Por mucho que esté al tanto de todas las acciones involucradas en el gestión de su empresa, no es posible recordarlos todos, más aún hoy en día cuando todos parecemos estar cada vez más ocupados. Por eso, Tener un organizador de tareas es fundamental.
¿Te imaginas olvidar firma el contrato con un cliente o proveedor? ¿Están todas sus actividades a tiempo? ¿Cómo puede hacer que todas las personas involucradas en su trabajo sean conscientes de esta importancia?
Un organizador de tareas puede responder a estas y otras preguntas, por lo que decidimos producir este artículo sobre el tema. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un organizador de tareas?
Como dice su nombre, tiene la función de ayudarte a gestionar tus tareas rutinarias, especialmente el trabajo. Al fin y al cabo, cuando estamos trabajando, llevamos a cabo muchas acciones para ejecutar planes y proyectos, lo que requiere organizarlos todos para que ninguno se quede fuera.
Para ello, los organizadores cuentan con herramientas específicas. Si bien pueden variar según el software que elija, algunos son predeterminados. Por ejemplo: un tablero que te permita ver qué actividades hay que hacer en el día, además de poder compartirlas con las personas que necesitan hacerlas.
Así, los organizadores también se convierten en grandes facilitadores para lograr los objetivos de la empresa. Cada objetivo se divide en objetivos que puede convertir en tareas dentro de un organizador. A medida que se completen con éxito, sabrás que el objetivo final está cada vez más cerca.
Estos programas suelen tener versiones de escritorio y móvil para que puedas ver el progreso del trabajo, sin importar si estás en la oficina. Algunas se desarrollan directamente como aplicaciones para teléfonos inteligentes, precisamente para brindarle la comodidad de administrar sus tareas sobre la marcha.
En cuanto al registro en estos programas, algunos son de pago, pero suelen tener versiones gratuitas o de prueba para que los conozcas mejor.
¿Por qué es importante usar un organizador de tareas?
- Ni siquiera recuerdo lo que almorcé hoy.
Seguro que has escuchado a alguien decir esa frase o tú mismo la has dicho en algún momento muy ajetreado. Si estamos sujetos a no recordar actividades tan simples, ¿cómo vamos a recordar todo lo que tenemos que hacer durante una jornada laboral? El organizador de tareas tiene la función de recordar todo lo importante.
Además, la portabilidad también resultó útil. Como prácticamente todos tienen versiones para los principales sistemas operativos de smartphones, ya no hay excusas para decir que se te olvidó una cita porque el acceso a la agenda lo hace únicamente el portátil.
Lo mismo ocurre con las personas que trabajan contigo. Dado que compartir tareas con otros es uno de los roles de los organizadores, también son conscientes de lo que deben hacer, independientemente de dónde se encuentren.
Con eso, por fin puedes poner fin a esa agenda de papel que, además de no tener las características mencionadas anteriormente, todavía corre el riesgo de perderse, haciéndote perder el registro de todas las tareas que necesitas hacer.
¿Cuáles son los 20 tipos principales de organizadores de tareas?
Veamos ahora la lista de nueve organizadores que hemos separado para que los conozcas.
1. Evernote
Esta es una de las soluciones más populares del mercado a la hora de organizar tareas. Su principal llamado es “capturar todo”, porque, de hecho, al usar la versión móvil, puedes insertar en él todo lo que ves adelante (imágenes, archivos, textos, etc.) y crea bancos de notas en los que todo esté debidamente organizado.
Una característica que establece el Evernote de cualquier aplicación de bloc de notas es la capacidad de agregar fechas y recordatorios para que no se olvide de entregar una tarea importante a tiempo.
Además, si necesitas copiar textos e imágenes de internet e insertarlos en tus notas, también es posible, así como escribir o dibujar sobre ellos si es necesario.
2. Toro de hábitos
Como dice el nombre, el HabitBull tiene la propuesta para hacerte seguimiento de sus propios hábitos para mejorarlos (por ejemplo, llegar a tiempo, hacer pagos) o eliminarlos de su vida diaria (como posponer las cosas, usar demasiado las redes sociales, etc.).
