Organizador de tarefas: conheça os 9 principais softwares e aplicativos para organizar as suas

Por mais que você tenha conhecimento de todas as ações envolvidas na gestão da sua empresa, não é possível lembrar de todas, ainda mais nos dias de hoje em que todos parecemos estar cada vez mais atarefados. Por isso, ter um organizador de tarefas é fundamental.

Já imaginou esquecer de assinar o contrato com um cliente ou fornecedor? Será que todas as suas atividades estão dentro do prazo estabelecido? Como fazer para que todas as pessoas envolvidas no seu trabalho saibam dessa importância?

Um organizador de tarefas é capaz de tirar essas e outras dúvidas, por isso decidimos produzir este artigo sobre o assunto. Continue a leitura! 

O que é um organizador de tarefas?

Como o próprio nome diz, ele tem a função de ajudar você a fazer a gestão das tarefas da sua rotina, sobretudo laborais. Afinal, quando estamos trabalhando, realizamos muitas ações para executar planos e projetos, o que requer organização de todas elas de modo que nenhuma seja deixada de lado.

Para isso, os organizadores contam com ferramentas específicas. Embora elas possam variar de acordo com o software escolhido, algumas são padrões. Por exemplo: um painel que permita ver quais são as atividades que devem ser feitas no dia, além de poder compartilhá-las com as pessoas que precisam cumpri-las.

Assim, os organizadores também se tornam grandes facilitadores para te fazer alcançar os objetivos da empresa. Todo objetivo é dividido em metas que você pode transformar em tarefas dentro de um organizador. A medida que elas forem concluídas com sucesso, você saberá que o objetivo final está ficando mais próximo.

Geralmente, esses programas apresentam versões desktop e mobile para que você possa ver o andamento dos trabalhos, independente de estar no escritório. Alguns são desenvolvidos diretamente como apps para smartphones, justamente para dar a praticidade de gerir os afazeres em qualquer lugar. 

Quanto ao cadastro nesses programas, parte deles são pagos, mas costumam trazer versões gratuitas ou trials para você conhecê-los melhor.

Por que usar um organizador de tarefas é importante?

– Não lembro nem do que comi hoje no almoço.

Certamente já ouviu alguém dizer essa frase ou você mesmo a disse durante algum momento bem atarefado. Se estamos sujeitos a não lembrarmos de atividades tão simples, como iremos recordar tudo que precisamos fazer durante um dia de trabalho? O organizador de tarefas tem a função de lembrar tudo que é importante.

Além do mais, a portabilidade também veio bem a calhar. Como praticamente todos contam com versões para os principais sistemas operacionais de smartphones, não há mais desculpas para dizer que esqueceu um compromisso porque o acesso à agenda é feito somente pelo notebook.

O mesmo vale para as pessoas que trabalham contigo. Como compartilhar as tarefas com outras pessoas é uma das funções dos organizadores, elas também ficam cientes do que devem fazer, independente de onde estejam.

Com isso, você pode finalmente dar um fim àquela agenda de papel que, além de não possuir as funcionalidades citadas acima, ainda corre o risco de ser perdida, te fazendo perder também o registro de todas as tarefas que precisa fazer.

Quais são os 9 principais tipos de organizador de tarefas?

Vamos ver agora a lista dos nove organizadores que separamos para você conhecer.

Evernote

Esta é uma das soluções mais conhecidas do mercado quando o assunto é organização de tarefas. Sua principal chamada é “capture tudo”, pois, de fato, ao usar a versão mobile, você pode inserir nele tudo que vê pela frente (imagens, arquivos, textos, etc) e criar bancos de anotações em que todos estejam devidamente organizados.

Uma característica que diferencia o Evernote de um aplicativo qualquer de bloco de notas é a capacidade de adicionar datas e lembretes para que você não esqueça de entregar uma tarefa importante dentro do tempo certo.

Além disso, se você precisar copiar textos e imagens da internet e inserir nas anotações, isso também é possível, além de escrever ou desenhar sobre eles se necessário.

HabitBull

Como o nome diz, o HabitBull tem a proposta de fazer você acompanhar os seus próprios hábitos a fim de melhorá-los (por exemplo: chegar na hora, fazer pagamentos) ou eliminá-los do seu dia a dia (como procrastinar, usar redes sociais em demasia, etc).

O aplicativo permite que você organize tanto as suas tarefas profissionais quanto pessoais dentro das seguintes categorias: rotina, criatividade, saúde e prazer. 

Para cada uma delas é possível estabelecer metas e, posteriormente, acompanhar os resultados delas em gráficos a fim de conferir se você está cumprindo adequadamente as suas tarefas.

