Como es ideal para cerrar rápidamente una compraventa o sellar un nuevo acuerdo de forma instantánea y garantizada por ley, cada vez son más las empresas que se han sumado a una plataforma de firma electronica.
Esta herramienta, además de sostenible, es capaz de eliminar los periodos de inactividad comunes a todo proceso que aún se encuentran secuestrados por las firmas manuscritas.
Hay muchos otros beneficios que esta solución puede traerte. ¡Sigue leyendo para averiguarlo!
¿Qué es una plataforma de firma electrónica?
En pocas palabras, un firma electronica Es el método más fácil de autenticar un documento digital, sin necesidad de firma manual, comúnmente reconocido por una notaría.
Por lo tanto, una plataforma de firma electrónica hace uso de la tecnología para que puedas firmar documentos de forma rápida, fácil y legal.
Permite a los signatarios aprobar o aceptar los términos de un documento y tiene la misma validez legal que un documento firmado tradicionalmente.
Es decir, es como una contraseña solicitada para realizar transacciones seguras, autorizar pagos, transferencias, firmar contratos y otras transacciones. En la práctica, el firma digital se hizo para reducir la burocracia de la relación contractual sin renunciar a la seguridad jurídica.
¿Todavía no está seguro de por qué confiar en la firma digital transformará su negocio? Así que sigue leyendo este artículo para comprender las ventajas de usar este tipo de recurso.
Las ventajas de utilizar una plataforma de firma electrónica
Las firmas electrónicas ofrecen muchos beneficios. Además de las funciones mejoradas de seguridad y cumplimiento, el software de firma electrónica ahorra tiempo y dinero, mejora la experiencia del cliente y es bueno para el medio ambiente.
A continuación, veremos los 10 beneficios del software de firma electrónica y los desafíos comerciales que resuelven.
Es posible reducir el tiempo dedicado a la burocracia
Imagine reducir la burocracia, y las posibilidades de cometer errores, al cerrar un trato. Una de las ventajas más atractivas de plataforma de firma electronica es el ahorro de tiempo en cada operación, especialmente dado el potencial de un impacto positivo en el ROI de la empresa.
¿Sabías que el 75% de las ventas se realizan en las primeras 72 horas de contacto? Adoptar el uso de medios electrónicos facilita el tiempo de respuesta en el documento y aumenta la probabilidad de convertir un negocio, principalmente por la flexibilidad de poder realizar la firma de contratos desde cualquier lugar y en cualquier momento gracias a un flujo de organización mejorado.
Reducción de diferentes costes.
Es posible intensificar la eficiencia de su empresa y aumentar los márgenes de beneficio con reducción estratégica de costos. En este sentido, destacan los procesos automatizados, como el uso de plataforma firma electronica, entre las características para ahorrar dinero y aumentar el retorno de la inversión.
Piense, por ejemplo, en el ahorro generado -y en consecuencia la mejora de sus resultados económicos- con la eliminación de costes de impresión, embalaje, logística con el envío y retirada de documentos a través de correos o motoboys, así como en relación con el tiempo dedicado a la preparación documentos físicos. , o días de espera para la recogida de firmas.
Optimice la productividad de su empresa
De acuerdo con un estudio de la Gartner, la productividad de un equipo está relacionada con el grado de tecnología implantada en la empresa. La encuesta muestra que del 2% al 5% de los archivos de una empresa se pierden o se archivan incorrectamente todos los días.
Además, uno de cada veinte documentos se pierde en el proceso; se pierden alrededor de 25 horas recreando documentos no localizados; Del 10% al 12% de los documentos no se encuentran en el primer intento de búsqueda y aproximadamente 400 horas al año, en promedio, se dedican a buscar archivos en las empresas.
¿Puedes ver la disparidad entre los beneficios de la firma con lápiz y el uso de un suscripción en línea? En resumen, la transformación de procesos analógicos en digitales permite operaciones más rápidas, precisas y cómodas.
Aumenta la seguridad y reduce el riesgo de fraude y otros daños
A falsificación de firma hecha a mano No es raro, después de todo, reproducir la ortografía puede ser relativamente simple y representar un gran riesgo para su empresa. Por otro lado, la autenticación electrónica (a través de contraseña, reconocimiento facial, IP del dispositivo, entre otros medios) puede aumentar el nivel de seguridad de la información de su empresa.
Es importante señalar que el modelo de firma electrónica ha validez legal y es aún más seguro, siempre y cuando se utilicen plataformas de firma electrónica fiables. Sí, la firma electrónica ya tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita, tal y como se muestra en Medida Provisional N° 2.200-2/2001. Incluida la firma canjeada vía certificado digital reemplaza el reconocimiento notarial.
