Independientemente de cuál sea su mercado, un punto es seguro: está cambiando más rápido que en décadas anteriores. Por lo tanto, para brindarle un buen servicio, es esencial contar con las herramientas adecuadas y eso incluye una dedicada a firmas electronicas. Esto plantea una pregunta: ¿qué hacer cuando su software de gestión es de un fabricante diferente, pero desea usar ambos en un solo lugar? Para este propósito el API de firma electrónica.
Si tiene preguntas sobre cómo hacer esto o incluso si no tiene idea de qué es una API y qué tan importante es para la gestión de su negocio, ¡quédese con nosotros y siga este contenido hasta el final!
¿Qué es una API?
API es el acrónimo de Interfaz de Programación de Aplicaciones, es decir, “Interfaz de Programación de Aplicaciones” y se refiere a una serie de patrones y funciones reunidos por un programa que los pone a disposición de las aplicaciones que no pretenden unirse al software, sino que simplemente usan su funcionalidad.
Veamos un ejemplo para que se entienda mejor: João usa un software para emitir facturas en su empresa y ve la necesidad de implementar un ERP para gestionar todo el negocio.
La razón por la que João buscó un ERP es precisamente para unir todos los tareas en un canal para que todo se haga dentro de una sola herramienta. Sin embargo, no quiere renunciar al software que genera facturas porque la solución le sirve muy bien. ¿Cómo resolver esta situación?
La solución es precisamente la API. Más concretamente, si los sistemas tienen una API abierta, es posible que hablen en un único canal, facilitando la vida al usuario final, que, en este caso, podrías ser tú.
¿Cuál es la diferencia entre API abierta y API cerrada?
Llamamos API abierta a la que está disponible para los desarrolladores. externos para que puedan incrustarlos en otros programas que necesiten usar sus funciones.
Cabe mencionar que una API abierta no significa que esté libre de autenticación o costos. Una empresa puede crear una API abierta que puede utilizarse gratuitamente o pagado.
Por otro lado, las cuando se cierra la API, se vuelve accesible solo para los sistemas de la empresa que la creó. Por tanto, si estás interesado en acoplarlo a alguno de los sistemas que utilizas en tu gestión, esto no será posible.
¿Cuál es la importancia de la API en la gestión digital de una empresa?
Cuando se abre una empresa, se parte de la misión, visión y valores que, a su vez, se construyen a partir del objetivo empresarial.
Por lo tanto, debe tenerse en cuenta en todas las acciones que tomen sus empleados. Si la empresa pretende convertirse en la más grande en su área de actividad, por ejemplo, esto debe quedar claro en todos los departamentos: administración, finanzas, Marketing, comerciales y similares.
Para que cada uno de ellos pueda realizar el trabajo de manera eficiente, es necesario que cuenten con programas que cumplan con todas las funciones necesarias. Por este motivo, la toma de decisiones a la hora de contratar un software debe ser muy minuciosa.
En este punto, es aconsejable recordar que las herramientas que elija no tienen que ser las más populares, ya que no importa. Lo que realmente hay que tener en cuenta es cómo van a solucionar el problema que tienes.. Entonces, cuando hable con un representante de la empresa que desarrolla el software, aclare cuáles son los cuellos de botella más grandes de su empresa en este momento.
Si ya usa programas que cumplen funciones específicas, aclare eso también, ya que este es un comienzo para hablar sobre la API y su aplicabilidad. Si la solución tiene una API abierta, la posibilidad de integrarla con los programas que utilizas es mayor. Pero en caso de que la API esté cerrada, no te preocupes.
Asumiendo que las empresas, por defecto, usan ciertos programas dentro de su nicho de mercado, es común que algunos desarrolladores ya se integren con ellos para servir mejor a sus clientes.
Por ejemplo: oficinas de contabilidad soluciones de uso común como najason ou Cuenta Azul para que otros responsables de otros sistemas consideren integrarlos.
