Saiba como fazer uma assinatura com certificado digital

Em uma era cada vez mais vulnerável no âmbito digital, ter a certeza de que os dados e informações da sua empresa estão seguros é fundamental e plenamente possível com o auxílio de uma assinatura com certificado digital.

Frequentemente usamos a internet para visualizar e compartilhar informações altamente confidenciais e importantes para o nosso negócio, como, por exemplo, registros bancários, relatórios financeiros, contratos que contém dados sigilosos do cliente, entre outras.

Embora já seja uma prática comum e relativamente fácil de ser replicada, como podemos garantir que os dados compartilhados estão sendo acessados somente pela outra parte devida e não por uma pessoa ou programa ou código malicioso que seja um risco à integridade daquelas informações?

Neste artigo você vai entender o conceito e relevância da certificação de uma assinatura digital e, melhor ainda, aprender a criá-la tanto pelo Adobe Reader quanto pelo Microsoft Word. Vamos lá?

O que é uma assinatura digital?

Antes de criarmos uma assinatura com certificado digital, é preciso compreender seu conceito. Em suma, o termo se refere à tecnologia de criptografia que fornece proteção e integridade para a documentação do âmbito digital. 

Desde 2001, conforme estabelecido na Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP Brasil), os documentos digitais têm efeito legal em todo o território brasileiro e, se autenticados, podem substituir as assinaturas manuscritas.

Isso não apenas reduz o tempo dedicado a uma transação, como para a assinatura de um contrato de prestação de serviços entre duas empresas que não demandará mais deslocamento até os cartórios, por exemplo, como também garante que uma mensagem ou documento digital seja íntegro e não foi modificado – por acidente ou não – desde o momento em que foi assinado.

Além disso, as assinaturas digitais aumentam a transparência e confiança entre as partes, mas também traz eficiência a qualquer departamento – e qualquer setor, como manter sua equipe de vendas focada em vender, liberando-as de tarefas administrativas manuais e repetitivas.

O que é um certificado digital?

Você pode pensar em um certificado digital como uma carteira de motorista ou demais documentos oficiais que se façam valer para sua identificação particular. Essa credencial vincula a identidade do proprietário do certificado a um par de chaves de criptografia eletrônicas (uma pública e outra privada), que podem ser usadas para criptografar e assinar informações digitais.

O principal objetivo do certificado digital é garantir que a chave pública contida no certificado pertença à entidade para a qual o certificado foi emitido, ou seja, verificar se a pessoa que está enviando uma mensagem é quem afirma ser, e, então, também fornecer ao receptor da mensagem os meios para codificar uma resposta de volta ao remetente.

É como se o seu documento estivesse protegido com um selo à prova de violação. Uma assinatura com certificado digital significa que cada signatário recebeu um ID digital de um provedor de serviços de confiança, como uma autoridade de certificação (CA). 

A partir daí, a identidade do signatário é revalidada conforme o documento é assinado, ao passo que a assinatura é criptograficamente vinculada ao documento usando a tecnologia de infraestrutura de chave pública (PKI).

Isso torna as assinaturas digitais, como assinaturas em nuvem, ideais para transações de alto risco, ou simplesmente para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), afinal, uma assinatura com certificado digital fornece o mais alto nível de garantia da identidade de um assinante.

Vantagens da assinatura com certificado digital

Quando o assinante usa um certificado para assinar digitalmente um documento, outras pessoas (conhecidas como partes confiáveis) podem confiar na assinatura digital porque acreditam que a CA fez sua parte para garantir que o assinante corresponda à sua identidade digital.

Nesse sentido, a chave privada do assinante é criptografada no documento, adicionando o carimbo de data / hora e a imagem gráfica da assinatura que ajudam no processo de reconhecimento da validade da assinatura. Para validá-la, basta usar qualquer leitor de PDF que irá descriptografar a assinatura com a chave pública do assinante.

Considerando que cada assinatura digital é exclusiva para o signatário e documento, não é possível copiar e colar a identificação. Isso significa que a assinatura com certificado digital torna os acordos digitais realmente seguros. 

Vale destacar que um certificado digital contém as informações necessárias para identificar e entrar em contato com a autoridade emissora, em caso de dúvidas da veracidade ou validade daquela identificação, embora seja projetada para ser resistente a adulterações e difícil de falsificar.

A assinatura digital pode ser usada para autenticar a origem das mensagens, o que é imprescindível sobretudo em contextos financeiros. Outra vantagem é que se uma mensagem for assinada digitalmente, qualquer alteração após invalida a assinatura. Isso resguarda as partes da integridade da mensagem. Ademais, uma entidade que assinou algumas informações não pode posteriormente negar que as assinou (não-repúdio).

