O que é contrato digital e como adotar um para a sua empresa

Se você chegou a este artigo, certamente é porque tem interesse em saber como funciona um contrato digital. Por mais que assinatura digital venha se tornando um tema presente nas reuniões ou pesquisas feitas por donos e gestores de empresas, ainda existem dúvidas sobre como ela pode ser aplicada. Por isso, decidimos redigir este artigo.

Continue a leitura para saber o que são contratos digitais, seus benefícios e também como você pode criar um em poucos passos. Vamos lá?

O que é um contrato digital?

Contrato digital é um documento elaborado de forma eletrônica que pode ser acessado e assinado a partir de dispositivos como computador, tablets ou smartphones

Essa modalidade de contrato vem sendo cada vez mais adotada por empresas, sobretudo após terem adotado o home office a caráter fixo de trabalho. Afinal, ele torna dispensável a presença física dos signatários na hora de firmar um documento.

Essa vantagem não inclui somente a contratação de funcionários, mas também de fornecedores e clientes. Ao enviar o modelo de contrato a partir de uma plataforma de assinatura eletrônica, eles podem assinar os arquivos em apenas um clique, inclusive usando um telefone celular que tenha acesso à internet.

Contratos digitais têm validade jurídica?

Essa é uma dúvida bastante frequente e que até mesmo deixa muita gente relutante em adotar contratos digitais em vez de manuais. Se esse for o seu caso, pode ficar despreocupado, pois a resposta é sim, contratos digitais possuem validade jurídica.

De acordo com os artigos 104 e 107 do Código Civil da lei brasileira, todo tipo de contratação é válida, contato que seja autêntico, íntegro e não apresente alterações depois que as partes tiverem assinado.

Isso quer dizer que até mesmo contratos verbais são válidos juridicamente se houver uma ou mais testemunhas, por exemplo. Logo, assinaturas feitas de forma eletrônica também possuem essa validade.

Aliás, assinatura eletrônica e digital é a mesma coisa?

Um contrato digital pode trabalhar com esses dois tipos de assinatura, mas, ao contrário do que alguns pensam, elas não são a mesma coisa.

A assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversas modalidades, não apenas contratos. Isso quer dizer que leituras faciais, tokens e até mesmo a biometria usada em caixas automáticos entram na modalidade de assinatura eletrônica.

A assinatura digital é mais um tipo de assinatura eletrônica, porém com duas diferenças: é destinado unicamente à firma de documentos e precisa de um certificado digital para comprovar sua autoria.

Certificados digitais são emitidos junto ao ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e requerem o pagamento das taxas referentes a esse registro, além de seguir os passos determinados pela instituição.

Quais são os tipos de contrato digital?

Há variados tipos de contrato que podem levar uma assinatura digital. Destacamos aqui os principais.

  • contrato de prestação de serviços: define entre as duas partes o acordo de que um serviço será executado pela parte contratada para a contratante;
  • contrato de trabalho: é firmado entre empregador e empregado e define o vínculo empregatício entre ambos, além de listar todas as condições que devem ser seguidas durante a vigência;
  • contrato de consumo: este tipo é assinado entre fornecedor e consumidor e se baseia na unilateralidade de modo que as condições formuladas pelo fornecedor podem ser aceitas pelo consumidor ou não;
  • contrato de constituição de empresa: como o próprio nome diz, caracteriza-se pela pessoa jurídica constituída de um ou mais empresários, sócios ou acionistas;
  • contrato de locação: comumente usado em imóveis (casas e apartamentos a caráter fixo ou por temporada) para o usufruto da propriedade sob condições estabelecidas no contrato;
  • contrato de sociedade: também chamado de contrato social, é quando dois ou mais sócios entram de acordo com as regras e condições que regem o funcionamento da empresa em sociedade;
  • contrato de confidencialidade: há acordos que não podem ganhar conhecimento público, por essa razão algumas partes assinam um contrato de confidencialidade que deve ser honrado nesse sentido.

Quais são as vantagens de contratos digitais em comparação aos contratos manuais?

Vejamos agora alguns benefícios que a adoção de contratos digitais tem.

Economia de custos na empresa

Por mais que algumas pessoas possam pensar que o custo de uma plataforma premium para assinar contratos digitais seja desvantajoso economicamente, isso não é verdade. Afinal, os custos para manter a assinatura manual de documentos são bem maiores. Vamos ver os números de perto?

Começamos com o custo de uma impressora necessária para a geração dos documentos, além do toner e também de resmas. Isso significa que somente para ter os arquivos em mãos, é preciso esse investimento.

Além disso, há também os custos que envolvem a assinatura dos contratos. Se uma das partes signatárias não estiver num local próximo (como outra cidade, estado ou país), será necessário fazer o envio via Correios ou transportadora, o que indica mais custos envolvidos.  

Agilidade na assinatura

O processo de assinatura via contratos digitais também é mais ágil. Para deixar isso claro, vamos seguir com o exemplo que usamos acima.