La aplicación te permite organizar tus tareas tanto profesionales como personales en las siguientes categorías: rutina, creatividad, salud y placer.
Para cada uno de ellos es posible establecer objetivos y, posteriormente, seguir sus resultados en gráficos para comprobar si estás cumpliendo correctamente con tus tareas.
3.Habita
Si la gamificación es una idea que te parece interesante, la Habitat Es una opción que no puede pasar desapercibida. Su formato está basado en juegos RPG.
Logo, todas tus tareas rutinarias se transforman en monstruos que debes derrotar en combate. A medida que son derrotados a lo largo del juego, ganas puntos que desbloquean otras funciones y también minijuegos para desafiar a otros monstruos.
En tiempos de pandemia, esta es una aplicación muy eficiente, ya que ayuda no solo a organizar tareas, sino también a cuidar la salud y el estado físico.
4. Una nota de Microsoft
O OneNote es bien conocido por cualquiera que use productos de Microsoft. Con él, puedes dividir las tareas en cuadernos que se pueden dividir en secciones y páginas.
Puede poner capturas de pantalla y comentarios de audio en las notas. Si tienes otras personas involucradas en las tareas y necesitas que estén al tanto de todo lo que has anotado, también puedes compartir las notas con ellas.
Uno de los aspectos más destacados de esta herramienta es la unión de prácticas tradicionales y digitales, ya que las anotaciones se pueden realizar tanto de forma digital como manuscrita.
5. Tareas de Microsoft
Anteriormente llamada Wunderlist, la Microsoft para hacer todavía es bien conocido por algunas personas. Es una aplicación destinada precisamente a organizar tareas a nivel profesional y personal.
Para comenzar, Cuenta con un planificador diario que mantiene al día todas las tareas que necesitas hacer a lo largo del día. Estas tareas se pueden dividir en pasos, además de tener fechas límite y recordatorios para que las personas compartidas en ellas sepan cuándo entregarlas.
Los antiguos usuarios de Wunderlist también pueden importar los datos allí desde un importador interno proporcionado por Microsoft To Do.
6. Enfoque omnidireccional
Si usas o encuentras interesante la metodología GTD (hacer las cosas), vale la pena conocer OmniFocus.
Al crear una cuenta en él, puede cree planes para organizar sus tareas y acciones y luego clasifíquelas por tema, fecha límite, ubicación, etc..
Uno de sus aspectos más destacados es que tienes una visión total de las tareas que debes realizar, lo que facilita la gestión de tus actividades y de las personas que trabajan contigo, además de reducir el estrés que genera la sensación de que hay más por hacer. hacer y no sé por dónde empezar.
O OmniFocus Es una herramienta de pago, pero puedes probarla gratis durante 14 días.
7. Optimizado
O Optimizado es una aplicación diseñada para ayudar a sus usuarios a lograr sus objetivos.
Requiere un mayor compromiso frente a otras herramientas, ya que requiere que introduzcas en ella todas las acciones que realizas a lo largo del día, tanto de trabajo como de ocio. Entonces él obtiene muestra tu desempeño a través de gráficos para determinar qué metas y objetivos debes alcanzar.
Por ahora, Optimized solo está disponible en Apple Store y permite la integración con otras aplicaciones de rutina como Apple Health.
8. Todoist
O Todoist trae la propuesta de calma y control en la gestión de las tareas del día a día. En él, puede agregar las tareas que necesita hacer y priorizar las más importantes al resaltarlas en la herramienta.
Esto es importante, porque al delegar trabajo a otras personas, llegan a saber qué deben hacer primero. Para saber cómo se están desempeñando dentro de los proyectos, Todoist trae una herramienta de progreso y productividad.
A pesar de ser una aplicación premium, tiene una versión gratuita que incluye todas las características que mencionamos anteriormente.
9. Trello
Uno de los organizadores de tareas más conocidos del mercado, muy utilizado por quienes gustan de la metodología kanban.
