Firma digital: qué es, cómo funciona y cómo hacerla en un documento

La firma digital es fundamental en todo tipo de empresas, pero muchas personas todavía tienen dudas sobre cómo se puede utilizar y cuáles son sus beneficios. Si ese es tu caso también, sigue leyendo este artículo.

Hoy en día, existen numerosas formas de firmar un documento digitalmente, especialmente la firma digital. En este post te explicamos que es la firma digital, como hacer una firma digital simplemente en Documentos de Word y PDF e como firmar documentos por whatsapp.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un recurso que acredita la identidad de sus firmantes de forma segura, de la criptografía, clave virtual y certificado digital. Además, asume la misma legalidad que una firma manuscrita en documentos en papel.

ella es una especie de firma electronica cuyo concepto está vinculado a la utilización de cualquier mecanismo electrónico o digital para validar la autoría de un acto. 

La firma electrónica tiene validez legal en prácticamente todos los países del mundo. En Brasil, fue introducido por varias normas, en particular por el artículo 10, § 2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y por la Medida Provisional N° 983 de 2020.

Na firma digital, el firmante utiliza un certificado digital para probar su autoría. El certificado digital debe ser emitido por una autoridad de certificación brasileña, de acuerdo con los estándares de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (PCI-Brasil). Ejemplos de certificado digital son el e-CNPJ y el token OAB utilizado por los abogados. También existen tipos de certificado digital, de los que hablamos a continuación.

Tanto la firma electrónica como la firma digital tienen validez legal, de conformidad con la Medida Provisional N° 2.200-2 de 2001 y la Medida Provisional N° 983 de 2020. En este texto tratamos indistintamente la firma electrónica y la firma digital, ya que en la mayoría de las situaciones tienen los mismos efectos.

¿Cuáles son los tipos de certificado digital?

Los certificados digitales son esenciales para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. En Brasil, los tipos más utilizados son el A1 y el A3, disponibles tanto para personas físicas (e-CPF) como para personas jurídicas (e-CNPJ):

• Certificado A1:se almacena en el ordenador del usuario y tiene una validez de 12 meses. Su principal ventaja es la practicidad, permitiendo múltiples copias de seguridad y una fácil instalación en diferentes dispositivos;
• Certificado A3:almacenado en medios criptográficos, como tokens USB o tarjetas con chip, ofrece mayor seguridad física, su validez puede ser de hasta 5 años, dependiendo de la Autoridad de Certificación. ​

La elección entre A1 y A3 depende de las necesidades del usuario. Si bien A1 es más conveniente para el uso diario, A3 se recomienda para transacciones que requieren mayor seguridad.

Ya e-CPF Es utilizado por particulares para firmar documentos, acceder a servicios de Hacienda y realizar otras operaciones en línea. EL e-CNPJ Está destinado a empresas, permitiendo la firma de facturas electrónicas, contratos y otros documentos corporativos.

Entender las diferencias entre estos certificados es fundamental para elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades, garantizando la seguridad y el cumplimiento en las transacciones digitales.

¿Cómo funciona la firma digital de documentos?

El funcionamiento técnico de la firma digital implica el uso de claves criptográficas. Hay dos claves: pública y privada. La clave privada se utiliza para firmar el documento y el firmante la mantiene en secreto. La clave pública, que se comparte, permite a cualquiera verificar la firma y confirmar que el documento no ha sido alterado.

En Brasil, la validez legal de las firmas digitales está garantizada por la Ley nº 14.063/2020, que reconoce su equivalencia a una firma manuscrita en documentos electrónicos, siempre que se cumplan los requisitos de seguridad – lo que significa que, siempre que estén firmados digitalmente, los documentos tienen la misma fuerza legal que un documento firmado físicamente.

Una de las mayores ventajas de las firmas digitales es la seguridad mejorada, que dificulta el fraude y garantiza que el documento no pueda ser alterado sin ser detectado. También acelera los procesos ya que elimina la necesidad de imprimir y enviar físicamente documentos.

Ejemplos prácticos de uso incluyen contratos, términos de adhesión y otros documentos formales, donde la seguridad y la integridad son esenciales.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los documentos firmados digitalmente pierden su validez legal al ser impresos, ya que la firma digital depende de tecnología y certificados electrónicos para garantizar su autenticidad en el entorno digital.

¿Cuál es la importancia de la firma digital?

Las firmas digitales son importantes para las empresas que quieren optimizar sus procesos y garantizar una mayor seguridad en las transacciones. Esta función reemplaza los documentos en papel con archivos digitales, lo que proporciona una serie de beneficios operativos.

A reducción de costos con materiales y logística es uno de los principales beneficios, ya que elimina la necesidad de impresión, almacenamiento físico y envío de documentos. Esto permite a las empresas completar los contratos más rápidamente, sin los obstáculos logísticos que implica procesos tradicionales.

La firma digital también asegura la integridad y autenticidad de los documentos, elementos fundamentales para garantizar la validez legal de los contratos firmados. Este proceso implica el uso de certificados digitales y encriptación, que protegen los datos y garantizan que los documentos no hayan sido alterados después de la firma.

Con la firma digital es posible cumplir con estrictos estándares de seguridad, cumpliendo con los requisitos legales de protección de datos y cumplimiento normativo.

Además de las ventajas operativas y legales, la firma digital también es un aliado de la sostenibilidad. Al reducir el uso de papel, la empresa contribuye a la preservación del medio ambiente, adoptando prácticas más responsables alineadas con el concepto de desarrollo sostenible. La eliminación de documentos físicos ayuda a minimizar la producción de residuos y el impacto ambiental de las actividades comerciales.

La implementación de procesos digitales, como las firmas digitales, también aumenta la transparencia en las transacciones, proporcionando un registro claro y auditable de cada paso del proceso, lo que fortalece la confianza de los socios comerciales y reduce el riesgo de fraude o disputas legales.

¿Es confiable la firma digital?

Sí. Su confiabilidad está garantizado por una combinación de tecnologías avanzadas, incluyendo encriptación, certificación digital y protocolos de seguridad, que aseguran la integridad y autenticidad de las transacciones.

Cuando se aplica una firma digital a un documento, ésta queda vinculada de forma única a su contenido y al firmante. Este proceso se realiza mediante un certificado digital, que contiene una clave privada que se utiliza para crear la firma.

El cifrado garantiza que cualquier cambio realizado en el documento después de la firma invalida automáticamente la autenticidad de la transacción, generando una alerta de que el contenido ha sido alterado. Este nivel de protección convierte a la firma digital en una de las opciones más seguras contra el fraude y la manipulación de documentos.

La validez legal de las firmas digitales en Brasil es ampliamente reconocida, principalmente por la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil), sistema que garantiza la confiabilidad de las firmas realizadas con certificados digitales.

Según la ley brasileña, los documentos firmados digitalmente tienen el mismo valor legal que un documento físico firmado a mano, siempre que el proceso siga los estándares ICP-Brasil u otros mecanismos de certificación reconocidos.

Además de su seguridad, las firmas digitales ofrecen agilidad en los procesos de negocio. Elimina la necesidad de imprimir, enviar físicamente o viajar para que las personas firmen los documentos. Este factor contribuye a la eficiencia operativa y a la reducción de costos, haciendo que la solución sea aún más ventajosa para las empresas que buscan optimizar sus rutinas.

Cómo comprobar si una firma digital es válida

Saber cómo comprobar su validez Es fundamental asegurarse de que el documento no haya sido alterado y que la firma corresponda efectivamente a la persona que lo realizó.

El primer paso para verificar la validez de una firma digital es identificar el tipo de certificado utilizado. En Brasil, las firmas digitales están reguladas por ICP-Brasil (Infraestructura de Clave Pública Brasileña), y para que una firma sea válida, debe haber sido generada con un certificado digital reconocido por esta infraestructura. 

Si el documento ha sido firmado con un certificado válido, la plataforma o software de verificación podrá confirmar que la firma coincide con el documento y el firmante.

A continuación, es importante confirmar la integridad del documento. Esto significa verificar que el contenido del archivo no haya sido modificado después de la firma. Una firma digital utiliza una función matemática llamada “hash”, que crea una huella digital del documento en el momento de la firma. Cuando se verifica el documento, el hash se compara con el del archivo actual. Si los hashes coinciden, significa que el documento no ha sido alterado.

Otro punto importante es la fecha y hora de la firma. La mayoría de los sistemas de firma digital también utilizan una marca de tiempo para garantizar que la firma se realizó dentro de un período específico. Esta información ayuda a verificar si la firma se realizó antes o después de un determinado evento, lo que puede ser relevante para la validez legal del documento.

Por ello, es posible utilizar herramientas y plataformas especializadas que cuenten con un verificador de firma digital. Confirman si el certificado digital es válido, si el documento está intacto y si la firma corresponde al firmante indicado, garantizando así la autenticidad del contrato o documento en cuestión.

¿Para qué sirve un verificador de firma digital?

O verificador de firma digital es una herramienta esencial para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Su objetivo principal es validar si la firma digital presente en un documento fue aplicada correctamente y si el contenido del archivo no ha sido alterado desde que fue firmado. Este proceso garantiza que la firma sea legítima y que el documento mantenga su integridad.

Cuando alguien firma digitalmente un documento, el sistema crea un código único, llamado “hash” (del que hablaremos más adelante), que está vinculado al contenido del documento. Este hash está encriptado con la clave privada del firmante, garantizando que sólo la persona que tiene esa clave puede realizar la firma. Para verificar la autenticidad, es necesario utilizar un verificador de firma digital.

Este verificador tiene la función de comparar la firma contenida en el documento con la clave pública asociada al firmante. Al realizar esta comparación, la herramienta verifica que la firma coincida con la identidad del firmante. Si el código cifrado se valida con éxito, esto indica que el documento fue firmado por la persona indicada y no fue alterado después de la firma.