Quando você precisa enviar um contrato físico a quem está longe, isso deixará o processo mais moroso, pois envolve o tempo de envio até a parte signatária. Após firmá-lo, há o acréscimo de tempo necessário para receber esse documento de volta. Se houver contestação de alguma cláusula ou problemas que atrasem o percurso de quem transporta, a demora será ainda maior.

Por outro lado, a assinatura online de um contrato é ligeira, pois pode ser feita com um simples clique de botão. Uma vez que você o envie, não importa onde a outra pessoa esteja, irá recebê-lo e assiná-lo.

Melhor organização dos contratos

Imaginemos a seguinte situação: você precisa encontrar um documento específico que está guardado na sua sala ou armário junto com todos os demais arquivos da empresa. Mesmo se você os tiver todos guardados em um só lugar, poderá ter dificuldades ou precisar de tempo para achar um papel no meio de muitos outros.

Mesmo que você considere ter uma boa organização, ter muitos arquivos amontoados em espaços físicos é um dos indicadores de uma má gestão de documentos. Então, qual é a maneira de guardar os documentos de forma organizada e que possibilite encontrá-los rapidamente?

Ter contratos digitais em vez de físicos é a resposta. A exemplo das pastas dos sistemas operacionais como o Windows, você consegue guardar os documentos na própria plataforma de assinatura eletrônica para que consiga localizá-los sempre que necessário.

Maior durabilidade

Contratos digitais têm maior durabilidade que os físicos. Embora essa seja uma constatação óbvia para alguns, levantamos aqui alguns pontos que nos mostram o quão verdadeiro isso é.

Para guardar os seus documentos físicos, é necessário um espaço do seu escritório que pode variar desde uma simples gaveta de armário até uma sala inteira (situação normal em escritórios de contabilidade, por exemplo).

Contudo, se esse lugar não receber os cuidados adequados, os documentos impressos irão se desgastar com o passar do tempo, sobretudo se houver muita umidade. Além disso, esses arquivos são únicos, ou seja, não têm backup. Uma vez que você os perca, terá que emiti-los e coletar assinaturas novamente, o que, dependendo do caso, nem sempre é possível.

Preservação do meio ambiente

Você sabia que 39% do lixo produzido nas grandes cidades brasileiras são de papel e papelão? Sabia também que o tempo de degradação deles é de aproximadamente 6 meses?

Tomando como base esses dois dados, podemos concluir que uma quantidade muito grande de lixo é produzida tendo como base o papel e que empresas com necessidade de emitir documentos impressos constantemente fazem parte desse cenário. Afinal, apenas 37% do papel de escritório é reciclado no Brasil.

Por isso, ao adotar os documentos digitais, uma quantidade menor de papel é usada, o que acaba sendo benéfico para o meio ambiente. Considerando que, nos dias de hoje, as pessoas buscam fazer negócios com empresas que tenham responsabilidades ambientais e sociais, este é um ponto positivo para a sua organização.

Como elaborar um contrato digital?

A ZapSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica, por isso mostraremos aqui quais passos você deve seguir para criar o seu contrato digital dentro dela.

Passo 1: se cadastre na plataforma

A ZapSign conta com dois planos corporativos, além de um plano de teste para você começar. Após clicar aqui e escolher qual deles te atende melhor, preencha os campos de e-mail, senha e clique em “Criar Conta”.

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Passo 2: faça o upload do contrato a ser assinado

O passo seguinte refere-se a subir o documento na plataforma que precisa estar no formato PDF. O upload pode ser feito tanto pelo computador quanto celular. Basta clicar no sinal de “+” e em “Selecionar Documento” para concluir essa ação.

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Passo 3: determine os signatários

Após subir o arquivo na ZapSign, você deve determinar quais pessoas vão assiná-lo. O processo de coleta tem uma opção simples em que você aponta unicamente o nome do signatário e uma completa que permite pedir informações como e-mail, número de telefone e documento de identificação. Feito isso, clique em “Continuar”.

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Passo 4: envie o link de assinatura

Neste passo, você deve enviar o link gerado pela plataforma para a pessoa que irá assinar o contrato. Se quiser enviar diretamente pelo WhatsApp ou por e-mail, também existe essa possibilidade.

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Passo 5: colete a assinatura do contrato digital

Nesta última etapa, as partes assinam o contrato. Para isso, basta clicar no botão “Assinar” apresentado quando se clica no link gerado pela plataforma. Será necessário inserir nome, e-mail e telefone para o processo ser concluído.

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Pronto! Feito isso, o contrato é assinado com sucesso e você passa a tê-lo disponível na plataforma sempre que precisar.

Agora que você sabe como funciona o contrato digital dentro de uma empresa, o que acha de conhecer a fundo como a ZapSign pode te atender nesse sentido? Basta clicar aqui e solicitar o contato de um dos nossos especialistas

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