Assinatura digital: o que é, como fazer e validade jurídica
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Assinatura digital: o que é, como fazer e validade jurídica

A assinatura digital é essencial em todos os tipos de empresas, porém muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como ela pode ser utilizada e quais são seus benefícios. Se for o seu caso também, continue a leitura deste artigo.

Hoje em dia, existem inúmeras formas de assinar um documento digitalmente, destacando-se a assinatura digital. Neste post, vamos explicar o que é assinatura digital, como fazer uma assinatura digital de forma simples em documentos Word e PDF e como assinar documentos pelo WhatsApp.

Segue abaixo os índices de todos os tópicos que abordaremos:

O que é assinatura digital?

Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. O conceito de assinatura eletrônica está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato. 

A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Na assinatura digital, o signatário utiliza um certificado digital para comprovar sua autoria. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.

Tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital possuem validade jurídica, de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 e Medida Provisória nº 983 de 2020. Neste texto, tratamos da assinatura eletrônica e da assinatura digital indistintamente, já que na maioria das situações possuem os mesmos efeitos.

Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Quando o assunto é documentos online, essa dúvida é muito recorrente: qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital? Afinal, os termos são parecidos e possuem elementos em comum, a ponto de serem confundidos como sinônimos. Porém, levantamos aqui as principais diferenças entre elas.

Quais são as características da assinatura eletrônica?

Primeiro, vamos tratar de entender melhor o que é uma assinatura eletrônica. Como dissemos anteriormente, ela envolve o uso de meios eletrônicos ou digitais para tornar um ato válido. Portanto, é um termo amplo, pois engloba todos os tipos de assinatura que utilizam essa tecnologia, inclusive a digital. Vamos ver alguns exemplos:

  • autenticação com login e senha: este é um dos mais comuns, pois está presente tanto na  vida pessoal para acessar e-mail ou redes sociais quanto na profissional para utilizar ferramentas de gestão, por exemplo;  
  • biometria: como a impressão digital é única, a biometria é usada para identificação de acessos pessoais como contas bancárias;
  • reconhecimento facial: outra forma eletrônica frequentemente utilizada para permitir a entrada de pessoas autorizadas em determinados lugares e também acesso via aplicativos para celular;
  • tokens: neste caso, uma chave é enviada via SMS ou e-mail para a pessoa confirmar que é ela quem está realizando o acesso pelo meio eletrônico.

Em todos esses casos, para que a assinatura eletrônica tenha validade legal, é necessário que ela seja íntegra (ou seja, garanta que o documento não possa ser alterado), autêntica (isto é, capaz de identificar o autor da assinatura por meio de uma chave privada) e tenha o registro da maneira e do dia em que a assinatura foi feita.

Devido à sua praticidade, a assinatura eletrônica vem sendo cada vez mais utilizada no dia a dia de empresas que precisam firmar documentos com frequência.

Quais são as características que diferem a assinatura digital da eletrônica?

Agora que o conceito dos dois tipos de assinatura está claro, vejamos quais são as suas diferenças.

A assinatura eletrônica reúne todos os formatos utilizados para assinar ou tornar válido um documento ou a identificação de uma determinada pessoa. 

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para torná-la válida, além de precisar de um certificado digital.

O processo de emissão do certificado digital costuma levar alguns dias úteis. O primeiro passo a ser dado é pagar as taxas referentes ao seu registro e, em seguida, seguir os procedimentos da instituição fornecedora para fazer o registro completo da assinatura.

Em seguida, você poderá usar a sua assinatura em documentos eletrônicos de forma autenticada.

Em quais documentos a assinatura digital pode ser utilizada?

A legislação não faz qualquer restrição desse meio de autenticação, de forma que é possível utilizar a assinatura digital para comprovar a autoria de diversos documentos, tais como (listagem exemplificativa):

  • contratos e aditivos;
  • documentos relativos à relação de trabalho (folhas de pagamento, rescisões, formulários, advertências);
  • receitas médicas, relatórios de saúde;
  • ordens de pagamento ou de serviço;
  • contratos de compra e venda.