Otra función importante del verificador es confirmar la validez del certificado digital utilizado para la firma. Los certificados digitales son emitidos por Autoridades de Certificación y deben ser válidos para que la firma se considere legítima.

El verificador también comprueba la fecha y la hora de la firma, utilizando sellos de tiempo, lo que puede ser importante para la validez legal del documento, especialmente en situaciones que requieren prueba de cuándo se realizó la firma.

Por tanto, mediante el uso de un verificador de firma digital, empresas y particulares pueden garantizar que los documentos digitales son seguros y que la identidad del firmante ha sido debidamente confirmada, previniendo el fraude y asegurando la integridad de la información. Esta herramienta proporciona mayor confianza en el uso de firmas digitales, especialmente en transacciones y contratos electrónicos.

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?

Cuando se trata de documentos en línea, esta pregunta es muy común: Cuál es la diferencia entre firma electronica y digital? Después de todo, los términos son similares y tienen elementos en común, hasta el punto de confundirse como sinónimos. Sin embargo, aquí planteamos las principales diferencias entre ellos.

¿Cuáles son las características de la firma electrónica?

Primero, tratemos de entender mejor qué es un firma electronica. Como dijimos anteriormente, implica el uso de medios electrónicos o digitales para hacer válido un acto. Por tanto, es un término amplio, ya que engloba todo tipo de firmas que utilizan esta tecnología, incluidas las digitales. Veamos algunos ejemplos:

• autenticación con usuario y contraseña: este es uno de los más comunes, ya que está presente tanto en la vida personal para acceder al correo electrónico o redes sociales como en la vida profesional para utilizar herramientas de gestión, por ejemplo;  
• biometría: como la huella dactilar es única, la biometría se utiliza para identificar accesos personales como cuentas bancarias;
• reconocimiento facial: otro formulario electrónico de uso frecuente para permitir la entrada de personas autorizadas en determinados lugares y también el acceso a través de aplicaciones móviles;
• fichas: en este caso, se envía una clave vía SMS o e-mail a la persona para confirmar que es él quien realiza el acceso de forma electrónica.

En todos estos casos, para que la firma electrónica tenga validez legal, debe ser completo (es decir, asegúrese de que el documento no se pueda modificar), auténtico (es decir, capaz de identificar al autor de la firma por medio de una clave privada) y tener la registrar de la forma y día en que se hizo la firma.

Debido a su practicidad, la firma electrónica se ha utilizado cada vez más en el día a día de las empresas que necesitan firmar documentos con frecuencia.

¿Cuáles son las características que diferencian la firma digital de la electrónica?

Ahora que el concepto de los dos tipos de suscripción está claro, veamos cuáles son sus diferencias.

La firma electrónica agrupa todos los formatos utilizados para firmar o hacer válido un documento o la identificación de una persona determinada. 

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza encriptación para hacerla válida, además de requerir un certificado digital.

El proceso de emisión del certificado digital suele tardar unos días laborables. El primer paso a seguir es pagar las tarifas de su registro y luego seguir los procedimientos de la institución proveedora para completar el registro de suscripción.

A continuación, puede utilizar su firma en documentos electrónicos de manera autenticada.

¿Cuáles son las diferencias entre la firma digital y la manuscrita?

As firmas digitales y manuscritas Son formas diferentes de autenticar y validar documentos, pero tienen características y funciones muy diferentes. Entender estas diferencias es importante para elegir la mejor opción en cada situación.

La firma manuscrita es la forma más tradicional de firmar documentos. Se hace físicamente, utilizando un bolígrafo u otro instrumento sobre papel. Su autenticidad depende de la comparación del escrito con registros anteriores o de la presencia de testigos. Este es un proceso que consume más tiempo y está sujeto a errores, como borrones o dificultades de lectura.

Por otro lado, la firma digital, como explicamos, es una forma electrónica de autenticación que utiliza el cifrado para garantizar la autenticidad e integridad del documento. Para firmar digitalmente, el firmante necesita un certificado digital, que contiene su información de identificación y clave criptográfica.

Esta clave privada se utiliza para crear una firma única, vinculada al contenido del documento. Con las firmas digitales, la verificación de la autenticidad es rápida y automática, ya que implica la comprobación de claves criptográficas que validan tanto al firmante como el contenido del documento.

Otro punto importante es la seguridad. Las firmas digitales ofrecen un alto nivel de protección contra el fraude, ya que están vinculadas a sistemas de certificación y utilizan cifrado para garantizar que el documento no se altere después de la firma. Por otro lado, las firmas manuscritas, aunque tradicionalmente válidas, están más expuestas a falsificaciones, como la imitación de la escritura o el uso de documentos adulterados.

La practicidad es una diferencia notable. Las firmas manuscritas requieren la presencia física del firmante y a menudo implican tiempo de viaje y espera. Las firmas digitales se pueden realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento, agilizando procesos y ahorrando tiempo.

Ambas formas, por tanto, tienen validez legal, pero la firma digital ofrece más seguridad, rapidez y practicidad para las transacciones en el mundo moderno.

¿Es necesaria una firma en una firma digital?

A rúbrica Es un símbolo o firma abreviada, generalmente utilizada en documentos físicos para autenticar la identidad del firmante. Tradicionalmente, la rúbrica se ha utilizado para dar un toque personal y formal a la firma, asegurando la identificación de la persona y su conformidad con el contenido del documento. Sin embargo, cuando se trata de firmas digitales, a menudo se cuestiona la necesidad de una firma.

Las firmas digitales, que se basan en la criptografía, ya ofrecen una forma altamente segura de validar la identidad del firmante y garantizar que el documento no haya sido alterado después de la firma.

El proceso implica el uso de un certificado digital, vinculado a la identidad del firmante, y un algoritmo criptográfico que asegura la integridad y autenticidad del documento. En este contexto, la idea de incluir una firma, como se hace con las firmas manuales, pierde completamente su relevancia.

La firma digital, por su propia naturaleza, constituye una representación legalmente válida de la voluntad del firmante, prescindiendo por completo de elementos adicionales como las iniciales. El uso de la tecnología detrás de la firma digital garantiza que la identidad del firmante se verifique de forma efectiva, con un nivel de seguridad muy superior al posible con una firma tradicional.

Sin embargo, en algunas culturas o en ciertos tipos de documentos, puede existir una preferencia o incluso un requisito de que se añada la inicial, especialmente en contratos que requieren formalidad adicional. Aun así, desde un punto de vista legal y tecnológico, la firma no es imprescindible para validar una firma digital.

Concluimos por tanto que la firma no representa un instrumento verdaderamente necesario en los documentos que utilizan firma digital, pues el proceso digital, por sí solo, ya ofrece todos los mecanismos necesarios para garantizar la autenticidad, seguridad y validez legal requeridas para el proceso de consentimiento.

¿Sobre qué documentos se puede utilizar la firma digital?

La legislación no restringe este medio de autenticación, por lo que es posible utilizar la firma digital para probar la autoría de varios documentos, tales como (lista de ejemplo):

• contratos y modificaciones;
• documentos relativos a la relación laboral (nóminas, despidos, formularios, avisos);
• recetas médicas, informes de salud;
• órdenes de pago o de servicio;
• contratos de compra y venta.

¿Cómo funciona la firma digital en la práctica?

Al igual que ocurre con las firmas físicas, las firmas digitales tienen como función principal la de designar a cada firmante. Las empresas que ofrecen este servicio deben seguir un protocolo denominado PKI (Infraestructura de Clave Pública). Requiere que el proveedor utilice un algoritmo matemático para generar las claves que pueden ser públicas o privadas.

Así, desde el momento en que una persona firma un documento digital, se crea la firma a partir de la clave privada a través de un procedimiento seguro seguido por el firmante. 

El algoritmo crea un conjunto de datos que corresponde al documento firmado, que llamamos un hachís – y los encripta para generar la firma digital que queda registrada con el día y hora en que se realizó, por lo que la firma pierde validez si el documento es alterado.

¿Veamos un ejemplo práctico? João es corredor de seguros y está a punto de cerrar un trato con un cliente. Luego envía el contrato digital con tu firma para que el cliente también firme. Envía una copia de la clave pública de João capaz de descifrarlo, lo que prueba que el documento fue efectivamente firmado por João, haciéndolo válido.

En resumen, este es el camino que se produce cuando se realiza una firma digital:

1. el firmante accede al documento digital y ejecuta el comando para firmarlo;
2. el hash crea un conjunto de datos correspondiente a ese documento;
3. su clave privada cifra estos datos;
4. se genera el documento digital firmado;
5. el firmante envía el documento firmado para que la otra parte lo firme también;
6. los valores del algoritmo hash y la clave pública descifrada son comprobado y considerados válidos cuando son iguales;
7. la otra persona que debe firmar el documento lo recibe con la información de que ha sido firmado por la otra parte y que la firma es válida.

Cómo utilizar la firma digital y la experiencia del cliente juntas

La integración entre Firma digital y experiencia del cliente Ha demostrado ser una estrategia eficiente para las empresas que buscan mejorar su competitividad y ofrecer servicios más rápidos y seguros. El uso de firmas digitales en el proceso de interacción con el cliente aporta importantes ventajas tanto para la empresa como para el consumidor.

En primer lugar, la firma digital proporciona una experiencia más ágil y práctica. Los clientes ya no necesitan lidiar con procesos manuales y que consumen mucho tiempo, como el envío de documentos físicos.

Al adoptar plataformas de firma digital, la compañía ofrece una solución eficiente, donde los clientes pueden firmar contratos y otros documentos importantes directamente desde sus dispositivos móviles o computadoras, sin la necesidad de viajar. Esta agilidad mejora la percepción del cliente sobre la marca y añade valor al servicio prestado.