Habitica

Se gamificação é uma ideia que você acha interessante, o Habitica é uma opção que não pode passar despercebida. Seu formato é baseado nos jogos de RPG. 

Logo, todas as suas tarefas de rotina são transformadas em monstros que você precisa derrotar em combate. À medida que eles forem vencidos no decorrer do jogo, você ganha pontos que destravam outras funções e também minigames para desafiar outros monstros.

Em tempos de pandemia, este é um app muito eficiente, pois ajuda não apenas a organizar as tarefas, como também cuidar da saúde e condicionamento físico.

Microsoft One Note

O OneNote é bem conhecido por quem usa os produtos da Microsoft. Com ele, você consegue dividir as tarefas em blocos de anotações que podem ser divididos em seções e páginas.

Você pode colocar nas notas prints de tela e comentários em áudio. Caso você tenha outras pessoas envolvidas nas tarefas e precise que estejam a par de tudo que você anotou, também é possível compartilhar as notas com elas.

Um dos pontos de destaque desta ferramenta é a união de práticas tradicionais e digitais, pois as anotações podem ser feitas tanto de forma digital quanto manuscrita.

Microsoft To Do

Antigamente chamado de Wunderlist, o Microsoft To Do ainda é bem conhecido por algumas pessoas. Trata-se de um aplicativo voltado justamente para a organização de tarefas a níveis profissionais e pessoais.

Para começar, ele possui um planejador diário que mantém atualizadas todas as tarefas que você precisa fazer ao longo do dia. Essas tarefas podem ser divididas em etapas, além de ter prazos e lembretes para que as pessoas compartilhadas nelas estejam a par de quando devem entregá-las.

Antigos usuários do Wunderlist também conseguem importar os dados de lá a partir de um importador interno disponibilizado pelo Microsoft To Do.

OmniFocus

Se você utiliza ou acha interessante a metodologia GTD (Get Things Done), vale a pena conhecer o OmniFocus.

Ao criar uma conta nele, você consegue criar planos para organizar suas tarefas e ações e, em seguida, categorizá-las por assuntos, prazos, locais, etc.

Um dos seus destaques é fazer com que você tenha uma visão total das tarefas que precisa executar, o que facilita a gestão das suas atividades e das pessoas que trabalham com você, além de diminuir o estresse provocado pela sensação de que há mais coisas para fazer e não se sabe por onde começar.

O OminiFocus é uma ferramenta paga, mas é possível testá-lo gratuitamente por 14 dias.

Optimized

O Optimized é um aplicativo desenvolvido para ajudar seus usuários a atingirem os seus objetivos.

Ele exige um comprometimento maior em relação às outras ferramentas, pois requer que você insira nele todas as ações que realizar ao longo do dia, tanto de trabalho quanto de lazer. Assim, ele consegue mostrar seu desempenho por meio de gráficos para determinar quais são as metas e objetivos que você deve alcançar.

Por enquanto, o Optimized está disponível somente na Apple Store e permite integração com outros apps de atividades rotineiras como o Apple Health.

Todoist

O Todoist traz a proposta de calma e controle na gestão das tarefas do dia a dia. Nele, você pode adicionar as tarefas que precisa fazer e priorizar as mais importantes colocando-as em destaque na ferramenta.

Isso é importante, pois, ao delegar trabalho a outras pessoas, elas passam a saber o que devem fazer primeiro. Para saber como anda o desempenho delas dentro dos projetos, o Todoist traz uma ferramenta de progresso e produtividade.

Apesar de ser um aplicativo premium, ele tem uma versão gratuita que inclui todas as funcionalidades que mencionamos acima.

Trello

Um dos organizadores de tarefa mais conhecidos do mercado bastante utilizado por quem gosta da metodologia kanban. 

A gestão de tarefas no Trello é feita a partir de quadros que permitem a inserção de listas e cartões personalizáveis. Logo, dentro de cada cartão dá para incluir as tarefas necessárias e envolver as pessoas que participarão da sua execução.

Uma boa prática de organização do Trello é criar quatro quadros no seu dashboard: planejamento, tarefas para fazer, tarefas em andamento e tarefas concluídas. Dessa forma, você começa o seu dia sabendo como andam os trabalhos ao abrir a ferramenta.

Agora que você conhece quais são os tipos de organizador de tarefas mais utilizados no mercado e suas características, pode escolher o mais adequado para a sua empresa.

As vantagens de um organizador de tarefas são boas demais para serem ser ignoradas

A implantação de um software de gestão em qualquer empresa requer um período de adaptação e desenvolvimento, afinal, esse sistema deve ser testado e aprendido para melhor atender as necessidades de sua equipe e empresa. 

