Una buena gestión de documentos digitales puede ayudarlo a alcanzar el liderazgo de su mercado, hacer que su empresa sea más rentable, flexible, eficiente y querida por sus clientes.
¿Quieres saber cómo utilizar esto a tu favor? Continúa leyendo este artículo para entender cuáles son documentos digitales, la importancia de este formato para tu negocio frente a los documentos físicos y también ¡13 consejos sobre cómo gestionar bien tu empresa!
¿Qué es un documento digital?
Documento digital es un archivo digital es un archivo electrónico, codificado con números binarios y accesible por un sistema informático. En general, este formato se puede traducir a través de un archivo escaneado o un archivo digital inherente.
Por un lado, el archivo escaneado es una representación digital de un archivo generado en otro formato (normalmente fisico) y ha sido digitalizado y convertido a formato digital. A su vez, los documentos nativos digitales se generan en formatos digitales.
En resumen, estos ficheros garantizan una mayor seguridad, cooperación, eficacia y facilidad para compartir, además de tener el mismo efecto jurídico.
¿Es realmente necesario transformar los documentos físicos en digitales?
¿El gestión de documentos digitales ¿Es realmente necesario incluso cuando el negocio aún no demanda mucho espacio de almacenamiento para documentos físicos relacionados con el negocio? La respuesta es: SIM.
Comprenda por qué es ventajoso comenzar ahora si está trabajando para hacer crecer su negocio:
Acceso instantáneo y mejor aprovechamiento del espacio físico
El almacenamiento en la nube le permite acceder a archivos y documentos desde cualquier lugar en su dispositivo habilitado para Internet. Esto es esencial si tiene trabajadores remotos, vendedores o gerentes de cuentas que pasan mucho tiempo en el campo, pero también para cualquiera que quiera tener acceso instantáneo a sus documentos.
Además de prescindir de un gran sistema de archivando físicos, que ocuparán mucho espacio y tiempo, se puede acceder a los documentos digitales en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que le permitirá aprovechar mejor el espacio de su oficina.
Normalmente, los documentos en papel se almacenan internamente en un archivador de oficina o se gestionan mediante un servicio externo de gestión de documentos. Dependiendo de su entorno empresarial individual, cada método tiene sus respectivos pros y contras.
Búsqueda dinámica y colaboración en tiempo real
En las bases de datos digitales, los documentos y archivos no solo se pueden archivar y organizar fácilmente, sino que también se pueden buscar mediante palabras clave y fechas.
Además, cualquier usuario autorizado con acceso puede editar documentos digitales, lo que no solo fomenta la cooperación, sino que también hace que el proceso sea más eficiente.
Un buen sistema de gestión de documentos también registra todos los cambios realizados y quién los realizó, proporcionando así una mayor transparencia y capacidades de auditoría.
Relación calidad-precio a medio y largo plazo
Convertir una gran cantidad de archivos a formato digital a la vez puede ahorrar dinero y mucho tiempo, especialmente cuando es necesario realizar un seguimiento de los archivos.
El ahorro de costos en tinta, papel y archivadores para impresoras es suficiente para hacer que Escanear valioso.
La información confidencial es más segura
Los documentos en papel se pueden dejar en la bandeja de la impresora, lo que permite el acceso accidental de personas no autorizadas.
En el entorno digital, el control de acceso es efectivo y permite controlar quién puede acceder a cada archivo.
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13 pasos para mejorar la gestión documental digital de tu negocio
El almacenamiento adecuado de archivos debe ser una prioridad para su negocios, especialmente debido al hecho de que perder un documento puede requerir horas o incluso días de reelaboración. En consecuencia, un mala gestión de documentos digitales no sólo interfiere con las ganancias, sino que también puede resultar en pérdida para su negocio.
Mantener los datos organizados es fundamental para administrar fácilmente grandes cantidades de información. Actualmente, estamos acostumbrados a almacenar nuestros archivos digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red, pero existen técnicas que se pueden aplicar para hacer este proceso aún más eficiente.
Desde la recuperación de versiones antiguas de documentos específicos hasta la edición remota y simultánea del mismo archivo por parte de varias personas en el mismo equipo, el mantenimiento y la organización de nuestros documentos deben verse como una fuente de ventaja competitiva.
Por lo tanto, aquí le mostramos cómo beneficiarse de una buena gestión de documentos digitales independientemente del software implementado:
Establecer una ubicación y protocolos para el almacenamiento
Concentrar los documentos en una carpeta principal ayudará a organizar y rastrear los datos. Puede establecer este espacio en "Mi servidor", por ejemplo, y crear subcarpetas para una categoría más específica, organizando archivos por proyecto o tema.