La seguridad que proporcionan las firmas digitales es otro aspecto importante de la experiencia del cliente. Al firmar un documento digitalmente, el cliente tiene la seguridad de que el proceso es seguro, ya que la autenticidad de la firma está garantizada mediante encriptación y certificados digitales, previniendo fraudes y problemas relacionados con la falsificación de documentos. Este proceso transmite confianza al cliente, creando una relación más transparente y segura.

Otro beneficio es el ahorro de tiempo. La firma digital elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, lo que hace que el proceso sea más eficiente y conveniente. Con menos pasos y sin necesidad de desplazarse, el cliente experimenta un recorrido más fluido, sin interrupciones, lo que repercute positivamente en su satisfacción.

Por lo tanto, adoptar firmas digitales ayuda a la empresa a destacarse como innovadora en el mercado. Una vez que las tecnologías modernas se alinean con una experiencia más placentera del cliente, las empresas pueden fidelizar a los clientes y generar nuevos negocios, fortaleciendo su imagen en el mercado y ofreciendo un servicio más eficiente y transparente.

¿Cómo rastrear el estado de la firma de un documento digital?

Seguimiento del estado de firmar un documento digital Es una tarea esencial garantizar la eficiencia y el control en los procesos de negocio. Con la creciente adopción de firmas digitales, es crucial poder monitorear cada paso del proceso, desde el envío hasta la finalización, para evitar errores y garantizar que todas las partes involucradas cumplan con sus obligaciones.

Para empezar, la mayoría de las plataformas de firma digital ofrecen funciones que permiten rastrear el estado de un documento en tiempo real. A través de paneles de control intuitivos, podrás ver si el documento ha sido enviado, está pendiente de firma o ya ha sido completado.

Estos sistemas suelen proporcionar notificaciones automáticas para cada acción realizada, como cuando se realiza una firma o cuando se rechaza un documento, lo que facilita el seguimiento continuo.

Una forma eficiente de gestionar el estado es configurar alertas que le notifiquen cualquier cambio importante. Estas alertas se pueden personalizar según sea necesario, como notificaciones por correo electrónico o mensajes en tiempo real, lo que garantiza que los responsables de gestionar los documentos estén siempre actualizados. Con esta configuración, no es necesario comprobar manualmente el estado del documento, ahorrando tiempo y recursos.

Muchos sistemas de firma digital ofrecen informes detallados, que incluyen información sobre quién firmó, cuándo se realizó la firma y la secuencia de pasos del proceso. Estos informes son útiles para fines de auditoría y se puede acceder a ellos en cualquier momento para garantizar que el proceso de firma se lleva a cabo correctamente.

Por ello, la integración de la herramienta de firma digital con otras plataformas, como los sistemas de gestión documental o los CRM, también puede facilitar la monitorización. Esto significa que toda la información está centralizada y accesible, permitiendo una visión holística del proceso de firma y garantizando un mayor control sobre los flujos de trabajo.

¿Para qué sirve la función HASH en la firma digital?

A Función HASH Desempeña un papel fundamental en la seguridad de las firmas digitales, garantizando la integridad de los datos y evitando la manipulación de documentos. Se encarga de transformar cualquier conjunto de datos, como un documento, en una secuencia fija de caracteres de un tamaño específico, conocido como valor hash.

Este valor sirve como una “huella digital” única para el contenido del archivo, lo que facilita su verificación y validación durante todo el proceso de firma.

Cuando se firma digitalmente un documento, la función HASH crea una versión compacta e irreversible del contenido, que luego se cifra utilizando la clave privada del firmante. A partir de esto, se genera un código de firma que, al combinarse con el valor hash del documento, permite comprobar si el contenido ha sido alterado de alguna manera después de la firma.

El valor hash es especialmente importante para garantizar que cualquier modificación del documento original, ya sea accidental o maliciosa, se detecte rápidamente. Esto se debe a que si el contenido del documento se modifica de alguna manera, el valor hash correspondiente cambiaría por completo. La comparación de los valores hash antes y después de la firma permite identificar cualquier cambio en el documento.

Además de la seguridad, el uso de la función HASH también contribuye en gran medida a la eficiencia de los procesos de firma digital en su conjunto. Dado que la función reduce el tamaño del documento al generar un valor fijo y comprimido, el proceso de firma y verificación se vuelve más rápido y menos costoso en términos de recursos computacionales.

En otras palabras, la función HASH en las firmas digitales representa un recurso esencial para garantizar la autenticidad, integridad y fiabilidad de los documentos, permitiendo detectar cualquier cambio de forma eficaz y rápida, haciendo los procesos digitales más seguros y transparentes.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una firma digital?

Son varios los beneficios que trae una firma digital, enumeramos los principales a continuación.

Firma de documentos más rápida

La firma de documentos físicos pasa por un largo proceso cuando las partes involucradas no se encuentran en el mismo lugar. Después de todo, es necesario que el primer firmante lo firme y lo envíe a la otra persona que también debe firmar. Después de hacerlo, debe devolver el documento al remitente.

Según el lugar de residencia de las partes y la modalidad de entrega elegida, este trámite puede demorar días y retrasar las acciones contratadas si su ejecución requiere del documento firmado.

"Con la implementación de firma digital, este mismo proceso se vuelve más rápido y sencillo, porque solo un clic para que el archivo sea firmado.

Disminución del desplazamiento de personas y beneficios para el medio ambiente

La firma digital también tiene el beneficio de involucrar a menos personas en el proceso que necesitan viajar constantemente para llevar los documentos a las partes, lo que representa una gran ventaja para el medio ambiente.

Quizás algunos no lo consideren tan importante, porque qué diferencia hace un motoboy menos entre tantas empresas que aún operan con el envío de documentos físicos, ¿no?

Sin embargo, si todos hacen su parte hasta que todos también lo hagan, la consecuencia será una disminución de Co2 lo que beneficiará al planeta y a las personas que viven en él. Para que todas las empresas puedan adherirse a la firma digital, ZapSign cuenta con planes que cubren las más variadas necesidades del mercado.

Disminución de la proliferación de virus y bacterias. 

Documentos digitales ahorre el uso de lugares destinados a almacenar documentos físicos, que, por cierto, requieren una serie de cuidados, como asegurarse de que el lugar sea fresco y con poca humedad.

Las altas temperaturas y los ambientes húmedos pueden hacer que los papeles se deterioren más rápidamente, lo que permite la proliferación de insectos, hongos y bacterias perjudiciales para la salud.

Reducción del consumo de papel

Imagina la siguiente situación: un cliente tuyo te pide que revises el contrato (físico) que firmaste hace mucho tiempo, lo que te hace ir a la sala donde se guardan todos los documentos y revisarlos uno a uno hasta encontrar lo que buscas. .

¿Alguna vez has pensado en el tiempo necesario para llevar a cabo este tarea? Ese es el mismo tiempo que podría dedicar a obtener más clientes y aumentar sus ingresos. Para encontrar los documentos firmados digitalmente, basta con buscarlos en la plataforma Sirve para hacer las firmas y ya está. En menos de 1 minuto haces lo que podría tomar 1 hora para buscar un archivo impreso.

Además, también ayuda a reducir la deforestación. ¿Sabías que por cada tonelada de papel hay que talar 11 árboles? Considerando que Brasil tiene aproximadamente 19 millones de empresas y que muchos usan documentos físicos, piensen en el bien que le haremos a la naturaleza al digitalizarnos. 

Cierre de acuerdos más rápido

"Necesito esto para ayer". Seguramente has escuchado o dicho esa expresión en algún momento del trabajo, ¿verdad? No es de extrañar, como el procesos el comercio se ha vuelto cada vez más rápido, lo que requiere acciones que sigan el mismo ritmo.

Esto hace que las firmas de los contratos también deban ser dinámicas, lo que es beneficioso para cualquier tipo de negocio. Mientras que un acuerdo que implica la firma manuscrita lleva tiempo, lo digital es rápido, lo que significa que tiene más contratos cerrados por mes.

Movilidad

¿Alguna vez ha dejado de firmar un documento porque se encuentra en otro estado donde no tiene una firma notariada? Este problema ya no te corresponde con la firma digital, ya que puedes firmarla estés donde estés, incluso con tu célula.

ZapSign le permite usar la plataforma no solo a través del escritorio, sino también desde su teléfono inteligente. Así, estés donde estés, puedes firmar el documento con un solo clic.

Reducción de costos

Implementar firmas digitales puede ser una estrategia eficiente para reducir los costos operativos en diferentes áreas de una empresa. Al reemplazar el proceso tradicional de firma con lápiz y papel, las organizaciones pueden ahorrar recursos materiales, tiempo y, lo más importante, costos relacionados con la logística de documentos.

En primer lugar, al adoptar la firma digital, el coste del papel, la impresión y el transporte de documentos físicos disminuye significativamente. Las empresas que aún dependen de procesos manuales enfrentan altos costos por la impresión de contratos, términos y otros documentos que deben firmarse.

Con la firma digital, los documentos se envían y firman electrónicamente, eliminando la necesidad de copias impresas y transporte físico.

Otro punto importante es la reducción de costes de almacenamiento. Los documentos digitales se pueden almacenar de forma segura y organizada en sistemas en la nube, sin ocupar espacio físico. La digitalización de archivos permite un acceso y una organización rápidos sin necesidad de grandes archivos físicos, lo que también reduce los costos de infraestructura de almacenamiento.

La eficiencia temporal también tiene un gran impacto en la reducción de costos. El proceso de firma digital elimina la necesidad de programar reuniones o esperar a que los firmantes estén presentes en ubicaciones específicas. Con un simple clic se pueden firmar documentos desde cualquier lugar, ahorrando horas de trabajo que de otro modo se gastarían en viajes y reuniones cara a cara.

