En los últimos años hemos asistido a una revolución en los procesos corporativos impulsada por la transformación digital. Empresas de todos los tamaños y segmentos han buscado optimizar sus operaciones y reducir costos mediante la adopción de tecnologías innovadoras, como contrato con firma digital.
Después de todo firma digital se consolida como una herramienta fundamental, optimizando el proceso de firma de contratos, garantizando la seguridad jurídica y facilitando la gestión de registros.
En este artículo cubriremos las mejores prácticas, herramientas y consideraciones legales para ejecutar contratos con firma digital, permitiendo a profesionales y empresas aprovechar los beneficios de esta tecnología.
¿Qué es una firma digital y qué es una firma electrónica?
A firma electronica cubre cualquier marcación o consentimiento sobre documentos digitales, mientras que la firma digital es una forma específica de firma electrónica que utiliza la criptografía para garantizar la autenticidad del documento, a través de certificados digitales y claves públicas y privadas.
La clave privada se utiliza para crear la firma, mientras que la clave pública verifica su autenticidad. Durante la firma digital, un algoritmo crea un hash del contenido del documento, que se cifra con la clave privada, permitiendo que la clave pública correspondiente verifique la firma.
¿Cómo se redacta un contrato con firma digital?
El proceso de redacción de un contrato en formato electrónico implica varios pasos, desde la creación del documento hasta la inserción de cláusulas e información relevantes. A continuación se muestra una descripción general de este proceso.
1. Elegir la plataforma o el software
Primero, elija una plataforma o software confiable para crear el contrato electrónico, que puede variar entre software específico para este fin y plataformas de firma digital con funcionalidades para redacción y firma de contratos.
2. Modelo de contrato
Elija una plantilla de contrato preformateada o cree una desde cero, según las necesidades específicas de la transacción. Asegúrese de que la plantilla contenga todas las cláusulas necesarias para abordar los términos del acuerdo de manera clara y completa.
3. Inserción de cláusulas e información
Insertar cláusulas e información esenciales, como detalles de las partes involucradas, descripción de los bienes o servicios, condiciones de pago, plazos y otras disposiciones contractuales específicas.
4. Revisión y edición
Revisar atentamente el contrato para evitar errores u omisiones. Considere involucrar a partes involucradas o asesores legales para revisar y brindar comentarios. Durante este paso, realice las modificaciones necesarias para satisfacer las necesidades de todas las partes.
5. Agregar firmas digitales
Agregue las firmas digitales de las partes involucradas, ya sea a través de la funcionalidad de firma digital de la plataforma elegida o según los requisitos legales locales. Cada parte deberá firmar digitalmente utilizando su correspondiente certificado digital y clave privada.
6. Almacenamiento y gestión
Mantenga el contrato de forma segura. Las plataformas ofrecen opciones de almacenamiento en la nube o servidores seguros, lo que garantiza el acceso y la protección contra pérdidas o manipulaciones.
¿Cómo se identifican los partidos con los certificados digitales?
Para identificar a las partes involucradas en un contrato con certificados digitales y facilitar el proceso de envío electrónico del contrato de forma segura y eficiente, es necesario seguir algunos pasos que se presentan a continuación.
1. Certificados digitales
Cada parte del contrato debe disponer de un certificado digital válido de una autoridad certificadora de confianza, utilizado para garantizar la autenticidad de las firmas digitales.
2. Verificación de certificados digitales
Antes de comenzar a firmar digitalmente el contrato, comprobar la validez y autenticidad de los certificados digitales de las partes involucradas, utilizando herramientas de la autoridad certificadora o plataforma de firma digital.
3. Presentación electrónica del contrato
El contrato ahora se puede enviar electrónicamente para su firma. Las plataformas de firma digital suelen ofrecer opciones de envío por correo electrónico o enlace seguro.
4. Notificación de las partes
Al presentar el contrato electrónicamente, se notifica a las partes y se les dan instrucciones sobre cómo acceder, revisar y firmar digitalmente el documento.
5. Firma digital del contrato
Cada parte accede al contrato electrónicamente con su certificado digital y sigue las instrucciones de la plataforma para agregar la firma digital, generalmente haciendo clic en un botón de firma o ingresando una contraseña vinculada al certificado.
6. Confirmación de suscripciones
Una vez que todas las partes han firmado digitalmente, la plataforma genera un documento final firmado, que todas las partes pueden descargar y almacenar de forma segura. Este documento sirve como prueba de la transacción y puede utilizarse si es necesario.
El procedimiento de firma de contrato digital
Las partes reciben una notificación o enlace para acceder al contrato electrónicamente, que puede ser vía correo electrónico o plataforma de firma digital.
Tras acceder, se les solicita autenticar su identidad para firmar digitalmente el contrato, introduciendo una contraseña asociada al certificado digital o realizando una verificación de identidad, mediante un código enviado por SMS o correo electrónico.
Después de la autenticación, pueden firmar digitalmente haciendo clic en un botón, seguido de la confirmación por parte de la plataforma.
