Organizador de tarefas: conheça os 9 principais softwares e aplicativos para organizar as suas

Por mais que você tenha conhecimento de todas as ações envolvidas na gestão da sua empresa, não é possível lembrar de todas, ainda mais nos dias de hoje em que todos parecemos estar cada vez mais atarefados. Por isso, ter um organizador de tarefas é fundamental.

Já imaginou esquecer de assinar o contrato com um cliente ou fornecedor? Será que todas as suas atividades estão dentro do prazo estabelecido? Como fazer para que todas as pessoas envolvidas no seu trabalho saibam dessa importância?

Um organizador de tarefas é capaz de tirar essas e outras dúvidas, por isso decidimos produzir este artigo sobre o assunto. Continue a leitura! 

O que é um organizador de tarefas?

Como o próprio nome diz, ele tem a função de ajudar você a fazer a gestão das tarefas da sua rotina, sobretudo laborais. Afinal, quando estamos trabalhando, realizamos muitas ações para executar planos e projetos, o que requer organização de todas elas de modo que nenhuma seja deixada de lado.

Para isso, os organizadores contam com ferramentas específicas. Embora elas possam variar de acordo com o software escolhido, algumas são padrões. Por exemplo: um painel que permita ver quais são as atividades que devem ser feitas no dia, além de poder compartilhá-las com as pessoas que precisam cumpri-las.

Assim, os organizadores também se tornam grandes facilitadores para te fazer alcançar os objetivos da empresa. Todo objetivo é dividido em metas que você pode transformar em tarefas dentro de um organizador. A medida que elas forem concluídas com sucesso, você saberá que o objetivo final está ficando mais próximo.

Geralmente, esses programas apresentam versões desktop e mobile para que você possa ver o andamento dos trabalhos, independente de estar no escritório. Alguns são desenvolvidos diretamente como apps para smartphones, justamente para dar a praticidade de gerir os afazeres em qualquer lugar. 

Quanto ao cadastro nesses programas, parte deles são pagos, mas costumam trazer versões gratuitas ou trials para você conhecê-los melhor.

Por que usar um organizador de tarefas é importante?

– Não lembro nem do que comi hoje no almoço.

Certamente já ouviu alguém dizer essa frase ou você mesmo a disse durante algum momento bem atarefado. Se estamos sujeitos a não lembrarmos de atividades tão simples, como iremos recordar tudo que precisamos fazer durante um dia de trabalho? O organizador de tarefas tem a função de lembrar tudo que é importante.

Além do mais, a portabilidade também veio bem a calhar. Como praticamente todos contam com versões para os principais sistemas operacionais de smartphones, não há mais desculpas para dizer que esqueceu um compromisso porque o acesso à agenda é feito somente pelo notebook.

O mesmo vale para as pessoas que trabalham contigo. Como compartilhar as tarefas com outras pessoas é uma das funções dos organizadores, elas também ficam cientes do que devem fazer, independente de onde estejam.

Com isso, você pode finalmente dar um fim àquela agenda de papel que, além de não possuir as funcionalidades citadas acima, ainda corre o risco de ser perdida, te fazendo perder também o registro de todas as tarefas que precisa fazer.

Quais são os 9 principais tipos de organizador de tarefas?

Vamos ver agora a lista dos nove organizadores que separamos para você conhecer.

Evernote

Esta é uma das soluções mais conhecidas do mercado quando o assunto é organização de tarefas. Sua principal chamada é “capture tudo”, pois, de fato, ao usar a versão mobile, você pode inserir nele tudo que vê pela frente (imagens, arquivos, textos, etc) e criar bancos de anotações em que todos estejam devidamente organizados.

Uma característica que diferencia o Evernote de um aplicativo qualquer de bloco de notas é a capacidade de adicionar datas e lembretes para que você não esqueça de entregar uma tarefa importante dentro do tempo certo.

Além disso, se você precisar copiar textos e imagens da internet e inserir nas anotações, isso também é possível, além de escrever ou desenhar sobre eles se necessário.

HabitBull

Como o nome diz, o HabitBull tem a proposta de fazer você acompanhar os seus próprios hábitos a fim de melhorá-los (por exemplo: chegar na hora, fazer pagamentos) ou eliminá-los do seu dia a dia (como procrastinar, usar redes sociais em demasia, etc).

O aplicativo permite que você organize tanto as suas tarefas profissionais quanto pessoais dentro das seguintes categorias: rotina, criatividade, saúde e prazer. 

Para cada uma delas é possível estabelecer metas e, posteriormente, acompanhar os resultados delas em gráficos a fim de conferir se você está cumprindo adequadamente as suas tarefas.