Como funciona a assinatura digital na prática

A exemplo das assinaturas físicas, as digitais têm como função principal designar cada signatário. Empresas que oferecem esse serviço devem seguir um protocolo chamado PKI (Public Key Infrastructure, “Infraestrutura de Chave Pública” em inglês). Ela exige que o provedor utilize um algoritmo matemático para gerar as chaves que pode ser pública ou privada.

Assim, a partir do momento em que uma pessoa firma um documento digital, a assinatura é criada a partir da chave privada por meio de um procedimento seguro seguido pelo assinante. 

O algoritmo cria um conjunto de dados que corresponde ao documento assinado – que chamamos de hash – e os criptografa para gerar a assinatura digital que é registrada com o dia e horário em que foi feita, por isso a assinatura perde a validez se o documento for alterado.

Vamos ver um exemplo prático? João é um corretor de seguros e está a ponto de fechar negócio com um cliente. Então, ele envia o contrato com sua assinatura para o cliente assinar também. Nele, é enviada uma cópia da chave pública de João capaz de descriptografá-la, o que comprova que o documento foi realmente firmado por João, tornando-o válido.

Em suma, este é o caminho que ocorre quando uma assinatura digital é feita:

  1. o assinante acessa o documento digital e executa o comando para assiná-lo;
  2. o hash cria um conjunto de dados correspondente a esse documento;
  3. sua chave privada criptografa esses dados;
  4. o documento digital assinado é gerado;
  5. o assinante envia o documento assinado para que a outra parte assine também;
  6. os valores do algoritmo do hash e da chave pública descriptografada são verificados e tidos como válidos quando são iguais;
  7. a outra pessoa que deve assinar o documento o recebe com a informação de que ele foi firmado pela outra parte e que a assinatura é válida.

Quais as vantagens de se utilizar uma assinatura digital?

São vários os benefícios que uma assinatura digital traz, listamos abaixo os principais.

Maior rapidez na assinatura de documentos

A assinatura de documentos físicos passa por um processo moroso quando as partes envolvidas não se encontram no mesmo lugar. Afinal, é preciso que o primeiro signatário o assine e envie à outra pessoa que também deve assinar. Após fazê-lo, ela precisa enviar o documento de volta ao remetente.

Dependendo do local onde as partes residem e da forma de envio escolhida, esse procedimento pode levar dias e retardar as ações contratadas caso suas execuções requeiram o documento assinado.

Com a assinatura digital, esse mesmo processo se torna mais rápido e simples, pois basta um clique para o arquivo ser assinado.

Redução de custos

Você tem ideia da quantidade de gastos que envolvem a assinatura de um documento físico? Bom, vamos verificar cada um.

Começamos pelo envio que envolve os serviços de um motoboy, Correios ou transportadora que levam o documento impresso até um dos assinantes. Aliás, a impressão também requer custos de toner, tinta e papel. Talvez o custo disso pareça pequeno levando em consideração a emissão de 1 documento, mas certamente fará a diferença quando o volume for maior.

Você também precisa de um espaço para armazenar todos esses papéis. Com o passar do tempo, ele deverá ser cada vez maior como vemos em alguns escritórios de contabilidade que possuem salas totalmente dedicadas a guardar documentos impressos.

Diminuição do deslocamento de pessoas e benefícios para o meio ambiente

A assinatura digital também traz o benefício de envolver menos pessoas no processo que precisam se deslocar constantemente para levar os documentos até as partes, o que representa uma enorme vantagem para o meio ambiente.

Talvez alguns não considerem isso tão importante assim, pois que diferença faz um motoboy a menos em meio a tantas empresas que ainda operam com envio de documentos físicos, não é mesmo?

Porém, se cada um fizer a sua parte até que todos façam também, a consequência será a diminuição de Co2 que beneficiará o planeta e as pessoas que nele vivem. Para que todas as empresas possam aderir à assinatura digital, a ZapSign tem planos que atendem às mais variadas necessidades de mercado.

Diminuição na proliferação de vírus e bactérias 

Documentos digitais poupam o uso de locais destinados a armazenar os documentos físicos que, por sinal, requerem uma série de cuidados como se certificar de que o lugar seja fresco e com baixa umidade.

Temperaturas altas e ambientes úmidos podem fazer com que os papéis se deteriorem mais rapidamente, o que permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias que fazem mal à saúde.