La automatización del proceso de firma es otro beneficio importante. Con las plataformas de firma digital, es posible configurar flujos automáticos de envío de documentos para firma, con notificaciones en tiempo real. Esto acelera la finalización de contratos y acuerdos, reduciendo los ciclos de aprobación y acelerando el cierre de acuerdos.

De esta forma, la seguridad que ofrece la firma digital también supone un ahorro indirecto. Menos posibilidades de fraude o errores aumentan la confianza del cliente y reducen los costos de reelaboración o acciones legales.

Sostenibilidad en las empresas

La adopción de firmas digitales ha demostrado ser ventajosa para las empresas que buscan contribuir a la sostenibilidad. La relación entre estos dos elementos es directa y se refleja principalmente en la reducción del impacto ambiental y el aumento de la eficiencia en los procesos corporativos.

En primer lugar, al eliminar la necesidad de imprimir documentos, las firmas digitales ayudan a reducir significativamente el consumo de papel. Reducir la impresión y el transporte físico de documentos da como resultado menos árboles talados, menos desperdicio de recursos y menos energía utilizada en la fabricación de papel.

Se trata de un factor estratégico decisivo que contribuye significativamente a la conservación del medio ambiente y reduce la huella ecológica de las empresas.

Además, las firmas digitales facilitan la gestión remota de documentos, lo que reduce la necesidad de viajes y desplazamientos físicos. Este aspecto puede generar una disminución en las emisiones de carbono relacionadas con el transporte, ya que muchas interacciones se pueden realizar en línea. La digitalización de procesos permite a las empresas operar de manera más eficiente sin comprometer el medio ambiente.

La sostenibilidad también se promueve mediante la reducción del uso de almacenamiento físico. Las empresas que adoptan firmas digitales tienen la posibilidad de almacenar documentos de forma segura en plataformas digitales, reduciendo la necesidad de espacio físico para su archivo.

Esto permite ahorrar espacio, en la misma proporción que se reduce la cantidad de material de oficina, como archivos y carpetas, que habitualmente se utilizan en la gestión de documentos en papel.

La agilidad que proporciona la firma digital contribuye a una economía más circular, ya que permite completar los procesos más rápidamente, aumentando la productividad y reduciendo el desperdicio. Con menos recursos consumidos y mayor agilidad, las operaciones de las empresas se alinean a los principios de sostenibilidad, promoviendo una gestión más consciente y eficiente de los recursos naturales.

Por tanto, la firma digital representa una herramienta estratégica para las empresas que buscan adoptar prácticas más sostenibles e innovadoras, alineando su crecimiento económico con la responsabilidad ambiental.

¿Cómo hacer una firma digital?

ZapSign tiene un plataforma de firma electrónica propietaria. 

Desarrollada especialmente para la recogida de firmas electrónicas y digitales, además de presentar una interfaz sencilla, intuitiva y muy poco complicada, la herramienta ofrece una solución capaz de simplificar todo el proceso de firma de documentos electrónicos. Al mismo tiempo, también garantiza la plena validez legal de los documentos firmados.

Además de todo esto, la plataforma ZapSign destaca por sus altos niveles de compatibilidad e integración multimedia, pudiendo ser utilizada tanto por un ordenador personal, como un PC o notebook, como por un dispositivo móvil, como un teléfono móvil o tableta.

Aún en el sentido de alta integrabilidad, otra ventaja de la herramienta es que posee, en sus funcionalidades, integración con diversos medios de comunicación digital, que van desde el tradicional correo electrónico y SMS hasta las principales aplicaciones de mensajería del mercado, cómo WhatsApp y Telegram. 

Por lo tanto, no tendrá ninguna dificultad en utilizar estos canales para enviar enlaces de documentos a sus clientes, socios y proveedores para que puedan firmarlos fácilmente con el dedo, el mouse o de la forma que prefieran.

ZapSign básicamente tiene tres planes de contratación diferentes que enumeramos a continuación.

plan esencial

El plan esencial es la primera alternativa posible para ti que quieres utilizar la plataforma de suscripción de ZapSign. El paquete está disponible de forma gratuita y permite firmar hasta cinco documentos al mes. 

Esta es una buena opción para aquellos que deseen, antes de incorporarse definitivamente a la plataforma, probarla, con el fin de evaluar su adecuación a las prácticas de gestión documental de su empresa.

plan profesional

Si ya estás convencido de las ventajas que ofrece contratar la plataforma de firma electrónica de ZapSign, no dudes que el plan profesional puede ser un buen punto de partida para tu negocio. Al optar por adoptar este plan, puede firmar hasta 20 documentos por mes. 

Además, con el plan profesional, además del mayor número de suscripciones permitidas, también puedes aplicar el concepto de equipo en tu gestión contractual, invitando a cinco usuarios más a unirse a tu equipo y usar la plataforma contigo.

plano completo

Para las empresas más grandes, que tienen un equipo más grande y están acostumbradas a manejar un gran flujo de emisión y recepción de contratos y otros documentos, el plan completo es sin duda la opción ideal. 

Los suscriptores de este plan pueden agregar no solo cinco, sino diez usuarios al equipo, además de tener garantizada una cantidad ilimitada de emisión de documentos cada mes.

Una vez que haya decidido qué plan adoptar, estará listo para unirse a nuestra plataforma de firma digital y electrónica y comenzar a firmar sus documentos electrónicos con ella.

Guía paso a paso para crear una firma digital en ZapSign

No hay ningún misterio en esto: nuestra herramienta tiene un proceso extremadamente fácil y rápido, especialmente si sigues el tutorial de 10 pasos que presentaremos a continuación, detallando todo sobre cómo hacer una firma digital usando ZapSign.

Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema

En primer lugar, debe acceder a la nuestra página web, e informe su nombre de usuario y contraseña, para luego ser redirigido a la página principal.

Paso 2: generar un nuevo documento

Una vez que haya iniciado sesión y dentro del panel de control de ZapSign, haga clic en el botón "NUEVO" para ir a la siguiente pantalla y generar un nuevo documento.

Paso 3: sube el archivo .PDF

Al hacer clic en "seleccionar documento", podrá cargar el documento a firmar.

Este documento debe estar en el formato (PDF) – por lo tanto, si está en otro formato, debe convertir el archivo. 

La conversión se puede realizar de forma gratuita en varios sitios, como, por ejemplo, Este aqui.

Paso 4 – Firma con certificado digital

Para firmar con un certificado digital, es simple: después de iniciar sesión en ZapSign y cargar el archivo, debe seleccionar la opción "Autenticación avanzada". 

Ingrese los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará". Si los firmantes ya están agregados a su lista de contactos, haga clic en la opción "Contactos" para seleccionarlos e insertarlos. Esta opción se encuentra debajo del área para ingresar los nombres de los firmantes.

Después de definir el firmante, debe hacer clic en la opción "Método de autenticación" y hacer clic en la última opción, "Certificado digital".

Sobre esta funcionalidad, es importante recordar algunos puntos:

• el uso de este recurso tiene un costo de R$ 0,50 por firma con certificado digital;
• aún no es posible posicionar o editar la firma del firmante que firmará el documento con un certificado digital;
• los firmantes con certificado digital deben ser necesariamente los últimos en firmar el documento
• Antes de solicitar una firma mediante certificado digital por ZapSign, no puede dejar de verificar la validez del certificado digital del destinatario del documento, o no será posible utilizar este método de autenticación en el contrato.

Paso 5: agregue su propia firma al documento

Si también se requiere su propia firma para la validación del documento, haga clic en la opción "Firmaré", ingrese su nombre allí y toque el botón "Continuar" para pasar a la siguiente pantalla.

Paso 6 – Ordenar entre suscripciones y visas

En esta pantalla debe posicionar en qué lugares del documento se deben insertar las firmas y visas. 

Para ello, sólo es necesario hacer clic en el espacio elegido, justo después del nombre del firmante, y elegir entre firma o visado. 

A partir de ese momento, las firmas y los visados ​​se mostrarán en los lugares indicados, tal y como suelen estar en un documento físico. Luego haga clic en "Guardar y continuar" para continuar.

Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción

Es hora de generar los enlaces de la firma. Si el contacto con tu firmante -independientemente de que sea cliente, socio o distribuidor- se realiza por WhatsApp, deberás hacer clic en el botón con el logo de la app y enviar el enlace directamente a la persona. 

Si el medio escogido es otro, no hay problema: solo tienes que ir al icono azul junto al enlace para copiarlo y luego pegarlo donde prefieras.

También existe la opción de enviar su documento por correo electrónico; después de todo, como es una forma tradicional de comunicación digital, la mayoría de las empresas adoptan el correo electrónico como procedimiento estándar. 

En este caso, toque la opción "Habilitar el envío automático por correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que firmarán.

Paso 8 – Ordenar los firmantes

Si es necesario establecer un orden específico para las firmas, esto se puede hacer fácilmente a través del botón “Pedir firmas”. De esta forma, el orden se definirá arrastrando los nombres de los firmantes en la pantalla a las posiciones adecuadas. 

Una vez hecho esto, cada firmante solo recibirá su correo electrónico de notificación, aconsejándole que firme el documento, cuando el firmante anterior ya lo haya firmado.

Paso 9 – Terminar el procedimiento

Por último, también puedes crear un mensaje personalizado para enviarlo junto con el email de notificación, además de activar notificaciones con recordatorios para aquellos que aún no se han suscrito. 

Cuando haya completado todos los pasos, haga clic en "Enviar y finalizar" y ¡listo! El documento fue debidamente generado y enviado a los respectivos firmantes. 

Desde allí, podrá seguir el progreso de las firmas, a medida que sus firmantes abren el enlace y firman el archivo.