La importancia de archivar de forma segura los contratos con firmas digitales
Es esencial garantizar el archivo seguro del contrato firmado digitalmente utilizando servicios seguros de almacenamiento en la nube con cifrado sólido y medidas de seguridad. La realización de copias de seguridad periódicas del contrato evita la pérdida de datos en caso de fallo del sistema u otras incidencias, garantizando su integridad y accesibilidad cuando sea necesario.
Es esencial controlar el acceso al contrato para permitir que solo las personas autorizadas lo vean o editen, y mantener registros detallados sobre el archivo del contrato, incluida información sobre firmas y fechas, para fines de auditoría y cumplimiento normativo.
La validez legal de los contratos digitales
Los contratos digitales tienen validez legal reconocida mundialmente, con regulaciones específicas en los diferentes países. En Brasil, la Ley N° 14.063/2020 equipara los documentos físicos y electrónicos, siempre que se cumplan los requisitos de autenticidad e integridad.
Existen diferentes tipos de firma electrónica: la firma simple se utiliza en transacciones menos complejas, mientras que la firma digital, con certificados digitales, es más segura y comúnmente utilizada en transacciones comerciales y jurídicas complejas.
Principales beneficios de un contrato firmado digitalmente
La adopción de contratos digitales trae varios beneficios, como ahorro de tiempo y dinero, mejora de la seguridad, organización eficiente de los documentos y facilitación de la negociación.
Con tecnologías avanzadas, los contratos digitales reducen costes, garantizan la autenticidad, simplifican la gestión documental y hacen las negociaciones más ágiles y flexibles: verdaderas ventajas estratégico para empresas en busca de eficiencia y éxito en procesos comerciales.
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➡️ Qué es un contrato digital y cómo adoptar uno para tu empresa
¿Cómo hacer una firma digital?
Para realizar el trámite de firma digital de contratos no hay ningún misterio – especialmente si sigues el tutorial de 10 pasos que te presentamos a continuación, detallando todo sobre cómo realizar una firma digital a través de la plataforma ZapSign.
Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema
Visitar nuestra página web, e ingrese su nombre de usuario y contraseña, para luego ser redirigido a la página principal.
Paso 2: generar un nuevo documento
Haga clic en el botón “NUEVO” para ir a la siguiente pantalla y generar un nuevo documento.
Paso 3: sube el archivo .PDF
Al hacer clic en "seleccionar documento", podrá cargar el documento a firmar.
Este documento debe estar en el formato (PDF) – por lo tanto, si está en otro formato, debe convertir el archivo.
Paso 4 – Firma con certificado digital
Seleccione la opción "Autenticación avanzada" e ingrese los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará". Si los firmantes ya están agregados a su lista de contactos, haga clic en la opción “Contactos” para seleccionarlos e insertarlos.
Vaya a "Método de autenticación" y haga clic en la última opción, "Certificado digital".
Paso 5: agregue su propia firma al documento
Si también se requiere su propia firma para la validación del documento, haga clic en la opción "Firmaré", ingrese su nombre allí y toque el botón "Continuar" para pasar a la siguiente pantalla.
Paso 6 – Ordenar entre suscripciones y visas
Posición donde en el documento se deben insertar las firmas y visas, haciendo clic en el espacio elegido, justo después del nombre del firmante, y eligiendo entre firma o visa.
A partir de ese momento, las firmas y los visados se mostrarán en los lugares indicados, tal y como suelen estar en un documento físico. Luego haga clic en "Guardar y continuar" para continuar.
Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción
Si el contacto con tu firmante se realiza a través de WhatsApp, deberás pulsar en el botón con el logo de la aplicación y enviar el enlace directamente a la persona.
Si el medio escogido es otro, no hay problema: solo tienes que ir al icono azul junto al enlace para copiarlo y luego pegarlo donde prefieras.
También puede tocar la opción "Habilitar envío automático de correo electrónico" e ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas que se suscribirán.
Paso 8 – Ordenar los firmantes
Si es necesario, utilice el botón “Ordenar firmas” para definir el orden de los firmantes, arrastrando sus nombres en pantalla a las posiciones adecuadas.
Una vez hecho esto, cada firmante solo recibirá su correo electrónico de notificación, aconsejándole que firme el documento, cuando el firmante anterior ya lo haya firmado.
Paso 9 – Terminar el procedimiento
Puedes incluir un mensaje personalizado y activar recordatorios para aquellos que aún no se hayan suscrito. Luego, simplemente haga clic en “Enviar y finalizar” para generar y enviar el documento a los firmantes. Podrá realizar un seguimiento del progreso de las firmas a medida que firmen los firmantes.
Paso 10: sus firmantes firman el documento
Ahora, corresponde a los firmantes finalizar el contrato. Al recibir el enlace y aceptar los términos, harán clic en "Suscribirse" y proporcionarán información básica para la verificación de identidad. Luego firmarán con el dedo, el mouse o el lápiz capacitivo. Al hacer clic en “Finalizar”, el documento quedará firmado, mostrando la firma en el informe y en otras áreas designadas.
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