Confira 13 dicas de como fazer uma boa gestão de documentos digitais

Uma boa gestão de documentos digitais pode te ajudar a alcançar a liderança do seu mercado, tornar sua empresa mais lucrativa, flexível, eficiente e querida para os seus clientes. 

Quer saber como usar isso a seu favor? Continue lendo este artigo para entender o que são documentos digitais, a importância desse formato para o seu negócio frente aos documentos físicos e ainda 13 dicas de como fazer uma boa gestão na sua empresa!

O que é um documento digital?

Documento digital é um arquivo digital é um arquivo eletrônico, codificado com números binários e que pode ser acessado por um sistema de computador. Em geral, esse formato pode ser traduzido por meio de um arquivo digitalizado ou um arquivo digital inerente..

Por um lado, o arquivo digitalizado é uma representação digital de um arquivo gerado em outro formato (geralmente físico) e foi digitalizado e convertido em um formato digital. Por sua vez, os documentos nativos digitais são gerados em formas digitais. 

Em síntese, esses arquivos garantem maior segurança, cooperação, eficiência e fácil e compartilhamento, além de possuírem o mesmo efeito jurídico.

Transformar os documentos físicos em digitais é mesmo necessário?

Será que a gestão de documentos digitais é mesmo necessária mesmo quando o negócio ainda não demanda muito espaço de armazenamento para documentos físicos relacionados ao negócio? A resposta é: sim

Entenda porque é vantajoso começar agora se você está trabalhando para fazer a sua empresa crescer:

Acesso instantâneo e melhor utilização do espaço físico

O armazenamento em nuvem permite que você acesse arquivos e documentos de qualquer lugar em seu dispositivo com acesso a internet. Isso é essencial se você tiver funcionários remotos, vendedores ou gerentes de contas que passam muito tempo em campo, mas também para quem quer ter acesso instantâneo aos seus documentos.

Além de dispensar um grande sistema de arquivamento físico, que ocupará muito espaço e tempo, os documentos digitais podem ser acessados ​​a qualquer hora e em qualquer lugar, permitindo que você faça um melhor uso do seu espaço de escritório.

Normalmente, os documentos em papel são armazenados internamente em um arquivo de escritório ou gerenciados por um serviço externo de gerenciamento de documentos. Dependendo do seu ambiente de negócios individual, cada método tem seus respectivos prós e contras.

Pesquisa dinâmica e colaboração em tempo real

Em bancos de dados digitais, documentos e arquivos podem não apenas ser facilmente arquivados e organizados, mas também pesquisáveis ​​usando palavras-chave e datas. 

Além disso, qualquer usuário autorizado com acesso pode editar documentos digitais, o que não apenas estimula a cooperação, mas também torna o processo mais eficiente.

Um bom sistema de gerenciamento de documentos também registra todas as alterações feitas e quem as fez, proporcionando assim maior transparência e recursos de auditoria.

Custo-benefício de médio a longo prazo

Converter um grande número de arquivos em formato digital de uma vez pode economizar dinheiro e muito tempo, sobretudo quando os arquivos precisarem ser rastreados. 

As economias de custo em tinta de impressora, papel e armários de arquivo são suficientes para tornar a digitalização valiosa.

Informações confidenciais são mais seguras

Os documentos em papel podem ser deixados na bandeja da impressora, permitindo o acesso acidental por pessoas não autorizadas. 

No ambiente digital, o controle de acesso é eficaz e permite controlar quem pode acessar cada arquivo.

13 passos para melhorar a gestão de documentos digitais do seu negócio

O armazenamento adequado de arquivos deve ser prioridade para sua empresa, sobretudo pelo fato de que o extravio de um documento pode forçar a horas ou mesmo dias de retrabalho. Consequentemente, uma má gestão de documentos digitais não apenas interfere no lucro, como também pode resultar em prejuízo para o seu negócio.

Manter dados organizados é fundamental para gerenciar facilmente grandes quantidades de informações. Atualmente, estamos habituados a armazenar nossos arquivos digitais localmente, na nuvem e em servidores conectados a uma única rede, mas há técnicas que podem ser aplicadas para tornar esse processo ainda mais eficiente.

Desde a recuperação de versões antigas de documentos específicos a edições remotas e simultâneas do mesmo arquivo por várias pessoas de uma mesma equipe, manter e organizar nossos documentos deve ser encarado como uma fonte de vantagem competitiva. 

Assim sendo, veja como se beneficiar de uma boa gestão de documentos digitais independente do software implementado:

Defina um local e protocolos para o armazenamento

Concentrar os documentos em uma pasta principal ajudará na organização e rastreio dos dados. Você pode definir esse espaço como “Meu servidor”, por exemplo, e criar subpastas para uma categoria mais específica, organizando os arquivos por projeto ou assunto.