Paso 10: sus firmantes firman el documento

Ahora que has hecho todo lo necesario, el último paso a dar para firmar el contrato ya no depende de ti, sino de tus firmantes. 

Una vez que han recibido el enlace para firmar el documento -ya sea por WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro medio-, solo necesitan hacer clic en el enlace para abrir el documento, leerlo con mucha atención y luego, estar de acuerdo con los términos. establecido en el mismo, haga clic en la opción "Suscribirse".

En la siguiente pantalla, se solicitarán algunos datos básicos del firmante con el fin de verificar su identidad: nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Luego, el firmante debe hacer clic en "Continuar" y firmar normalmente, como si fuera en papel, pero utilizando el dedo, el mouse, la pluma capacitiva o de la forma que mejor se adapte al dispositivo utilizado.

Luego, simplemente haga clic en “Finalizar” para que el documento sea firmado. La firma aparecerá al final del documento, en el informe de firma, y ​​también en los demás lugares donde la hayas colocado.

Siguiendo los 10 pasos de esta guía, no tendrá dificultad para usar nuestra plataforma a la perfección. 

De todos modos, también vale la pena recordar que puedes suscribirte a nuestro Canal de YouTube, en el que constantemente proporcionamos videos con diversos contenidos relacionados, no solo sobre cómo firmar digitalmente a través de ZapSign, sino también detallando con más detalle cada característica de nuestra plataforma.

Cómo hacer una firma digital en tu celular

Las firmas de ZapSign también se pueden realizar en la palma de tu mano (literalmente) usando tu teléfono celular. A continuación se muestran los pasos que son similares a los que se muestran arriba.

Paso 1: regístrate en la plataforma

Acceda al sitio web de ZapSign a través de su navegador móvil y haga clic en “Probar gratis”. Llena los campos con tu correo electrónico y crea una contraseña de al menos seis caracteres. Después de eso, toque “Crear cuenta” para completar el registro.

Paso 2: Subir el documento

Una vez creada su cuenta, inicie sesión y haga clic en el botón “+” para agregar un nuevo documento. Seleccione el archivo PDF almacenado en su dispositivo. Si el documento está en otro formato, utilice herramientas de conversión para transformarlo a PDF.

Paso 3: definir los firmantes

Luego de cargar, ingrese los nombres de los firmantes. ZapSign ofrece la opción de “Autenticación avanzada”, que permite la recopilación de información adicional como correo electrónico, teléfono, selfie y foto de un documento de identificación. También puedes colocar la firma donde quieras dentro del documento.

Paso 4: Envío del enlace de suscripción

Con los firmantes definidos, la plataforma genera un enlace único para la firma. Este enlace se puede compartir mediante WhatsApp, correo electrónico u otras plataformas de comunicación. También existe la opción de que ZapSign envíe el enlace directamente a los firmantes con un mensaje personalizado.

Paso 5: Firma del firmante

Al recibir el enlace, el firmante accede al documento, completa la información solicitada y firma con el dedo en la pantalla del celular. Una vez finalizado, se envía un correo electrónico de confirmación a todas las partes involucradas.

Este proceso optimizado proporciona una experiencia eficiente y segura, eliminando la necesidad de viajar e imprimir.

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➡️ Cómo hacer una firma digital gratis en Word
➡️ Firma digital MP: cómo funciona la Medida Provisional N° 2.200-2
➡️ ZapSign: Firma Electrónica Sin Misterios

¿Es posible obtener una suscripción digital gratuita?

Sí, es posible enviar documentos a suscripción digital gratuita. ZapSign, por ejemplo, ofrece la suscripción de hasta 5 (cinco) documentos mensuales gratuitos, para que pueda familiarizarse antes de optar por una suscripción premium (con varias funciones adicionales). 

Cabe mencionar que la firma de un documento siempre es gratuita, el límite de 5 documentos solo se aplica a quienes envían el documento.

¿Cuánto cuesta una firma digital?

ZapSign ofrece varios planes adaptables a diferentes necesidades, empezando por Planes Web que hemos enumerado a continuación.

Plan Profesional

Ideal para pequeñas empresas, este plan permite hasta 240 documentos por año. El costo es de R$ 29,90 mensuales, con opción a una única cuota anual de R$ 358,80. Incluye 6 usuarios y personalización de marca, adecuado para equipos más pequeños.

Plan de equipo

Diseñado para equipos en crecimiento, ofrece hasta 900 documentos por año. Con un precio mensual de R$ 79,90 o una cuota única de R$ 958,80 por año, este plan admite 8 usuarios y también permite la personalización de la marca.

Plano completo

Para negocios que requieren un mayor volumen, este plan propone documentos ilimitados por R$ 99,00 por mes o R$ 1.188,00 por año. Atiende hasta 11 usuarios y mantiene la posibilidad de personalizar la marca.

plano empresarial

Este plan es totalmente personalizable y tiene como objetivo atender a empresas que requieren escalabilidad ilimitada. Los detalles financieros se adaptan a necesidades específicas e incluyen funciones como usuarios ilimitados, inicio de sesión único y migración gratuita.

Pasando a la Planes API, tenemos estos que te mostramos a continuación.

Plan de inicio de API

Con un límite de 960 documentos por año, el costo es de R$ 79,90 por mes o una única cuota de R$ 958,80 por año. Permite usuarios y API, y documentos adicionales cuestan R$ 1,37 cada uno.

Plan de crecimiento API

Este plan cubre hasta 2.400 documentos por año y cuesta R$ 219,90 mensuales o R$ 2.638,80 anuales. Además de los usuarios y la API, los documentos adicionales cuestan R$ 1,25.

Plan de escala API

Dirigido a altas exigencias, permite hasta 6.000 documentos al año por R$ 449,90 al mes o R$ 5.398,80 al año. Incluye usuarios y API, y cada documento adicional cuesta R$ 0,98.

plano empresarial

Al igual que el plan Enterprise de los planes web, se puede personalizar para satisfacer necesidades específicas de integración y API, incluido el soporte de integración y la migración gratuita.

Cada plan ZapSign se creó teniendo en cuenta diferentes perfiles de usuario y necesidades comerciales, lo que garantiza flexibilidad y eficiencia en el uso de firmas digitales.

Cómo cambiar su plataforma de firma digital a ZapSign

Cambiar a ZapSign puede ser un paso estratégico importante para optimizar la forma en que su empresa gestiona la firma de documentos. EL plataforma ofrece soluciones rápidas, seguras y sencillas, con la ventaja de ser una herramienta que se integra fácilmente con los procesos ya establecidos en la organización.

Si está considerando migrar su plataforma de firma digital, estos son los pasos para facilitar la transición.

Primero, debes evaluar la funcionalidad y los requisitos de tu plataforma actual. Comprender los procesos que su empresa ya sigue y los detalles de los documentos que necesita firmar puede facilitar la integración con ZapSign.

La plataforma cuenta con una interfaz intuitiva, permitiendo a sus usuarios firmar documentos de forma rápida y segura, y soporta diferentes tipos de integración con sistemas de gestión empresarial.

Después de este análisis inicial, el siguiente paso es registrar su cuenta en ZapSign. Crear un perfil en la plataforma es sencillo y se puede realizar en solo unos minutos. Durante el registro, es posible configurar parámetros como la autenticación de firmantes, envío de documentos y plantillas de firma, adaptando la plataforma a las necesidades de su negocio.

Una vez que haya creado su cuenta, el siguiente paso es importar sus documentos al sistema. ZapSign te permite cargar archivos rápidamente manteniendo la calidad y el formato original de los documentos.

También vale la pena destacar que la plataforma ofrece soporte para la creación de plantillas, lo que puede agilizar procesos recurrentes y garantizar una mayor estandarización en las firmas.

Una vez que haya terminado de importar y configurar, es momento de invitar a los firmantes. La plataforma ofrece notificaciones automáticas que garantizan que los documentos se firmen a tiempo. ZapSign también tiene varias opciones de seguridad, como autenticación por correo electrónico y SMS, que garantizan la identidad del firmante.

Con estos pasos la transición a ZapSign podrá realizarse de forma eficiente, aportando mayor practicidad y seguridad a tu empresa.

¿Cuál es la diferencia entre la firma digital del Gobierno Federal y la de ZapSign?

En Brasil, el Gobierno Federal ofrece un sistema de firma digital regulado, mientras que ZapSign es una plataforma privada que también brinda este servicio, pero con algunas diferencias en relación al modelo adoptado por el gobierno.

El Gobierno Federal utiliza la infraestructura ICP-Brasil (Infraestructura de Clave Pública Brasileña), un sistema de certificación digital que sigue estándares de seguridad específicos para garantizar la validez legal de las firmas.

Para utilizar esta firma, el ciudadano o empresa necesita un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación (AC) acreditada por el ICP-Brasil. Este modelo es ampliamente utilizado para garantizar la autenticidad en transacciones públicas, como la firma de documentos fiscales, contratos y otros documentos oficiales, como la NF-e (Factura Electrónica).

Por otro lado, ZapSign ofrece una solución de firma digital práctica y ágil para empresas y particulares, con la flexibilidad de ser una plataforma completamente online. La firma digital de ZapSign se basa en un modelo de certificación simplificado, que permite la validación y autenticidad del proceso sin necesidad de un certificado digital, como el utilizado por el Gobierno Federal.

ZapSign ofrece una interfaz intuitiva, adecuada para procesos más rápidos y comerciales, como la firma de contratos, términos de uso y otros documentos comerciales. La plataforma también permite la integración con los sistemas internos de las empresas, facilitando la gestión ágil de los documentos.

