Descubre cómo hacer una firma electrónica en tu celular

Las formas en que se realizan los negocios han ido cambiando a medida que aumentan los avances tecnológicos, lo que hace que las empresas adopten elementos modernos para su gestión como: firma electronica. Esto plantea una pregunta: como hacer firma electronica por celular?

Tener este formato de suscripción es importante, ya que más de la mitad de los brasileños conectados al Internet usarlo por celular. Por lo tanto, para conocer las conveniencias de tener un plataforma para firmar documentos electrónicamente y el paso a paso de cómo hacerlo, ¡quédate con nosotros hasta el final de este artículo!

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica tiene la función de captar el consentimiento o aprobación de alguien por medios electrónicos.. Por lo tanto, se puede utilizar como reemplazo de la firma manuscrita.

Además, la firma electrónica no sólo se aplica a documentos y contratos, sino también a otros medios electrónicos como token, biometría o reconocimiento facial para que se acredite la identidad de la persona.

¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas?

Básicamente, según ley número 14.063 de la legislación brasileña, existen tres tipos de firma electrónica: simple, avanzado y calificado.

La firma electrónica simple permite identificar a la persona que firma el documento a partir de datos asociados a ella en formato electrónico.

La firma electrónica avanzada utiliza Certificados digitales u otros recursos para acreditar la autoría e integridad del firmante.

Finalmente, la firma electrónica cualificada utiliza el certificado digital emitido por el PCI-Brasil que es el principal sistema de infraestructura de clave pública de Brasil.

¿Qué tipos de documentos se pueden firmar electrónicamente?

cualquier tipo de documento puede recibir una firma electrónica, por ejemplo:

• adquisición de clientes: formulario utilizado, sobre todo, por las empresas que prestan servicios y necesitan que se firme el contrato para dejar claro a las partes cuáles son los deberes y obligaciones de cada uno;
• contratación de proveedores: para que el acuerdo que se haga con las personas que prestarán servicios a su empresa no sea sólo un trato verbal, es importante utilizar la firma electrónica;
• contratación de empleadoss: La firma electrónica ha sido muy útil en este sentido, especialmente cuando los empleados residen en otros estados o países y son contratados para trabajar a través de oficina en casa;
• renovación y Aditivo de contrato: si hay algún cambio en el servicio ofrecido por su empresa o en los términos contractuales, la firma electrónica de una modificación puede solucionarlo.

¿Por qué es conveniente firmar documentos por celular?

Cuando el asunto es firma electronica móvil, hay tres ventajas principales: movilidad, rapidez y sencillez.

Movilidad

Imagine la siguiente situación: usted y un cliente necesitan firmar un documento, pero ambos están ocupados en sus rutinas y no pueden ponerse de acuerdo en un horario común para reunirse en la oficina y realizar la firma.

Ahora pensemos en otra situación en la que los dos ya han unido la firma electrónica, pero necesitan la computadora para eso. Esto quiere decir que si una de las partes pasa todo el día fuera de la oficina, como en el primer ejemplo, no podrá realizar la suscripción en línea.

Sin embargo, esto no sucede cuando se puede hacer por celular. No importa si estás en un evento, en casa, en transporte público o en la playa, solo toma tu celular e inicia sesión en unos pocos pasos (que te mostraremos más adelante).

Velocidad

Otra de las ventajas de firmar electrónicamente con el móvil es la rapidez. Después de todo, la velocidad de carga de la versión móvil de un sitio web suele ser más rápida que la versión de escritorio. 

Google mismo informó que el tiempo promedio que las personas esperan a que se abra un sitio web cuando acceden a él desde sus teléfonos celulares es de 3 segundos. Por ello, acceder a una plataforma de firma electrónica responsiva (es decir, apta para dispositivos móviles) a través del móvil puede agilizar el proceso.

mayor alcance

De todas las personas conectadas en Brasil, alrededor del 58% accede a Internet solo por teléfono celular. Esto motivó a muchas tiendas virtuales a optimizar las versiones móviles de sus sitios web para atender a este público que se ha hecho más grande con la llegada del aislamiento por la pandemia del coronavirus. 

Lo mismo ocurre con tu empresa, aunque no sea un e-commerce. Cuando le pidas a tu cliente, proveedor o empleado que firme electrónicamente un documento, casi seguro te preguntará:

– ¿Puedo firmar en el móvil?

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Cómo hacer una firma electrónica por celular: paso a paso

Ahora que ya sabes qué es una firma electrónica, así como la importancia y conveniencia de hacerlo desde tu celular, te vamos a mostrar cómo puedes cargar y firmar un documento a través de ZapSign de una forma rápida y sencilla.