Como fazer uma assinatura com certificado digital no Adobe Reader

Como vimos anteriormente, um certificado digital é uma identidade eletrônica que prova a autenticidade de um dispositivo, servidor ou usuário por meio do uso de criptografia e da infraestrutura de chave pública (PKI).

A autenticação de certificado digital ajuda as organizações a garantir que apenas dispositivos e usuários confiáveis ​​possam se conectar às suas redes, sobretudo por conter informações identificáveis, como o nome de um usuário, empresa ou departamento e o endereço de protocolo da Internet (IP) ou número de série de um dispositivo.

Quer saber como criar uma assinatura com certificado digital no Adobe Reader quando você já é certificado? Confira:

1) Em primeiro lugar, você deve abrir o documento que será assinado no Adobe Reader DC;

2) Após ler o arquivo e confirmar as informações, é hora de assiná-lo. Para isso, selecione a opção “Ferramentas” que consta na aba superior do Adobe Reader (ao lado da aba onde está sendo exibido o documento aberto);

assinatura com certificado digital

3) Em seguida, será preciso encontrar e clicar para abrir a opção “Certificados”;

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4) Depois, você encontrará abaixo da aba de “Ferramentas” a opção “Assinar digitalmente”, que também está listada na barra superior do Adobe Reader;

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5) O próximo passo é selecionar o espaço onde sua assinatura com certificado digital será exibida. Recomenda-se o uso do espaço inferior, após o texto contido no documento;

6) Na sequência, o Adobe Reader abrirá uma janela para que você possa selecionar o certificado que quer utilizar. Selecione e clique em “Continuar”;

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7) Por fim, clique em “Assinar“, insira sua senha, clique em “Salvar” e pronto, seu documento foi assinado digitalmente.

Como fazer uma assinatura com certificado digital no Microsoft Word

Além de poder criar uma assinatura com certificado digital em PDFs, sua empresa também se beneficia da assinatura com certificado digital no Microsoft Word. Veja o passo a passo:

  1. Antes de mais nada, é muito importante ler e reler o documento que será assinado. Depois, clique em “Arquivo“;
  2. Depois, selecione a opção “Proteger documento“;
  3. O terceiro passo será clicar em “Adicionar uma assinatura digital“;
  4. Quando realizar essa seleção, o Word abrirá uma janela na qual você precisará preencher algumas informações como, por exemplo, o “Tipo de compromisso“. Leia com atenção e escolha a opção mais adequada para o documento em questão;
  5. O “Objetivo da assinatura” também deverá ser selecionado;
  6. Após avançar, será preciso selecionar o certificado digital e, por fim, clique em assinar, digite sua senha, clique em salvar e pronto.

Entenda de vez a diferença entre assinatura digital e eletrônica

Agora ficou fácil, não é? Porém, se você chegou até aqui achando que assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa, vamos explicar agora a diferença entre essas técnicas que vão modernizar o seu negócio e torná-lo mais dinâmico.

Por mais que ambas as assinaturas ajudem com a conveniência, velocidade das assinaturas e economia de tempo e dinheiro, uma assinatura eletrônica pode ser definida como uma imagem da assinatura que você pode adicionar a qualquer documento. Ao contrário da assinatura digital com certificado, uma assinatura eletrônica pode ser copiada, colada e anexada a outros documentos por qualquer pessoa.

Desse modo, não existe aquele mesmo processo de verificação de documentos, ou qualquer rastreamento para alterações feitas no conteúdo dos documentos após a assinatura, ao passo que a assinatura digital, um tipo de assinatura eletrônica, é baseada em tecnologia criptográfica e, portanto, é mais gerenciável.

Solução em assinatura eletrônica

A adoção das assinaturas eletrônicas de documentos online nas empresas tem sido cada vez mais difundida, especialmente por sua capacidade de ser utilizada para quase todos os documentos privados, sejam eles contratos, procurações, propostas, convênios, empréstimos, entre outros.

Para torná-la ainda mais segura, a ZapSign permite capturar vários dados de autenticação do assinante, como nome, número de telefone e e-mail dos seus signatários.

Além disso, a integridade do arquivo é garantida pelo algoritmo SHA256, que é uma função hash criptográfica criada pela NSA. Nosso algoritmo pode até identificar se o arquivo original foi alterado. Então, entre em contato agora mesmo com um especialista da ZapSign e saiba como aliar a assinatura eletrônica ao seu negócio.

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