Uno de los objetivos de las empresas que ofrecen productos o servicios es cerrar el mayor número de negocios posible. Para ello, en muchos casos, es necesario que las partes involucradas firmen un contrato y este proceso debe ser rápido y práctico, lo que refuerza la importancia de entrar en la era de los documentos electrónicos.
Para que entiendas cómo hacer esto, hemos producido este artículo dedicado al tema. Te invitamos a leerlo hasta el final, pues recorreremos los siguientes puntos:
¿Seguimos adelante?
¿Qué son los documentos electrónicos?
Como su nombre indica, Los documentos electrónicos son documentos que se pueden almacenar y acceder en diferentes tipos de dispositivos electrónicos., siendo los teléfonos celulares y las computadoras los más comunes, incluso utilizados para firmarlos.
Por lo tanto, en lugar de que los gerentes de empresas sigan el procedimiento de guardar sus documentos en gabinetes y tener que hojearlos cada vez que necesitan encontrar un archivo específico, la Gestión de Documentos Electrónicos (también conocida por sus siglas GED) te permite localizarlos rápidamente con una simple búsqueda.
De esta forma, la gestión empresarial se vuelve más práctica y rápida cuando los documentos electrónicos reemplazan a los físicos, como veremos más adelante.
¿Cuáles son las características de los documentos electrónicos?
Cuando se trata de documentos electrónicos, podemos clasificarlos en dos módulos: captura y gestión de documentos.
O capturar acelera el procesos al utilizar formularios para registrar la información de personas y empresas que se encuentran dentro del ámbito de su negocio.
Por otro lado, la gestión de documentos se refiere a la tecnología por la cual GED está hecho para que tengas archivos almacenados de forma segura y accedas a ellos cuando los necesites.
¿Cómo aplicar los documentos electrónicos en su empresa?
La parte práctica del GED no es solo cambiar el formato de un documento por otro, ya que antes se deben realizar algunos pasos. A continuación enumeramos los principales.
- Informar a los empleados sobre el cambio para que todos sepan que los documentos físicos serán reemplazados por electrónicos.
- Contrate la herramienta GED que mejor se adapte a la administración de su negocio.
- Realizar capacitaciones internas para que todos puedan utilizarlo durante su rutina laboral.
¿Cuáles son las ventajas de los documentos electrónicos?
Aunque algunas personas tienden a pensar que la única diferencia entre documentos electrónicos y físico es el formato, la verdad es que el GED tiene muchos otros beneficios.
Aquí están los más importantes para que puedas entender por qué es necesario entrar en la era de los documentos electrónicos.
Seguridad de información
Imaginemos que tiene sus documentos físicos almacenados en los gabinetes de su oficina y que tienen información importante y confidencial sobre su negocio.
Si más personas además de ti tienen la llave, esto demuestra que el acceso a ellos es vulnerable. Para hacerse una idea, hay empresas que hurgan en la basura de sus competidores con el fin de encontrar información importante de los documentos en papel que se tiran.
Por lo tanto, al adoptar documentos electrónicos, puede controlar el acceso a los archivos que están abiertos a todos los empleados y a aquellos a los que solo usted puede acceder.
Facilidad de actualización de documentos.
Cuando un cliente contrata un servicio de una empresa, el interés de la empresa es mantenerlo en la base desde la renovación del contrato cada vez que finaliza el plazo.
Si el contrato se realiza con documentos físicos, es necesario enviar el archivo impreso al cliente y esperar a que lo devuelva con la firma. Además de tener que lidiar con los gastos de envío, el tiempo de entrega es más largo en comparación con los documentos electrónicos.
Después de todo, en esta situación, basta con enviar un nuevo contrato o incluso una modificación para que la renovación se realice con un solo clic.
Por cierto, si necesita actualizar sus minutos, al usar el GED, se vuelve innecesario imprimir varios minutos nuevos y deshacerse de los anteriores tirándolos a la basura. En la plataforma de gestión documentos electrónicos, solo necesita cargar un nuevo archivo (generalmente en formato DOC o PDF) para actualizarlo.
Agilidad en el servicio al cliente
Hasta principios de la década del 00, muchas llamadas se hacían por teléfono y las personas estaban más dispuestas a esperar minutos o incluso horas en la línea para responder una pregunta o resolver un problema.
Sin embargo, hoy en día, la velocidad es esencial. Por eso, muchos optan por ser atendidos por WhatsApp o chat porque, por regla general, son herramientas en las que la comunicación se produce de una forma más ágil.
Así, si el servicio consiste en el envío de documentos, será mucho más fácil hacerlo si es en formato electrónico. Además, su suscripción puede realizarse en el mismo momento vía e-mail o Whatsapp.
