Ser dueño de un negocio implica invariablemente tener que lidiar con una gran cantidad de documentos. Contratos, certificados, memorandos, informes, facturas, cheques de pago… la lista siempre es extensa y, independientemente del tamaño de la empresa, este es un destino al que no se puede escapar. Esto plantea la necesidad de contratar a un analista de gestión de documentos electrónicos.
La inserción de este profesional es importante porque gestionar todo este flujo de información puede ser bastante complejo, y para optimizar la organización de una tarea de esta naturaleza, delegar esta responsabilidad puede representar una alternativa mucho más práctica que simplemente gestionar todo tu trabajo por tu cuenta. .archivo a través de papeles, documentos físicos, carpetas y cajones.
Después de todo, la gestión de documentos electrónicos, también conocida como GED, satisface esta necesidad.
Adoptadas cada vez más por las principales empresas del mercado, estas modernas prácticas han hecho que los procesos documentales sean mucho más fluidos, desde el almacenamiento y la emisión, pasando por el control de flujo e incluso contemplando la firma electronica de documentos.
Entonces, continúe leyendo este artículo para comprender cómo el analista de gestión de documentos electrónicos puede beneficiar la administración de su negocio.
¿Por qué la gestión de documentos electrónicos es más eficiente que la gestión física?
Desde hace un tiempo, uno de los principales problemas a los que se enfrentan la mayoría de las empresas es una cultura de gestión de la información totalmente obsoleta basada en la producción innecesaria de papel a gran escala.
De muchas maneras diferentes, esta práctica resulta bastante costosa, especialmente con respecto a tres factores principales:
- financiero, si tenemos en cuenta cuánto se gasta en recursos materiales;
- fisico, teniendo en cuenta el enorme espacio que acaban ocupando montones y montones de documentos en un entorno de trabajo;
- operacional, dado que, con un gran volumen de documentos físicos, la información está inevitablemente descentralizada y el contenido puede perderse fácilmente, duplicarse innecesariamente o incluso corromperse, ya sea por accidentes o por la propia acción del tiempo.
Por eso, en pleno siglo XXI, con tantos avances tecnológicos revolucionando la forma en que buscamos, consumimos y producimos información, es seguro decir que no utilizar las posibilidades que ofrece la tecnología de la información para optimizar la Gestão de Documentos de una empresa puede considerarse, como mínimo, un desperdicio total.
En este contexto, la cultura de la digitalización, a través de prácticas de gestión de documentos electrónicos, surge como un poderoso aliado a la hora de auxiliar en el control, registro, compartición y respaldo de la información existente en su empresa.
Una vez implementada la virtualización del proceso de documentación, todo acceso a la información se da de forma ágil, segura y práctica, pudiendo realizarse de forma cualquier lugar e impactando directa y positivamente en la productividad de su negocio.
Al reducir significativamente el gasto en papel e impresión, se revelan las ventajas tanto desde el punto de vista de la sostenibilidad -ya que se consumen menos materias primas y recursos naturales- como desde el aspecto económico, ya que, al reducirse el gasto en papel, tinta de impresora y otros suministros, su efectivo se conserva.
Al optar por gestión de documentos electrónicos, también se prioriza el control y la seguridad de la información principal de la organización, considerando que en la que un buen sistema de GED permite la configuración personalizada de permisos de acceso y diferentes niveles de seguridad en el sistema, delegando datos a personas de confianza y protegiéndolos de posibles robos o extravíos.
Observamos que se trata de una modalidad de gestión de documentos que privilegia, sobre todo, la practicidad y la agilidad en su procesos administrativa, ya que una gestión automatizada permite que la información pueda ser rápidamente intercambiada con las demás organizaciones con las que se relaciona su empresa.
Las posibilidades de indexación son numerosas y, con los documentos disponibles en la red, que pueden ser utilizados en visitas a clientes o en la negociación de contratos, la de calidad de su servicio se fortalece, lo que termina por posicionar su negocio siempre un paso por delante de la competencia.
¿Cuáles son los beneficios de GED?
Otras de las ventajas que ofrece la implantación de un sistema de gestión electrónica de documentos incluir:
- mayor transparencia en la gestión, haciendo más claros y conscientes los procesos de toma de decisiones;
- flujo de documentos más controlado;
- estandarización de procedimientos relacionados con la producción y administración de expedientes;
- categorización de documentos, a través de tablas;
- conversión de información de voz, texto, imagen o video a formato digital, favoreciendo el mantenimiento de las bases de información de las empresas;
- más practicidad en la búsqueda de contenido específico dentro de ciertos documentos;
- desburocratización de trámites;
- organización sistemática de archivos en carpetas;
- optimización de acuerdos, a través de procedimientos de firma electronica y digital;
- acceso completo a la información de la empresa, incluso en modo fuera de línea.
