A gestión de pequeñas empresas tiene características específicas que todos los dueños de este formato de negocio deben conocer muy bien. Ahí es cuando surgen las dudas. ¿Cómo funciona la gestión de pequeñas empresas? ¿Qué errores se deben evitar?
Este artículo pretende responder a estas y otras preguntas para que, al leerlo, esté preparado para tomar la decisión manejo apropiado para una pequeña empresa en los días de hoy. ¿Seguimos adelante?
¿Qué es la gestión de pequeñas empresas?
La gestión de pequeñas empresas reúne varios pasos esenciales que se simplifican a partir de la planificación estratégica realizada para cada sector de la organización para que todos tengan éxito..
Además del concepto, es importante comprender su concepto y también sus antecedentes. En la década de 90, en Brasil, las grandes empresas comenzaron a tener la necesidad de externalizar algunas actividades, como limpieza y seguridad.
Además, muchos brasileños desempleados vieron en el emprendimiento una oportunidad de volver al mercado como dueños de sus propios negocios. Así comenzó el aumento en el número de pequeñas empresas.
Hoy en día, es posible encontrar diferentes tipos de pequeñas empresas que van desde oficinas con un número reducido de empleados hasta un individuo que trabaja desde su casa realizando servicios o productos independientes como joyas, accesorios, bocadillos, entre otros.
En la legislación brasileña, existe una legislación específica que protege a las pequeñas y medianas empresas, denominada Ley General de la Micro y Pequeña Empresa. Su creación se dio en el año 2006 con el propósito de regular este tipo de negocios.
De ahí, también, la institución del Simples Nacional, un régimen tributario específico para estas empresas. Además de simplificar la procesos, también cuenta con una reducción de la carga fiscal para facilitar la gestión de los pequeños empresarios.
¿Cuáles son los tipos de pequeñas empresas?
De acuerdo con Ley Complementaria 123 / 2006, la clasificación de las pequeñas empresas se basa en la facturación anual. Por lo tanto, incluso si una empresa subcontrata servicios y la ganancia es considerablemente menor, por ley, el importe facturado determinará a cuál de los tipos que te indicamos a continuación se ajusta.
microempresa
Aunque su definición puede variar de acuerdo a cada país, se entiende por microempresas las que tienen un máximo de 10 empleados, siendo el propietario uno de los contribuyentes del trabajo de la empresa.
La legislación brasileña indica que las microempresas (ME) se refieren a sociedades mercantiles individuales, simples, de responsabilidad limitada, cuyo ingreso bruto anual sea igual o superior a R$ 360 mil.
Pequeños negocios
Las pequeñas empresas (EPP) son aquellas que tienen una facturación superior a la de una microempresa, es decir, superior a R$ 360.000, hasta un monto igual o inferior a R$ 4.800.00 en cada año calendario.
Al igual que las microempresas, las EPP pueden optar por Simples Nacional en el cual, a partir de un solo pago mensual, podrás optar a IRPJ, PIS/PASEB, Confins, IPI, CSLL, CSS, IOF, ICMS e ISS.
Otra de las ventajas de tener y administrar una pequeña empresa son los procedimientos de licitación, ya que no es necesario presentar el balance del último ejercicio, es decir, el período de tiempo para realizar los resultados contables de la empresa.
MEI
El microempresario individual (MEI) es la persona que trabaja por cuenta propia y legaliza su servicio registrándose como microempresario, optando también por Simples Nacional.
Este tipo de pequeñas empresas se creó en julio de 2008 con la intención de colocar a los trabajadores informales dentro del marco legal de una carga tributaria reducida de la artículo 966 del Código Civil Brasileño.
Para calificar como MEI, el empresario debe actuar individualmente (es decir, sin socios), realizar alguna de las actividades disponibles en el Anexo XIII del Simples Nacional y tener una facturación anual de hasta R$ 81.000.
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¿Cómo funciona la gestión de pequeñas empresas?
Ahora presentamos los puntos esenciales para llevar una pequeña empresa.
Conoce el panorama empresarial
A la hora de desarrollar la gestión de una pequeña empresa, el primer paso es conocer el escenario en el que se inserta. Incluso si el negocio ya está en funcionamiento, es fundamental pasar por este paso que incluye:
- encuesta de competidores directos, es decir, aquellos que compiten en el mismo mercado;
- conocer el perfil de los clientes, así como sus hábitos de consumo;
- tener conocimiento del capital necesario para mantener la empresa funcionando mensualmente;
- enumerar cuáles son las inversiones prioritarias dentro de la gestión de la empresa.
De esta forma, se puede elaborar un plan de acción en base a los objetivos que la firma necesita alcanzar a mediano y largo plazo.
Hacer una gestión de personas competente
Os funcionarios son representantes de tu marca, por lo que debes elegirlos bien para que la oferta de producto o servicio sea de de calidad y dar al cliente una gran experiencia.
