Antes de pensar en acciones para modernizar su empresa, como digitalizar el alcance del negocio, por ejemplo, necesita poner su casa en orden. Esto implica tener todos sus documentos en sus lugares apropiados, como grandes son las consecuencias del mal Gestão de Documentos.
Para que entiendas la importancia de organizarlos muy bien y lo que puede pasar si no lo haces, quédate con nosotros hasta el final de este artículo, porque te lo explicamos todo.
¿Qué es la gestión documental?
Primero, tratemos de entender el concepto. La gestión documental involucra varios procesos que aseguran la producción y el almacenamiento adecuado de la información de una empresa.. Una vez ordenados todos los documentos, se vuelve más práctico almacenar y buscar datos que son necesarios en la rutina de trabajo.
Por ejemplo: al momento de contratar a un empleado para su empresa, este necesita firmar un contrato con usted que debe ser archivado dentro de una carpeta correspondiente. Lo mismo ocurre con los clientes y proveedores cuyos documentos contractuales deben conservarse en lugares de fácil acceso.
Esta gestión se puede realizar de diferentes formas según cada organización. Para algunas empresas, un gabinete es todo lo que se necesita para archivar sus documentos físicos, mientras que otras necesitan espacios más grandes, como una habitación completa, para almacenarlos.
Sin embargo, también hay otra solución: documentos electrónicos. Desde plataformas como ZapSign, puede recopilar firmas electrónicas y tener una organización en línea de sus documentos, lo que ahorra espacio y también reduce los costos que implica el manejo de documentos físicos.
¿Por qué es importante la gestión documental?
Cada documento tiene una función específica en la gestión de su empresa, por lo que deben conservarse correctamente.. Después de todo, pueden ser fundamentales para realizar y optimizar los negocios. ¿Vamos a ver algunos ejemplos?
Cuando una empresa modifica una cláusula contractual referente a su oferta de servicios, los clientes recurrentes deben firmar una modificación. Una vez que tenga todos sus contratos bien organizados en un solo lugar, es más fácil y rápido ponerse en contacto con ellos.
Si un empleado tiene dudas sobre las actividades laborales que realiza, tener el contrato que firmó ayuda a resolverlas.
Al negociar con un nuevo cliente potencial, si existe la necesidad de consultar un documento para proporcionar la información correcta, es importante que acceda a él rápidamente. Después de todo, durante un Servicio en línea - como en Whatsapp, por ejemplo, la demora en responder puede hacer que la persona se dé por vencida y busque al competidor.
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¿Cuáles son las consecuencias de una mala gestión documental?
Ahora que entiendes qué es la gestión documental y la importancia que tiene, veamos cuáles son las principales consecuencias
1. Pérdida de documentos
Cuando no tienes una buena organización, esa sin duda termina siendo la primera consecuencia. Como dijimos, los documentos tienen papeles importantes y estratégico en la gestión de su negocio para que perderlos puede causar problemas muy grandes.
Las inspecciones suelen ocurrir en algunas empresas sin previo aviso. Imagínese si esto sucede y no puede encontrar los documentos que solicita el inspector.
Hay muchas otras acciones comerciales de rutina que requieren unir varios documentos, como:
- auditorías;
- ofertas;
- impuesto de renta;
- recaudación de impuestos.
Además, la pérdida puede terminar generando reelaboración si necesita volver a emitir los documentos, sin mencionar los costos que implica cada emisión.
2. Pérdida de datos
Por mucho que una empresa cuente con un muy buen espacio físico para el almacenamiento de documentos cuyo acceso está restringido solo a personas autorizadas, esto no es suficiente para evitar que suceda alguna desgracia y provoque la pérdida de datos importantes.
Un incendio, por ejemplo, es difícil de predecir. Aunque contrates un servicio de seguridad, nada impide que un accidente de este tipo provoque la pérdida de algunos papeles hasta que el incendio sea controlado.
De hecho, el propio entorno puede colaborar para que se deterioren con el tiempo. Si la temperatura ambiente es demasiado alta y el ambiente es húmedo, los documentos físicos pueden dañarse. Por eso es tan recomendable escanear.
Incluso si ha comprado una plataforma para firma electronica de documentos No hace mucho tiempo, la copia de seguridad digital de los documentos en papel era fundamental para evitar la pérdida de datos.
3. Desorganización
Cuando pensamos en desorden, muchos hacen una conexión con documentos físicos, lo cual tiene sentido. Después de todo, si un gerente los deja amontonados en un solo lugar, sin especificar qué es cada uno, con el tiempo se convertirá en un desastre.
