Si buscas agilidad y seguridad en tus negociaciones diarias, la suscripción online en el electrónica y lo digital puede ayudarte.
En este artículo explicaremos qué es la firma electrónica (utilizada con más frecuencia por las personas jurídicas), las diferencias entre firma electrónica y firma digital, las ventajas de la versión electrónica, que las personas pueden aprovechar sus beneficios, su validez legal en el país y los procedimientos para su uso, todo para que usted se vea favorecido en el competitivo mercado en el que vivimos.
Para destacar, las empresas deben buscar nuevas herramientas y metodologías para adquirir éxito y rentabilidad permanente, siendo la suscripción online un mecanismo perfecto para ello.
Con este modelo de suscripción tienes varias ventajas sumamente útiles para tu empresa, y lo mejor de todo, con validez legal, lo que te salva de cualquier problema en el futuro.
Empecemos a profundizar en este tema literalmente desde el principio, con las firmas tradicionales.
Diferencias entre suscripción en papel y suscripción online
La firma consiste en presentar el nombre escrito, de puño y letra, de la identidad de una persona que necesariamente necesita tener conocimiento de una determinada creación o lectura de un determinado documento. Se trata de un modelo tradicional de anotación única, es decir, la firma de una determinada persona no puede, en ningún momento, ser replicada legalmente.
Varios documentos reciben firmas, a modo de ejemplo, identidades personales, contratos, informes, certificados, etc. a través de medios como Messenger, Whatsapp, Telegram y otros.
Debido a estas innovaciones tecnológicas en la comunicación social, la suscripción en línea termina siendo una herramienta importante para que el mercado actual funcione cada vez más y más fuerte, especialmente con el escenario de aislamiento social como una forma de contener la propagación de Covid-19.
Pero, ¿sabe qué significa la suscripción en línea y cómo funciona? Básicamente mantiene una división entre la firma electrónica y la firma digital.
En los próximos temas, veremos algunas de sus distinciones, pero antes, tenga en cuenta que estos dos modelos de firma en línea aseguran que las personas se identifiquen auténticamente y tengan acceso a un determinado documento, además de facilidad, economía, sostenibilidad, validez legal y muchos otros beneficios. .
Los dos tipos de firma online: firma digital y firma electrónica
Hemos visto que en el mundo de las firmas online existen firmas digitales y firmas electrónicas, ahora debemos entender las diferencias y la función de cada uno en nuestra vida práctica, veamos cada uno a continuación.
Firma digital es aquel que requiere el uso de un certificado digital por el firmante (por ejemplo, e-CPF o e-CNPJ). Por lo tanto, es una firma algo burocrática, si consideramos que solo el 2% de los brasileños tiene un certificado digital.
Tambien algunos procesos considerados social y jurídicamente más completos, hacen obligatorio el uso de este modelo de firma, y por tanto, la presencia de un certificado digital, como en la emisión de facturas electrónicas, por ejemplo.
Sus principales características de autenticación son contraseña, SMS, token y voz, y además, las entidades emisoras de certificados digitales deben estar autorizadas por el Infraestructura de clave pública (ICP-Brasil), que establece el conjunto de procedimientos, estándares y normas para que los certificados sigan perspectivas de seguridad nacional.
Firma electronica es la firma en la que el firmante puede autenticarse por diferentes medios (ej. SMS, e-mail, selfie), sin necesidad de utilizar un certificado digital.
Varios tipos de documentos están firmados electrónicamente hoy en día, por ejemplo:
- operaciones bancarias;
- formas laborales;
- contratos de compra y venta;
- planos de salud,
- entre otros.
Es importante recalcar que la firma electronica consiste en garantizar la autenticidad e integridad de los documentos, ya que se insertan recursos tecnológicos propios en el software.
La firma electrónica, por lo tanto, tiene como principales características la practicidad y la agilidad, y casi siempre satisface las necesidades de quien la utiliza, ya que asegura la integridad de un documento encriptado.
Principales beneficios de la suscripción en línea
La herramienta de firma electrónica, generalmente adoptada por personas jurídicas, está disponible por ZapSign, simplificando el proceso de firma de documentos y garantizando su validez legal. Con esto, es importante que agregues las principales ventajas de utilizar este modelo de suscripción en tu negocio, como te demostraremos a continuación.
Agilidad
La recogida de firmas en persona siempre provoca dolores de cabeza a las partes, y sobre todo, una pérdida de tiempo.
Además, existe la necesidad de cubrir los gastos relacionados con la impresión, el transporte, la identificación de quien recibió el documento o la devolución fallida de las firmas, lo que resulta en el inicio del ciclo mencionado, ya que es necesario observar las fechas a ser firmado y generar nuevamente documentos actualizados.