Redução no consumo de papel

Imagine a seguinte situação: um cliente seu pede para rever o contrato (físico) que vocês assinaram há muito tempo, o que te faz ir até a sala onde todos os documentos são armazenados e verificá-los um por um até encontrar o que deseja.

Já pensou no tempo necessário para realizar essa tarefa? É o mesmo tempo que você poderia dedicar a conseguir mais clientes e fazer o seu faturamento crescer. Para encontrar os documentos firmados de forma digital, basta buscá-los na plataforma usada para fazer as assinaturas e pronto. Em menos de 1 minuto você faz o que poderia levar 1 hora ao procurar algum arquivo impresso.

Além do mais, isso também ajuda a reduzir o desmatamento. Sabia que, para cada tonelada de papel, é preciso derrubar em 11 árvores? Considerando que o Brasil tem aproximadamente 19 milhões de empresas e que muitas usam documentos físicos, pense no bem que faremos à natureza ao aderirmos para o digital. 

Fechamento de negócios mais rápidos

“Preciso disso para ontem”. Você certamente já ouviu ou disse essa expressão em algum momento no trabalho, certo? Não é para menos, pois os processos comerciais têm se tornado cada vez mais rápidos, o que requer ações que sigam o mesmo ritmo.

Isso faz com que as assinaturas de contrato também precisem ser dinâmicas, o que é benéfico para qualquer tipo de negócio. Enquanto um acordo que envolva assinatura manuscrita leva tempo, a digital é rápida, o que faz com que você tenha mais contratos fechados por mês.

Mobilidade

Você já deixou de assinar um documento por estar em outro estado onde não tem assinatura registrada em cartório? Esse problema não te pertence mais com a assinatura digital, pois você pode firmá-lo onde quer que esteja, até mesmo com o seu celular.

A ZapSign permite que você utilize a plataforma não apenas via desktop, mas também a partir do seu smartphone. Assim, independente de onde estiver, poderá assinar o documento em apenas um clique.

Como fazer uma assinatura digital?

Existem diversas formas de fazer uma assinatura digital, que irão variar de acordo com a sua utilização. Há variadas plataformas com alto grau de confiabilidade que facilitam a assinatura digital, dentre elas a ZapSign.

É muito fácil, basta acessar o site zapsign.com.br, informar o seu login/senha e você será encaminhado à página principal.

Selecione o arquivo em formato PDF que você deseja assinar e, por fim, informe quais são os destinatários que devem assinar o documento. Caso você queira assinar um documento Word, basta convertê-lo para PDF na opção “Salvar como” ou utilizar um site de conversão, como ILovePdf.

Uma vez gerado o link de acesso ao documento, você pode enviá-lo da forma que preferir, como WhatsApp, e-mail ou Telegram.

É possível fazer uma assinatura digital grátis?

Sim, é possível sim enviar documentos para assinatura digital grátis. A ZapSign por exemplo disponibiliza a assinatura de até 5 (cinco) documentos mensais grátis, para que você possa se familiarizar antes de optar por uma assinatura premium (com diversas funcionalidades adicionais). 

Vale mencionar que assinar um documento é sempre grátis – o limite de 5 documentos é apenas aplicado para quem envia o documento.

Validade jurídica da assinatura digital

Antes de mais nada, é fundamental esclarecer que tanto a assinatura física como a assinatura digital podem ter a sua validade questionada de modo que é impossível afirmar que uma possui maior valor jurídico do que a outra.

Ao assinar um documento da forma tradicional (papel e caneta) você está inserindo a sua marca, com intuito de convencer o destinatário do documento que a assinatura ali contida é capaz de vincular a sua manifestação de vontade por possuir semelhança ou os mesmos padrões, quando comparado a outros documentos por você assinados.

Ou seja, na eventualidade da sua assinatura física ser confrontada, a única forma de confirmar ou negar a sua validade será através da realização de uma perícia grafotécnica, no qual um profissional especializado poderá atestar ou não a sua validade.

No caso da assinatura digital, a manifestação da vontade do signatário é confirmado por outros meios, utilizando-se de diversos mecanismos, tais como: a própria assinatura (marca ou sinal) feito em um device (smartphone/tablet), utilização de senha digital, registro dos dados de IP do signatário do documento, registro das informações do aparelho onde a assinatura foi realizada, utilização de token enviado por e-mail ou SMS, geolocalização ou até mesmo uma selfie.