A partir de la observación de todos estos beneficios, es fácil comprender por qué las soluciones de GED son adoptadas cada vez más por organizaciones que, por su propia naturaleza, necesitan manejar un gran volumen de papeles y documentos, como, por ejemplo, instituciones educativas y empresas. en las áreas de salud, recursos humanos y seguros.
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La importancia de contratar un analista de gestión de documentos electrónicos
La implantación de la gestión documental electrónica en una empresa es una medida que pretende facilitar la rutina administrativa, pero que, al mismo tiempo, debe ser tratada con mucho cuidado, ya que implica un mapeo extenso de la procesos, además de metodologías específicas de gestión documental.
Es cierto que los software para estos fines son herramientas importantes, pero, además, para maximizar el rendimiento de estas funciones, es muy recomendable contratar a un analista de gestión de documentos electrónicos.
Hay muchas empresas en el mercado que se especializan en ofrecer profesionales calificados, así como otras cuyo enfoque es tener vacantes en empresas (las Jooble es un ejemplo).
Alternativamente, su analista de gestión de documentos electrónicos puede ser un empleado que aprenda sobre GED en el trabajo en la propia empresa o, preferiblemente, que tenga un título en educación superior y un título de posgrado en Gestión de Documentos Electrónicos.
Esta es una especialización que se aplica a profesionales de diferentes áreas, como archivistas y profesionales de TI que se enfocan en el segmento GED, y es de esto de lo que hablaremos a continuación.
Diploma de Postgrado en Gestión de Documentos Electrónicos
El posgrado en Gestión Documental Electrónica es un curso de especialización que tiene una duración promedio de dos semestres y prioriza el tratamiento de la información electrónica, un sector que, como todo lo relacionado con la tecnología y la información, se encuentra en continua evolución y, por ello mismo razón, exige mucho estudio y constante actualización.
Las materias teóricas y prácticas que ofrece el curso pretenden promover una visión estratégica de las herramientas de gestión documental, además de esclarecer al alumno sobre conceptos de legislación y otras particularidades inherentes al proceso de documentación virtual. El programa del curso cubre los siguientes temas:
- gestión de personas;
- metodología de gestión de documentos digitales;
- Visión estratégica;
- visión humanista;
- herramientas de calidad y gestión de proceso;
- gestión de documentos electrónicos;
- legislación brasileña sobre documentos electrónicos;
- conceptos y particularidades de la gestión documental;
- definiciones y tipos de documentos electrónicos;
- Metodología de investigación;
- TCC
Independientemente del camino elegido, cabe señalar que el analista de gestión de documentos electrónicos es el profesional que debe tener todo el conocimiento necesario sobre las mejores prácticas de GED.
De esta forma, es un profesional capaz de entender a la perfección las necesidades y particularidades de cada empresa, y armado con ese conocimiento, desarrollar las mejores, más completas y más adecuadas soluciones GED para cada negocio.
¿Qué hace el analista de gestión de documentos electrónicos dentro de una empresa?
El analista de gestión de documentos electrónicos es quien, con excelencia, asumirá las principales responsabilidades en cuanto a la estandarización de los procedimientos documentales, tales como:
- analizar;
- clasificación;
- tema;
- caudal;
- recepción;
- expediente;
- mantenimiento y eliminación;
- gestión de usabilidad y economía;
- optimización de procesos;
- racionalización de la producción de documentos;
- firmas digitales y electrónicas.
Com efeito, podemos afirmar que o analista de GED conhece perfeitamente bem os dois módulos básicos da gestão eletrônica de documentos: Capture (basicamente, o aceleramento de processos através de sua documentação em formulários) e Document Management (a gestão de documentos eletrônicos propriamente dita, por medio de plataformas dedicadas).
Además, también domina todas las características principales del GED, tales como: Flujo de trabajo; frío (almacenamiento y recuperación de datos); Procesamiento de formularios (procesamiento de formularios); y RIM (gestión del ciclo de vida de toda la documentación de la empresa).
Como ves, contratar a un analista de gestión de documentos electrónicos representa una gran ventaja. Un profesional de esta naturaleza es una parte muy valiosa del proceso administrativo de su empresa, optimizando toda la práctica documental de su organización de manera ágil y eficaz.
Esto garantiza, así, una mejora exponencial en la productividad de su negocio, con el fin de posicionarlo de manera competitiva y diferenciada en el mercado.
Entonces, ahora que has leído este artículo, si aún tienes dudas sobre si vale la pena contratar a un analista de gestión de documentos electrónicos, la respuesta es SIM.
Además de contratar a un analista, otra medida de valor determinante para implementar buenas prácticas GED en tu negocio es buscar una empresa especializada en soluciones de firma electrónica, como ZapSign. aprovechar la oportunidad para habla con uno de nuestros asesores ahora!