En software de marketing esto es bastante común, veamos un ejemplo real. LA Etapa, desarrollado para crear sitios web en WordPress, está integrado con herramientas de automatización como Hubspot, RD Station y MailChimp sabiendo que los usuarios finales ciertamente también hacen uso de estos programas.
Por esta versatilidad, la API es importante en la gestión digital de una empresa.
API en firma electrónica: ¿cómo se aplica?
Primero, vayamos al concepto de firma electrónica: es una forma jurídica por la cual es posible contar con la aprobación o consentimiento de una persona al ser reconocida por medios electrónicos.
Por lo tanto, la API en firma electrónica permite firmar de forma segura documentos que cumplen con las reglas y estándares digitales, para que tengan la misma validez de la firma física.
La firma electrónica no se restringe a la firma de un documento, sino también a los más diversos tipos de reconocimiento individual, tales como: token, biometría, lectura facial, entre otros.
Sobre firma del documento, su adopción ha ido en aumento por parte de empresas que buscan practicidad a la hora de firmar contratos con sus empleados, proveedores o clientes.
Si tu proceso de negocio involucra muchos pasos que se unen en un solo sistema, la API en firma electrónica es fundamental. ¿Vamos a ver un ejemplo?
Suponga que el proceso de agregar un nuevo cliente a su empresa requiere los siguientes pasos:
- registro en CRM;
- Firma de contrato;
- activación de clientes;
- correo electrónico de bienvenida.
Los pasos 1, 3 y 4 se pueden realizar automáticamente si tiene un CRM. Para que el paso 2 no se realice manualmente (sobre todo si el número de clientes entrantes es grande), lo ideal es que el firma electronica integrarse en CRM a través de API.
Así es como lo hacen la mayoría de los mercados de Internet. Tú procesos compra y envío de productos, por ejemplo, dan al usuario la impresión de pertenecer a un solo sistema, pero hay varios sistemas integrados en el plataforma a través de las API.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ Firma de documentos online: el diferenciador de tu negocio
➡️ Después de todo, ¿cuál es la diferencia entre firmas digitales y electrónicas?
➡️ Por qué necesita ingresar hoy a la era de los documentos electrónicos
¿Cómo aplicar la API de firma electrónica de ZapSign?
Ahora que comprende el concepto de API y su importancia para integrar una herramienta de firma electrónica, expliquemos cómo se aplica dentro de una de las soluciones más grandes en este nicho: ZapSign.
Desde que se lanzó ZapSign con el objetivo de ofrecer una forma sencilla y rápida de firmar documentos electronicamente, muchos usuarios solicitaron la integración con otras herramientas para aumentar la productividad al excluir las tareas manuales y repetitivas de sus rutinas de trabajo.
Entonces, para atender de manera eficiente a todos los que usan ZapSign, hacemos posible que lo integres con varias herramientas sin que tengas conocimientos de programación, ya que no tendrás que escribir ni una línea de código.
Entonces, si siente la necesidad de agregar datos a sus hojas de cálculo, Trello o cualquier otro tipo de software cada vez que se firma un documento, esto es posible. ¡Mira cómo hacerlo a continuación!
Elija una aplicación de integración
El primer paso es elegir una herramienta de integración que conecte los sistemas. En ZapSign utilizamos el Zapier, integromat e enchufe cuáles son las opciones más demandadas en este segmento.
Para el paso a paso de este post, tomaremos como base el Zapier para mostrar cómo la información de un firmante se puede ingresar automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets, ya que es una actividad recurrente en muchas empresas.
Un punto importante: preste atención al límite de emisión de las herramientas utilizadas en el proceso. ZapSign, por ejemplo, tiene tres planes con diferentes límites de contratos firmados, como puedes comprobar aquí.
Paso a paso para integrar ZapSign con Google Sheets a través de Zapier
Zapier es una de las herramientas más completas del mercado para tener integración con más de 2 mil herramientas, Google Sheets es uno de ellos. Los pasos que se muestran a continuación son los mismos que se usan para agregar cualquier programa.
