Cuando una empresa mantiene hábitos que el mercado considera obsoletos, es malo para el negocio. Después de todo, los clientes difícilmente estarán dispuestos a contratar los servicios de una organización que se ha detenido en el tiempo, ¿verdad? Por lo tanto, es importante comprender los puntos que forman parte de las empresas modernas, como, por ejemplo, entender para qué sirve la firma electrónica.
Si todavía trabajas con documentos impresos, recolectas firmas manualmente, pagas el transporte de estos documentos para que lleguen seguros a las partes involucradas y no tienes claro cómo firma electronica puede ayudar a optimizar todo esto, te invitamos a seguir leyendo, ¡porque este artículo es para ti!
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un medio utilizado por herramientas digitales cuyos firmantes tienen consentimiento para la documento generado en formato electrónico, reemplazando la firma manual. Esto hace que sea más fácil y rápido para la empresa firmar contratos con proveedores, empleados y clientes.
Por mucho que algunos piensen que la firma electrónica se limita a firmar documentos, su alcance es mucho más amplio. Además de los contratos, involucra otros medios como: reconocimiento biométrico, lectura facial, token e incluso el login que utilizas en tu correo personal es un tipo de firma electrónica.
Así, si todas las actuaciones de la empresa que requieran el reconocimiento de una persona designada para su cumplimiento, una de las formas de hacerlo es utilizando este recurso, que resulta de gran utilidad en tiempos de oficina en casa.
¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y digital?
Los dos términos son muy similares, lo que hace que sea común que las personas piensen que son sinónimos. Sin embargo, de hecho, ambos son diferentes.
Como explicamos anteriormente, la firma electrónica se puede utilizar de varias formas, lo que no ocurre en firma digital.
Si bien es un tipo de firma electrónica, la firma digital tiene como objetivo fundamental la firma de documentos en línea y su validez se produce mediante encriptación realizada a partir de un certificado digital.
Su emisión se realiza con el ICP (Infraestructura de clave pública brasileña) y dura unos días, ya que es necesario pagar las tasas correspondientes y seguir las instrucciones establecidas por la institución emisora.
¿La firma electrónica tiene validez legal?
Esta es una pregunta que se hacen con frecuencia todos los que están pensando en adoptar la firma electrónica en sus gestión de documentos. Por tanto, comenzamos este párrafo respondiendo que, sí, es legalmente válido.
¿Sabes cuando estás hablando con alguien, de repente un socio potencial, en un lugar informal como un bar, y terminas acordando algo en términos de trabajo? Bueno, si hay uno o más testigos de ese momento, este acuerdo tiene validez legal. Por lo tanto, las firmas electrónicas también lo hacen.
los articulos 104 e 107 del Código Civil brasileño defienden que cualquier tipo de contrato es válido siempre que mantenga su integridad, autenticidad y no sea modificado después de que las partes ya hayan llegado a un consenso.
¿Para qué sirve la firma electrónica dentro de una gestión documental?
El uso de firma electronica Tiene una serie de ventajas, aquí destacamos las principales.
Sustitución de documentos físicos
Si su empresa es pequeño o recién comenzando, es probable que el espacio para almacenar documentos físicos ocupe solo una carpeta o un cajón en su armario. Pero, ¿qué pasará cuando esa demanda crezca?
Las empresas emergentes que buscan escalabilidad comercial seguramente verán este escenario ocurrir en algún momento. Como resultado, la carpeta o el cajón darán cabida a todo el armario y, posteriormente, a toda una habitación. El duda? pregúntale a uno contrarrestar si un mueble de oficina es suficiente para almacenar todos los documentos impresos que emite.
Sin embargo, cuando empiezas a usar firma electronica en sus documentos, ya no necesita tener un espacio físico para almacenarlos, ya que esta ubicación se convierte en la nube donde hasta los límites de almacenamiento más pequeños le permiten almacenar una gran cantidad de archivos de texto.
Mayor agilidad
El proceso de suscripción tradicional requiere más tiempo, ya que se basa en condiciones más largas que deben seguirse. Esto comienza con la firma misma cuyos suscriptores deben estar juntos en el mismo lugar, que puede ser la oficina o el notario si se requiere una firma notariada.
Si no es posible que las partes se unan personalmente, el documento puede ser enviado por motoboy, correo o transportista (si la persona está en otro estado o país, sobre todo), lo que hace que el proceso sea aún más largo, ya que implica el momento de enviar el documento y firmarlo.
Por otro lado, cuando se aplica la firma electrónica, el documento en línea puede ser enviado por cualquier herramienta de comunicación, que incluye correo electrónico e incluso Whatsapp. En un solo clic la firma está hecha.
mejor organización
Localizar documentos físicos puede ser más difícil que archivos digitales, incluso si eres una persona muy bien organizada. ¿Quieres ver algunos ejemplos?
Imaginemos que la persona o equipo responsable de la manera possible. su empresa necesita consultar un contrato firmado por un cliente. Ella debe ir al lugar donde se guardan todos los demás documentos relacionados y revisarlos hasta encontrar el contrato con la información que el cliente quiere, lo que puede incomodarlo por la demora.