Con la firma electrónica todo se resuelve rápidamente, eliminando la burocracia común de las firmas tradicionales y otros contratiempos como mencionamos al inicio de nuestro razonamiento, resolviendo los procesos con extrema rapidez y recolectando firmas en pocos minutos.
Economía
Al optar por la función de firma electrónica, se prescinde de la impresión de documentos, lo que en consecuencia colabora con el respeto al medio ambiente.
Los ahorros pueden ser considerados tanto en factores materiales, como energía, papel y tinta, que están íntimamente relacionados con las discusiones que involucran la sustentabilidad, es decir, la reducción de los llamados impactos ambientales, tornando inoportunas las acciones de tala de árboles, como también, en diferentes aspectos que se relacionan con la contratación de despachadores, mensajeros y motoboys.
Integración
Ninguna firma, en cualquier formato, no permanece inerte después de su firma, siempre seguirá logrando sus fines y efectos.
Así, los documentos autenticados electrónicamente colaboran con soluciones para la gestión empresarial, una vez que se produce la integración de datos en diferentes sectores de la empresa o con terceros, es decir, el acceso a un contrato firmado puede ser remoto por parte de los interesados, agilizando la gestión de la empresa. desarrollo.
Movilidad
Esta ventaja está relacionada con la agilidad. Imagínese usted, en un viaje, pudiendo tener acceso a documentos escaneados en cualquier dispositivo, teléfonos inteligentes, escritorios, ordenadores portátiles e tablets. La firma se puede realizar en la mayoría de los lugares, lo que garantiza la integridad del documento;
Seguridad
A firma electronica habilita recursos específicos para garantizar la seguridad de las personas, porque desarrolla encriptación y otras barreras tecnológicas capaces de inadmisir accesos indebidos y riesgos de fraude.
Muchos documentos incluso se envían para auditoría, lo que consolida aún más la idea de que los documentos escaneados y firmados en formato electrónico tienen su integridad, valor y origen asegurados.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ ¿Cómo funciona la validez legal de la firma electrónica?
➡️ Descubre cómo hacer una firma electrónica en tu celular
➡️ Entiende de una vez para qué sirve la firma electrónica
¿Quién puede utilizar la firma electrónica?
As pequeño, medianas y grandes empresas pueden beneficiarse de la firma electronica de muchos documentos, y también de personas. Entre las personas jurídicas que se benefician de este recurso en mayor proporción. A continuación destacamos los principales.
Instituciones de enseñanza
Cualquier institución cuyo objeto sea el desarrollo educativo tiene la opción de utilizar la firma electrónica para agilizar sus trámites diarios, como lo ejemplifica la firma electrónica de términos de compromiso, comunicaciones, informes, constancias de matrícula, certificados y otros.
Además, la firma electrónica colabora con tareas los procesos administrativos de estas instituciones, sus procesos burocráticos y la experiencia de los investigadores que buscan garantizar la documentación específica.
Tiendas tradicionales y virtuales
En el trato con proveedores, proveedores o consumidores finales, los empresarios pueden utilizar la firma electrónica como un medio adecuado para autenticar los contratos en general y agilizar sus procesos administrativos, flexibilizando el criterio de movilidad para los vendedores físicos que pueden cerrar sus negociaciones desde cualquier lugar, y de manera inmediata. .
Ya en E-commerce ou DrophsippingSus transacciones, que ya son digitales, acaban facilitándose con la firma electrónica, ya que todo el “comercio”, propiamente dicho, ya está en internet.
empresas de servicios
Las empresas cuyo objetivo sea la prestación de servicios derivados de contratos, como en el fenómeno laboral de la externalización, también pueden hacer uso de la firma electrónica como herramienta fundamental para reducir costes, optimizar procesos y favorecer la movilidad de los empleados.
Si estas empresas tienen a su cargo una gran cartera de clientes o reciben pagos de forma recurrente, la firma electrónica colabora con la gestión, control y organización de los documentos de forma adecuada.
compañías de seguros y bancos
El mercado responsable de proporcionar a los consumidores Seguros, en diferentes segmentos, ya ha implementado firmas electrónicas para mantener un alto nivel de competitividad en el mercado, y esto se nota fácilmente cuando vemos que alrededor del 50% de las aseguradoras que han adoptado esta práctica son más rentables.
Además de las compañías de seguros, la mayoría de las entidades financieras también han sucumbido a los avances tecnológicos de la sociedad moderna, especialmente en lo que se refiere a las firmas online, ya sean digitales o electrónicas.