Mientras que el Gobierno Federal requiere un proceso más formal y complejo, ZapSign busca simplificar la experiencia del usuario, haciendo el proceso más accesible y ágil. Para las empresas que necesitan soluciones rápidas y efectivas, ZapSign ofrece una alternativa eficiente, sin la burocracia de los certificados digitales, y es recomendable para la firma de documentos en la vida empresarial diaria.

¿Cómo integrar herramientas de firma digital?

integrar herramientas de firma digital Es una forma inteligente de optimizar procesos y aumentar la eficiencia operativa en las empresas. A medida que la transformación digital gana cada vez más terreno, la integración de estas herramientas en las plataformas existentes puede simplificar la gestión documental y garantizar una mayor seguridad en las transacciones.

El primer paso para una integración exitosa es elegir la plataforma de firma digital que se adapte a las necesidades de su negocio. Muchas soluciones ofrecen funciones avanzadas, como autenticación multifactor y cifrado, que aumentan la confiabilidad del proceso de firma.

Tras esta elección, el foco debe estar en conseguir que la herramienta de firma conecte fácilmente con los sistemas ya utilizados por la empresa, como CRM, ERP o plataformas de gestión documental.

La integración se puede realizar a través de API (Interfaces de Programación de Aplicaciones), que permiten que diferentes sistemas se comuniquen de manera eficiente. Las API permiten enviar documentos automáticamente para su firma y registrar instantáneamente la finalización del proceso de firma, sin necesidad de intervención manual, lo que elimina el error humano y acelera los flujos de trabajo.

Una buena práctica es comprobar la compatibilidad entre los sistemas utilizados. Las herramientas de firma digital que se integran con plataformas como Google Workspace, Microsoft 365 o sistemas personalizados ayudan a centralizar la información y garantizar que todos los documentos se gestionen de forma segura.

También es importante que la integración sea intuitiva para los usuarios. Proporcionar una interfaz sencilla y fácil de navegar hace que el proceso sea más agradable, tanto para los empleados que utilizan la plataforma como para los clientes que firman los documentos.

Por todo ello, la adopción de herramientas integradas de firma digital permite a las empresas agilizar procesos, a la vez que mejoran la seguridad y la experiencia del cliente, destacándose en el competitivo mercado actual.

Cómo cerrar contratos con clientes mediante firma digital

Cierre de contratos con clientes Trabajar de manera eficiente y segura es uno de los principales objetivos de cualquier empresa. Las firmas digitales han demostrado ser una herramienta eficaz en este proceso, ya que ofrecen una forma práctica y confiable de formalizar acuerdos sin necesidad de impresiones físicas ni desplazamientos de las partes involucradas.

Para iniciar el proceso, el primer paso es crear el contrato digitalmente. Las herramientas de firma digital permiten redactar documentos y ajustarlos según las necesidades de ambas partes. Este paso puede realizarse utilizando plataformas especializadas que garanticen la seguridad e integridad del documento.

Después de la preparación, el siguiente paso es enviar el contrato al cliente. Utilizando una plataforma de firma digital, es posible enviar el documento vía correo electrónico o mediante enlaces seguros, permitiendo al cliente acceder al contrato desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de una reunión presencial o el envío de documentos físicos, haciendo el proceso mucho más ágil.

Cuando el cliente accede al contrato, puede leer y revisar los términos de forma clara y sin prisas. Si desea realizar ajustes, la plataforma permite realizar cambios y revalidar el documento antes de enviarlo nuevamente. Tras la revisión, el cliente puede firmar digitalmente con la misma seguridad que una firma manuscrita, pero con la ventaja de asegurar una mayor autenticidad e integridad al acuerdo.

Al utilizar una firma digital, se registran todos los pasos del proceso, proporcionando un historial al que se puede acceder en cualquier momento para fines de auditoría, lo que garantiza que no habrá dudas sobre los términos del contrato y ofrece una mayor transparencia para ambas partes. La seguridad de las firmas digitales también evita que el contrato sea modificado después de la firma, proporcionando confiabilidad jurídica.

Cerrar contratos con clientes mediante firma digital aporta agilidad, reduce costos operativos y asegura el cumplimiento legal, haciendo el proceso más simple y eficiente para todos los involucrados.

Entienda lo que dice la ley de firma digital en Brasil

A Legislación brasileña ofrece pautas claras sobre el uso de firmas digitales, permitiéndoles ser legalmente válidas en diferentes tipos de transacciones. El principal marco legal relacionado con las firmas digitales en Brasil es la Medida Provisional nº 2.200-2/2001, que creó la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil) y reguló el uso de certificados digitales para conferir autenticidad e integridad a los documentos electrónicos.

De acuerdo con la Medida Provisional, la firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita, siempre que se realice mediante certificado digital emitido por una Autoridad Certificadora acreditada por el ICP-Brasil. Este certificado digital es una clave criptográfica utilizada para asegurar la identidad del firmante y garantizar que el documento no ha sido alterado después de la firma.

La legislación brasileña también especifica los tipos de documentos que pueden firmarse digitalmente, incluidos contratos, poderes y transacciones comerciales, así como registros y documentos en procedimientos judiciales. La validez de la firma digital es reconocida por el poder judicial, siempre que cumpla los requisitos de seguridad establecidos por la Infraestructura de Clave Pública Brasileña.

La Ley nº 14.063/2020, que regula el uso de firmas electrónicas en las interacciones con la administración pública, refuerza la importancia de las firmas digitales para la formalización de acuerdos y procesos administrativos. Según esta ley, el uso de firmas digitales es obligatorio en diversas situaciones, como por ejemplo cuando se trata de documentos relacionados con impuestos o transacciones con organismos públicos.

Estos estándares garantizan que las firmas digitales sean una herramienta 100% segura y confiable para realizar transacciones en línea. Dado el rápido crecimiento de la digitalización de los procesos empresariales y gubernamentales, comprender las regulaciones que rodean las firmas digitales es esencial para prevenir problemas legales y garantizar el cumplimiento de la legislación brasileña.

¿Cuál es la base legal de la firma digital?

En Brasil, el Medida Provisional No. 2.200-2, de 2001, creó la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil), un sistema que permite el uso de certificados digitales para firmar documentos. ICP-Brasil tiene como objetivo garantizar la validez legal de las firmas digitales, permitiendo que los documentos electrónicos tengan el mismo peso legal que los documentos firmados físicamente.

La medida también especifica que, para que una firma digital sea válida, deberá ser generada mediante un certificado digital emitido por una autoridad de certificación acreditada dentro de esta infraestructura.

Además, la Ley N° 12.682 de 2012 regula la elaboración y archivo de documentos electrónicos, garantizando que los documentos escaneados y firmados digitalmente tengan la misma validez jurídica que los originales en papel.

Esta legislación es esencial para el uso de documentos electrónicos en diversos ámbitos, como las transacciones comerciales y contractuales, ya que establece la seguridad jurídica necesaria para que la digitalización de los procesos se produzca sin comprometer la autenticidad.

La firma digital ofrece una serie de beneficios para las empresas y la sociedad, como la reducción de la burocracia, el aumento de la eficiencia de los procesos, la reducción de los costes operativos con papel y la mejora de la seguridad frente al fraude.

Esta herramienta supone un avance significativo, aportando agilidad y confianza en las transacciones digitales, esenciales en el contexto actual.

Pero ¿cómo funciona la firma digital MP?

A Medida Provisional de Firma Digital fue una iniciativa del gobierno brasileño para regular y modernizar el uso de la firma electrónica en el país. Fue creado con el objetivo de garantizar la seguridad, autenticidad e integridad de los documentos digitales, asegurando que sean reconocidos con la misma validez legal que las firmas manuscritas en las transacciones electrónicas.

Esta medida establece los parámetros para el uso de firmas digitales a través de certificados digitales, los cuales deberán ser emitidos por Autoridades de Certificación acreditadas. El uso de estos certificados es esencial para realizar transacciones seguras, ya que crean una conexión entre la identidad del firmante y el documento electrónico, permitiendo probar de forma indiscutible la autoría de una firma.

La firma digital MP define que la firma debe realizarse mediante un proceso criptográfico, utilizando la clave privada del firmante, garantizando que sólo él tiene la capacidad de firmar el documento. La clave pública, a su vez, sirve para validar esta firma, creando un sistema de seguridad que hace que los documentos digitales sean confiables y estén protegidos contra cambios no autorizados.

El uso de esta medida no se limita al ámbito empresarial, sino que abarca también a la administración pública. El MP facilita la digitalización de procesos y el intercambio de información entre organismos gubernamentales y ciudadanos, agilizando servicios como el envío de declaraciones de impuestos y la firma de contratos administrativos.

Uno de los grandes avances que trajo esta medida fue el reconocimiento legal de los documentos firmados digitalmente, que ahora tienen la misma fuerza jurídica que los firmados manualmente, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la ley.

La firma digital MP se ha convertido en un marco en la modernización de los procesos y la seguridad digital en Brasil, incentivando la adopción de prácticas más eficientes y seguras en el entorno electrónico.

Validez legal de la firma digital

En primer lugar, es fundamental aclarar que tanto la firma física como la firma digital pueden tener su validez cuestionada, por lo que es imposible decir que una tiene mayor valor jurídico que la otra.

Al firmar un documento de la forma tradicional (papel y bolígrafo) estás insertando tu marca, con el fin de convencer al destinatario del documento que la firma contenida en él es capaz de vincular tu manifestación de voluntad por tener similitud o los mismos estándares, cuando en comparación con otros documentos firmados por usted.

Es decir, en caso de que se confronte su firma física, la única forma de confirmar o negar su validez será mediante la realización de un peritaje grafotécnico, en el cual un profesional especializado podrá dar fe o no de su validez.