Gestión de tareas en Trello esta hecho de marcos que permiten la inserción de listas y tarjetas personalizables. Por lo tanto, dentro de cada tarjeta puedes incluir las tareas necesarias e involucrar a las personas que participarán en su ejecución.
Una buena práctica de organización de Trello es crear cuatro tableros en su tablero: planificación, tareas por hacer, tareas en curso y tareas completadas. De esa manera, comienzas tu día sabiendo cómo va el trabajo cuando abres la herramienta.
Ahora que ya sabes cuáles son los tipos de organizadores de tareas más utilizados en el mercado y sus características, puedes elegir el más adecuado para tu empresa.
10. Basecamp
Basecamp destaca por su eficacia en la gestión de equipos, reduciendo las brechas de comunicación provocadas por la multitud de canales como WhatsApp y el correo electrónico. Ideal para el entorno profesional, Basecamp hace que el trabajo sea menos arduo.
Ofrece una plataforma donde puedes discutir ideas, planificar campañas de marketing y compartir archivos. Disponible tanto para computadoras como para Android, es una herramienta ampliamente utilizada por más de 4 mil empresas a nivel global, consolidándose como una opción robusta para la colaboración y comunicación eficiente.
11. Any.do
Any.do es un organizador que satisface necesidades tanto personales como profesionales. Es un planificador flexible, útil para gestionar tareas, recordatorios, eventos del calendario e incluso listas de compras.
Compatible con Android e iOS, permite el trabajo colaborativo, facilitando compartir rutinas con compañeros de trabajo y familiares. La integración con aplicaciones populares, como Google Calendar, WhatsApp y Slack, la convierte en una herramienta multifuncional, imprescindible para quienes buscan eficiencia en la gestión de las actividades diarias.
12. Asana
Asana está diseñado para mejorar la organización del equipo al ofrecer funciones como agregar tareas, monitorear proyectos y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Disponible para Android e iOS, te permite gestionar actividades incluso sin conexión.
Con una interfaz intuitiva, Asana admite hasta 15 personas en la versión gratuita, lo que la convierte en una opción popular para equipos que buscan una herramienta potente y sencilla para gestionar proyectos y tareas.
13. Forest
Forest es una aplicación innovadora que combina la gestión de tareas con elementos lúdicos. Su temporizador gamificado ayuda a mantener la concentración alejando al usuario del teléfono celular.
Al iniciar una tarea, el usuario planta una semilla virtual que crece hasta convertirse en un árbol, siempre y cuando no abandone la aplicación. Disponible para Android e iOS, Forest ha sido premiado varias veces y es perfecto para quienes buscan un enfoque divertido y eficaz para mantener la concentración en el trabajo.
14. Google Keep
Google Keep es una solución práctica y sencilla de Google para organizar notas y recordatorios. Al funcionar como un bloc de notas avanzado, le permite almacenar información rápidamente, grabar notas de voz y transcribirlas, y capturar imágenes de documentos.
Sus coloridas notas que se pueden compartir en tiempo real hacen de Keep una herramienta versátil para la organización y colaboración personal. Disponible en múltiples plataformas, es ideal para quienes prefieren una interfaz simple y eficiente.
15. OneNote
OneNote, de Microsoft, proporciona un espacio flexible para escribir, escribir a mano, dibujar y recortar contenido web. Con la posibilidad de organizar ideas y tareas en páginas y secciones temáticas, es una opción integral para quienes buscan integrar notas del trabajo, estudios y vida personal.
La funcionalidad para escanear documentos y la integración con otras herramientas de Microsoft, como Excel y Word, amplían sus posibilidades de uso, convirtiéndola en una opción sólida para usuarios de Android, iOS y computadoras.
16. Pocket
Pocket es una herramienta increíble para guardar contenido para leer sin conexión. Ideal para quienes tienen agendas apretadas, permite almacenar artículos, videos y audios para acceder a ellos en cualquier momento.