El hecho es que en casi todos sus procesos internos, estas instituciones cuentan con este formato de firma, debidamente autorizado por el Banco Central mediante la publicación de la Resolución N° 4.474;
Organos Públicos
Aunque al sector público no le fascinan las novedades, incluso más tecnológicas, también puede ceder a la transformación digital y adaptar su formato operativo.
La modernización de Gestão de Documentos en Brasil aún es minúsculo, en comparación con otras naciones, pero organismos como el Servicio de Ingresos Federales de Brasil e instituciones como el Colegio de Abogados de Brasil - OAB, ya permiten el uso de la versión digital en sus actos.
Cómo hacer una firma de documento en línea
Para hacer una firma en un documento en línea, presentamos a continuación una guía paso a paso sobre cómo insertar una firma electrónica en sus documentos, en cualquier lugar, desde el ZapSign, Guau plataforma alojado en el entorno digital.
- Inicie sesión en el sistema;
- Generar un nuevo documento;
- Cargue el archivo .PDF;
- Firmar con certificado digital;
- Agregue su propia firma al documento;
- Ordenar entre suscripciones y visas;
- Generar y enviar enlaces de suscripción;
- Ordenar los signatarios;
- Terminar el procedimiento;
- Sus signatarios firman el documento.
Validez legal de la firma electrónica
Las firmas electrónicas tienen la misma armonía y singularidad en comparación con las firmas tradicionales demarcadas en papel, por lo tanto, están dotadas de validez legal.
Pero, ¿sabes qué significa la validez legal de un documento?
Muchas veces mantenemos la creencia de que un documento válido es el emitido en una notaría o similar, pero no sabemos que los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez.
Esto sucede porque el ordenamiento jurídico brasileño tiene la idea de que los documentos pueden ser considerados como prueba, pero para eso es necesario que cumplan algunos requisitos, a saber, el formato del documento, su integridad y origen.
Por tanto, para que la firma electrónica tenga validez legal, el receptor debe tener conocimiento del uso del documento en formato digital y garantía de firma electrónica para ello, además de su integridad en cuanto al desarrollo de las denominadas auditorías para que la información de las fuentes se descubre y posibles cambios.
Finalmente, el mencionado origen, que puede acreditarse mediante la exhibición de datos propios de la firma electrónica, tales como la identificación de los autores a través de recursos como contraseña, token y similares, la ubicación física en la que se generó el documento, así como , el sello que muestra la hora correcta del archivo.
¿Cómo funciona la suscripción en línea?
Obtener una firma electrónica no es una tarea compleja, pero merece tu atención a la hora de elegir una software responsable y comprometido con la eficacia de este producto en la realización práctica de la firma de documentos en beneficio de los clientes.
Con esta lista de ventajas presentada para la firma electrónica, debe estar ansioso por evolucionar y destacarse de sus competidores, ¿verdad? Entonces vamos alla.
En ZapSign puedes probar libre subir su documento para firma en PDF, compartir el enlace por WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal que prefiera su cliente y esperar la notificación de la firma realizada por correo electrónico.
Además de todo esto, existe otra circunstancia que enriquece el uso de la firma electrónica dentro de un software asistencia adecuada en la gestión de documentos. En ZapSign, por ejemplo, puede organizar todos los archivos enviados al software, además de poder almacenar en ellas un historial de suscripciones. De esta forma, podrá consultar o revisar periódicamente los documentos de forma más rápida y eficaz.
Suscripción en línea en GDPR
Las firmas electrónicas generalmente garantizan la compliance de las empresas, así como, las cuestiones previstas por la Ley General de Protección de Datos - LGPD, todo para que las empresas no incurran en fraudes y errores.
Los documentos privados como poderes, contratos, convenios, proposiciones, registros, préstamos, entre otros, en ZapSign son fácilmente auditables, lo que agrega mayor seguridad para el cliente, ya que en ellos existe un rastro digital, es decir, los trámites son cifrado, lo que garantiza la creación segura de documentos digitales y su almacenamiento.
Consideraciones finales
La validez jurídica de la firma electrónica tiene fundamento jurídico en el artículo 10, §2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y por la Ley nº 14.063/2020, siendo desmitificado en el área del derecho digital. ZapSign captura datos de autenticación del firmante, como fecha y hora, IP, teléfono, código único, correo electrónico, firma en pantalla e información relacionada con el navegador, el dispositivo y el sistema operativo del firmante.
Para mantener la interacción con esta súper tecnología y mantener la integridad de su documento a través del algoritmo SHA256 (función criptográfica creada por la NSA) y acceso al certificado digital A1 ICP-Brasil, prueba la plataforma ZapSign gratis y conozca los beneficios de la suscripción en línea para su negocio.
Este artículo fue revisado por Getúlio Santos, abogado registrado en la OAB, sección Minas Gerais, con el número 99.426.
