Los tiempos de pandemia han provocado que muchas empresas cambien sus formas de gestión, empezando por los lugares de trabajo que se han convertido en los propios hogares de los empleados. Los que estaban acostumbrados a atender clientes en la oficina también tuvieron que adaptarse y aprender. consejos de Servicio en línea en la oficina en casa.
Sin embargo, esto ha dado lugar a una serie de dificultades que les impiden realizar bien esta labor. En este artículo te mostraremos cuáles son y también consejos sobre cómo superarlos a partir de buenas prácticas sobre cómo trabajar con la atención domiciliaria.
¿Cómo se aplica el servicio online en el home office?
Desde que comenzó a realizarse de forma remota, el servicio online ganó autonomía respecto de las personas que lo realizan. Al fin y al cabo, cuando se hace en casa, los empleados de la empresa ya no tienen a su lado a sus compañeros y directivos a quienes puedan hacer preguntas sobre las directrices. trabajar.
Por cierto, para que se haga bien, se recomienda que el ambiente sea también lo más propicio posible, que incluya una buena mesa y una silla cómoda para mantener el nivel de productividad.
También es recomendable que las personas trabajen en una habitación de la casa dedicada exclusivamente a esto. Sin embargo, quienes viven en lugares pequeños (como departamentos unidos, por ejemplo) pueden seguir algunos consejos como:
- vístete como si fueras a trabajar a la oficina, ya que esto te ayuda a entrar en el modus operandi del trabajo;
- evite tener cerca objetos que puedan causar distracción;
- Utilizar métodos productivos como GTD ou Pomodoro para ayudar a priorizar acciones y hacer un mejor uso del tiempo respectivamente.
Así, el home office se puede hacer de manera eficiente para que el servicio no pierda el nivel de calidad. Por supuesto, eso no impide que aparezcan problemas, de los que hablaremos a continuación.
¿Cuáles son las dificultades y desafíos de poner en práctica el servicio en línea?
Aquí planteamos los principales problemas que experimentan los profesionales de servicios mientras trabajan en la oficina en casa. Por ello, remarcamos la importancia de ponernos en sus zapatos, ya que estas dificultades están presentes en la rutina de muchas personas que trabajan desde casa.
Falta de concentración
El ambiente favorece la buena ejecución del trabajo, esto explica por qué algunas personas se sienten más productivas cuando trabajan en oficinas. Sin embargo, este escenario cambia durante el trabajo de home office, ya que el punto de trabajo se convierte en la propia residencia.
Como estamos acostumbrados a realizar diversas actividades personales en casa, es común que en ocasiones perdamos la concentración. Por eso, desde que las personas empezaron a trabajar desde casa, tienen la impresión de que dedican más tiempo a las tareas profesionales que en los tiempos en que lo hacían en la empresa.
Dilación
Además de la falta de concentración, la procrastinación es otro problema que se enfrenta comúnmente en la oficina en casa. Después de todo, mientras trabajamos en la oficina, tratamos de cumplir con todos los tareas dentro del período de turno. Pero cuando estamos completamente en el lugar del trabajo duro, muchos piensan que no importa cuánto tiempo se pueda hacer.
Esta es una invitación a la procrastinación. y puede convertirse en una bola de nieve, porque una tarea que hay que hacer hoy, pero la dejas para mañana, se acaba sumando a la que tenías que hacer ayer, pero la dejaste para hoy.
Distracciones
Como dijimos anteriormente, hay muchas actividades que hacemos en casa que no están relacionadas con el trabajo, especialmente para aquellos que viven con su familia. Niños correteando por casa, un perro ladrando, el vecino que enciende la makita a las siete de la mañana… son infinidad de situaciones cotidianas que nos pueden llevar a la distracción.
Incluso aquellos que viven solos y en ambientes tranquilos pueden caer en esta trampa. Solo un vistazo al costado y cualquier elemento de la casa puede cortar tu concentración durante el trabajo: el libro en la mesita de noche que estabas leyendo la noche anterior, los platos que necesitas lavar en algún momento, los muebles a los que has estado acudiendo. durante mucho tiempo pensando en cambiar de lugar, entre otros.
retrasos
Todas estas dificultades hacen que las entregas se retrasen. ¿Conoces el informe que se suponía que iba a ser entregado el lunes? Quizás esté listo para el miércoles. ¿Qué pasa con el cierre de mes que debe estar listo para el mediodía? Puede ser que se termine solo al final del horario comercial.