Mas e se o gerenciador tiver um impacto real e direto na produtividade, organização e eventual crescimento de sua empresa, reunindo informações em um local central e ajudando seus funcionários a serem mais produtivos e eficientes?

Listamos aqui 6 vantagens de usar esta um organizador de tarefas para que você possa comunicar à sua equipe por que sua empresa escolheu fazer isso. Confira:

A atividade é compartilhada e o trabalho em equipe é otimizado

Um organizador de tarefas é uma ferramenta colaborativa e, como tal, facilita o trabalho em equipe. Discutir ideias em uma reunião de brainstorm e alimentar o software com esses dados aumentará o nível de interação do seu grupo de trabalho. 

Centralizar atividades e informações em um só lugar facilita o aproveitamento do conjunto de conhecimentos. Ao mesmo tempo, o gerenciador deve encorajar seus funcionários a interagir mais com a ferramenta conforme acompanham a produtividade de seus colegas.

Recursos que facilitam  o rastreamento e priorização de tarefas 

Todos nós sabemos que existem muitos trabalhos com alto grau de urgência. Eles requerem atenção imediata. Frequentemente, também lidamos com afazeres que não têm qualquer consequência se forem feitos um pouco mais tarde. 

Entender quais obrigações são mais importantes do que outras pode parecer simples, mas é fácil se perder no processo quando você tem tanto trabalho a fazer. Com o organizador de tarefas, será possível priorizar demandas mais importantes para executá-las com rapidez e eficiência, sem esquecer das demais.

Atividades centralizadas e visualização simplificada

Concentre tudo o que é importante em um só lugar com tarefas detalhadas e visualização prática do fluxo de trabalho atrelado a um fluxo de trabalho rastreável. 

Em geral, essas ferramentas dispõe de estruturas como mapas mentais ou um modelo Kanban que ajudam a tornar os dados complexos mais gerenciáveis ​​e fáceis de entender, adaptar e escalar em toda a organização.

Monitore o tempo gasto em tarefas e estime a produtividade da equipe

A natureza personalizável e adaptável de um organizador de tarefas impulsiona o fluxo de trabalho com a monitoração de cada minuto gasto por cada funcionário em todas as incumbências. 

Isso elimina dados fragmentados em planilhas defasadas e possibilita o entendimento de quais atribuições precisam de mais tempo do que o previsto, facilitando o planejamento do seu próximo projeto. Também é uma boa maneira de estimar a produtividade dos envolvidos na demanda, o que possibilitará considerar a reatribuição de deveres em busca de produtividade máxima.

Economize tempo com acompanhamentos dinâmicos e em tempo real

Quando você atribui novos afazeres à sua equipe, é importante uma gestão eficiente para acompanhar o andamento e garantir uma performance sem intercorrências, assim como o cumprimento de prazos. 

Com a eficiência de um organizador de tarefas, será possível monitorar, em tempo real, o progresso de cada demanda e até criar lembretes para solucionar a perda de prazos. Além disso, o banco de dados dessa ferramenta poderá ser acessado de qualquer lugar.

Diga adeus às barreiras geográficas e aproveite a realidade digital

Um bom gerenciador de tarefas, conforme os exemplos apontados neste artigo, pode ser implantado além das fronteiras e realmente salvar projetos de alto valor. Fácil de usar, um software adequado ao seu negócio exclui fatores geográficos como imprevistos da equipe ou fuso-horário, por exemplo. 

Precisa atualizar ou ajustar algo, mas o responsável pela tarefa está indisponível por alguma razão? Adicione um novo membro à tarefa. Será possível se atualizar e realizar as alterações indicadas sem se fazer necessário aguardar um ou dois dias para que um colega de equipe volte ao escritório.

Por que as empresas devem incluir o organizador de tarefas na gestão de uma empresa?

Já enfrentou o problema de execução ineficiente ou falha de tarefas, resultando em trabalho dobrado e prazos perdidos? Pequenas mudanças podem ocasionar consequências desagradáveis, mas em rastreamento de tarefas ineficiente atrelado a má gestão de documentos digitais pode levar a grandes perdas.

Administrar uma empresa na economia dinâmica atual pode ser um grande desafio sem um sistema de gerenciamento de tarefas adequado para agendar tarefas, controlar seus objetivos e manter uma margem de lucro considerável.

Considere, por exemplo, que esse sistema permite que todo o grupo de trabalho seja atualizado simultaneamente sobre as tarefas diárias. Essas listas de verificação são armazenadas com segurança para que possam ser acessadas quando necessário. 

Em contrapartida, um sistema baseado em papel significa que você não tem como atualizar seus funcionários sobre tarefas urgentes, principalmente se eles trabalham em campo.

