Quando uma empresa mantém hábitos que o mercado considera defasados, isso é ruim para os negócios. Afinal, dificilmente os clientes terão vontade de contratar os serviços de uma organização que ficou parada no tempo, certo? Por isso, é importante entender os pontos que fazem parte das firmas modernas como, por exemplo, entender para que serve a assinatura eletrônica.
Se você ainda trabalha com documentos impressos, coleta assinaturas de forma manual, paga pelo transporte desses documentos para que eles cheguem em segurança até as partes envolvidas e não sabe com clareza como a assinatura eletrônica pode ajudar a otimizar isso tudo, te convidamos a continuar a leitura, pois este artigo é para você!
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é um meio utilizado por ferramentas digitais cujos signatários têm consentimento no documento gerado em formato eletrônico, substituindo a assinatura manual. Assim, a empresa tem mais facilidade e rapidez ao assinar contratos com fornecedores, colaboradores e clientes.
Por mais que algumas pessoas pensem que a assinatura eletrônica se restringe somente a firmar documentos, a abrangência dela é muito maior. Além de contratos, ela envolve outros meios como: reconhecimento biométrico, leitura facial, token e até mesmo o login que você usa no seu e-mail pessoal é um tipo de assinatura eletrônica.
Assim, se todas as ações da empresa que exigirem o reconhecimento de uma pessoa designada a cumpri-lo, uma das formas de fazer isso é a partir desse recurso, que acaba sendo muito útil em tempos de home office.
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Os dois termos são bem parecidos, o que torna comum as pessoas pensarem que eles são sinônimos. Porém, na verdade, ambos são diferentes.
Como explicamos acima, a assinatura eletrônica pode ser usada de diversas formas, o que não ocorre na assinatura digital.
Mesmo sendo um tipo de assinatura eletrônica, a assinatura digital é voltada basicamente a firmar documentos online e sua validez ocorre via criptografia feita a partir de um certificado digital.
Sua emissão é feita junto ao ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) e dura alguns dias, pois é necessário fazer o pagamento das taxas correspondentes e seguir as instruções estabelecidas pela instituição emissora.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Essa é uma pergunta feita de forma bem recorrente por todos que pensam em adotar assinaturas eletrônicas nas suas gestões de documentos. Portanto, começamos este parágrafo respondendo que, sim, ela é válida juridicamente.
Sabe quando você está conversando com alguém, de repente um possível sócio, em um lugar informal como um bar, e acaba acordando algo em termos de trabalho? Bom, se houver uma ou mais testemunhas desse momento, esse acordo tem validade jurídica. Portanto, assinaturas eletrônicas também têm.
Os artigos 104 e 107 do Código Civil brasileiro defendem que todo tipo de contratação é válida desde que mantenha a integridade, autenticidade e não seja modificada depois que as partes já entraram em consenso.
Para que serve assinatura eletrônica dentro de uma gestão de documentos?
O uso de assinatura eletrônica conta com uma série de vantagens, destacamos aqui as principais.
Substituição dos documentos físicos
Se a sua empresa for pequena ou estiver começando agora, é provável que o espaço destinado ao armazenamento de documentos físicos ocupe somente uma pasta ou gaveta do seu armário. Mas, o que acontecerá quando essa demanda crescer?
Startups que buscam a escalabilidade do negócio certamente verão esse cenário ocorrer em algum momento. Como consequência, a pasta ou gaveta dará espaço ao armário todo e, posteriormente, a uma sala inteira. Duvida? Pergunte a um contador se um móvel de escritório é suficiente para guardar todos os documentos impressos que emite.
Contudo, quando você passa a usar assinatura eletrônica nos seus documentos, não precisa mais dispor um espaço físico para armazená-los, pois esse local passa a ser a nuvem em que, mesmo os menores limites de armazenamento, permitem guardar uma quantidade grande de arquivos de texto.
Maior agilidade
O processo de assinatura tradicional é mais demorado, pois tem como base condições mais morosas que precisam ser seguidas. Isso começa pela assinatura em si cujos assinantes devem estar juntos no mesmo lugar – que pode ser o escritório ou o cartório caso seja necessária uma firma autenticada.
Se não for possível as partes estarem unidas presencialmente, o documento pode ser enviado por meio de motoboy, Correio ou transportadora (caso a pessoa se encontre em outro estado ou país, sobretudo), o que faz o processo demorar ainda mais, pois envolve o tempo de envio do documento e do mesmo assinado.
Por outro lado, quando a assinatura eletrônica é aplicada, o documento online pode ser enviado por qualquer ferramenta de comunicação, o que inclui e-mail e até WhatsApp. Em apenas um clique a assinatura é feita.
Melhor organização
Localizar documentos físicos pode ser mais difícil do que arquivos digitais, mesmo que você seja uma pessoa muito bem organizada. Quer ver alguns exemplos?
Imaginemos que a pessoa ou equipe responsável pelo atendimento da sua empresa precise consultar um contrato assinado por um cliente. Ela deverá se dirigir até o local onde são guardados todos os outros documentos afins e conferi-los até achar o contrato com a informação que o cliente quer, o que pode deixá-lo incomodado por causa da demora.