Paso 1: Regístrate en la plataforma

Primero, regístrate en la plataforma para poder realizar la firma electrónica. Tiene dos planes dirigidos a empresas, son:

• plan profesional: permite suscribir hasta 20 documentos por mes e inclusión de hasta 6 usuarios con un precio a partir de R$ 29 por mes;
• plan completo: dirigido a empresas con mayor flujo de documentos, ya que incluye suscripciones ilimitadas y hasta 11 usuarios desde R$ 65 por mes.

Sin embargo, si todavía no está seguro de qué plan es el mejor o quiere probar la herramienta antes de comprar, también está la plan esencial con el que puedes enviar hasta 5 documentos al mes gratis. 

Usemos este plan gratuito como base para este tutorial. Cuando acceda a la página de inicio de ZapSign en su dispositivo móvil, toque "Probar gratis".

La siguiente pantalla es la pantalla de registro. Ingrese su correo electrónico y también proporcione una contraseña de al menos 6 caracteres que se utilizará para su inicio de sesión cuando se complete el registro. Luego toque en "Crear cuenta".

¡Listo! ¡En solo dos pasos, su registro en ZapSign está completo!

Paso 2: Sube el documento a la plataforma

El tipo de archivo aceptado para la firma es PDF, por lo que debe tener el documento en este formato. Si está en Google Drive, simplemente vaya a "Archivo / Descargar / Documento PDF". Si es un archivo .doc, hay aplicaciones como este quién puede realizar la conversión por usted.

Luego, como dice la impresión de arriba, haga clic en + para cargar el documento que se firmará en la plataforma. Al hacerlo, se le presentará la siguiente pantalla.

Al tocar en "Seleccionar documento", se le llevará a elegir el archivo PDF que tiene en su teléfono. 

Paso 3: Determinar los signatarios

Cuando se complete la carga del archivo, debe señalar cuáles son los nombres de los firmantes.

Existe una opción de “Autenticación Avanzada” destinada a ingresar más datos de las personas que firman, tales como: correo electrónico, número de teléfono, función, selfie y foto de algún documento de identificación. Para continuar, toque "Continuar".

A continuación, puede posicionar en qué parte del documento se debe realizar la firma. En los contratos físicos, es común que el campo de la firma se ubique al final y se inserte en una línea presente sobre el nombre del firmante. Como mucha gente todavía está acostumbrada a este formato, lo adaptamos a ZapSign para identificar mejor a la audiencia tradicional.

Si no ve esta función como necesaria, simplemente toque "Continuar sin posicionar". Pero, si ha realizado la colocación, toque "Guardar y continuar".

Paso 4: Envía el enlace de suscripción

En la siguiente pantalla, se le pedirá que recopile firmas. hay tres maneras de hacer esto.

La primera forma es copiar el enlace del documento tocando el icono azul para enviarlo a través de cualquier canal de mensajes.

Por cierto, si está hablando con signatarios Whatsapp, hay un icono para que envíes el documento directamente desde la aplicación. Este es el segundo método de envío.

Para activar la tercera forma, puede tocar el botón que dice "Quiero que ZapSign envíe enlaces de firma a los firmantes" y aparecerá la siguiente pantalla.

Es posible poner el email y un mensaje personalizado si quieres. Finalmente, toque "Enviar y finalizar".

¿Cuáles son los pasos que sigue el firmante para firmar?

Después de enviar el documento, la persona que lo firme, al tocar el enlace, verá el documento y el botón de firma.

Después de sonar, se invitará a la persona a ingresar su nombre completo, correo electrónico y número de teléfono de contacto. Después de ingresar, debe tocar en "Continuar".

La siguiente pantalla presenta una característica muy interesante de ZapSign: la persona puede firmar el documento con el dedo, al igual que firma archivos físicos con un bolígrafo. No importa si no coincide con el documento de identidad. Luego, simplemente toque "Finalizar". 

¡Listo! Después de seguir estos pasos, la firma electrónica se completa con éxito. Se muestra la siguiente pantalla y la plataforma también envía un correo electrónico de confirmación a ambas partes.

Ahora que ya sabes cómo hacer una firma electrónica en tu celular, puedes comenzar a aplicar este proceso en tu empresa usando ZapSign. 

Si tienes dudas sobre cómo aplicar la plataforma a tu modelo de negocio, ¿por qué no charlas con nosotros? Haga clic aquí para ponerse en contacto con uno de nuestros expertos!