Cualquiera que dirija una empresa como despacho contable tiene que realizar muchas tareas cada día, tanto para los clientes como internamente. Sin embargo, ¿qué hacer cuando el trabajo aumenta y no puedes con todo? ¿Cómo organizar los documentos que son cruciales para el negocio? bien por eso es necesario contratar un software de gestión contable.
No tendrá problemas para encontrar dichos programas después de una búsqueda en Google. Pero, hay puntos que debes tener en cuenta para elegir el más adecuado. Para saber cuáles son, ¡sigue leyendo este artículo!
¿Qué es un software de gestión contable?
Primero, tratemos de entender el concepto. Un software de gestión contable es una herramienta que debe atender no solo la parte tradicional de la contabilidad, sino también las tareas que forman parte de la rutina de la empresa..
Una firma de contabilidad tiene varias tareas y procesos que debe cumplirse a diario, lo que demanda mucho tiempo de los involucrados. Al contar con un programa de contabilidad, el trabajo se vuelve más automatizado, lo que reduce el tiempo operativo y el retrabajo.
¿Cuáles son las características de un software de gestión contable?
Por mucho que las características puedan variar según cada sistema, aquí te señalamos las principales que debes encontrar en casi todos los programas.
integración de clientes
Mientras que los clientes necesitan emitir facturas y llevar a cabo el control financiero, la oficina de contabilidad es responsable de gestionar todas estas transacciones. Para ello, el software necesita integrar las dos partes en un solo canal.
Organización de documentos
Al pensar en una firma de contadores, es común imaginar un lugar con papeles por todas partes referentes a la contratación con clientes, proveedores y también a nivel interno.
Sin embargo, este tipo de Gestão de Documentos hace vulnerable la pérdida de archivos importantes, por lo que deben organizarse digitalmente a través de un sistema de contabilidad que permita la integración con otras herramientas como ZapSign (que ya tiene API listo para ello) dedicado a firmas de documentos electronicos.
almacenamiento en la nube
Como decíamos más arriba, lo ideal es que los documentos estén organizados digitalmente y que su almacenamiento funcione en la nube.
Después de todo, de esta manera, no depende de la computadora de la oficina para tener acceso a los datos de la empresa o del cliente, solo acceda a ellos desde cualquier dispositivo, incluso su teléfono inteligente en la mayoría de los casos.
producción de informes
Como el software de gestión contable, por defecto, tiene integración con las acciones del cliente, se pueden generar informes de forma automática.
Estos informes informan sobre el rendimiento del cliente y de la oficina, además de proporcionar información para mejorarlo.
Control financiero interno
¿Conoces la expresión “casa de herrero, pincho de madera”? Pues no se debe poner en práctica, porque ¿cómo van a contratar los clientes tu servicio si tú mismo no lo realizas con excelencia?
Este es otro beneficio del programa: gestión interna mediante software. de calidad.
Cómo elegir el software de gestión contable más adecuado
Se deben considerar algunos puntos al elegir el programa de contabilidad para su oficina. Por tanto, antes de consultar la lista de software, veamos qué debes tener en cuenta a la hora de contratar el sistema más adecuado.
Costo
Así como todo profesional tiene su precio, lo mismo ocurre con los programas de gestión. Sin embargo, elegir la solución más barata por economía o la más cara por la excelencia del producto no es la manera correcta.
Lo que debes analizar aquí es el costo-beneficio que traerá el sistema a tu oficina. Después de todo, nadie compra un producto porque piensa que es hermoso, sino porque resuelve un problema que tiene la persona.
Entonces, si el software soluciona los cuellos de botella que tiene tu empresa y el precio se ajusta a tu bolsillo, significa que el costo-beneficio lo vale.
Características
Es cierto que los sistemas disponibles en el mercado ofrecen diferentes funcionalidades, ya que están destinados a satisfacer diferentes necesidades de los clientes. Ten en cuenta cuáles son las tuyas para elegir el programa que mejor se adapte a ellas.
Para asegurarte de esto, analiza las funciones que presenta el software en sus sitios web oficiales y busca testimonios de clientes que ya los usan.
Eso sí, no te limites a las historias que la propia empresa muestra en sus medios, sino sobre todo a las que genuinamente hablan bien de la herramienta en sus canales personales.
Seguridad
El software de contabilidad se encarga de datos muy importantes sobre su empresa y sus clientes. Imagínese lo dañino que sería si esta información se filtrara debido a una falla del sistema.
Para evitar que esto suceda, verifique cómo los desarrolladores del programa operan la parte de seguridad en puntos como:
- diferentes niveles de acceso a los datos;
- sistema de encriptación apropiado;
- Certificado de seguridad.
Demostración
A pesar de verificar si las funciones del sistema realmente sirven a su oficina de contabilidad, ¿ocurre lo mismo en la práctica?
Esta duda es bastante común y para que no haya incumplimiento de expectativas después de la contratación, asegúrese de programar una demostración del producto primero.