Além disso, uma gestão manual impossibilita o rastreio da produtividade e eficiência, bem como a identificação de  maneiras de agilizar suas tarefas. Para piorar, sempre existe o corre o risco de perder informações valiosas, mais do que quando sua empresa conta com um backup em nuvem.

Mais indícios de que o organizador de tarefas é mais eficiente (e lucrativo) do que um gerenciamento manual

Confira a seguir os principais sinais da eficácia dos organizadores de tarefas: 

  • redução de custos com papéis e outros processos morosos;
  • produtividade cresce conforme a equipe não se desgasta na busca de registros em arquivos;
  • tarefas urgentes passam a ser rastreadas;
  • é possível criar lembretes para o cumprimento de prazos;
  • um gerenciador é adaptável à configuração do fluxo de trabalho necessária ao seu negócio;
  • com um sistema de gerenciamento apropriado, os recursos podem ser alocados de forma mais eficiente, levando a uma maior eficiência.
  • sistemas escalonáveis, o que significa que conforme você cresce, seu sistema também cresce, fazendo-se desnecessário o investimento em uma nova ferramenta para a mesma função;
  • quando toda a equipe está em uma plataforma, todas as interrupções nas comunicações podem ser tratadas com eficiência. A comunicação não fragmentada permite que as informações fluam de forma coesa;
  • pode-se criar listas de tarefas, adicionar comentários e mais.

Dicas de como usar essa ferramenta para ser mais efetivo e aumentar seu rendimento

A abordagem estratégica do gerenciamento de projetos sugere que, para que uma atividade seja considerada bem-sucedida, é preciso gerenciá-la com eficiência, de forma eficaz e estratégica. 

Nesse sentido, relaciona-se a eficiência com a gestão operacional de um projeto que, por sua vez, resulta no cumprimento do cronograma, orçamento e especificações. Já a eficácia está ligada ao cumprimento das metas e objetivos de negócios e à satisfação do cliente.

Desse modo, o gerenciamento eficaz de um projeto requer um alinhamento com o ambiente, ajustes de tarefas e responsabilidades e gerenciamento de mudanças propositais em todo o ciclo de vida do projeto. Além da gestão eficiente de um projeto, que garante que ele seja executado conforme o planejado, a gestão eficaz de um projeto deve garantir a geração de valor para o cliente e usuários. 

Veja, a seguir, o que é preciso fazer para que sua empresa se beneficie disso.

Divida uma grande tarefa em pedaços menores e determine a prioridade de cada atividade

Começar com uma tarefa grande e complexa pode paralisar seu time de trabalho. Para estimulá-los, procure dividir as tarefas grandes em pequenas. Dessa forma, você verá o efeito daquela sensação incrível de realização que todos sentimos ao mover um cartão para “finalizado”. 

Lembre-se de definir a prioridade dessas funções. Você pode se basear, por exemplo, no que é necessário com urgência, o que pode esperar e o que deve ser feito no dia a dia.

Coloque prazos para as tarefas e avalie o progresso

Colocar limites de tempo em diferentes tarefas pode ajudá-lo a agendar com mais eficiência; você saberá quanto tempo deve alocar para cada tarefa para ter todo o trabalho organizado até o final do dia de trabalho. 

Durante os intervalos, crie o hábito de avaliar todas as tarefas agendadas para ver se alguma mudança é necessária. Consequentemente, delegue tarefas a seus subordinados e concentre-se nas funções que mais importam.

Seja flexível, mas centralize as informações no organizador de tarefas

Manter seu posicionamento pode ser uma vantagem, mas há momentos em que será preciso ser flexível para atingir metas e cumprir prazos. Mudança nas tendências do mercado ou posicionamento do cliente são apenas duas hipóteses que podem exigir a revisão de decisões já tomadas, e saber ser flexível pode ser fundamental para manter o controle das atividades e prazos.

Por outro lado, não alterne o uso do gerenciador entre e-mails e outras alternativas: use sua ferramenta de gerenciamento de tarefas para tudo, até torná-la o único lugar onde sua equipe pode verificar o que precisa ser feito. Isso evita a perda de informações e mal entendidos.

Forneça instruções detalhadas e seja paciente

Forneça instruções claras e detalhadas para suas tarefas e suas respectivas etapas, a fim de que cada membro da equipe sempre saiba o que precisa ser feito e por quem. Isso evita perda de tempo refazendo atividades e fazendo perguntas que já poderiam ter sido respondidas. 

Por fim, às vezes, as coisas não saem como planejado. Com paciência, você terá clareza para ajudar sua equipe a se recuperar mais rápido.

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