Conforme as pautas ambientais e sociais vão ganhando mais e mais relevância na sociedade, percebe-se um movimento por parte das empresas em direção a um alinhamento de suas práticas com o conceito de ESG (Environmental, Social and Governance) que envolvem, inclusive, a união entre assinatura digital e sustentabilidade.
Em tempos de crise climática, aquecimento global e fortes impactos ambientais sobre o mundo, é natural que o tema esteja em alta – e a maior parte das organizações já compreende que uma gestão sustentável deve estar entre suas maiores prioridades.
Dado este cenário, nós, da ZapSign, tomamos a iniciativa de produzir este conteúdo. Ao longo dele, você poderá conferir o quão poderosa é a aliança entre firmas digitais e ações sustentáveis para uma prática de gestão baseada em sólidos critérios de preservação do meio ambiente, cuidados com causas sociais e governança. Boa leitura!
O que é sustentabilidade nas empresas?
Conceitualmente, a sustentabilidade nas empresas se define como uma gestão estratégica que contemple, de forma consciente, uma forte consistência nos processos da empresa, de modo que seu crescimento econômico seja potencializado sem que se cause prejuízo ao meio ambiente ou à qualidade de vida das pessoas que compõem a comunidade local.
Com efeito, a sustentabilidade visa estabelecer métodos capazes de suprir as principais necessidades (coletivas e individuais) de modo consciente, preservando e renovando os recursos utilizados, a fim de que as gerações posteriores possam também ter suas próprias demandas atendidas.
Ao valorizar a utilização de métodos sustentáveis para uma escalada em maior prazo, em vez de promover um crescimento maciço e ensandecido baseado em obter o máximo de lucro dentro de um curto prazo, essas práticas promovem uma reformulação significativa nos processos internos da empresa, implementando uma política de práticas baseada em critérios de âmbito social, ambiental e econômico.
De fato, já faz tempo que a sustentabilidade deixou de se tratar de um simples atrativo ou mero diferencial, mas de uma extrema necessidade sob todos os aspectos possíveis. Uma vez que a atividade corporativa movimenta uma parte significativa da economia e do desenvolvimento social do planeta, torna-se claro que a maneira como essa atividade é conduzida é de um valor decisivo para a preservação do planeta e dos seus recursos.
Hoje, as maiores organizações do planeta compreendem que a gestão sustentável é extremamente necessária – do contrário, não haverá atividade possível em um futuro não tão distante assim.
As demais camadas da sociedade também se mostram bem mais conscientes do que antes, de modo a cobrar um posicionamento ambiental afirmativo das principais marcas do mercado. Em outras palavras, o mundo está mudando e quem não acompanhar essa mudança não vai muito longe.
Reafirmando a relevância desses fatores, o conceito de ESG (Environmental, Social and Governance – ou Ambiental, Social e Governança) vem sendo cada vez mais aplicado na gestão de empresas pelo mundo todo, sendo considerado o tripé da sustentabilidade empresarial: Environmental, Social e Governance.
E – Environmental
Environmental é o critério ambiental, que abrange as diretrizes referentes à redução do impacto direto que as atividades desenvolvidas por uma determinada empresa podem causar sobre o meio ambiente, como, por exemplo: gestão de resíduos, gases e poluentes, plano de reciclagem e vários outros.
S – Social
O segundo pilar considera o impacto das atividades da companhia sobre as pessoas – desde funcionários e clientes até as comunidades locais. Aqui, a gestão é conduzida conforme princípios de ética, diversidade, direitos humanos, acessibilidade e igualdade de oportunidades.
G – Governance
O terceiro critério existe para gerir as atividades da empresa rumo a um crescimento econômico que respeite os parâmetros culturais, sociais e ambientais. Para tal, considera-se a importância de uma gestão responsável de recursos e de uma comunicação transparente e honesta com funcionários, público e sociedade em geral.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato.
Trata-se, portanto, de um recurso que comprova a identidade dos seus signatários de maneira segura, a partir de criptografia, chave virtual e de um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, assume o mesmo valor jurídico de uma assinatura tradicional, graças ao estabelecimento de diversas normas, como o artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Medida Provisória nº 983 de 2020.
Alguns exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.
Neste texto, tratamos da assinatura eletrônica e da assinatura digital indistintamente, já que na maioria das situações possuem os mesmos efeitos.