Esta práctica es bastante común en las empresas que ofrecen software con fines de gestión. Los sitios web oficiales tienen formularios para programar la demostración.
Después de completarlo y enviarlo, un representante le devolverá el contacto para coordinar el día y la hora en que se realizará considerando el escenario específico de su oficina. Ese día, asegúrate de estar en la computadora con buen acceso a Internet y despeja todas tus dudas.
Soporte
Este es también un punto que no puede pasarse por alto a la hora de contratar. Después de todo, seguramente surgirán dudas mientras usted y su equipo usan el sistema, ¿verdad? Por lo tanto, brindar un buen soporte es fundamental..
Cuando se comunique con la empresa que ofrece el software, asegúrese de saber qué canales puede utilizar para solicitar soporte.
algunos tienen Servicio en línea vía chat, otros contestan por email y teléfono. Cualquiera que sea el formato, compruebe qué tan rápido es el tiempo de respuesta del soporte para que la ayuda llegue de inmediato.
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¿Cuál es el mejor software de contabilidad? Descubre los 5 mejores
Aquí separamos los 5 programas que más se han destacado en el mercado. ¡Mira la lista a continuación!
1. Dominio
A Dominio forma parte de la global Thomson Reuters y opera en el mercado desde hace veinte años, siendo referencia nacional en el desarrollo de sistemas contables. Actualmente, atiende a más de 30 contadores en Brasil.
Dispone de sistemas integrados que permiten una gestión completa del despacho y seguridad de la información contable y fiscal.
Domain tiene soluciones variadas que pueden satisfacer las necesidades más diversas de las empresas de contabilidad. Sus funciones principales incluyen:
- exportación de recibo de pago;
- simulación de vacaciones y terminación;
- emisión de guías;
- actualización automática de tablas;
- pagos vía e-Cac;
- importación de extractos bancarios;
- conciliación de cuentas y contabilizaciones.
2. Nasajón
A Sistemas Nasajon opera en el mercado desde hace más de 35 años y cuenta no solo con soluciones contables, sino también para las áreas fiscal, financiera, de recursos humanos, comercial, de servicios, relacional y atención al cliente.
Contábil es el nombre del sistema contable que ofrecen y que destaca la agilidad y seguridad en la contabilidad tributaria, generación de contabilidad digital y FCONT.
Además, el programa también se integra con otros sistemas que atienden a los sectores de finanzas, departamento de personal, contabilidad fiscal, servicios y gestión de contratos.
Para saber cómo Nasajon puede trabajar en su negocio, puede solicitar una demostración o contactar a un representante.
3. Maestro
A maestro de obras se posiciona en el mercado como proveedor de soluciones que satisfacen las necesidades de los despachos contables, ofreciendo desde herramientas hasta tareas de la rutina a las funciones avanzadas.
Hay tres tipos de ofertas de Mastermaq. El primero es la Plataforma NG destinada a satisfacer las necesidades operativas de las oficinas de contabilidad, simplificando la procesos y aumentar la productividad.
EVO, por su parte, está dirigido a empresas que buscan evolución, desde la automatización de tareas hasta integración digital optimizar la prestación de servicios a los clientes.
Por último, Domo es una solución desarrollada para gestionar el IRPF. Permite acceder al estado de cuenta de los clientes en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya que es completamente online.
4. Sabio
A Sage desarrolla software de contabilidad que sirve a empresas y contadores. Su usabilidad es muy sencilla, ya que cuenta con automatizaciones que eliminan tareas manuales rutinarias, haciendo que dediques más tiempo a los clientes optimizando los servicios de la empresa.
Sage 50cloud es la solución para pequeñas empresas que cuentan con contadores externos y necesitan monitorear en detalle la salud financiera de la empresa con resultados e indicadores en tiempo real.
Sage for Accountants, por su parte, está dirigido a contadores que necesitan administrar sus oficinas de manera eficiente obteniendo información en tiempo real, además de mayor rapidez, precisión y seguridad al acceder de forma automática a la información documental del cliente.
5. Modificar fecha
A alterdata es un desarrollador de sistemas en los sectores contable, comercial e inmobiliario, presente en el mercado de software desde 1989.
Alterdata Contábil es el programa que une herramientas de gestión para oficinas contables, permitiendo mayor rapidez en la comunicación e intercambio de información.
Alterdata Contábil Plus trae un paquete que automatiza las rutinas de trabajo, además de optimizar la relación con tus clientes.
Alterdata Contábil Gestor también cuenta con un paquete, esta vez compuesto por herramientas para la gestión interna de la oficina de contabilidad que involucra control de tareas, gestión de documentos y más.
Ahora que conoces los principales tipos de software de gestión contable del mercado, es más fácil elegir el más adecuado para tu empresa, ¿no?
Además de él, existen otros programas en los que debes invertir para tener una gestión de calidad, como un ERP. Para saber cómo funciona, quédate con nosotros y mira este contenido sobre el que escribimos.
