Assinatura eletrônica: saiba o que significa e como fazer

Nos dias de hoje, as empresas precisam seguir os avanços tecnológicos para modernizar os seus processos de gestão. Afinal, ao adquirir ferramentas que melhoram a execução dos seus serviços, o público passa a ter uma melhor percepção deles, o que é benéfico para fazer o negócio crescer. Para isso, é necessário adotar soluções como assinatura eletrônica de documentos.

Apesar de ser um formato crescente no mercado, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o seu conceito, como funciona e se possui validade jurídica no país. Para sanar esses pontos de uma vez por todas, tomamos a decisão de produzir este guia completo sobre o assunto e convidamos você a lê-lo até o final. Vamos em frente?

O que é assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é uma forma legal de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos. Em muitos casos, ele opera como um substituto da assinatura manuscrita, principalmente de documentos e contratos.

Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica. 

O mesmo vale para outras formas de reconhecimento. Por exemplo: quando você vai ao banco e precisa inserir o dedo no caixa eletrônico para fazer o reconhecimento biométrico, este é um tipo de assinatura eletrônica. O mesmo vale quando você acessa um serviço na internet e utiliza um token para reconhecer a sua identificação assim como executar um login a partir de uma senha pessoal.

Assim, embora nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura (que, em alguns casos, precisa ser autenticada em cartório), esse leque é muito mais variado nos dias de hoje, o que, inclusive, facilita a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.

Em tempos de trabalho feito em home office, isso é muito benéfico, pois faz com que as pessoas não precisem estar no seu escritório para firmar os documentos que comprovem a nova parceria ou contratação. Elas podem estar em qualquer lugar para assiná-los desde que tenham acesso às ferramentas necessárias.

Quais são os três tipos de assinatura eletrônica

De acordo com a lei número 14.063 da legislação brasileira, existem três tipos de assinatura eletrônica que listamos abaixo: simples, avançada e qualificada.

Assinatura eletrônica simples

Este tipo permite que o signatário do documento seja identificado, além de anexar ou associar dados em formato eletrônico.

Por exemplo: quando uma pessoa precisa aprovar a sua entrada em algum lugar diante de um dispositivo de reconhecimento facial, o sistema associa os dados inseridos (no caso, o rosto da pessoa) com os que existem previamente registrados para liberar o acesso.

Assinatura eletrônica avançada

Esta faz uso de certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos em formato eletrônico.

Um exemplo bastante comum são as assinaturas de documentos online cujas plataformas possuem recursos comprobatórios de que foi realmente a pessoa designada como parte que os assinou.

Assinatura eletrônica qualificada

Refere-se àquelas que utilizam certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, isto é, o sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. Esse órgão foi criado pela Medida Provisória 2.200-2 de 2001, oficializada pelo Decreto 3.996 de 2001 e pela Lei 11.419 de 2006.

A estrutura do ICP-Brasil conta com as autoridades certificadoras que, a partir de um sistema criptográfico com base em certificados digitais, asseguram a identidade e autenticidade de um usuário que utiliza um meio eletrônico para executar ações como assinar um documento online.

Como os documentos são enviados para uma assinatura eletrônica?

Algumas pessoas têm dificuldade de imaginar o funcionamento de uma assinatura eletrônica. Afinal, quando firmamos um documento de papel, pegamos a caneta, escrevemos a nossa assinatura de próprio punho e pronto. 

Mas, como isso pode ser feito nos meios digitais? Seria num editor de texto? Talvez por meio de um programa que permita fazer a assinatura manuscrita com o mouse ou na tela do celular? Na verdade, é mais simples do que isso.

A assinatura eletrônica acontece a partir de uma plataforma dedicada a esse tipo de serviço. Nela, você pode fazer o seu cadastro e convidar as pessoas que precisam assinar um documento a fazerem o mesmo. Dessa forma, com o simples clique de um botão, ele é assinado e passa a ter a mesma validade jurídica dos que são firmados de maneira tradicional (conforme vamos explicar mais adiante aqui neste artigo).

Quais são os tipos de documento que podem ser assinados?

Praticamente todo documento que você assina na forma de papel pode ser inserido no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc ou PDF para fazer o upload na plataforma. 

Logo, há diversos tipos de documentos que podem ser assinados dessa forma, destacamos aqui os mais corriqueiros.

Aquisição de clientes

Empresas que oferecem prestação de serviços e precisam que os clientes assinem o contrato que aclare os deveres e obrigações de contratante e contratada veem na assinatura eletrônica uma grande vantagem.