Su funcionalidad de lectura en voz alta es perfecta para quienes están en movimiento, ya que libera manos y ojos. Disponible para Android e iOS, Pocket es una excelente opción para quienes buscan estar siempre informados, incluso en medio de su ajetreada rutina.
17. Bóveda de Zoho
Bóveda Zoho es la solución ideal para quienes buscan seguridad en la gestión de contraseñas e información sensible. Con cifrado AES 256, la aplicación almacena contraseñas, datos bancarios y billetes de forma segura.
Además de almacenar, Zoho Vault puede generar contraseñas seguras y compartir información confidencial de forma segura. Disponible para Android, iOS y web, es una herramienta indispensable para la seguridad digital en la gestión de datos personales y profesionales.
18. Slack
O Flojo destaca como una herramienta esencial para optimizar la comunicación y colaboración en equipos. Le permite crear canales específicos para diferentes grupos de trabajo, asegurando que toda la información relevante se comparta en el lugar correcto.
Además de su funcionalidad principal de mensajería, ofrece integraciones valiosas como Google Drive y Google Calendar, lo que aumenta su utilidad. A pesar de algunas limitaciones de la versión gratuita, como la imposibilidad de trabajar simultáneamente en diferentes cuentas, Slack es una opción poderosa para quienes buscan centralizar la comunicación y garantizar un trabajo en equipo eficiente.
19. Noción
Noción es una plataforma versátil que satisface una variedad de necesidades de la organización, desde tareas diarias hasta proyectos a largo plazo. Con características como listas de verificación, tablas y páginas sincronizadas, ofrece la flexibilidad de crear sistemas de gestión personalizados.
La fortaleza de Notion radica en su sincronización automática entre diferentes dispositivos y la efectividad de su plan gratuito. A pesar de algunos desafíos con el rendimiento de la aplicación en teléfonos celulares y problemas de sincronización, Notion se establece como una herramienta robusta y adaptable para organizar y gestionar tareas de manera eficiente.
20. lunes
Lunes es un organizador de tareas ideal para el trabajo en equipo, ya que ofrece una interfaz que se puede adaptar para diversas actividades, como marketing, CRM de ventas y gestión de proyectos.
Su fortaleza radica en su capacidad para organizar tareas según responsables, plazos y subtareas, brindando una visión clara del avance de cada proyecto. Aunque las personalizaciones más detalladas están restringidas a planes más caros, Monday destaca por su flexibilidad y facilidad de uso, lo que lo convierte en una opción valiosa para los equipos que buscan una herramienta de gestión de tareas eficaz y personalizable.
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Las ventajas de un organizador de tareas son demasiado buenas para ignorarlas
La implementacion de software gestión en cualquier empresa requiere un período de adaptación y desarrollo, después de todo, este sistema debe ser probado y aprendido para satisfacer mejor las necesidades de su equipo y empresa.
Pero, ¿qué sucede si el gerente tiene un impacto real y directo en la productividad, la organización y el eventual crecimiento de su empresa, al recopilar información en una ubicación central y ayudar a sus empleados a ser más productivos y eficientes?
Aquí hay 6 beneficios de usar este organizador de tareas para que pueda comunicarle a su equipo por qué su empresa eligió hacer esto. Verificar:
Se comparte la actividad y se optimiza el trabajo en equipo
Um organizador de tareas es una herramienta colaborativa y, como tal, facilita el trabajo en equipo. Discutir ideas en una reunión de intercambio de ideas y enviar esos datos al software aumentará el nivel de interacción en su grupo de trabajo.
Centralizar las actividades y la información en un solo lugar facilita el aprovechamiento del conjunto de conocimiento. Al mismo tiempo, el gerente debe alentar a sus empleados a interactuar más con la herramienta para mantenerse al día con la productividad de sus colegas.
Funciones que facilitan el seguimiento y la priorización de tareas
Todos sabemos que hay muchos trabajos con un alto grado de urgencia. Requieren atención inmediata. A menudo, también nos ocupamos de tareas que no tienen consecuencias si se realizan un poco más tarde.
