En los tiempos actuales es necesario modernizar los procesos internos con el fin de facilitar el levantamiento de información en la gestión de una empresa. Así, la digitalización de un negocio incluye la emisión de documentos que deben dejar de ser físicos para ser electrónicos. Sin embargo, esto plantea una pregunta en la mente de muchas personas: hay validez legal de firma electronica?
La respuesta es SIM, pero como aún existen muchas dudas que perpetúan el tema, desde ZapSign decidimos escribir este artículo que cuenta en detalle cómo funciona esta vigencia y cómo puedes contar con el servicio de firma electrónica en tu negocio.
¿Cuál es la diferencia entre una suscripción física y en línea?
A firma física es conocido por todos y muy utilizado por las empresas más tradicionales, porque se trata de que dos o más partes firmen personalmente y de puño y letra un documento que aclara sus obligaciones y deberes contractuales. ya el suscripción en línea tiene la misma función, con la diferencia de que todo el proceso se puede hacer a través de internet.
El documento físico requiere más pasos si las personas involucradas no están juntas en el mismo lugar para firmar, ya que debe ser enviado por un transportista o motoboy para que todos firmen, lo que termina siendo un trámite más costoso y lento.
Por otro lado, el El documento en línea se envía por medios digitales para que la firma se pueda recoger de forma rápida y eficaz en el ordenador o célula. Cuando hablamos de suscripción online, nos referimos básicamente a dos tipos: electrónicos y digitales.
¿Son lo mismo firmas electrónicas y digitales?
Como los nombres son similares, esto lleva a algunas personas a pensar que firma electrónica y digital son sinónimos, pero en realidad, no son.
Para dejar esto claro, veamos el concepto de cada uno. La firma electrónica es un término más amplio, ya que abarca varias formas de identificación realizadas a través de mecanismos electrónicos.. Por lo tanto, no se trata solo de firmar un documento en línea, sino también a otros sistemas como clave electrónica, token, biometría, entre otros.
Y firma digital equivalente a la firma física de un documento, pero realizada en medios digitales. En este caso, la validación legal se realiza mediante encriptación, lo que hace obligatorio certificado virtual emitidos por organismos reguladores como el PCI-Brasil.
Estas son las diferencias básicas entre la firma electrónica y la digital, y el punto en común entre ellas es facilitar la procesos reconocimiento y firma digital. Sin embargo, como el tema de este artículo se centra en la firma electrónica, seguiremos el texto centrándonos en ella.
¿Cuáles son los tipos de contratos electrónicos?
Antes de hablar de la validación legal de la firma electrónica, intentemos saber qué tipos son los más utilizados en el mercado.
contrato personal
Este es un tipo de contratación de persona a persona donde las partes involucradas utilizan lo digital para contraer compromisos como contratista y contratista.
Es muy utilizado para prestar servicios entre particulares o incluso por empresas que operan en la línea B2C. Ejemplos: un concesionario que vende un automóvil o una tienda de electrónica que vende un artículo como un refrigerador o una estufa a un individuo.
Contrato interactivo
Este modelo de contratación se da entre personas y sistemas. El ejemplo más recurrente ocurre cuando alguien contrata un servicio de un plataforma electronica como cursos en línea o los términos y condiciones que todos debemos aceptar al leer y hacer clic en un botón de aceptar, muy común en software y aplicaciones.
contrato intersistemático
Como su nombre lo indica, es un tipo de contrato que ocurre de sistema a sistema. En este caso, es necesario programar la máquina para que realice acciones contractuales de interés para la empresa. Por ejemplo: robots que participan en sitios de subastas y compran las mejores ofertas tan pronto como salen más rápido y de manera más eficiente que un humano.
¿Cuáles son los pasos para realizar una firma electrónica?
Para realizar firmas electrónicas en documentos, primero debe registrarse en una plataforma que ofrezca este servicio. LA ZapSign es uno de ellos y te permite hacerlo en pocos pasos de una forma sencilla y rápida.
La firma electrónica de un documento es un proceso que consta de los siguientes pasos:
- después de iniciar sesión en la plataforma, cargue el documento a firmar en formato doc o pdf;
- agregue las personas que deben firmarlo con sus nombres completos y dirección de correo electrónico;
- determinar cuáles son los roles de los firmantes, si firmarán el documento como parte o como testigos, por ejemplo;
- haga clic en el botón para enviar el contrato y las personas recibirán el enlace para firmar electrónicamente.
Cuando todos reciban el enlace, deben abrirlo, registrarse en la plataforma (si aún no lo han hecho) y hacer clic en el botón de firmar para que se firme el documento.
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Pero, después de todo, ¿qué dice la ley sobre la validez de las firmas electrónicas en Brasil?
Si se pregunta cuál es la validez legal de la firma electrónica, está regulada en Brasil desde 2001 y trae la garantía legal a los documentos electrónicos..