Afinal, ao fechar um negócio, não é preciso esperar muito tempo para formalizá-lo. O contrato pode ser enviado até mesmo por WhatsApp, Telegram, SMS ou qualquer outro aplicativo de mensagem, para que o cliente já o assine no mesmo instante.

Contratação de fornecedores

Não se pode fazer tudo sozinho, por isso muitos donos e gestores de negócios contam com fornecedores que possam realizar serviços necessários para as ofertas da empresa.

Por mais que algumas contratações sejam feitas por e-mail e até verbalmente, a assinatura eletrônica reforça os compromissos dessa parceria. Portanto, ao firmar um contrato online, tanto você quanto a pessoa ou firma que prestará o serviço ficam asseguradas de que tudo deve ser feito conforme o combinado.

Contratação de funcionários

Já passou o tempo em que os funcionários precisavam ir até um escritório de contabilidade para assinar os documentos admissionais. Agora tudo isso pode ser feito online.

Ao contratar um novo membro para a sua empresa, redija o documento referente à sua contratação, lance-o na plataforma de assinatura eletrônica e envie o link para ele assinar.

Isso torna o processo mais prático e rápido, sobretudo se o novo colaborador residir em outro estado ou país.

Renovação e aditivos de contrato

É comum algumas regras mudarem ao longo do tempo, o que requer renovações ou aditivos de contrato para que seus clientes, funcionários ou fornecedores estejam a par das novas normas contratuais.

Assim, um aditivo ou renovação pode ser feita na forma de um documento a ser firmado por meio da plataforma. Mesmo que se trate de um contrato feito originalmente no papel, nada impede que esse novo seja feito eletronicamente.

Rescisão de contrato

Por mais que evitemos, em algum momento precisamos rescindir o contrato feito com alguém. Embora algumas pessoas considerem a comunicação como forma suficiente da rescisão, é importante ter um documento assinado que comprove isso.

A exemplo dos demais procedimentos, você pode lançar o documento na plataforma e pedir que a pessoa com quem você está rompendo laços contratuais o assine para que tudo fique registrado.

Passo a passo para fazer uma assinatura eletrônica

O procedimento de uma assinatura eletrônica é bem simples, por isso mostramos aqui quais são os passos que você deve seguir. Vamos tomar como base as etapas da plataforma ZapSign.

Passo 1: suba o documento na plataforma

Primeiramente, converta o documento digital em formato PDF. Se você tiver o documento no Google Drive, basta ir em “Arquivo / Fazer o download / Documento PDF”. Caso o tenha no formato .doc no seu computador, pode usar conversores para PDF como este.

Em seguida, dentro do dashboard da plataforma, clique em “+NOVO” para submeter um novo documento. 

assinatura eletrônica

Na tela seguinte, faça o upload do documento salvo no seu computador ao clicar em “selecionar documento”. 

assinatura eletrônica

Passo 2: determine quem irá assinar o documento

Após inserir o nome completo das demais pessoas que deverão assinar, clique em “continuar”, a não ser que você queira utilizar o recurso da autenticação avançada.

assinatura eletrônica

Ao clicar no botão de mesmo nome, será exibida a tela acima que, além do nome e e-mail, também exige um método de autenticação (e-mail, SMS, assinatura + e-mail, assinatura + SMS), número de telefone, a função do signatário (testemunha, assinar para aprovar ou para acusar recebimento). Também é possível exigir uma selfie e documento de identidade.

assinatura eletrônica

Na tela seguinte que mostramos acima, você pode posicionar em que parte do documento a assinatura deverá ser inserida. Isso é atrativo àqueles que estão habituados a assinar documentos físicos, pois conseguirão ver a assinatura inserida no mesmo lugar de quando os firmamos à mão. Se não sentir necessidade disso, basta continuar sem posicionar.

Passo 3: envie o link de assinatura às partes envolvidas

assinatura eletrônica

Feito isso, a ZapSign gerará um link que você pode enviar às pessoas que deverão assinar o documento. Há também a opção de enviar o link por e-mail ao clicar em “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” que exibirá o campo de inserção do e-mail e uma mensagem personalizada como campo opcional.

Quando as pessoas designadas à assinatura recebem o link e clicam nele, visualizam a seguinte tela.

