Si necesita obtener un documento específico de su empresa, un contrato firmado con uno de sus empleados o un documento que se refiera a una asociación con un proveedor, por ejemplo, ¿cuánto tiempo le toma? Si dura más de 1 minuto, tenemos algo que decirte: necesitas un manejo electrónica de documentos.
Por más que los documentos físicos sigan formando parte de la administración de muchos negocios, es necesario modernizar procesos de su empresa para que no se quede estancada en el tiempo.
Por ello, hemos elaborado este artículo para explicar qué es la gestión electrónica de documentos y señalar las principales razones para adoptarla.
¿Cómo se gestionan los documentos físicos?
Antes de hablar sobre la gestión de documentos electrónicos, es importante repasar primero los puntos que forman parte de la gestión de documentos físicos. Al fin y al cabo, sigue siendo una forma adoptada por muchas empresas, sobre todo las más tradicionales que desde hace años mantienen la costumbre de firmar los contratos de forma presencial y de puño y letra.
Para organizar documentos físicos, primero debe tener un espacio dedicado para ello. En algunas organizaciones, un casillero puede ser suficiente. Pero en otros que tengan vínculos con empleados, clientes, proveedores y una emisión frecuente de contratos, puede ser necesario tener una sala enteramente dedicada al almacenamiento de estos archivos.
Sin embargo, el espacio físico es solo uno de los problemas de este tipo de gestión más tradicional, ya que también conlleva una serie de costes que, a final de mes, marcan la diferencia en la facturación, como son:
- papel para imprimir documentos;
- tóner para imprimir;
- motoboy para enviar el documento si una de las partes no puede firmarlo personalmente;
- transportista para enviar el documento si cualquiera de las partes es residente de otro estado o país.
Además, mantener documentos físicos también requiere mucho cuidado, ya que los papeles se deterioran rápidamente. ¿Alguna vez has pensado en perder un contrato importante a causa de la humedad que aún permite la proliferación de insectos, hongos y bacterias que dañan la salud?
Por ello, algunas empresas están empezando a abandonar los documentos impresos para adoptar documentos electrónicos.
¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?
También llamado EDM (que significa Gestión de Documentos Electrónicos), reúne una serie de tecnologías que hacen posible almacenar y administrar archivos que traen datos e información de una empresa.
Entonces, cuando necesite acceder a un documento, en lugar de abrir el casillero y buscarlo manualmente entre muchos otros documentos, simplemente inicie sesión en un plataforma online y realiza una búsqueda para encontrar tu versión digital en unos segundos.
Por lo tanto, al utilizar GED en su gestión, aporta los siguientes puntos prácticos a su negocio:
- agilidad en el acceso a documentos e información;
- mayor transparencia en la administración de la empresa;
- ahorrar gastos relacionados con documentos físicos;
- asignar más velocidad al proceso de trabajo;
- controlar el flujo de documentos y archivos;
- clasificarlos de forma organizada e intuitiva;
- preservación del medio ambiente ya que el GED está en línea.
¿Cuáles son las principales características de la gestión electrónica de documentos?
Cuando hablamos de GED, podemos destacar como características los módulos de este tipo de gestión y también sus funcionalidades que presentamos a continuación.
¿Qué son los módulos de gestión de documentos electrónicos?
Los módulos de GED son dos: captura y gestión de documentos.
Capturar
Agiliza los procesos mediante el uso de formularios y documentos. Por ejemplo: cuando necesite que una persona o empresa se registre en su sistema y utilice un formulario para registrar su información de forma segura.
Gestión de documentos
Esta es la tecnología utilizada para gestionar documentos electrónicos de manera eficiente. Al contar con una plataforma dedicada, puede crear y conservar los documentos más importantes de su empresa.
Entre las características, destacamos: flujo de trabajo, COLD, procesamiento de formularios y RIM.
Flujo de trabajo
Como su nombre lo indica, es responsable del flujo de trabajo, es decir, se asegura de que todos tareas hacerse por las personas a cargo y en el tiempo adecuado. Por ejemplo, si su cliente no firma un documento en línea, el flujo de trabajo puede enviarle recordatorios para que lo firme.
FRÍO
También llamado ERM, es la tecnología utilizada para el almacenamiento de documentos y la recuperación de datos, lo que hace que la gestión sea más segura y eficiente que tener mucho papel guardado en el armario y deteriorado con el tiempo.
procesamiento de formularios
Corresponde a la tramitación de formularios de todas las personas involucradas en su actividad empresarial. Si necesita que un nuevo proveedor se registre en su sistema antes de comenzar a trabajar con él, por ejemplo, el formulario puede recopilar la información necesaria.