Por lo tanto, pueden ocurrir retrasos, lo que ha hecho que algunas empresas sean flexibles al respecto después de que se adoptó la oficina en casa. Pero hay tareas que no se pueden retrasar, como enviar documentos o el tiempo dado a un cliente para resolver un problema durante el servicio.
fallo de comunicación
Este es otro problema que ha surgido por la diferencia entre el trabajo presencial y el remoto. En el lugar físico, cuando el empleado necesita hablar con su superior o tiene una consulta rápida sobre el servicio que se está realizando, sólo tiene que buscarlo y llamarlo para conversar. Pero en modo online, ¿cómo se puede hacer esto?
Algunos usan el correo electrónico, Whatsapp, otros la intranet de la firma. Pero, en ambos sentidos, la respuesta puede tardar mucho tiempo, lo que perjudica la marcha del servicio y, sobre todo, la satisfacción del cliente. Si la comunicación interna no es eficiente, la externa difícilmente traerá los resultados que la empresa quiere alcanzar para crecer.
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Consejos para el servicio en línea en la oficina en casa
Pues bien, ahora que hemos visto las dificultades por las que atraviesa el profesional de los servicios online, pasemos a los consejos que pueden solucionarlas de una vez por todas.
1. Organiza la formación online
El primer paso es organizar un capacitación en línea que involucra a todos los empleados que realizan el servicio en línea.
Esta capacitación debe involucrar buenas prácticas de trabajo para que se realice de manera tan eficiente como lo sería en la oficina o en el centro de llamadas.
Por lo tanto, durante esta capacitación también se deben transmitir consejos para contener las distracciones en el hogar que conducen a la procrastinación, los retrasos y la falta de concentración, por lo que es importante que recopile las dificultades que tienen sus empleados remotos para plantear estas pautas.
2. Tener una comunicación rápida y constante
Cuando el trabajo se realiza a distancia, esto no significa que las personas involucradas también deban estar “distantes”, lo que implica fallas y retrasos en la comunicación. Para evitar que esto suceda, es necesario contar con herramientas que lo optimicen e, igualmente, una cultura organizacional que lo haga funcionar.
La herramienta más adecuada debe estar encaminada a la creación de la intranet. LA Flojo, por ejemplo, te permite crear grupos para los departamentos de la empresa y también chatear en privado con cada miembro.
Decimos que la cultura organizacional es fundamental porque debe enfatizar la importancia de estar siempre conectado a la intranet para responder a los mensajes que allí llegan de manera prioritaria y ágil.
Así, si un empleado tiene una duda durante un servicio y necesita contactar con su superior, puede hacerlo a través de un mensaje privado y recibir una respuesta rápida hasta el punto de no dejar esperando al cliente atendido.
3. Adquirir herramientas para la atención al cliente
Además de la intranet, herramientas para el servicio al cliente son esenciales y no nos referimos sólo al programa utilizado para esta función.
Ningún software funciona bien si la computadora no es buena, ¿verdad? Por eso, es necesario que todos tengan notebooks que funcionen muy bien para que el servicio se haga con calidad y agilidad.
Además, si los clientes son atendidos por video o voz, también se deben proporcionar auriculares e Internet rápido para los miembros de la empresa.
4. Monitorear indicadores de servicio
Cuando trabajamos codo con codo en el mismo entorno, es más fácil comprobar el nivel de servicio que presta cada uno de tus empleados. Sin embargo, no es posible hacer lo mismo cuando el trabajo está en línea.
Por esa razón, tener un momento en su rutina diaria o semanal para analizar los indicadores de servicio para saber si todos los están haciendo de la manera correcta y cuáles son los puntos que deben optimizarse para hacerlos aún mejores.
5. Observar el desarrollo de los empleados
El seguimiento también tiene la función de observar el desarrollo de cada empleado dentro del servicio. Para ver cómo evoluciona internamente, también asegúrese de programar una reunión 1 a 1 periódicamente.
Este tipo de reunión tiene como objetivo conocer cómo se siente el empleado en el trabajo y cuáles son sus objetivos profesionales para alinearlos con los objetivos de la empresa.
Este tiempo también sirve para averiguar qué dificultades han estado teniendo en relación al trabajo para que puedas orientarlos de la mejor manera.
Al seguir estos consejos de servicio en línea en la oficina en casa, podrá aplicarlo de la manera correcta y eso beneficia a todos.
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