Entender qué obligaciones son más importantes que otras puede parecer sencillo, pero es fácil perderse en el proceso cuando tienes tanto trabajo por hacer. Cómo organizador de tareas, será posible priorizar las demandas más importantes para ejecutarlas de manera rápida y eficiente, sin olvidar las demás.
Actividades centralizadas y visualización simplificada
Mantenga todo lo importante en un solo lugar con tareas detalladas y visualización práctica del flujo de trabajo junto con un flujo de trabajo rastreable.
En general, estas herramientas tienen estructuras como mapas mentales o un modelo. Kanban que ayudan a que los datos complejos sean más manejables y fáciles de entender, adaptar y escalar en toda la organización.
Realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y estime la productividad del equipo
La naturaleza personalizable y adaptable de un organizador de tareas impulsa el flujo de trabajo mediante el seguimiento de cada minuto que dedica cada empleado a cada tarea.
Esto elimina los datos fragmentados en hojas de cálculo obsoletas y permite comprender qué asignaciones tardan más de lo previsto, lo que facilita la planificación de su próximo proyecto. También es una buena manera de estimar la productividad de los involucrados en la demanda, lo que permitirá considerar la reasignación de funciones en busca de la máxima productividad.
Ahorre tiempo con seguimientos dinámicos en tiempo real
Cuando asigna nuevas tareas a su equipo, es importante manejo manera eficiente de monitorear el progreso y garantizar un desempeño sin incidentes, así como cumplir con los plazos.
Con la eficiencia de un organizador de tareas, será posible monitorear, en tiempo real, el progreso de cada demanda e incluso crear recordatorios para resolver los plazos incumplidos. Además, se puede acceder a la base de datos de esta herramienta desde cualquier lugar.
Di adiós a las barreras geográficas y disfruta de la realidad digital
Un buen Gerente de tareas, como los ejemplos señalados en este artículo, se pueden implementar a través de las fronteras y realmente salvar proyectos de alto valor. Fácil de usar, el software adecuado para su negocio excluye factores geográficos como el equipo imprevisto o la zona horaria, por ejemplo.
¿Necesita actualizar o modificar algo, pero el encargado de la tarea no está disponible por algún motivo? Agregue un nuevo miembro a la tarea. Podrás actualizar y hacer los cambios indicados sin tener que esperar uno o dos días a que un compañero regrese a la oficina.
¿Por qué las empresas deberían incluir al organizador de tareas en la gestión de una empresa?
¿Alguna vez se enfrentó al problema de la ejecución ineficiente o la falla de las tareas, lo que resultó en trabajo duplicado y plazos incumplidos? Los pequeños cambios pueden tener consecuencias desagradables, pero el seguimiento de tareas ineficiente junto con una pobre documentos digitales puede conducir a grandes pérdidas.
Dirigir un negocio en la economía dinámica de hoy puede ser todo un desafío sin un sistema de gestión de tareas adecuado para programar tareas, realizar un seguimiento de sus objetivos y mantener un margen de beneficio considerable.
Considere, por ejemplo, que este sistema permite que todo el grupo de trabajo se actualice simultáneamente en las tareas diarias. Estas listas de verificación se almacenan de forma segura para que se pueda acceder a ellas cuando sea necesario.
Por el contrario, un sistema basado en papel significa que no puede actualizar a sus empleados sobre tareas urgentes, especialmente si trabajan en el campo.
Además, la gestión manual hace que sea imposible realizar un seguimiento de la productividad y la eficiencia, así como identificar formas de optimizar sus tareas. Para empeorar las cosas, siempre existe el riesgo de perder información valiosa, más que cuando su empresa depende de una copia de seguridad en la nube.