Como a assinatura digital pode contribuir para a sustentabilidade nas empresas?
Sabemos que a implementação de uma plataforma de assinatura eletrônica na sua gestão de documentos pode trazer inúmeras vantagens ao seu negócio. Contudo, o que muitas vezes é ignorado é o potencial afirmativo que esse tipo de solução também pode representar sob o ponto de vista das políticas ambientalmente sustentáveis. Confira a seguir.
Redução do consumo de papel e combate ao desmatamento
Por lidar apenas com arquivos eletrônicos, a assinatura digital diminui drasticamente (podendo chegar até mesmo a eliminar completamente) o consumo de papel. Além das vantagens práticas, como o ganho em agilidade nos procedimentos, essa prática também combate o desperdício de material.
Se pensarmos que cada tonelada de papel significa a derrubada de 11 árvores, e que, apenas no Brasil, existem aproximadamente 19 milhões de empresas, podemos ter uma boa idéia da diferença que a migração para o digital pode fazer à natureza.
Diminuição da poluição
A prática da assinatura digital também contribui para a diminuição da poluição, uma vez que a redução dos gastos com correios, motoboys e outras formas de transporte dos documentos entre as partes está intimamente ligada à redução na emissão de gases poluentes.
Se pensarmos no longo tempo que o papel leva para se decompor (cerca de três meses em local úmido, e muito mais em local seco), percebemos também a importância de se adotar os processos eletrônicos de gestão de documentos, a fim de superar os problemas causados pelo acúmulo de lixo.
Modernização dos processos
Como podemos perceber, uma gestão dos arquivos baseada em ambiente online fortalece um processo operacional objetivo e moderno, no qual os erros são potencialmente reduzidos e facilmente corrigíveis. Dessa maneira, o negócio se torna escalável, e outras empresas buscarão utilizá-lo como modelo de referência – de modo que o foco nas práticas sustentáveis seja amplamente replicado.
Aumento da produtividade
Como citado, a implementação da assinatura digital nas empresas gera ganhos significativos sob os mais diversos aspectos. Quando o trabalho se torna mais fluido e menos estressante, aumentam os níveis de satisfação entre os profissionais – e sabemos que uma equipe satisfeita, invariavelmente, torna-se mais engajada e produtiva. A satisfação, o engajamento e a produtividade são de total relevância ante os aspectos social e de governança do ESG.
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Boas práticas de sustentabilidade ao usar assinatura digital
O processo de assinatura digital como forma de promover a sustentabilidade nas empresas está intrinsecamente relacionado a uma série de práticas básicas. Confira, a seguir, algumas dicas de como tirar o melhor proveito desse recurso:
Digitalização de documentos
É preciso reconhecer o importante papel que a tecnologia desempenha na promoção de uma cultura corporativa sustentável: uma vez que os arquivos digitalizados possuem a mesma validade que os físicos, e ainda eliminam os desperdícios de material, não há motivo para insistir em um modelo de gestão ultrapassado e obsoleto.
A digitalização dos documentos é, portanto, o primeiro e principal passo a ser dado para que a rotina contratual da sua empresa comece a operar exclusivamente com assinaturas eletrônicas, fortalecendo a agilidade e a sustentabilidade necessárias aos seus processos.
Armazenamento na nuvem
O armazenamento dos seus documentos em serviços de nuvem é imprescindível, se você deseja estabelecer uma gestão de documentos sustentável e modernizada. Afinal de contas, para reduzir o uso dispensável de papel na sua rotina laboral, é preciso, primeiramente, estabelecer uma alternativa viável.
Vale destacar que, enquanto o seu processo de digitalização não estiver completo, os arquivos físicos que ainda estiverem sendo utilizados precisarão ser armazenados em condições apropriadas. Por isso, é importante garantir a manutenção desses espaços, atendo-se sempre à temperatura e à umidade do ambiente.
Segurança na gestão de documentos
Finalmente, uma vez que seus documentos estejam circulando exclusivamente em ambiente virtual, estabeleça as regras de acesso necessárias, a fim de garantir a segurança e a integridade dos dados relevantes da sua empresa. Afinal de contas, uma política de sustentabilidade corporativa de excelência também deve prezar pelo desenvolvimento seguro e longevidade do negócio.
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