Si has llegado a este artículo, sin duda es porque te interesa saber cómo funciona un contrato digital. Por mas que firma digital se ha convertido en un tema presente en reuniones o encuestas realizadas por dueños y gerentes de empresas, aún existen dudas sobre cómo se puede aplicar. Por lo tanto, decidimos escribir este artículo.
Siga leyendo para descubrir qué son los contratos digitales, sus beneficios y también cómo puede crear uno en solo unos pocos pasos. ¿Vamos allá?
¿Qué es un contrato digital?
El contrato digital es un documento elaborado electrónicamente y tiene la misma validez que el contrato físico tradicional.. Sin embargo, al estar hecho 100% en un entorno digital, es una forma tecnológica e innovadora de cerrar negocios a través de computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.
Este tipo de contrato ha sido cada vez más adoptado por las empresas, sobre todo después de haber adoptado la oficina en casa una naturaleza fija del trabajo. Al fin y al cabo, hace innecesaria la presencia física de los firmantes a la hora de firmar un documento.
Esta ventaja no solo incluye la contratación de empleados, sino también de proveedores y clientes. Al enviar el modelo de contrato desde un plataforma de firma electronica, pueden firmar archivos con un solo clic, incluido el uso de un teléfono celular que tiene acceso a internet.
¿Los contratos digitales tienen validez legal?
Esta es una pregunta muy frecuente que incluso hace que muchas personas se resistan a adoptar contratos digitales en lugar de manuales. Si ese es tu caso, no te preocupes, porque la respuesta es sí, los contratos digitales tienen validez legal.
Según los artículos 104 e 107 del Código Civil de la ley brasileña, cualquier tipo de contrato es válido, siempre que sea auténtico, completo y no presente cambios después de la firma de las partes.
Esto significa que incluso los contratos verbales son legalmente válidos si hay uno o más testigos, por ejemplo. Por lo tanto, hay validez de contrato digital.
Por cierto, ¿las firmas electrónicas y digitales son lo mismo?
Un contrato digital puede funcionar con estos dos tipos de suscripción, pero, contrariamente a lo que algunas personas piensan, Ellos no son los mismos.
A firma electronica puede ser utilizado en varias modalidades, no solo contratos. Esto significa que las lecturas faciales, los tokens e incluso la biometría utilizada en los cajeros automáticos ingresan al modo de firma electrónica.
La firma digital es otro tipo de firma electrónica, pero con dos diferencias: está destinada únicamente a la firma de documentos y necesita una certificado digital para probar su autoría.
Los certificados digitales se emiten con la ICP (Infraestructura de clave pública brasileña) y exigir el pago de las tasas relacionadas con este registro, además de seguir los pasos que determine la institución para la suscripciones.
¿Cuáles son los tipos de contrato digital?
Existen diferentes tipos de contrato que pueden tomar una firma digital. Aquí destacamos los principales.
- contrato de prestaci} on de servicios: define entre las dos partes el acuerdo de que un servicio será realizado por la parte contratada para la parte contratante;
- contrato del trabajo: se firma entre empleador y trabajador y define la relación laboral entre ellos, además de enumerar todas las condiciones que deben observarse durante la vigencia;
- contrato de consumo: este tipo se firma entre proveedor y consumidor y se basa en la unilateralidad para que las condiciones formuladas por el proveedor puedan ser aceptadas o no por el consumidor;
- contrato de constitución de empresa: como su nombre lo indica, se caracteriza por la persona jurídica constituida por uno o más empresarios, socios o accionistas;
- Contracto de locación: comúnmente utilizado en bienes raíces (casas y apartamentos en régimen fijo o por temporada) para el disfrute del inmueble en las condiciones establecidas en el contrato;
- acuerdo de Asociación: también llamado contrato social, es cuando dos o más socios se celebran de acuerdo con las reglas y condiciones que rigen el funcionamiento de la sociedad en sociedad;
- acuerdo de confidencialidad: existen acuerdos que no pueden ser de conocimiento público, por lo que algunas partes firman un acuerdo de confidencialidad que debe ser respetado en este sentido.
¿Cuáles son las ventajas de los contratos digitales en comparación con los contratos manuales?
Veamos ahora algunos beneficios que tiene la adopción de contratos digitales.
Ahorro de costes en la empresa.
Por mucho que algunas personas puedan pensar que el costo de una plataforma premium para firmar contratos digitales es económicamente desventajoso, esto no es cierto. Después de todo, los costos para mantener la firma manual de documentos son mucho más altos. ¿Vemos los números de cerca?
Empezamos con el costo de una impresora necesaria para generar los documentos, además del tóner y también las resmas. Esto significa que solo para tener los archivos a mano, se necesita esta inversión.
Además, también están los costos involucrados en la firma de los contratos. Si uno de los firmantes no se encuentra en un lugar cercano (como otra ciudad, estado o país), será necesario enviarlo a través de Correos o transportista, lo que indica más costos involucrados.
Agilidad en la firma
El proceso de firma a través de contratos digitales también es más ágil. Para dejar esto claro, continuemos con el ejemplo que usamos anteriormente.