En otra situación, se puede realizar una auditoría sin previo aviso en la empresa y seguramente solicitarán ciertos documentos. Si estás en la empresa y sabes dónde están, será más fácil encontrarlos. Pero, ¿y si no lo estás y alguien, en tu lugar, necesita buscarlo? Probablemente será más difícil.
A medida que las plataformas de firma electronica tienen un espacio para almacenar documentos firmados, están más organizados, por lo que ubicarlos en la nube es mucho más sencillo.
ahorro de costes
Sabes cuando viajas de turismo, te pasas un día paseando, comprando souvenirs, y de repente te dices:
– Wow… ¡Pasé todo esto y ni siquiera lo sentí!
Lo mismo sucede en relación a los costos relacionados con la emisión de documentos físicos: los gastos salen de su caja y, en medio de la rutina, terminan sin notarse. Así que los enumeraremos a continuación para usted:
- impresora: esta es la herramienta esencial para generar documentos, por eso la colocamos como el elemento número 1 en la lista de costos;
- tónico: igualmente necesario para imprimir archivos, la compra o recarga de toners termina siendo más periódica si tu trabajo requiere imprimir muchos archivos;
- resma: teniendo en cuenta que las resmas estándar del mercado traen 500 hojas en blanco, la demanda de documentos también puede requerir una compra frecuente;
- presentaciones: los valores correspondientes a los servicios de motoboy, correo y transportistas también pueden ser elevados dependiendo de la frecuencia y ubicación de los destinatarios;
- armarios: por último, el mobiliario destinado a guardar papeles, algunas oficinas necesitan comprar más armarios a medida que aumenta la cantidad de papel.
Alcance de la contratación
Una vez que comience a utilizar firmas electrónicas en lugar de manuales, amplía su gama de contrataciones a medida que se vuelve independiente de la presencia física de sus contratistas.
Si tus empleados trabajan desde casa y tu empresa no tiene ningún tipo de restricción legal para contratar a personas que viven en otros estados, ¿por qué centrar los esfuerzos en traer a personas que viven en la misma ciudad que tú si la contratación electrónica te permite buscar talento a través de ¿todo el país?
Lo mismo ocurre con la adquisición de clientes. En estos días, el auge de la tecnología nos ha dado la oportunidad de ofrecer tareas con más rapidez y esa expectativa también existe durante una negociación.
Cuando un cliente dice “sí” a tu propuesta, espera dejar el compromiso hecho de inmediato (firmando el contrato electrónicamente) en lugar de esperar mucho tiempo (enviando el contrato físico). Dependiendo de la demora, el cliente puede incluso desistir de la negociación, pensando que el servicio prestado será igualmente lento y burocrático.
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¿Cómo adoptar una firma electrónica?
Ahora que ya sabes qué es una firma electrónica y cuáles son sus usos, te estarás preguntando qué se debe hacer para tener una en tu empresa, ¿verdad? Bueno, ¡mira la respuesta a continuación!
Plataformas de firma electrónica
El primer paso es contratar una plataforma de firma electrónica. Permite subir el documento para ser firmado por las partes involucradas. Por lo que el proceso es mucho más sencillo que los que se siguen al realizar una suscripción manual.
Después de cargar el archivo, la herramienta genera un enlace a la firma que debe enviarse a los firmantes. Para suscribirse, deben proporcionar algunos datos personales, como nombre completo, número de CPF, correo electrónico y teléfono, y hacer clic en el botón de suscripción. Esto significa que, en menos de 1 minuto, se firma el contrato.
Si tiene una demanda baja de contratos por mes, puede usar la mayoría de las plataformas de este tipo de forma gratuita. Pero si el volumen aumenta, debe elegir planes que sirvan mejor al negocio.
ZapSign: Firma Electrónica Sin Misterios
Como puedes ver accediendo a este blog, somos de ZapSign, empresa que presta el servicio de firma electrónica. Nuestro objetivo es facilitarle la recopilación de firmas tanto de su computadora como de su célula.
Además, entendemos que, hoy en día, las negociaciones se realizan en diferentes medios, por lo que la herramienta te permite enviar fácilmente los enlaces a los contratos por correo electrónico y también por WhatsApp. ¡Mira el video a continuación para ver cómo funciona!
¿Cuáles son los pasos para tener una firma electrónica en ZapSign?
Es igual de simple y rápido comenzar a usar ZapSign en su negocio. Al hacer clic aquí, encontrará los tres planes que ofrecemos: dos son empresariales y están destinados a atender todo tipo de negocios y el otro es un plan de prueba gratuito hecho para aquellos que tienen poca demanda de suscripciones o quieren probar la plataforma primero.
Si tienes dudas sobre cuál es el más adecuado para tu modelo organizativo, ¿por qué no charlas con nosotros? Sí, es eso mismo. Ahora que ha llegado al final de este texto y ha entendido para qué sirve una firma electrónica, haga clic aquí para solicitar el contacto de uno de los consultores de ZapSign y ver cómo funciona para usted!