Após clicar em “assinar”, a plataforma pede que elas insiram nome completo, e-mail e número de telefone. Ao fazerem isso, passam a concordar com a política de privacidade e pronto! A assinatura eletrônica é concluída com sucesso em simples passos!

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Por ter lido nosso conteúdo até aqui, certamente está claro o entendimento do que é uma assinatura eletrônica, mas uma dúvida costuma perdurar na cabeça de muitos: assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa? Bom, a resposta é não.

Apesar de serem termos parecidos e ambos até terem características em comum, há também diferenças que apontamos aqui.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Conforme explicamos ao longo do post, a assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos tipos de validação da identidade de alguém, o que inclui a firma de documentos. 

Já na assinatura digital, as pessoas que os assinam fazem uso de um certificado digital que comprova a autoria delas. 

Então, o que diferencia a assinatura digital da eletrônica?

A assinatura eletrônica reúne diversas formas de assinar um documento ou validar a identificação de uma pessoa. Ou seja, ela não se restringe apenas a firmar arquivos, mas comprovar que a pessoa que se identifica a partir de um meio eletrônico é realmente ela.

Por outro lado, a assinatura digital, por ser um tipo de assinatura eletrônica, trabalha essa validez a partir de uma criptografia feita com um certificado digital.

Isso significa que você precisa emiti-lo junto ao ICP para conseguir usar uma assinatura digital. Esse processo de emissão dura alguns dias úteis e requer duas etapas:

  • fazer o pagamento das taxas referentes a esse registro;
  • seguir os passos passados pela instituição pela qual você faz o cadastro para finalizá-lo.

Ao fazer isso, você passa a conseguir usar a sua assinatura digital em documentos eletrônicos de maneira autenticada.

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Separamos aqui os seis principais benefícios que você passa a ter ao adotar a assinatura eletrônica na sua gestão.

Redução de custos

Trabalhar com documentos físicos é uma prática que muitas empresas tradicionais ainda mantêm, mas não se dão conta de que isso envolve uma série de custos que poderiam ser evitados com a adesão da assinatura eletrônica.

Para começar, documentos físicos devem ser impressos, o que envolve investimento em papel e toner para impressora. Se você emite muitos contratos por mês, com certeza esse número é bem representativo no seu faturamento.

Precisamos considerar também a logística que abrange a assinatura desses documentos. Se os signatários não puderem ir ao seu escritório ou viverem em outra cidade ou país, é necessário recorrer ao serviço de uma transportadora ou dos Correios para que leve o papel até a pessoa para que ela assine e traga-o de volta para você.

Esses processos não existem na assinatura eletrônica, tornando-a mais vantajosa no sentido financeiro.

Organização adminsitrativa

Quando você passa a ter muitos documentos impressos na gestão da sua empresa (contratos, aditivos, entre outros tipos de arquivos), precisa de um lugar para guardá-los, certo? Em alguns casos, um armário é suficiente, em outros é preciso reservar uma sala do escritório para guardar tudo.

Isso nos leva à seguinte questão: quando você precisa encontrar um documento no meio de tantos papéis, como faz? Por mais que você organize todos por categorias ou gaveta, isso tomará uma parte do seu tempo.

Na assinatura eletrônica, você passa a ter uma organização melhor visto que todos os documentos ficam ordenados na plataforma eletrônica, basta fazer uma busca para encontrar aquele que você precisa.

Agilidade

O avanço da tecnologia e comunicação nos últimos anos fez todos nos acostumarmos com processos cada vez mais rápidos, o que inclui desde a velocidade da internet até o atendimento online prestado pelas empresas. Portanto, por que com assinaturas seria diferente?

Ao terminar uma negociação, o passo seguinte é a assinatura de contrato que, se for feito de forma tradicional, se torna muito moroso, podendo levar dias até que as firmas sejam coletadas fisicamente.

Por outro lado, na assinatura eletrônica, isso pode ser feito no mesmo instante, o que permite outro benefício: o aumento no número de contratações por mês.

Mobilidade

Mesmo que tenha um escritório onde funciona o ponto central das suas atividades laborais, você não fica nele o tempo inteiro, não é mesmo? Há momentos em que você precisa resolver assuntos externos ou viajar a negócios, o que outrora te impossibilitava de executar ações presenciais como assinar documentos.

Porém, os tempos mudaram, com a assinatura eletrônica você consegue fazer isso em qualquer lugar. A ZapSign, por exemplo, tem formato responsivo para que você consiga usar a ferramenta no seu smartphone e firmar documentos independente de onde esteja. 