Em outra situação, auditoria sem aviso prévio pode ser feita na empresa e certamente eles pedirão determinados documentos. Se você estiver na empresa e souber onde eles estão, será mais fácil achá-los. Mas, e se não estiver e alguém, no seu lugar, precisar procurá-los? Provavelmente será mais difícil.
Como as plataformas de assinatura eletrônica contam com um espaço para armazenar os documentos firmados, ficam mais organizados, de modo que localizá-los na nuvem é muito mais simples.
Economia de custos
Sabe quando você viaja a turismo, passa um dia passeando, comprando lembrancinhas e, de repente, diz para si:
– Nossa…gastei tudo isso e nem senti!
O mesmo acontece em relação aos custos referentes à emissão de documentos físicos: os gastos saem do seu caixa e, em meio à rotina, acabam não sendo percebidos. Por isso, vamos listá-los abaixo para você:
- impressora: esta é a ferramenta essencial para a geração dos documentos, por isso colocamos como o item número 1 da lista de custos;
- toner: igualmente necessário para imprimir os arquivos, a compra ou recarga de toners acaba sendo mais periódica se o seu trabalho requerer a impressão de muitos arquivos;
- resma: considerando que as resmas padrões de mercado trazem 500 folhas em branco, a demanda de documentos pode exigir uma compra frequente também;
- envios: os valores correspondentes aos serviços de motoboy, Correio e transportadoras também podem ser altos dependendo da frequência e locais dos destinatários;
- armários: por fim, o móvel destinado a guardar papéis, alguns escritórios precisam comprar mais armários conforme a quantidade de papel aumenta.
Amplitude de contratações
Uma vez que você comece a usar assinatura eletrônica em vez de manual, isso amplia o seu leque de contratações, pois você se torna independente da presença física dos seus contratados.
Se os seus funcionários trabalharem de casa e a sua empresa não tiver qualquer tipo de restrição jurídica para contratar pessoas que moram em outros estados, por que focar esforços em trazer pessoas que morem na mesma cidade que você se a contratação eletrônica te permite buscar talentos pelo país inteiro?
O mesmo vale para a aquisição de clientes. Nos dias de hoje, o aumento da tecnologia nos deu a oportunidade de entregar tarefas com mais velocidade e essa expectativa também existe durante uma negociação.
Quando um cliente diz “sim” para a sua proposta, ele espera já deixar o compromisso firmado no mesmo instante (ao assinar o contrato eletronicamente) em vez de esperar muito tempo (pelo envio do contrato físico). Dependendo da demora, o cliente pode até desistir da negociação ao achar que o serviço prestado será igualmente lento e burocrático.
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Como adotar uma assinatura eletrônica?
Agora que você sabe o que é uma assinatura eletrônica e quais são as suas serventias, deve estar se perguntando o que deve ser feito para ter uma na sua empresa, certo? Pois, confira a resposta a seguir!
Plataformas de assinatura eletrônica
O primeiro passo é contratar uma plataforma de assinatura eletrônica. Ela permite que você faça o upload do documento a ser assinado pelas partes envolvidas. Portanto, o processo é muito mais simples do que os seguidos ao fazer uma assinatura manual.
Após subir o arquivo, a ferramenta gera um link para assinatura que precisa ser enviada aos signatários. Para assinar, eles devem informar alguns dados pessoais – como nome completo, número de CPF, e-mail e telefone – e clicar no botão de assinatura. Isso significa que, em menos de 1 minuto, o contrato é firmado.
Se você tiver uma demanda baixa de contratos por mês, pode usar a maioria das plataformas do tipo de forma gratuita. Mas, se o volume aumentar, deverá escolher planos que atendam melhor o negócio.
ZapSign: assinatura eletrônica sem mistérios
Como pôde ver ao acessar este blog, somos da ZapSign, uma empresa que fornece o serviço de assinatura eletrônica. Nosso foco é fazer com que você colete assinaturas de forma simples tanto pelo computador quanto pelo celular.
Além disso, entendemos que, hoje em dia, as negociações são feitas em diversos meios de comunicação, por isso a ferramenta permite que você envie facilmente os links dos contratos via e-mail e também WhatsApp. Confira no vídeo abaixo como ela funciona!
Quais são os passos para ter uma assinatura eletrônica na ZapSign?
É igualmente simples e rápido começar a usar a ZapSign na sua empresa. Ao clicar aqui, você encontra os três planos oferecidos por nós: dois são empresariais e voltados a atender todos os tipos de negócios e o outro é um plano de teste gratuito feito para quem tem baixa demanda de assinaturas ou queira experimentar a plataforma primeiro.
Se tiver dúvidas sobre qual deles é o mais adequado para o seu modelo organizacional, que tal bater um papo conosco? Sim, é isso mesmo. Agora que você chegou ao final deste texto e compreendeu para que serve uma assinatura eletrônica, clique aqui para solicitar o contato de um dos consultores da ZapSign e veja como ela funcionará para você!