En el caso de la firma digital, la manifestación de la voluntad del firmante se confirma por otros medios, utilizando diversos mecanismos, tales como: la propia firma (marca o signo) realizada en un dispositivo (teléfono inteligente/tableta), uso de una contraseña digital, registrar los datos IP del firmante del documento, registrar información del dispositivo donde se realizó la firma, utilizar un token enviado por correo electrónico o SMS, geolocalización o incluso un autofoto.

La firma digital tiene validez legal en prácticamente todos los países del mundo. En Brasil, fue introducido por varias normas, en particular por el artículo 10, § 2, de la Medida Provisional nº 2.200-2/2001 y por la Medida Provisional nº 983 de 2020.

Seguridad y riesgos asociados a la firma digital

La firma digital garantiza la integridad del contenido firmado y la identidad del firmante, otorgando validez legal a los documentos digitales.

A pesar de su sólida seguridad, existen algunos riesgos que es necesario tener en cuenta para garantizar el uso adecuado de la herramienta.

Lo principal es la posibilidad de uso indebido del certificado digital, lo que puede ocurrir si el titular no protege correctamente sus credenciales, como contraseñas o dispositivos de almacenamiento (token o tarjeta).

Otro riesgo es el falsificación de identidad en procesos donde no existe autenticación reforzada, como el uso de biometría o la confirmación de datos vía telefónica. En los casos en que se descuida el proceso de verificación, existen lagunas que permiten a terceros maliciosos suplantar la identidad del firmante real.

Además, existe el riesgo de vencimiento o revocación del certificado. Los documentos firmados con certificados vencidos o revocados pueden perder su validez legal si no se verifican adecuadamente.

Para minimizar estos riesgos, es fundamental adoptar buenas prácticas:

• protección de certificados digitales:Nunca comparta sus credenciales y mantenga sus dispositivos seguros;
• uso de autenticación avanzada:la adopción de medidas de verificación adicionales, como una identificación con fotografía y datos biométricos, aumenta la seguridad;
• control periódico: verificar si el certificado sigue siendo válido y monitorear cualquier intento de uso indebido.

Con el cuidado adecuado, las firmas digitales continúan siendo una solución extremadamente segura para los procesos legales, comerciales y administrativos, brindando agilidad sin comprometer la protección de la información.

¿Es válida una firma digital impresa?

La validez de una firma digital Los materiales impresos plantean varios interrogantes, especialmente en el contexto jurídico y comercial. En un mundo cada vez más digital, las firmas digitales han demostrado ser una forma segura y eficiente de validar documentos sin necesidad de presencia física. Sin embargo, una vez impreso, su eficacia puede ponerse en duda.

Una firma digital, por definición, es un proceso electrónico en el que se confirma la autenticidad de un documento a través de un algoritmo criptográfico, generalmente con el uso de un certificado digital. Este proceso asegura la integridad del documento y la identidad del firmante, creando una “huella digital” única vinculada al contenido firmado.

En el momento en que se imprime una firma digital en papel, se pierde el componente esencial de la verificación electrónica, que es el código criptográfico generado durante el proceso de firma. Una vez transferida al formato físico, esta firma ya no puede garantizar la seguridad ni la integridad del documento, ya que el valor cifrado no puede validarse eficazmente mediante métodos digitales.

Aunque la impresión de una firma digital puede ser útil para la presentación física o para fines de archivo, no mantiene la misma validez legal que la versión electrónica: esto se debe a que la versión impresa no permite la verificación del código criptográfico ni garantiza que el documento no haya sido alterado después de la impresión.

Para que la firma sea legalmente válida es necesario verificarla digitalmente, lo que no es posible cuando está impresa en papel.

Por lo tanto, la firma digital, al imprimirse, no mantiene su fuerza jurídica original. Se apoya en el formato digital para garantizar la autenticidad, integridad y seguridad, características que la versión impresa no puede ofrecer plenamente. Para que una firma digital sea legalmente reconocida, debe mantenerse y verificarse en su formato electrónico.

Cómo funciona la verificación de conformidad con las firmas digitales

La verificación de cumplimiento de la firma digital Es un proceso esencial para garantizar que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal y cumplan con la normativa y regulaciones vigentes. Este proceso es esencial para garantizar que el firmante haya expresado su intención de firmar y que el contenido del documento no haya sido alterado después de la firma.

El primer paso de verificación implica autenticar al suscriptor. Para que una firma digital sea válida, el firmante debe estar debidamente identificado mediante un certificado digital, que contiene información como el nombre del titular y su clave pública. Este certificado es emitido por una autoridad de certificación (CA) de confianza, que valida la identidad del firmante y garantiza que la firma sea legítima.

Después de la autenticación, se verifica la integridad del documento. El proceso de firma digital utiliza algoritmos criptográficos para crear un hash del documento, que es una representación única de su contenido. Cuando se firma el documento, este hash se cifra con la clave privada del firmante y se adjunta al documento.

Una vez verificada la firma, se utiliza la clave pública del firmante para descifrar el hash y compararlo con el hash del documento. Si los valores coinciden, significa que el documento no ha sufrido ningún cambio después de la firma.

Otro punto importante en la verificación es la validez del certificado digital. Para garantizar el cumplimiento, se verifica que el certificado esté dentro de su período de validez y no haya sido revocado. El proceso se puede realizar consultando a una Autoridad de Registro (AR) o a un validador de certificados digitales.

La verificación de cumplimiento también implica el análisis de marcas de tiempo, que garantizan que la firma se realizó en un momento específico, haciendo imposible cambiar la fecha y la hora de la firma sin invalidar el proceso.

Una vez garantizada la autenticidad e integridad de los documentos, la verificación de cumplimiento se vuelve esencial para la seguridad y validez de las transacciones digitales.

Base legal de la firma digital

Entrando un poco en la jerga legal, la justificación para aceptar la Firma Digital se divide en 03 grandes grupos.

Entre personas físicas (personas físicas o jurídicas con otras personas físicas o jurídicas)

Las razones para aceptar firmas digitales en documentos privados son amplias e incluyen las siguientes:

• Código Civil brasileño en sus artículos 104, 107 y 225;
• Código de Procedimiento Civil en su artículo 369, 411, 440 y 441;
• Medida Provisional 2.200-2/2001.

Resumidamente, não havendo menção expressa na lei vetando a assinatura digital, todo e qualquer documento assinado de forma digital, entre particulares, é válido, isso inclui: contratos e rescisões, recibos, folha de pagamento, ordens de serviço, atas de reunião e assembleia , entre otros.

Es importante señalar que para que una firma digital sea aceptada y validada ante cualquier cuestionamiento, debe cumplir con los siguientes requisitos técnicos:

• Autenticidad: registro de autenticación de usuarios, como firma, biometría facial, entre otros;
• Intención y no repudio: registros que acrediten el origen, presentación, entrega e integridad del proceso de firma. Impedir que un signatario niegue su acción e intención de firmar;
• Integridad: registros y creación de un código de integridad para verificar la originalidad del documento;
• Oportunidad: registro de fecha y hora de la acción realizada;
• Confidencialidad: registro de todos los que tuvieron acceso al documento.

Entre personas físicas y entidades públicas (personas físicas o jurídicas con entidades públicas)

En lo que respecta a las firmas digitales entre particulares y entidades públicas, la flamante MP 983/2020 surgió en momentos en que el aislamiento social provocado por la pandemia del COVID-19 aceleró la tendencia de utilizar medios electrónicos para formalizar negocios jurídicos.

Este estándar clasifica las firmas digitales y su uso en 03 grandes grupos, son:

1. firma electrónica sencilla: puede utilizarse cuando la comunicación no involucre información protegida por un grado de secreto;
2. firma electronica avanzada: podrá utilizarse cuando se trate de información clasificada o protegida con cierto grado de secreto y en los registros ante las juntas comerciales;
3. firma electrónica cualificada: puede utilizarse en cualquier comunicación con las entidades públicas, siempre que su uso sea obligatorio en los actos de transmisión y registro de bienes inmuebles, en los actos normativos suscritos por determinadas entidades públicas y en los demás casos previstos por la ley.

Cabe señalar que el MP permitió que, durante el período de la pandemia del COVID-19, se puedan flexibilizar los niveles mínimos establecidos por las entidades públicas en relación con los requisitos enumerados anteriormente, con el objetivo de reducir los contactos presenciales o atender posibles imposibilidades de realizar la firma de otra manera.

Firma digital en notarías

La firma digital también ha llegado a las notarías, aportando más practicidad y seguridad a actos que antes requerían presencia física. En Brasil, esta innovación es posible gracias a la plataforma e-Notario, reglamentado por el Consejo Nacional de Justicia (CNJ) mediante la Disposición nº 100/2020.

A través del e-Notario es posible firmar digitalmente diversos tipos de documentos notariales, tales como escrituras públicas, poderes notariales, contratos de compraventa de inmuebles, divorcios, entre otros actos notariales. La firma digital realizada a través de notaría tiene fe pública, es decir, tiene una presunción de veracidad garantizada por el notario responsable.

Para firmar documentos en notarías digitales, el usuario necesita obtener un certificado digital notariado, diferente de los certificados tradicionales. Este certificado se emite de forma gratuita por las propias notarías autorizadas, previa validación de la identidad del interesado mediante videoconferencia o presencialmente.

El proceso funciona de la siguiente manera:

1. El usuario solicita la emisión del certificado digital en la web de e-Notariado o directamente en una notaría colaboradora.
2. Después de la validación de identidad, se activa el certificado.
3. Con el certificado activo, el usuario podrá acceder a la plataforma e-Notario, firmar documentos electrónicos y hacer seguimiento de expedientes.

Entre las ventajas de la firma digital en las notarías están la reducción de burocracia, la reducción de costes de desplazamiento e impresión y la posibilidad de realizar actos oficiales con validez legal en todo el territorio nacional, sin salir de casa.

¿Son necesarios testigos para la firma digital?