RIM
Es el acrónimo de Gestión de Registros e Información, es decir, es la gestión del ciclo de vida de un documento. Desde allí, tienes acceso a toda la documentación de la empresa y puedes organizarla por categorías.
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¿Cuáles son las razones para adoptar un GED?
Estas son las cuatro razones principales por las que la gestión de documentos electrónicos debe estar presente en su proceso administrativo.
1) Controlar el acceso a la información
La información de su negocio debe protegerse con mucho cuidado, ya que es valiosa tanto para usted como para sus competidores. Para darte una idea, hay gente que hurga en la basura de los competidores del mercado para encontrar cualquier tipo de información sensible. Por ello, se recomienda romper todos los papeles que van a la basura.
Por lo tanto, en digital, la precaución no puede ser diferente. Cuando guarda sus documentos impresos en un casillero, cualquiera puede acceder a ellos si están en el sitio. Por otro lado, cuando los tenga almacenados electrónicamente, podrá controlar estos accesos.
Este año el Ley General de Protección de Datos entra en vigor para proteger los datos personales de las personas, lo que incluye a quienes tienen vínculos con su empresa: empleados, proveedores, clientes, etc. Esto refuerza la importancia de que tenga un GED.
2) Control de actualización de documentos
Imagina la siguiente situación: delegas en un empleado que firma un contrato con un cliente interesado en adquirir tu servicio. Sin embargo, el empleado termina utilizando el borrador de contrato desactualizado que incluye servicios que ya no se realizan o una lista de precios antigua. Desastroso, ¿no?
Por lo tanto, es esencial mantener sus documentos al día. Una vez que se tiene el control total del sistema de gestión documental de la empresa (como decíamos en el punto anterior), se vuelve más sencillo y eficaz realizar esta tarea.
3) ventaja competitiva
¿Se te ha ocurrido alguna vez que el tiempo parece pasar más rápido? Si tienes o has tenido esta impresión, es posible que a tu audiencia ya le haya pasado lo mismo. Esto significa que la toma de decisiones, las reuniones y la asistencia deben llevarse a cabo con agilidad.
Tenemos como ejemplo el llamadas hechas por whatsapp cuya gente espera que las empresas respondan y transmitan información rápidamente. Al contar con una herramienta GED, se tiene acceso rápido a los documentos necesarios para brindar información de manera liviana, lo que representa una ventaja competitiva si sus competidores aún utilizan el antiguo método de gestión de papel.
4) Reducción de costes
Como decíamos unos párrafos más arriba, tratar con documentos en papel requiere muchos costes para su fabricación, almacenamiento y conservación. Según el número y el tamaño de la oficina, algunas empresas incluso alquilan ubicaciones fuera del sitio solo para este propósito, lo que aumenta aún más el gasto.
Por mucho que un sistema de gestión de documentos electrónicos también requiera una inversión mensual o anual, seguro que será más asequible que seguir trabajando con documentación impresa.
¿Cuáles son los pasos para aplicar GED en su empresa?
Básicamente, hay dos pasos que destacamos son muy importantes para iniciar la cultura de la gestión de documentos electrónicos en su empresa. Échales un vistazo a continuación.
Concientizar a todos sobre la importancia de los documentos digitales
¿Sabes cuando una persona se nos acerca, pero solo lo notamos cuando está justo frente a nosotros y nos asustamos? Lo mismo sucede si cambia la gestión de su empresa de impresión a digital sin previo aviso.
Así que antes de dar el gran paso, Reúnase con sus empleados e infórmeles sobre esta transición. para que todos estén preparados y nadie se asuste cuando llegue.
Contrata tu primera herramienta de documentos electrónicos
Escanear documentos es una pregunta que tienen muchos gerentes. Después de todo, tanto como los documentos impresos se pueden escanear, cómo recoger sus firmas directamente en el entorno digital?
Para eso, debe tener un servicio de firma electronica que las partes pueden usar para firmar documentos digitales con solo hacer clic en un botón. LA ZapSign ofrece este servicio de forma sencilla y con planes que atienden a los más variados tipos de negocios.
Concluimos así este artículo sobre la gestión electrónica de documentos (EDM). Esperamos que haya sido esclarecedor, además de mostrar por qué es importante. Para obtener más información sobre cómo funcionan las suscripciones en línea, quédese con nosotros y mira este texto que escribimos sobre el tema!
