importantes em tempo hábil? Considere a adoção das assinaturas eletrônicas para o seu negócio. Essa modalidade tem sido cada vez mais demandada não apenas pela redução de custos e aumento de produtividade, mas também pela redução do ciclo de tramitação de documentos que ela pode garantir.
Só para exemplificar, os funcionários não precisam entrar no escritório para assinar documentos. Depois, o empregador não precisa esperar que o documento assinado seja devolvido. A assinatura é instantânea, verificada e assegurada por meio da plataforma de assinatura eletrônica ZapSign. Imagine como isso reduzirá o tempo de resposta nas transações da sua empresa.
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Como funciona a plataforma de assinatura eletrônica da ZapSign
Que tal simplificar o processo de assinaturas de documentos eletrônicos da sua empresa? Isso vai garantir menores custos e burocracias, ao mesmo tempo que proporcionará mais organização administrativa, agilidade, mobilidade, segurança e otimização dos processos de integração.
Com a solução de assinatura eletrônica da ZapSign compatível com WhatsApp, e-mail, SMS, Telegram ou qualquer canal de comunicação, será possível economizar tempo, dinheiro e aumentar a sua margem de lucro de forma simples.
Basta subir o documento PDF para assinatura digital, compartilhar o link por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal que seu cliente, funcionário ou fornecedor prefira e aguardar a assinatura. Você será avisado por e-mail assim que a pessoa assinar o documento online.
Fácil, não é? Você pode começar a experimentar gratuitamente nossa plataforma de assinatura eletrônica e assistir ao nosso vídeo para entender melhor como funciona a ZapSign.