A assinatura digital possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Fundamentação jurídica da assinatura digital

Entrando um pouco no juridiquês, a fundamentação para aceitação da Assinatura Digital se divide em 03 grandes grupos.

Entre particulares (pessoas físicas ou jurídicas com outras pessoas físicas ou jurídicas)

A fundamentação para aceitação da assinatura digital em documentos particulares é vasta, destacando-se os seguintes:

  • Código Civil Brasileiro em seus artigos 104, 107 e 225;
  • Código de Processo Civil em seu artigo 369, 411, 440 e 441;
  • Medida Provisória 2.200–2 /2001.

Resumidamente, não havendo menção expressa na lei vetando a assinatura digital, todo e qualquer documento assinado de forma digital, entre particulares, é válido, isso inclui: contratos e rescisões, recibos, folha de pagamento, ordens de serviço, atas de reunião e assembleia, entre outros.

Importante frisar que para que uma assinatura digital seja aceita e validada em caso de eventual questionamento, ela deve cumprir os seguintes requisitos técnicos:

  • Autenticidade: registro de autenticação dos usuários, como assinatura, biometria facial, dentre outros;
  • Intenção e não repúdio: registros que comprovem a origem, submissão, entrega e a integridade do processo de assinatura. Impedindo que um signatário negue sua ação e intenção de assinar;
  • Integridade: registros e criação de um código de integridade para verificação da originalidade do documento;
  • Tempestividade: registro de data e hora da ocorrência da ação praticada;
  • Confidencialidade: registro de todos aqueles que tiveram acesso ao documento.

Entre particulares e entes públicos (pessoas físicas ou jurídicas com entes públicos)

Com relação às assinaturas digitais entre particulares e os entes públicos, a novíssima MP 983/2020 surgiu em um momento onde o isolamento social causado pela pandemia da COVID-19 acelerou a tendência de utilização de meios eletrônicos para formalização dos negócios jurídicos.

Tal norma, classificou as assinaturas digitais e sua utilização em 03 grandes grupos, são eles:

  1. assinatura eletrônica simples: poderá ser utilizada quando a comunicação não envolver informações protegidas por grau de sigilo;
  2. assinatura eletrônica avançada: poderá ser utilizada quando envolver informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo e nos registros perante as juntas comerciais;
  3. assinatura eletrônica qualificada: poderá ser utilizada em qualquer comunicação com os entes públicos, observado que será obrigatória sua utilização nos atos de transferência e registro de bens imóveis, nos atos normativos assinados por determinados entes públicos e nas demais hipóteses previstas em lei.

Vale destacar que a MP permitiu que, durante o período de pandemia da COVID-19, os níveis mínimos estabelecidos pelos entes públicos poderão ser flexibilizados em relação aos requisitos acima listados, com o objetivo de reduzir os contatos presenciais ou tratar eventuais impossibilidades de realização da assinatura de modo diverso.

Documentos assinados por profissionais da saúde

As informações trocadas entre os profissionais da saúde e os seus pacientes requerem uma proteção especial devendo seguir não somente as leis, mas também as inúmeras determinações dos órgãos de classe responsáveis por criar regras específicas para que essa comunicação ocorra no mais alto grau de sigilo e confidencialidade.

Dentro desse contexto, a MP 983 de 2020 dispõe que os documentos subscritos por profissionais de saúde e relacionados a sua área de atuação são válidos para todos os fins quando assinados com assinatura digital avançada ou assinatura digital qualificada.

No caso das assinaturas digitais para receitas médicas, a mesma MP estabelece que as receitas médicas em meio eletrônico somente serão válidas se contiverem a assinatura digital do profissional e se atenderem aos requisitos de ato da Diretoria Colegiada da Agência Nacional de Vigilância Sanitária ou do Ministro de Estado da Saúde, conforme as respectivas competências.

Conclusão

Conforme você pôde ver neste artigo, existem diversas formas de fazer uma assinatura digital. Se quiser saber mais, nada melhor do que experimentar na prática como funciona, certo? Portanto, faça seu cadastro na ZapSign e comece agora!

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