Hace que la recolección de firmas sea más conveniente y satisfactoria
Una plataforma de firma electrónica de confianza como ZapSign es intuitivo, fácil de usar incluso para los menos expertos en tecnología. Esto lo hace conveniente, tanto por los beneficios descritos anteriormente como por el hecho de que los empleados con acceso al sistema ahora pueden concentrarse en tareas complejo.
Con la tecnología adecuada, su empresa puede eliminar las tareas que se realizan mejor de forma electrónica, así como los errores humanos asociados a estas operaciones.
Más movilidad y mejora de la experiencia/fidelización del cliente
Automatice su procesos manuales para flujos de trabajo digitales también se refleja en la experiencia del usuario, lo que impacta en la relación construida con el cliente. Con el plataforma firma electronica, se puede acceder a la información en tiempo real desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Esta flexibilidad significa transacciones simplificadas, sin impresión ni escaneo, y clientes satisfechos. Esto incluso le da a su empresa una mayor flexibilidad para predecir la finalización del proyecto.
Flujos de trabajo sensibles y rastreados
¿Quiere saber si su documento fue recibido, firmado o incluso modificado? Con una plataforma firma electronica Ahora es posible rastrear el flujo de trabajo para identificar el estado de un documento con solo unos pocos clics.
Así, se vuelve más posible predecir el final de una operación y proteger la integridad de los datos insertados en el documento. También cabe mencionar la posibilidad de secreto de datos, ya que al documento sólo accederán quienes estén autorizados.
Menos papeles archivados, más espacio físico disponible
¿Conoces ese archivo lleno de documentos impresos? El mantenimiento de varios datos es importante durante un cierto período, pero no todos los papeles deben almacenarse cuando su empresa tiene una política eficiente de Gestão de Documentos. En este sentido, los nuevos documentos de firma electrónica no ocuparán espacio físico.
Asegura el cumplimiento de su negocio con las regulaciones y leyes
Mantener su empresa en cumplimiento significa cumplir con las normas de los organismos reguladores, de acuerdo con las actividades realizadas y también con las normas internas. Es importante señalar que las buenas políticas de cumplimiento se traducen en una buena gestión y buenos negocios.
Ahora, si lo auditan, el seguimiento de documentos en papel para problemas de cumplimiento puede ser problemático. Asegurarse de que los documentos estén intactos es fundamental para evitar litigios y multas, lo que dificulta plataforma firma electronica un activo aún mayor para el éxito de su empresa, ya que la tecnología de cifrado garantiza la seguridad de los documentos y facilita el seguimiento de la información.
Más dinamismo entre los pasos de cada proceso
¿Quiere asegurarse de que los documentos importantes se firmen de manera oportuna? Considere adoptar firmas electrónicas para su negocio. Esta modalidad ha sido cada vez más demandada no solo por la reducción de costos y el aumento de la productividad, sino también por la reducción del ciclo de procesamiento de documentos que puede garantizar.
Solo para ilustrar, los empleados no necesitan ingresar a la oficina para firmar documentos. Posteriormente, el empleador no tiene que esperar a que se le devuelva el documento firmado. La suscripción es instantánea, verificado y asegurado a través de plataforma de firma electrónica ZapSign. Imagine cómo esto reducirá el tiempo de respuesta de las transacciones de su empresa.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ ¿Vale la pena contratar a un analista de gestión de documentos electrónicos?
➡️ Después de todo, ¿cuál es la diferencia entre firmas digitales y electrónicas?
➡️ ZapSign: Firma Electrónica Sin Misterios
Cómo funciona la plataforma de firma electrónica de ZapSign
¿Qué tal simplificar el proceso de suscripción de documentos electrónicos de tu empresa? Esto asegurará menores costos y burocracia, al mismo tiempo que brindará más organización administrativa, agilidad, movilidad, seguridad y optimización de los procesos de integración.
Con la solución de firma electrónica de ZapSign compatible con Whatsapp, email, SMS, Telegram o cualquier canal de comunicación, será posible ahorrar tiempo, dinero y aumentar tu margen de beneficio de forma sencilla.
Simplemente cargue el documento PDF para la firma digital, comparta el enlace a través de WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal que prefiera su cliente, empleado o proveedor y espere la firma. Se le notificará por correo electrónico una vez que la persona firme el documento en línea.
Fácil, ¿no? Puedes empezar a probar nuestra plataforma de firma electrónica gratis y ver nuestro vídeo para entender mejor cómo funciona ZapSign.