Habitica

Se gamificação é uma ideia que você acha interessante, o Habitica é uma opção que não pode passar despercebida. Seu formato é baseado nos jogos de RPG. 

Logo, todas as suas tarefas de rotina são transformadas em monstros que você precisa derrotar em combate. À medida que eles forem vencidos no decorrer do jogo, você ganha pontos que destravam outras funções e também minigames para desafiar outros monstros.

Em tempos de pandemia, este é um app muito eficiente, pois ajuda não apenas a organizar as tarefas, como também cuidar da saúde e condicionamento físico.

Microsoft One Note

O OneNote é bem conhecido por quem usa os produtos da Microsoft. Com ele, você consegue dividir as tarefas em blocos de anotações que podem ser divididos em seções e páginas.

Você pode colocar nas notas prints de tela e comentários em áudio. Caso você tenha outras pessoas envolvidas nas tarefas e precise que estejam a par de tudo que você anotou, também é possível compartilhar as notas com elas.

Um dos pontos de destaque desta ferramenta é a união de práticas tradicionais e digitais, pois as anotações podem ser feitas tanto de forma digital quanto manuscrita.

Microsoft To Do

Antigamente chamado de Wunderlist, o Microsoft To Do ainda é bem conhecido por algumas pessoas. Trata-se de um aplicativo voltado justamente para a organização de tarefas a níveis profissionais e pessoais.

Para começar, ele possui um planejador diário que mantém atualizadas todas as tarefas que você precisa fazer ao longo do dia. Essas tarefas podem ser divididas em etapas, além de ter prazos e lembretes para que as pessoas compartilhadas nelas estejam a par de quando devem entregá-las.

Antigos usuários do Wunderlist também conseguem importar os dados de lá a partir de um importador interno disponibilizado pelo Microsoft To Do.

OmniFocus

Se você utiliza ou acha interessante a metodologia GTD (Get Things Done), vale a pena conhecer o OmniFocus.

Ao criar uma conta nele, você consegue criar planos para organizar suas tarefas e ações e, em seguida, categorizá-las por assuntos, prazos, locais, etc.

Um dos seus destaques é fazer com que você tenha uma visão total das tarefas que precisa executar, o que facilita a gestão das suas atividades e das pessoas que trabalham com você, além de diminuir o estresse provocado pela sensação de que há mais coisas para fazer e não se sabe por onde começar.

O OminiFocus é uma ferramenta paga, mas é possível testá-lo gratuitamente por 14 dias.

Optimized

O Optimized é um aplicativo desenvolvido para ajudar seus usuários a atingirem os seus objetivos.

Ele exige um comprometimento maior em relação às outras ferramentas, pois requer que você insira nele todas as ações que realizar ao longo do dia, tanto de trabalho quanto de lazer. Assim, ele consegue mostrar seu desempenho por meio de gráficos para determinar quais são as metas e objetivos que você deve alcançar.

Por enquanto, o Optimized está disponível somente na Apple Store e permite integração com outros apps de atividades rotineiras como o Apple Health.

Todoist

O Todoist traz a proposta de calma e controle na gestão das tarefas do dia a dia. Nele, você pode adicionar as tarefas que precisa fazer e priorizar as mais importantes colocando-as em destaque na ferramenta.

Isso é importante, pois, ao delegar trabalho a outras pessoas, elas passam a saber o que devem fazer primeiro. Para saber como anda o desempenho delas dentro dos projetos, o Todoist traz uma ferramenta de progresso e produtividade.

Apesar de ser um aplicativo premium, ele tem uma versão gratuita que inclui todas as funcionalidades que mencionamos acima.

Trello

Um dos organizadores de tarefa mais conhecidos do mercado bastante utilizado por quem gosta da metodologia kanban. 

A gestão de tarefas no Trello é feita a partir de quadros que permitem a inserção de listas e cartões personalizáveis. Logo, dentro de cada cartão dá para incluir as tarefas necessárias e envolver as pessoas que participarão da sua execução.

Uma boa prática de organização do Trello é criar quatro quadros no seu dashboard: planejamento, tarefas para fazer, tarefas em andamento e tarefas concluídas. Dessa forma, você começa o seu dia sabendo como andam os trabalhos ao abrir a ferramenta.

Agora que você conhece quais são os tipos de organizador de tarefas mais utilizados no mercado e suas características, pode escolher o mais adequado para a sua empresa.

Acredita que este artigo pode ser útil àqueles que estão buscando uma solução assim? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais!

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