Para ter relevância no mercado e atrair clientes que estão a par das tecnologias do momento, as empresas precisam estar atentas aos seus costumes de consumo, o que envolve assinar documentos digitalmente. Se você sabe disso e estava a procura de uma solução de assinatura digital grátis, chegou ao lugar certo.
Neste post apresentaremos as etapas para você conseguir fazer isso, além de esclarecer os conceitos e benefícios que a assinatura digital é capaz de trazer. Vamos lá?
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, ou seja, requer o uso de meios eletrônicos ou digitais para validar a ação e concordância de uma pessoa.
Como muitas pessoas estão habituadas a realizar a assinatura física de documentos, é comum uma pergunta surgir a seguinte dúvida: assinar digitalmente um documento é válido juridicamente?
A resposta é sim. A Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 garante que uma firma digital é válida em termos jurídicos, o que permite aos empresários usá-la.
Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Como dissemos, a assinatura digital está dentro dos tipos de assinatura eletrônica que podem variar desde biometria e reconhecimento facial até autenticação com login e senha. Esta é a principal diferença.
Inclusive, no dia 24/09/2020, foi publicada a Lei nº 14.063/2020 que torna o uso de assinaturas eletrônicas disponível em interação com entes públicos.
Assim, na assinatura digital, é preciso que a criptografia a torne válida ao usar uma solução dedicada, tal como apresentaremos a seguir.
Como fazer uma assinatura digital grátis pela ZapSign?
Vejamos agora como você pode fazer a sua assinatura digital grátis usando o ZapSign, uma plataforma de assinatura eletrônica.
Passo 1: cadastre-se na plataforma
Para usar os serviços da ZapSign, a primeira etapa é realizar o cadastro no plano que for mais conveniente para você. São eles:
- plano profissional: ele permite que você consiga coletar até 20 assinaturas de documentos, além de incluir até 6 usuários por R$ 29 mensais;
- plano completo: ao usá-lo, as assinaturas de documentos são ilimitadas e permite a inclusão de até 11 usuários, o preço é de R$ 65 por mês.
Caso você ainda não tenha certeza de qual plano escolher e quiser experimentar a ferramenta primeiro, sem problemas.
A ZapSign conta com um plano essencial para que você comece gratuitamente com a emissão de até 5 assinaturas por mês.
Neste tutorial, vamos mostrar como dar início ao plano grátis por ter passos mais simples. Primeiro, acesse o site da ZapSign pelo computador ou celular e clique em “Testar Grátis”.
Depois de clicar, a próxima tela pedirá a inserção do e-mail e de uma senha para fazer login toda vez que você acessar a plataforma.
Em seguida, clique em “Criar conta” para finalizar o registro.
Passo 2: faça o upload do documento na plataforma
A ZapSign aceita somente arquivos PDF, portanto é preciso que você tenha o documento neste formato ou use algum conversor.
Feito isso, clique em “+ NOVO” para fazer surgir a tela de upload.
Depois, selecione o arquivo que você tem no computador ou celular e clique em “Selecionar Documento” para que a ação seja executada.
Passo 3: faça a inserção dos signatários
Após ter o documento na plataforma, é necessário definir quem irá assiná-lo. Isso é mostrado na tela seguinte, tal como vemos abaixo.
Basicamente, você precisa inserir apenas o nome de quem assinará o documento. Porém, caso seja necessário coletar mais informações, a opção de autenticação avançada permite pedir dados como e-mail, telefone e identidade.
Depois de clicar em continuar, a ZapSign pedirá que escolha em que parte do documento a assinatura será feita.
Essa funcionalidade foi criada a caráter proposital, pois muitas pessoas ainda estão acostumadas a assinar contratos manualmente em linhas específicas.
Assim, essa inserção reproduz a experiência da assinatura física para que os signatários que não estejam acostumados com o digital não estranhem o processo.
Após fazer essa definição, clique em “Salvar e continuar”.
Passo 4: envie o link para assinatura
Por fim, chega o momento de pedir às pessoas que assinem o documento.
Caso você já esteja em contato com elas, você pode copiar o link para assinatura gerado pela ZapSign e mandar para elas.
Hoje em dia, é comum fechar negócios pelo WhatsApp. Logo, se você estiver conversando com o signatário pelo aplicativo, a plataforma da ZapSign traz uma opção para enviar o link de assinatura por meio dele.
Por outro lado, se você preferir formalizar esse tipo de operação por e-mail, pode clicar na opção que fiz “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” e será aberto um campo para inserir o e-mail das pessoas que devem assinar o documento.
Na sequência, clique em “Enviar e finalizar” para acessar o próximo passo.