Além disso, compartilhe com os colaboradores da empresa as diretrizes sobre como arquivar documentos digitais (forma de nomear pastas e arquivos, quando alternar entre o uso local ou na nuvem e efetuar backups, entre outros).

Use nomenclaturas auto explicativas e opte por nomes breves

Legendar pastas e subpastas é essencial para agilizar o rastreio de um documento digital. Atenção: é importante que os nomes escolhidos sejam compreendidos por todos que acessarem as informações.

Siglas podem ser usadas, mas procure usar fórmulas descritivas (clientes atuais, clientes antigos, faturas, ofertas, etc). Priorize descrições curtas e evite usar caracteres especiais que possam tornar esses nomes incompatíveis com outras plataformas.

Quanto mais informações, mais subpastas serão necessárias

Com o tempo, a complexidade dos seus arquivos com certeza aumentará, conforme a quantidade de arquivos aumenta. Neste momento, considere incorporar subpastas para distribuir as informações.

Exemplo: se um diretório com faturas crescer exponencialmente, não exclua os antigos nem crie uma nova pasta: em vez disso, coloque-os em subpastas correspondentes aos diferentes exercícios fiscais (2019, 2020, 2021, e assim por diante).

Nomeie documentos digitais com a data invertida

A nomenclatura de arquivos é uma boa solução para sistematizar a gestão de documentos digitais. Dentre as possibilidades para nomear o arquivo, você pode usar a data da última edição invertida – ou seja, 20210831 para 31 de agosto de 2021.

Desse modo, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela será automaticamente organizada por datas. No final do nome, também é recomendável incluir números de versões sucessivas (_v2, _v3, _v4, e assim sucessivamente).

Não substitua as versões antigas

Salve cada versão do arquivo para necessidades futuras, porque você pode precisar acessar um arquivo antigo por alguma razão.

Crie bons hábitos e categorize outros arquivos

Como empresário, você deve desenvolver hábitos que favoreçam a organização e o gerenciamento de informações relevantes para o seu negócio. Além de cuidar da gestão de documentos digitais, mantenha os arquivos de programa armazenados em índices diferentes e com segurança.

Sempre guarde os documentos digitais no local correto

Falando em bons hábitos, acostume-se a organizar os arquivos em suas respectivas pastas desde o início, em vez de salvá-los primeiro localmente e depois movê-los para onde eles pertencem. Esta é uma etapa desnecessária que muitas vezes leva ao “desaparecimento” do documento em questão.

Faça um backup e o mantenha atualizado

Com o backup adequado, você não irá se desesperar por perder os seus documentos importantes. Acidentes acontecem. Então, por mais que os seus documentos estejam salvos, pense que algo inesperado pode lhe fazer perder todos os arquivos.

Seja rigoroso com seus backups

O arquivo está desatualizado? Crie subpastas com versões antigas ou arquivos inativos. Há, no entanto, informações que não serão reaproveitadas, como pastas de antigos funcionários que deixaram o emprego, ou clientes com quem você não está mais fazendo negócios. 

Mas, atenção: antes de fazer a limpa no sistema, verifique os arquivos cuidadosamente e não remova arquivos que contenham informações confidenciais ou que ainda sejam relevantes para o seu negócio.

Programe manutenções periódicas

A manutenção regular é importante para uma boa gestão de documentos digitais se você deseja obter o máximo do seu investimento inicial de tempo, esforço e dinheiro. Além de atualizar sua infraestrutura e procedimentos para que seu sistema possa evoluir paralelamente ao seu negócio, garanta que todos na equipe sabem como usar os processos já implementados.

Avalie a possibilidade de uma conversão automatizada

Empresas que processam uma grande quantidade de documentos, como no caso dos escritórios de contabilidade, podem buscar por um método de conversão automática de arquivos. Transformando essa prática em uma cultura da empresa, ficará mais fácil demandar arquivos digitais com o passar do tempo.

Aprenda com seus erros

Erros acontecem, mesmo quando estamos bem preparados. Nesses casos, é importante reconhecê-los, identificá-los e corrigi-los..

Contrate um profissional

Por fim, é possível contar com profissionais que vão tornar essa nova etapa ainda mais fácil para a sua empresa com o auxílio na gestão de documentos digitais. Essa pode ser uma boa decisão para economizar tempo.

Agora que você já sabe a importância de otimizar a gestão de documentos digitais da sua empresa – e como fazê-lo, é hora de colocar em prática. Com uma abordagem proativa, você irá na direção certa da tomada de decisões bem informadas.

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