Para comprender la validez jurídica de los contratos en Brasil, necesitamos saber qué entienden las leyes por relación contractual en el país. Algunas personas piensan que un contrato ocurre solo cuando dos o más personas firman un papel con los puntos y obligaciones contractuales. Pero eso no es todo.
Como has podido ver hasta ahora en este artículo, un contrato también puede realizarse de forma electrónica. Sin embargo, incluso los acuerdos verbales son contratos. Todos ellos, en principio, tienen validez legal de acuerdo con la legislación brasileña, específicamente los artículos 104 e 107 del Código Civil.
Entonces, no importa qué camino elijas, si el contrato es completo y auténtico, es decir, no tiene cambios y se prueba que fue convenido por las partes, es válido.
Los documentos electrónicos, en particular, están legalmente garantizados por la Medida Provisional 2.200-2/2001. Como decíamos, la firma electrónica tiene varios formatos, lo que hace importante esta MP, ya que no priva al uso de ningún medio de acreditar la autoría e integridad de la documentos electrónicos, que incluye los no emitidos por ICP-Brasil.
Por lo tanto, al usar una plataforma firma electronica que requiera usuario y contraseña para identificar a las personas que firman, así como el impedimento de modificar el documento después de firmado, será válido. Por lo tanto, es válido firmar un contrato mediante firma electrónica.
¿Qué dice la jurisprudencia brasileña sobre las firmas electrónicas?
Hay varias jurisprudencias que confirman la validez legal de la firma electrónica, un ejemplo, muy didáctico es apelación (APC 20140111450486 de la 5ª Clase Civil de la Corte de Justicia del Distrito Federal y Territorios), que establece que la existencia de un contrato escrito para probar un vínculo es irrelevante, por lo que la validez puede aplicarse a diversas formas de relaciones contractuales , incluyendo electrónica.
El mismo recurso dice que si un documento fue firmado con un medio de uso personal y que tiene un sistema de identificación, esto refuerza la necesidad de un documento escrito.
Por lo tanto, al firmar un documento electrónicamente, la validez existe una vez que se puede probar la autenticidad e integridad, de ahí la importancia de elegir la plataforma más eficiente.
Si incluso un acuerdo verbal que pudiera darse, por ejemplo, en la mesa de un bar, con un pacto legítimo entre las partes (además de los testigos que presenciaron el trato) es legalmente válido en términos de contrato, con una firma electrónica la situación no podría ser diferente.
Por lo tanto, si aún le preocupa implementar documentos digitales en su gestión, acabamos de demostrar que esto ni siquiera debería ser una preocupación.
Al fin y al cabo, además de contar con una plataforma de firma electrónica que ofrece el servicio, existen otras pruebas que acreditan el vínculo entre las partes, tales como: dirección IP utilizada para acceder al documento, número de CPF utilizado en el registro, contraseña, entre otros. que legitiman la contratación en los procesos judiciales.
¿Cómo contratar el servicio de firma electrónica de ZapSign?
ZapSign es una empresa que ofrece el servicio de firma electrónica y tiene un diferencial muy importante: simplicidad para que tú, en pocos pasos, recojas firmas tanto en tu ordenador como en tu móvil (incluidas las aplicaciones que usamos a diario, como Whatsapp).
Entonces, ¿conoce a esa persona con la que ya está en contacto a través de medios digitales, como correo electrónico, SMS o Telegram, y necesita recopilar su firma para continuar con el proceso? Esto lo puede hacer ZapSign para que las partes no tengan que esperar mucho tiempo para que se complete el proceso contractual y también elimina la necesidad de imprentas, transportistas y motoboys.
¿Cuáles son los planes de ZapSign?
ZapSign cuenta con planes que cubren las necesidades de los más variados tipos de empresas.
O plan profesional es ideal para aquellos que no necesitan recolectar muchas firmas por mes y tienen pocas personas involucradas en el proceso. Así, te permite suscribir hasta 20 documentos al mes e invitar hasta 5 usuarios a la plataforma.
Por otro lado, si tiene una demanda muy alta de contratos que deben firmarse y un equipo más grande que realiza este trabajo, el plan completo le servirá mejor porque le permite firmar documentos ilimitados y agregar 10 usuarios más además de usted.
Si aún no está seguro de con qué plan comenzar, ¿qué tal una muestra del producto? El plan esencial es gratuito y te permite suscribir hasta 5 contratos al mes.
Por supuesto, todos los planes tienen la validez legal de la firma electrónica tal como se presenta en este artículo. Esperamos que ya se hayan resuelto tus dudas sobre el tema y estés preparado para dar el siguiente paso hacia este formato de gestión documental.
Si quieres saber a nivel personal cómo puede funcionar en tu negocio, ¿qué tal si charlamos al respecto? No dude en hacer clic aquí para hablar con un experto en firma electrónica de ZapSign!