Por lo tanto, para seleccionar los profesionales adecuados para el negocio, asegúrese de que estén alineados con la cultura organizacional, es decir, que tengan habilidades y hábitos que sean consistentes con los que se aplican dentro de la empresa.
Para que estos valores sean recordados constantemente, también se recomienda la práctica periódica de capacitaciones corporativas.
Elige los proveedores adecuados
Este también es un paso importante en la gestión empresarial, porque aunque los proveedores no son sus empleados, representan a su empresa en el desarrollo de sus actividades.
¿Vamos a ver un ejemplo? Supongamos que un cliente compra el producto en una tienda y el envío lo realiza un transportista externo. Sin embargo, la entrega toma tiempo y ni siquiera existe la posibilidad de rastrear el producto para saber si está en camino.
Por muy descuidado que sea el proveedor, el cliente lo atribuirá a la tienda. Después de todo, la compra la hizo ella y la elección de la empresa de transporte también la hizo ella.
Entonces, para que situaciones como esta no se presenten en su negocio, elija proveedores que tengan experiencia, calidad, confianza y respeto por los plazos.
Gestión financiera
La parte financiera de una empresa es uno de sus pilares de éxito una vez que la gestión está bien hecha. Todas las entradas y salidas deben ser registradas para que haya control y certificación de que el negocio está en azul.
Idealmente, estas inserciones deben hacerse en un programa de gestão financeira. Pero si no es posible, puede ser una hoja de cálculo de Excel al principio.
Desde esta organización se puede saber qué gastos son realmente necesarios, posibilidades de inversión y qué caminos son más rentables.
Sistema de manejo integrado
Una de las partes más confusas de administrar una pequeña empresa es usar múltiples programas que realizan funciones específicas: uno para finanzas, otro para servicio al cliente, uno más para ventas, etc. Unificar todo en un solo software hace que el trabajo sea más simple y efectivo, lo que hace muy recomendable adquirir un ERP.
Con esta herramienta, todos los departamentos utilizan el mismo software, lo que mejora la comunicación entre ellos y hace que el trabajo sea más eficiente y rápido.
Como se señaló en este artículo que producimos, existen varios ERP en el mercado, incluidos algunos con planes gratuitos para comenzar.
¿Cómo administrar una pequeña empresa?
Cuando planificamos la gestión financiera de la empresa, es común que ocurran algunos errores. Aquí destacamos los principales para que puedas evitarlos en la medida de lo posible en la gestión de tu negocio.
1. Tener un pro-labore
Pro-labore es el término que se le da al salario definido por el empresario para sí mismo.
No es raro ver empresas cuyos dueños se apropian de la utilidad (o peor aún: del monto facturado) considerando que el dinero les pertenece. Esto está mal.
Cada entrada pertenece a la empresa y está destinada a pagos e inversiones para hacer crecer el negocio. Por lo tanto, el propietario debe retirar solo la cantidad que corresponda a su salario.
2. Cuentas personales y comerciales separadas
Este también es un error común: usar la cuenta personal para administrar los pagos de la empresa.
Aunque se tenga un control sobre los valores pertenecientes al negocio, mezclarlos con la cuenta bancaria personal da lugar al primer error: apropiarse del dinero de la empresa.
Así como las finanzas de las pequeñas empresas las maneja el dueño, en las medianas y grandes corporaciones esta labor la hace el gerente financiero. Entonces, si tu idea es escalar el negocio, es importante tener esta práctica de separar las cuentas desde el principio.
3. Cumplir con las leyes laborales
A diferencia de las grandes empresas, los pequeños empresarios son quienes realizan las funciones de RRHH, por lo que son quienes hacen las entrevistas, contratan y firman los papeles de trabajo de sus empleados.
Por ello, es importante conocer todos los derechos y deberes que existen entre contratista y contratista dentro de una empresa, tales como:
- documentación requerida para la contratación;
- registro de pagos de salarios, bonos y beneficios;
- días y horas laborables correspondientes a las funciones contratadas.
Es indispensable contar con los servicios de un contador que pueda ayudar en esta parte. Si el proceso de contratación involucra a alguien que reside en otra ciudad o país, se puede firmar el contrato de admisión electrónicamente.
4. Administrar documentos
Toda empresa tiene documentos firmados con sus empleados, proveedores y clientes que deben ser guardados con mucho cuidado. Sin embargo, esto requiere espacio físico, lo que puede ser un problema si el lugar de trabajo (ya sea una oficina o la propia casa del microempresario) es pequeño.
Por ello, se recomienda escanear los documentos, ya que en lugar de separar espacio en armarios y cajones, se pueden almacenar en la nube.
Siguiendo los consejos presentados en este texto, podrá administrar las pequeñas empresas de manera eficiente.
Ya que tocamos la gestión de documentos electrónicos como último tema, ¿qué tal profundizar en el tema y ver cómo puede funcionar en tu empresa? Echa un vistazo al artículo que escribimos al respecto aquí.!