Más evidencia de que el organizador de tareas es más eficiente (y rentable) que la gestión manual
Estos son los principales signos de eficacia de los organizadores de tareas:
- reducción de costos con papel y otros procesos que requieren mucho tiempo;
- la productividad crece a medida que el equipo no dedica tiempo a buscar registros en los archivos;
- ahora se realiza un seguimiento de las tareas urgentes;
- es posible crear recordatorios para cumplir con los plazos;
- un administrador se adapta a la configuración del flujo de trabajo que requiere su negocio;
- con un sistema de gestión adecuado, los recursos se pueden asignar de manera más eficiente, lo que lleva a una mayor eficiencia.
- sistemas escalables, lo que significa que a medida que creces, tu sistema también crece, por lo que no es necesario invertir en una nueva herramienta para la misma función;
- cuando todo el equipo está en una plataforma, todas las interrupciones de las comunicaciones se pueden manejar de manera eficiente. La comunicación no fragmentada permite que la información fluya de manera coherente;
- puede crear listas de tareas pendientes, agregar comentarios y más.
Consejos sobre cómo usar esta herramienta para ser más efectivo y aumentar tus ingresos
el enfoque estratégico de gestión de proyectos sugiere que para que una actividad se considere exitosa, debe gestionarse de manera eficiente, eficaz y estratégica.
En este sentido, la eficiencia está relacionada con la gestión operativa de un proyecto, que a su vez redunda en el cumplimiento del cronograma, presupuesto y especificaciones. La eficacia, por otro lado, está vinculada al cumplimiento de las metas y objetivos comerciales y la satisfacción del cliente.
Por lo tanto, la gestión eficaz de proyectos requiere la alineación con el entorno, el ajuste de tareas y responsabilidades y la gestión de cambios intencionados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además de la gestión eficiente de un proyecto, que asegura que se lleva a cabo según lo previsto, la gestión eficaz de un proyecto debe garantizar la generación de valor para el cliente y los usuarios.
Vea a continuación lo que necesita hacer para que su empresa se beneficie de ello.
Dividir una tarea grande en partes más pequeñas y determinar la prioridad de cada actividad
Comenzar con una tarea grande y compleja puede paralizar a tu equipo de trabajo. Para alentarlos, intente dividir las tareas grandes en tareas pequeñas. De esa forma, verás el efecto de esa increíble sensación de logro que todos sentimos cuando movemos una tarjeta a "finalizada".
Recuerde establecer la prioridad de estas funciones. Puedes basarte, por ejemplo, en lo que se necesita con urgencia, lo que puede esperar y lo que se debe hacer en el día a día.
Establezca plazos para las tareas y mida el progreso
Poner límites de tiempo en diferentes tareas puede ayudarlo a programar de manera más eficiente; sabrás cuánto tiempo dedicar a cada tarea para tener todo tu trabajo organizado al final de la jornada laboral.
Durante los descansos, acostúmbrese a revisar todas las tareas programadas para ver si se necesitan cambios. En consecuencia, delegue tareas a sus subordinados y concéntrese en las funciones que más importan.
Sea flexible pero centralice la información en el organizador de tareas
Mantener su posicionamiento puede ser una ventaja, pero hay momentos en los que necesita ser flexible para lograr objetivos y cumplir con los plazos. Los cambios en las tendencias del mercado o el posicionamiento del cliente son solo dos hipótesis que pueden requerir una revisión de las decisiones ya tomadas, y saber ser flexible puede ser clave para llevar un control de las actividades y los plazos.
Por otro lado, no alternes el uso del administrador entre correos electrónicos y otras alternativas: usa tu herramienta de administración de tareas para todo, incluso para que sea el único lugar donde tu equipo pueda verificar lo que hay que hacer. Esto evita la pérdida de información y malentendidos.
Proporcione instrucciones detalladas y sea paciente.
Proporcione instrucciones claras y detalladas para sus tareas y sus respectivos pasos, para que cada miembro del equipo siempre sepa qué debe hacerse y por quién. Esto evita perder el tiempo rehaciendo actividades y haciendo preguntas que ya podrían haber sido respondidas.
Finalmente, a veces las cosas no salen según lo planeado. Con paciencia, tendrá la claridad para ayudar a su equipo a recuperarse más rápido.
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