En la presencia de testigos La firma de documentos es una práctica común en situaciones que requieren confirmación de autenticidad o consentimiento de las partes involucradas. Cuando se trata de firmas digitales, la necesidad de testigos puede cuestionarse, ya que la propia tecnología ofrece métodos robustos de verificación y validación que garantizan la integridad y autenticidad de los documentos.

Las firmas digitales utilizan cifrado para garantizar que el documento no se haya alterado después de la firma, lo que proporciona una capa adicional de seguridad en comparación con las firmas tradicionales. Al firmar digitalmente, el firmante utiliza un certificado digital vinculado a su identidad, lo que le permite verificar con precisión quién firmó el documento y si éste fue modificado después de la firma.

Este proceso minimiza la necesidad de testigos, ya que la propia firma digital es capaz de validar la identidad del firmante y garantizar que el contenido del documento no ha sido alterado después de la firma. Por lo tanto, en muchos casos, la presencia de testigos no es legalmente requerida para que el documento tenga validez legal.

Cabe señalar, sin embargo, que en algunas situaciones específicas, como en contratos que implican condiciones especiales o requisitos legales, puede ser necesaria la presencia de testigos para garantizar aún más la transparencia y la confianza entre las partes involucradas.

En estos casos, la presencia de testigos puede complementar la firma digital, pero su ausencia no comprometerá la validez del documento, pues la autenticación digital ya ofrece seguridad suficiente.

Por lo tanto, la presencia de testigos no es obligatoria en la mayoría de las situaciones que involucran firmas digitales. El uso de la tecnología ya garantiza la veracidad del proceso, haciendo innecesarios los testigos en la mayoría de los casos. Sin embargo, siempre es recomendable consultar los requisitos legales específicos de cada situación para garantizar su cumplimiento.

¿Por qué es necesario validar la identidad de los firmantes?

La validación de la identidad de los firmantes Desempeña un papel esencial en la firma de documentos electrónicos, garantizando la autenticidad, la seguridad y el cumplimiento legal. Sin esta verificación, las empresas y los individuos están más expuestos al fraude, al mal uso de la información y a impugnaciones legales de contratos.

Para reducir estos riesgos, las plataformas especializadas ofrecen diferentes métodos de validación, permitiendo a cada organización elegir el enfoque más adecuado dependiendo del nivel de sensibilidad del documento.

ZapSign ofrece múltiples formas de validación de identidad, como reconocimiento facial, OTP (contraseña de un solo uso), biometría y certificado digital. Se recomienda el uso de reconocimiento facial para transacciones que requieren un alto grado de seguridad, como contratos financieros y registros inmobiliarios.

La autenticación OTP, a su vez, se envía vía SMS o correo electrónico, ofreciendo una alternativa rápida y eficiente para aquellos documentos que requieren una validación ágil, como términos de aceptación y autorizaciones médicas.

En el sector financiero, la verificación biométrica y los certificados digitales ayudan a prevenir el fraude en los contratos de crédito y la apertura de cuentas, protegiendo tanto a las instituciones como a los clientes. En el ámbito sanitario, la validación de la identidad garantiza que los registros e informes médicos electrónicos estén firmados de forma fiable, lo que evita la falsificación.

En el sector educativo, este proceso es fundamental para garantizar la autenticidad de las matrículas y diplomas emitidos digitalmente. En el mercado inmobiliario, verificar la identidad de los firmantes previene transacciones fraudulentas, garantizando que los contratos de compra, venta y alquiler se firmen de forma segura.

Los métodos de validación seguros ayudan a optimizar las operaciones, reducir los costos de papeleo y aumentar la confianza de los involucrados. Las empresas que implementan estas capacidades protegen sus negocios contra riesgos y garantizan una mayor eficiencia y transparencia en sus procesos digitales, lo que fortalece la confiabilidad de las transacciones electrónicas e impulsa la digitalización segura en diferentes sectores.

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¿Qué sectores del mercado utilizan firmas digitales?

Las firmas digitales han sido adoptadas por varios sectores que buscan eficiencia operativa, seguridad y cumplimiento normativo.

Jurídico

En el sector legal, por ejemplo, la necesidad de auditoría y control de versiones impulsa el uso de soluciones avanzadas, como la revisión automatizada de documentos y plantillas legales estandarizadas, garantizando que los contratos y documentos estén siempre actualizados y en cumplimiento con la legislación vigente.

Financiero

En el sector financiero, las firmas digitales han sido esenciales para proteger los datos y cumplir con los requisitos regulatorios. Las instituciones bancarias y fintechs utilizan el recurso para gestionar riesgos y realizar auditorías rigurosas, asegurando la validez de los contratos de crédito, aperturas de cuentas y operaciones de inversión. El cifrado evita cambios no autorizados y refuerza la confiabilidad de las transacciones.

Salud

En el sector sanitario, a su vez, el cumplimiento de la LGPD y la seguridad avanzada de los datos son prioridades. Las firmas digitales permiten la integración con sistemas médicos para garantizar que los registros médicos, los informes y las autorizaciones se almacenen y firmen con total trazabilidad, lo que permite un flujo seguro de información entre pacientes, médicos y compañías de seguros de salud.

telecomunicaciones

El sector de las telecomunicaciones, tradicionalmente caracterizado por contratos extensos y complejos, también se beneficia enormemente de las firmas digitales. La integración con ERP permite un mayor control sobre las auditorías y conformidad, reduciendo el tiempo de aprobación de acuerdos y generando optimización en la gestión documental.

Inmuebles

En el mercado inmobiliario, la digitalización facilita la firma de contratos de arrendamiento y compraventa, automatizando plazos y procesos de renovación. De esta forma se reduce significativamente la conocida burocracia que conllevan los trámites, proporcionando una mayor agilidad en las negociaciones.

RH

En el área de recursos humanos, la firma digital moderniza la gestión contrariamente mano de obra, asegurando el cumplimiento de normas y facilitando la administración de documentos como admisiones, terminaciones y términos de confidencialidad. De esta forma, empresas de distintos sectores fortalecen su seguridad jurídica y eficiencia operativa.

Aplicaciones prácticas de la firma digital

Las firmas digitales se han convertido en una herramienta indispensable en muchos procesos cotidianos, agilizando tareas y aumentando la seguridad de las transacciones electrónicas. Su uso va mucho más allá del ámbito corporativo y abarca la actividad diaria de personas físicas y jurídicas.

Entre las principales aplicaciones prácticas destacan las siguientes:

• contratos de prestacion de servicios: permitir la firma de acuerdos comerciales a distancia, con validez jurídica garantizada;
• poderes notariales electrónicos: facilitar la formalización de representaciones sin necesidad de desplazamiento físico a notarías;
• firma de los términos de membresía:utilizado en operaciones bancarias, planes de salud y membresía de plataformas digitales;
• órdenes de compra y propuestas comerciales:acelerar el cierre de negocios, especialmente en ventas B2B;
• informes y certificados médicos:los médicos pueden emitir documentos electrónicos con firmas digitales, garantizando la autenticidad y confidencialidad de los datos;
• documentos escolares y académicos:Las instituciones educativas utilizan firmas digitales para certificar diplomas, registros académicos y declaraciones;
• Acuerdos de confidencialidad (NDA):fundamental en negociaciones y startups comerciales, que requieren agilidad y protección de la información.

Además, las firmas digitales se utilizan ampliamente en contratos de trabajo, modificaciones contractuales, recibos de entrega de equipos y validación de informes internos.

Casos de éxito de firma digital

Diferentes sectores han implementado esta tecnología para reducir la burocracia, agilizar operaciones y ahorrar recursos. Échale un vistazo:

Sicredi Agronegocios

O Sicredi Agronegocios se enfrentó a desafíos relacionados con la demora en la recolección de firmas y el alto consumo de papel. Con la implementación de la firma digital se redujo en un 66% el tiempo requerido para las firmas, brindando mayor agilidad en el cierre de contratos. Además, el ahorro fue significativo, al dejar de lado más de 180 mil hojas de papel, promoviendo una operación más sustentable y eficiente.

Unimed Oeste de Pará

A Unimed Oeste de Pará necesitaba dinamizar sus procesos y reducir los tiempos de ejecución de los contratos. La firma digital fue la solución ideal, permitiendo finalizar más rápidamente el 97% de los contratos. Hoy en día, el 90% de las suscripciones se completan en menos de 24 horas, lo que mejora significativamente la experiencia de los clientes y socios.

Banco Galleria

En el sector financiero, la agilidad en la formalización de documentos es esencial. EL Banco Galleria Consiguió reducir el tiempo de recogida de firmas de 7 a sólo 2 días. Actualmente, más del 90% de los contratos se firman de forma digital, aportando mayor practicidad y eficiencia en la atención al cliente.

Viajes con un solo clic

A Viajes con un solo clic Necesitaba una solución que garantizara la seguridad a la hora de firmar documentos y agilizara las operaciones. Con la adopción de la firma digital, los tiempos de recolección se redujeron a solo 1 hora. Este cambio trajo más confiabilidad a los clientes y mejoró la gestión interna de la empresa.

Reyes Pinto Abogados

En el sector legal, la firma digital ha supuesto una transformación significativa en el Reyes Pinto Abogados. El tiempo necesario para firmar documentos se redujo en un 92%, permitiendo una mayor agilidad en la tramitación de los casos. El ahorro financiero también fue notable, con una reducción del 90% en los costos operativos.

Estos ejemplos demuestran cómo las firmas digitales se han convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan modernizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y ofrecer un servicio más rápido y seguro.

Conclusión

Como puede ver en este artículo, hay varias formas de hacer una firma digital. Si quieres saber más, nada mejor que probar cómo funciona en la práctica, ¿verdad? Por lo tanto, registrarse en ZapSign y empieza ahora!