Passo 5: receba a assinatura
Depois de fazer o envio do link do documento, a pessoa que deve assiná-lo o receberá e, ao clicar nele, verá uma tela como a do print abaixo.
Será solicitado ao signatário que preencha o nome completo, e-mail, telefone e clique em “Continuar”.
Em seguida, será apresentada uma tela em que a pessoa, se estiver acessando a plataforma da ZapSign pelo celular, poderá assiná-la com o dedo, tal como fazemos nos documentos físicos usando uma caneta.
Pronto! Após o término desses 5 passos, o processo de assinatura está concluído.
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Quais são os benefícios de abrir mão dos documentos físicos?
Agora vejamos as vantagens da assinatura online de documentos.
Mais rapidez
Como a comunicação vem adotando processos cada vez mais rápidos, é comum que as pessoas esperem a mesma agilidade ao falar com as empresas. Prova disso é que o atendimento online, nos dias de hoje, é mais ligeiro e não faz com que as pessoas aguardem muito tempo até resolverem os seus problemas.
O mesmo ocorre com a assinatura de documentos. Quando esse procedimento é feito de forma física, é preciso aguardar que eles cheguem aos seus destinatários para que os assinem e enviem de volta caso as partes não possam estar juntas no mesmo lugar para realizar a firma.
Na assinatura digital, esse problema não acontece. Ela é realizada em poucos segundos, tornando o processo muito mais ágil.
Menos burocracia
As etapas da assinatura física de um documento podem ser bem burocráticas. Em alguns casos, é necessário que as partes se dirijam ao cartório para reconhecer as firmas. Por mais que isso não seja obrigatório por lei, é um reforço da fé pública a partir do momento em que o tabelião confirma que as assinaturas pertencem aos signatários.
Quando uma empresa fecha poucos contratos por mês, talvez a realização desse formato não seja tão morosa. Mas, quando é preciso coletar assinaturas de diversos clientes, fornecedores e funcionários, ele não se torna prático.
Assinar os documentos digitalmente diminui essas burocracias, além de manter a validade jurídica que protege todas as partes envolvidas.
Mobilidade
Por mais que uma empresa tenha um escritório físico, seus donos e gestores não ficam nele o tempo inteiro. Afinal, reuniões em outros lugares, viagens de negócio e adoção de um modelo híbrido de trabalho que inclua o home office faz com que eles fiquem distantes das suas cativas mesas de trabalho.
Se esse for o seu cenário, como assinar um documento caso seja necessário estar presente no escritório e você não puder ir por estar em outro lugar? Adotar um modelo digital de assinatura traz essa vantagem: conseguir firmar documentos em qualquer lugar.
Ao usar a ZapSign, tanto você quanto qualquer pessoa tem capacidade de assinar documentos usando um smartphone, não importa onde esteja.
Organização administrativa
Considerando que os documentos são comprovações dos acordos feitos com os seus funcionários, fornecedores ou clientes, é essencial mantê-los guardados. Mas, se forem documentos físicos, isso requer espaço.
Se você já esteve em um escritório de contabilidade, deve ter visto uma sala com muitos armários metálicos cheios de papéis. Todos são documentos que fazem parte da rotina de trabalho deles. Imagina o quão trabalhoso deve ser achar um contrato no meio deles.
Por outro lado, quando os documentos são guardados de forma digital, o espaço passa a ser o limite do armazenamento da nuvem e buscar um arquivo resume-se à agilidade de um ctrl+F.
Redução de custos
A assinatura de documentos físicos requer diversos custos como, por exemplo: resmas, toner de impressora, gastos de motoboy ou Correios, entre outros.
Quando analisamos esse custo individualmente, não representa muita diferença no seu fluxo de caixa. Porém, quando muitos contratos são gerados e você faz a multiplicação, consegue ver o quanto poderia ter poupado se tivesse optado por digitalizar os seus documentos.
Segurança
Por mais que seja válida pela lei, muitas pessoas têm receio de fazer um acordo verbal ou meramente assinado em um pedaço de papel a tiracolo. Isso ocorre porque segurança é necessária em acordos contratuais.
Esse pensamento também permeia a cabeça do público que pode fechar negócios com você. Por isso, oferecer uma solução digital em termos de assinatura transmite maior segurança.
Considerando se tratar de uma operação rápida, prática e que está coberta por toda a validez jurídica, as pessoas se sentirão seguras ao firmar um contrato com você.
Agora que você chegou ao final deste artigo, já sabe como criar uma assinatura digital grátis usando a ZapSign. Porém, o que acha de falar conosco para saber qual plano premium te atende melhor? Temos essa disposição! Basta clicar aqui para solicitar o contato de um consultor!