1) Crea una cuenta de Zapier
Al acceder al sitio web oficial de Zapier, puede crear una cuenta ingresando su información o de una manera más rápida a través de su cuenta de Google o Facebook.
2) Haz tu primer zap
En primer lugar, el término "zap" no tiene nada que ver con Whatsapp. En Zapier, zap es el nombre que se le da al proceso de integración de herramientas. Por cierto, puede tener múltiples zaps dentro de su cuenta, en caso de que necesite diferentes integraciones de herramientas.
3) Preparar a Zapier para la incorporación
En la pantalla que dice “Cuando suceda…”, busca la aplicación “Webhooks by Zapier”.
Luego selecciona “Webhooks by Zapier” y elige la opción “Catch Hook”. Luego haga clic en “CONTINUAR”.
Se generará un enlace en la parte que dice “URL de webhook personalizado”. Tienes que copiarlo para pegarlo en el siguiente paso.
En la siguiente pantalla, verá el mensaje "Pruebe su disparador", lo que significa que Zapier está listo para recibir los primeros eventos de integración. Por ahora, debe dejar abierta esta pestaña de su navegador y abrir otra para el siguiente paso.
4) Integrar entre Zapier y ZapSign
En la otra pestaña del navegador, vaya al sitio web de ZapSign e inicie sesión (si aún no se ha registrado, haga clic aquí). Luego vaya a "Configuración" y haga clic en la pestaña "Integración".
A continuación, haga clic en "Habilitar webhooks" e inserte el enlace personalizado señalado en el paso anterior.
Una vez hecho esto, inserte un nuevo documento en ZapSign (como enseñamos aquí) para que los primeros eventos de ZapSign se envíen al webhook de Zapier.
Luego, vuelve a la pestaña de Zapier (la que te pedimos que dejaras abierta) y haz clic en “Test Trigger” hasta que aparezca una pantalla como la que se muestra en la siguiente captura de pantalla. Haga clic en "CONTINUAR".
¡Listo! ¡ZapSign está integrado con Zapier! En la siguiente sección llamada "Haz esto...", puedes elegir la herramienta que hablará con ZapSign. Como se dijo, en este ejemplo le mostraremos cómo integrar Hojas de cálculo de Google.
5) Integrar entre ZapSign y Google Sheets
Dentro de "Haz esto...", haz una búsqueda de Hojas de cálculo de Google y haz clic en él.
Luego elija "Crear fila de hoja de cálculo" y haga clic en "CONTINUAR".
En el siguiente paso que dice "Elegir cuenta", conecte su cuenta de Gmail y haga clic en "CONTINUAR".
Seleccione su Google Drive y la hoja de cálculo que debe recibir la información de la firma electrónica de ZapSign.
Al seleccionar la hoja de trabajo, cree los encabezados correspondientes. Nuestras sugerencias son:
- Evento;
- Número del Documento;
- Estado del documento;
- Nombre del documento;
- Archivo original;
- Archivo firmado;
- Cuando;
- firmantes.
De vuelta en Zapier, haz la relación de las columnas de la hoja de cálculo con la información que te envía ZapSign y haz clic en “CONTINUAR”.
Ahora haga clic en "PROBAR Y CONTINUAR" y luego en "ENCENDIR ZAP".
Luego, pruebe y vea si los datos se ingresaron correctamente en su hoja de cálculo. Si es así, aparecerá una nueva línea con la información ingresada y lo mismo ocurrirá cada vez que se cree automáticamente un nuevo evento ZapSign en Zapier cuando llegue una nueva suscripción.
Siguiendo estos cinco pasos, podrá hacer uso de la API de firma electrónica de ZapSign en sus herramientas de gestión.
¿Tuviste alguna duda? ¿Qué tal si chateas con nosotros para que podamos explicarte cómo ZapSign puede funcionar para tu negocio? Haga clic aquí para hablar con uno de nuestros especialistas!