Más aún considerando que la cantidad de documentos aumenta a medida que su empresa avanza, ya que involucran nuevos clientes que han ingresado, así como proveedores que deben colaborar con la entrega de sus ofertas y contratación de empleados para atender mayores demandas.
Vale la pena decir que El desorden no solo involucra documentos físicos, sino también digitales. Si tienes todo almacenado en tu disco duro o en la nube, pero sin clasificarlos en carpetas y categorías, la experiencia será la misma que tener un armario lleno de papeles completamente desordenados donde nadie puede encontrar nada, incluido tú.
4. Mala toma de decisiones
Para tomar una decisión, debes hacer un análisis completo del escenario que implica el “sí” o el “no” que darás. Cuando se trata del entorno corporativo, esta verificación también se realiza a partir de los documentos que tiene almacenados.
Cuando estés a punto de cerrar un nuevo contrato, pero te sientas inseguro sobre las condiciones propuestas, revisar los contratos anteriores que ha tenido la empresa te dará una visión general hasta el punto de decidir si vale la pena o no seguir adelante.
Lo mismo para sus empleados. Si están en contacto con alguien interesado en cerrar el trato, pero necesitan una condición especial para seguir adelante, consultar el documento que explica si es posible les dará la autonomía de esta decisión.
5. Mayores costos
Dicen que un problema solo cobra notoriedad cuando empieza a afectar tu bolsillo, por lo que no podíamos dejar de señalar cómo la falta de organización de los documentos puede perjudicar el tuyo.
Como decíamos unas líneas más arriba, el gasto más recurrente está vinculado a la emisión de nuevos documentos que se extraviaron. Además, quienes todavía trabajan con papeles necesitan hacer inversiones para mantenerlos bien archivados, como deshumidificadores (que controlan la humedad del aire, evitando también la proliferación de hongos y bacterias) y más gabinetes para almacenar los nuevos documentos que se generan en medida que avanza la empresa.
También debemos considerar la cuestión del tiempo. Si usted o un empleado tardan mucho en encontrar los documentos necesarios para un manera possible. o operación comercial, menor es la productividad y captación de nuevos negocios. Al final, tiempo es dinero.
6. Más burocracia
Cuando no tienes tus documentos bien organizados, apenas sabes dónde está cada uno, por lo que es necesario buscarlos cada vez que alguien los necesita. ¿Te imaginas si alguien al buscar un archivo en concreto acaba teniendo acceso a información restringida?
Por estas posibilidades, la burocracia es mayor en el mal manejo de documentos. Como no todo el mundo puede tener acceso a la información empresarial, esto acaba restringiendo quién puede o no consultar los documentos, que puede causar problemas.
Por ejemplo: si solo usted tiene acceso a los documentos y se realiza una inspección en la oficina mientras usted está fuera, ¿quién se los proporcionará al inspector? Si un colaborador necesita la información contenida en un archivo que solo tú puedes llevar, ¿cómo logrará solucionarlo?
7. Seguridad
Cuando se fundó su empresa, ciertamente trajo en esencia su misión, visión y valores, es decir, el propósito que la hace existir, hacia dónde quiere ir y los ideales que la conforman.
Estas percepciones también deben ser capturadas por su audiencia y, para que eso suceda, todas sus herramientas deben estar bien alineadas con estos fines. que incluye la organización de documentos.
Son dueños de la información del negocio, de las personas y socios que forman parte del mismo. Por lo tanto, cualquier ineficiencia en los procesos que involucren documentos dejará a su empresa susceptible al fracaso.
8. Pérdida de clientes
Uno de los factores que hace que los clientes decidan comprar o no la oferta de una empresa es la sensación de seguridad en lo que se está haciendo. En el caso de los documentos, si un cliente te pide que le envíes el borrador del contrato y lo haces con prontitud, las posibilidades de concretar la venta aumentan. Por otro lado, si tardas mucho porque no encuentras el archivo y el cliente nota este descuido, es probable que opte por cerrar el trato. con otra empresa.
Además de perder al cliente, también perderá la oportunidad de ser referido por él a otros contactos. Incluso si tus acciones Marketing son eficientes, el boca a boca sigue siendo muy potente y es más probable que las personas que llegan por recomendación compren.
Sea cual sea tu forma más fuerte de prospección, las dos se van por el desagüe si, al consultar o enviar un documento, demuestras una falta de organización que te hará perder ventas.
Ahora que conoces las consecuencias de una mala gestión documental, ya sabes qué evitar a la hora de gestionar tu negocio, además de la importancia de tenerlos todos archivados en formato digital.
Para saber cómo funciona GED (gestión electrónica de documentos), quédese con nosotros y lee este artículo que escribimos sobre el tema!