Cuando necesite enviar un contrato físico a alguien que está lejos, esto hará que el proceso sea más lento, ya que involucra el tiempo de envío a la parte firmante. Después de firmarlo, hay un aumento en el tiempo necesario para recibir este documento de vuelta. Si hay controversia sobre alguna cláusula o problema que retrase el viaje del transportista, la demora será aún mayor.
Por otra parte, la firma en línea de un contrato es ligero, ya que se puede hacer con un simple clic de un botón. Una vez que lo envíe, sin importar dónde se encuentre la otra persona, lo recibirá y lo firmará.
Mejor organización de los contratos.
Imaginemos la siguiente situación: necesita encontrar un documento específico que se guarda en su habitación o armario junto con todos los demás archivos de la empresa. Incluso si los tiene todos almacenados en un solo lugar, es posible que tenga dificultades o necesite tiempo para encontrar un papel entre muchos otros.
Incluso si considera tener una buena organización, tener muchos archivos amontonados en espacios físicos es uno de los indicadores de una mal manejo de documentos. Entonces, ¿cuál es la forma de mantener los documentos de forma organizada que permita encontrarlos rápidamente?
Tener contratos digitales en lugar de físicos es la respuesta. Al igual que ocurre con las carpetas de sistemas operativos como Windows, puedes almacenar documentos en la propia plataforma. firma electronica para que puedas localizarlos siempre que sea necesario.
Mayor durabilidad
Los contratos digitales son más duraderos que los físicos. Si bien esta es una observación obvia para algunos, aquí hay algunos puntos que nos muestran qué tan cierto es esto.
Para guardar tus documentos físicos necesitas un espacio en tu oficina que puede ir desde un simple cajón de un armario hasta una habitación entera (situación normal en oficinas de contabilidad, por ejemplo).
Sin embargo, si este lugar no se cuida adecuadamente, los documentos impresos se desgastarán con el tiempo, especialmente si hay mucha humedad. Además, estos archivos son únicos, es decir, no están respaldados. Una vez las pierdas, tendrás que volver a emitirlas y recoger firmas, lo que, según los casos, no siempre es posible.
Preservación del medio ambiente
Usted sabía que 39% de los residuos producidos en las grandes ciudades brasileñas ¿Son de papel y cartón? También sabía que el su tiempo de degradación son aproximadamente 6 meses?
En base a estos dos datos podemos concluir que se produce una cantidad muy grande de residuos a base de papel y que las empresas con la necesidad de emitir documentos impresos constantemente forman parte de este escenario. Después de todo, solo el 37% del papel de oficina se recicla en Brasil.
Por lo tanto, al adoptar la documentos digitales, se utiliza menos papel, lo que resulta beneficioso para el medio ambiente. Considerando que, hoy en día, las personas buscan hacer negocios con empresas que tienen responsabilidades ambientales y sociales, este es un punto positivo para su organización.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ Comprender para qué sirve un verificador de firma digital
➡️ Aprende a hacer una firma digital gratis en Word
➡️ Firma digital MP: cómo funciona la Medida Provisional N° 2.200-2
¿Cómo redactar un contrato digital?
A ZapSign es una herramienta de firma electrónica, por lo que aquí te mostramos qué pasos debes seguir para crear tu contrato digital dentro de ella.
Paso 1: Regístrate en la plataforma
ZapSign tiene dos planes empresariales, además de un plan de prueba para comenzar. Después de hacer clic aquí y elige el que más te convenga, rellena los campos de e-mail y contraseña y haz clic en “Crear cuenta”.
Paso 2: Sube el contrato a firmar
El siguiente paso se refiere a cargar el documento en la plataforma que debe estar en el (PDF). La carga se puede hacer ya sea por computadora o teléfono celular. Simplemente haga clic en el signo "+" y "Seleccionar documento" para completar esta acción.
Paso 3: Determinar los signatarios
Después de cargar el archivo en ZapSign, debe determinar qué personas lo firmarán. El proceso de cobro tiene una opción sencilla en la que solo indicas el nombre del firmante y una opción completa que te permite solicitar información como e-mail, número de teléfono, documento de identificación, CPF o CNPJ. Una vez hecho esto, haga clic en "Continuar".
Paso 4: Envía el enlace de suscripción
En este paso, deberá enviar el enlace generado por la plataforma a la persona que firmará el contrato. Si desea enviar directamente a través de Whatsapp o por correo electrónico, también existe esta posibilidad.
Paso 5: Recopile la firma digital del contrato
En este último paso, las partes firman el contrato. Para hacerlo, simplemente haga clic en el botón "Suscribirse" que se muestra al hacer clic en el enlace generado por la plataforma. Deberá ingresar su nombre, correo electrónico y número de teléfono para que se complete el proceso.
¡Listo! Una vez hecho esto, el contrato se firma con éxito y lo tienes disponible en la plataforma siempre que lo necesites.
Ahora que ya sabes cómo funciona el contrato digital dentro de una empresa, ¿qué te parece conocer en profundidad cómo te puede servir ZapSign en este sentido? Simplemente haga clic aquí y solicite el contacto de uno de nuestros especialistas.!