Segurança

Alguma vez, você ficou com receio de comprar um produto ou contratar o serviço de uma empresa por não ter uma marca conhecida ou etapas de contratação bem definidas? Isso é comum e pode acontecer com todos os tipos de público, inclusive o seu.

Logo, se você faz um acordo via troca de e-mails ou meramente verbal, sem contrato, isso passa uma impressão de pouca segurança, fazendo com que a pessoa fique com desdém de ir adiante por não ter a certeza de que está em contato com uma empresa séria.

Por outro lado, ao citar o contrato eletrônico, você faz com que o seu público se sinta mais seguro. Afinal, a assinatura permite que todas as partes fiquem protegidas juridicamente (tal como falaremos mais adiante) e estejam certas de que todos os pontos levantados no documento serão honrados durante o tempo de vigência da contratação.

Menos burocracia

A assinatura de um documento físico é bem burocrática, sobretudo quando exige firma reconhecida em cartório. Esse processo é realizado com a finalidade de garantir a autoria da assinatura feita por uma pessoa que recebe um reforço da fé pública, pois o tabelião pode afirmar, de fato, que a firma pertence à pessoa constituída como signatária.

Assim, a marcha contratual acaba sendo muito laboriosa para as partes, o que contribui para que algumas pessoas deixem o contrato de lado a fim de não precisar passar por todos esses passos que podem retardar o início do trabalho acordado.

No entanto, como dito, o caminho certo não é deixar de assinar o documento e sim fazê-lo de uma forma mais prática, tal como propõe a assinatura eletrônica que simplifica tudo isso ao simples clique de um botão.

Como é a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Algumas pessoas pensam que contratos só possuem validade jurídica quando a assinatura é feita por todos os signatários, de próprio punho, o que as faz questionar se a assinatura eletrônica é válida. A resposta é sim e vamos explicar o porquê.

A lei brasileira diz, nos artigos 104 e 107 do Código Civil, que qualquer tipo de contratação é válido desde que seja íntegro e autêntico, ou seja, que não apresente alterações feitas depois que as partes tiverem entrado em acordo.

Isso significa que até mesmo contratos verbais são válidos. Portanto, se você algum dia combinou um trabalho ou condição com alguém diante de uma testemunha, isso figura uma contratação e possui validade. Assim, com documentos eletrônicos não poderia ser diferente.

O que diz a lei sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica?

A Medida Provisória 2.200-2/2001, citada anteriormente, dá a garantia jurídica da assinatura eletrônica, pois habilita o uso de quaisquer meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos eletrônicos, independente de terem certificado digital.

Ao usar uma plataforma como a ZapSign, você precisa inserir os seus dados pessoais antes de prosseguir com a assinatura, além de não haver possibilidade de modificar o documento depois que ele é assinado, o que torna a assinatura válida.

Além disso, temos na jurisprudência nacional a apelação APC 20140111450486 da 5a Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios. Ela afirma a irrelevância do contrato escrito com a finalidade de comprovar vínculo, o que reforça a validade da assinatura eletrônica e desmistifica o pensamento de que somente documentos físicos são válidos diante da lei.

Como funciona a assinatura eletrônica da ZapSign?

A ZapSign é uma plataforma que coleta assinaturas de uma forma simples e que pode ser usada tanto no computador quanto no celular. Além disso, ela possui integração com os principais aplicativos de mensagem do mercado.

Portanto, se você está habituado a falar com clientes e fornecedores pelo WhatsApp, Telegram, e-mail ou SMS, por exemplo, pode enviar o link por meio desses canais para que os signatários possam assinar o documento com o dedo.

Como contratar a ZapSign

A plataforma conta com três planos principais de contratação. O primeiro é o profissional, ele permite que você assine até 20 documentos por mês, além de convidar mais 5 usuários para participar. Se a sua equipe for maior, o mais apropriado é o plano completo para que você consiga adicionar 10 usuários e fazer a emissão ilimitada de documentos.

Caso você prefira experimentar a plataforma primeiro para ver como ela se adequa à sua gestão, isso também é possível. O plano essencial tem custo zero e contempla a assinatura de até 5 documentos mensais.

Por fim, agora que você sabe o que é assinatura eletrônica, se quiser saber de forma personalizada como ela pode ser aplicada na sua empresa, fique à vontade para falar conosco! Basta clicar aqui e preencher o formulário para receber o contato de um dos nossos especialistas.

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