Reducción de costos
Como puedes ver, la emisión de documentos físicos requiere de varios costos, tales como: tóner, papel, sobres, transportista o courier, entre otros. Por mucho que parezcan valores baratos, si la empresa genera muchos documentos al mes, se verá una gran diferencia en la facturación.
Por supuesto, el GED también requiere inversión en cuanto a la contratación de la herramienta de documento electrónico. Sin embargo, será sin duda un costo menor que los montos requeridos en el Gestão de Documentos Físicos.
Movilidad
Algunas organizaciones necesitan que los contratos sean firmados por varias partes, una de las cuales es el administrador o propietario de la empresa. Si tiene una agenda llena y citas en diferentes lugares, ¿tendría tiempo suficiente para estar en la oficina cada vez que se genera un nuevo documento físico para firmarlo? Ciertamente no.
Por lo tanto, esta es otra diferencia que presenta el documentos electrónicos: puede firmarlos en cualquier lugar siempre que tenga un célula conectado a Internet.
Además, la suscripción tarda tan solo unos segundos, ya que se realiza con un solo clic. Así, aunque tengas muchos compromisos a lo largo del día y necesites firmar los documentos generados por los empleados de la empresa, es posible hacerlo a través del GED.
Uso del espacio físico en la empresa
La organización de los documentos electrónicos se realiza en la nube, lo que te ahorra mucho espacio que se dedicaría a almacenar documentos físicos.
Algunas empresas solo necesitan un casillero, pero otras, como contabilidad, por ejemplo, incluso dedican una habitación completa para almacenar todos sus archivos, contratos y similares.
Durabilidad del documento
¿Alguna vez ha tenido la experiencia de recoger un periódico viejo, pero con mucho cuidado ya que el tiempo ha desgastado mucho el papel? Bien, este es el mismo destino reservado para los documentos físicos.
Por mucho que un documento impreso pueda tardar años en estar en este estado, vale la pena recordar que la humedad, los insectos, los hongos y las bacterias pueden acelerar el proceso, además de ser perjudiciales para la salud.
Por lo tanto, tener documentos almacenados electrónicamente también tiene la ventaja de no perderlos con el tiempo.
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¿Cómo funciona la validez legal de los documentos electrónicos?
Uno de los mayores temores de quienes se preparan para entrar en la era de los documentos electrónicos es la validacion juridica su. Después de todo, los documentos físicos firmados en una notaría, por ejemplo, generan más credibilidad para las partes.
Esto hace que muchos se pregunten: ¿los documentos electrónicos también tienen validez legal? La respuesta es sí. Sigue leyendo, ya que te explicaremos por qué a continuación.
¿Qué hace que un documento electrónico sea válido?
Imaginemos que se encuentra en un entorno informal, como un bar, por ejemplo, hablando con un nuevo socio comercial potencial. Durante el chat, haces un acuerdo de trabajo y tienes una persona que es testigo de este pacto.
Por mucho que algunos puedan dudar, estos contratos verbales tienen validez legal, como se señala en los artículos 104 e 107 del código civil brasileño.
Por lo tanto, si un acuerdo hecho oralmente es válido por la ley, porque con documentos electrónicos sería diferente?
A Medida Provisional 2.200-2/2001, por ejemplo, no restringe los medios utilizados para probar la autoría e integridad de las firmas electrónicas.
En términos prácticos, cuando alguien recibe un expediente por vía electrónica y necesita iniciar sesión para confirmar su identidad y firmarlo, adquiere validez legal.
¿Qué dice la jurisprudencia brasileña sobre los documentos electrónicos?
El principal ejemplo de jurisprudencia que confirma la validez legal de los documentos electrónicos es el apelación (APC 20140111450486 de la 5ª Clase Civil de la Corte de Justicia del Distrito Federal y Territorios). Según ella, la relación contractual excluye la necesidad de un documento escrito, haciendo válidas las firmas electrónicas.
Esto quiere decir que la firma de un documento electrónico solo requiere acreditar la autenticidad de la persona que lo firmó. Por lo tanto, aunque es posible recoger firmas incluso en , se recomienda utilizar un plataforma dedicada.
Después de todo, te permite recopilar información como: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, incluso una copia de documentos físicos como RG y CPF si es necesario.
¿Cómo puede ayudarte ZapSign a entrar en la era de los documentos electrónicos?
ZapSign es una empresa que tiene una firma electronica y también digitales. sin embargo, el plataforma Tiene un diferencial muy importante: la sencillez.
Sin importar dónde te encuentres, puedes acceder a la plataforma desde tu computadora o celular para firmar cualquier archivo electrónico en unos segundos.
Además, ZapSign tiene varios planes para satisfacer las necesidades de su negocio, ya sea para firmar pocos o muchos documentos al mes.
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