Además, comparta con los empleados de la empresa las pautas sobre cómo archivar documentos digitales (cómo nombrar carpetas y archivos, cuándo cambiar entre usar el uso local o en la nube y realizar copias de seguridad, entre otros).
Utilice nomenclaturas autoexplicativas y opte por nombres cortos
Subtitular carpetas y subcarpetas es esencial para acelerar el seguimiento de un documento digital. Atención: es importante que los nombres elegidos sean entendidos por todos los que acceden a la información.
Se pueden usar siglas, pero trate de usar fórmulas descriptivas (clientes actuales, clientes anteriores, facturas, ofertas, etc.). Prioriza las descripciones breves y evita el uso de caracteres especiales que puedan hacer que estos nombres sean incompatibles con otros plataformas.
Cuanta más información, más subcarpetas necesitas
Con el tiempo, la complejidad de sus archivos seguramente aumentará a medida que aumente la cantidad de archivos. En este punto, considere incrustar subcarpetas para distribuir la información.
Ejemplo: si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimine las antiguas ni cree una carpeta nueva: colóquelas en subcarpetas correspondientes a los diferentes ejercicios (2019, 2020, 2021, etc.).
Nombrar documentos digitales con la fecha invertida
La denominación de archivos es una buena solución para sistematizar la gestión de documentos digitales. Entre las posibilidades para nombrar el archivo, puede usar la fecha de la última edición invertida, es decir, 20210831 para el 31 de agosto de 2021.
De esta forma, al ordenar alfabéticamente una carpeta, automáticamente se organizará por fechas. Al final del nombre, también se recomienda incluir números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4, etc.).
No sobrescriba versiones antiguas
Guarde cada versión del archivo para necesidades futuras, ya que es posible que necesite acceder a un archivo antiguo por algún motivo.
Cree buenos hábitos y categorice otros archivos
Como emprendedor, debes desarrollar hábitos que favorezcan la organización y manejo de la información relevante para tu negocio. Además de encargarse de la gestión de documentos digitales, mantenga los archivos del programa almacenados en diferentes índices y de forma segura.
Mantenga siempre los documentos digitales en el lugar correcto
Hablando de buenos hábitos, acostúmbrese a organizar los archivos en sus respectivas carpetas desde el principio, en lugar de guardarlos localmente primero y luego moverlos a donde pertenecen. Este es un paso innecesario que muchas veces lleva a la “desaparición” del documento en cuestión.
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Haz una copia de seguridad y mantenla actualizada
Con una copia de seguridad adecuada, no se desesperará por perder sus documentos importantes. Los accidentes ocurren. Así que, por mucho que se guarden tus documentos, piensa que algún imprevisto puede hacerte perder todos tus archivos.
Sea estricto con sus copias de seguridad
¿El archivo está desactualizado? Crea subcarpetas con versiones antiguas o archivos inactivos. Sin embargo, hay información que no se reutilizará, como carpetas de ex empleados que han dejado sus trabajos o clientes con los que ya no hace negocios.
Pero cuidado: antes de limpiar el sistema, revise los archivos cuidadosamente y no elimine archivos que contengan información confidencial o que aún sean relevantes para su negocio.
Programe el mantenimiento periódico
El mantenimiento regular es importante para un buen manejo de documentos digitales si quieres sacar el máximo partido a tu inversión inicial de tiempo, esfuerzo y dinero. Además de actualizar su infraestructura y procedimientos para que su sistema pueda evolucionar junto con su negocio, asegúrese de que todos en el equipo sepan cómo usar los procesos que ya existen.
Evaluar la posibilidad de una conversión automática
Empresas que tramitan una gran cantidad de documentos, como es el caso de contabilidad, puede buscar un método de conversión automática de archivos. Al convertir esta práctica en una cultura empresarial, será más fácil exigir archivos digitales con el tiempo.
Aprende de tus errores
Los errores ocurren, incluso cuando estamos bien preparados. En estos casos, es importante reconocerlos, identificarlos y corregirlos.
Contrata a un profesional
Por último, puede contar con profesionales que harán aún más fácil esta nueva etapa para su empresa con la ayuda de manejo de documentos digitales. Esta puede ser una buena decisión para ahorrar tiempo.
Ahora que conoce la importancia de optimizar la gestión de documentos digitales de su empresa y cómo hacerlo, es hora de ponerlo en práctica. Con un enfoque proactivo, irá en la dirección correcta para tomar decisiones informadas.
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