A assinatura digital permite formalizar documentos eletronicamente e, em sentido técnico, utiliza mecanismos criptográficos para relacionar o signatário ao conteúdo assinado e permitir a verificação de sua integridade. Para fazer uma assinatura, primeiro identifique qual modalidade é adequada ao documento, escolha uma plataforma compatível, envie o arquivo, configure os signatários e autenticações e preserve a versão eletrônica final.
No uso cotidiano, “assinatura digital” também costuma ser empregada como sinônimo de assinatura feita online. Juridicamente, porém, é importante diferenciar assinatura eletrônica, que é o conceito mais amplo, de assinatura digital baseada em certificado. Quando um ato exige assinatura eletrônica qualificada no Brasil, deve ser utilizado certificado digital ICP-Brasil.
Neste guia, você verá como fazer assinatura digital em uma plataforma, pelo celular, com certificado ICP-Brasil e pelo GOV.BR, além de aprender como validar o arquivo e escolher o nível de autenticação adequado.
Resumo
- Assinatura eletrônica é o conceito amplo; assinatura digital é um método criptográfico utilizado em determinados fluxos.
- A legislação brasileira classifica assinaturas eletrônicas como simples, avançadas e qualificadas.
- A assinatura qualificada utiliza certificado digital ICP-Brasil.
- Plataformas online permitem configurar signatários, autenticações, ordem, prazos e evidências.
- O GOV.BR oferece assinatura eletrônica avançada para contas prata ou ouro.
- O arquivo eletrônico original deve ser preservado para permitir validação posterior.
Assinatura digital: como fazer em 6 passos?
Para fazer uma assinatura digital ou eletrônica online, o fluxo mais comum envolve preparar a versão definitiva do documento, escolher quem deve assinar, configurar a identificação necessária e enviar o acesso aos participantes.
- Escolha a plataforma: confirme se ela oferece os métodos de assinatura e autenticação exigidos pelo seu caso.
- Envie o documento: utilize a versão definitiva, já revisada e aprovada.
- Cadastre os signatários: informe nome e os dados necessários para o fluxo, como e-mail, telefone ou CPF.
- Defina a autenticação: escolha entre confirmação simples, código, selfie, reconhecimento facial, validação de identidade ou certificado, conforme a necessidade.
- Envie para assinatura: compartilhe o link e acompanhe o andamento do processo.
- Preserve o arquivo final: baixe o documento eletrônico concluído e mantenha também as evidências relevantes do processo.
Na documentação da ZapSign, o fluxo atual começa pela opção “Criar documento”, passa pela inclusão dos signatários e permite configurar autenticações, posicionamento de campos, ordem de assinatura, prazo e envio automático.
Qual modalidade de assinatura escolher?
Antes de iniciar o processo, determine o risco da operação, a finalidade do documento, quem vai recebê-lo e se existe alguma regra legal ou regulatória específica.
| Modalidade | Característica principal | Quando considerar |
|---|---|---|
| Simples | Permite identificar o signatário e associar dados à manifestação eletrônica | Rotinas e operações de menor risco, quando aceita |
| Avançada | Associa o signatário ao ato com elevado nível de confiança e permite detectar alterações posteriores | Operações que exigem evidências adicionais de autoria e integridade |
| Qualificada | Utiliza certificado digital ICP-Brasil | Quando a lei, regulamento, destinatário ou risco exigir esse nível |
Essa classificação está prevista no artigo 4º da Lei nº 14.063/2020. A norma possui um campo de aplicação próprio, especialmente relacionado a interações com o poder público e outros atos nela previstos.
Em relações privadas, também é relevante o artigo 10, § 2º, da MP nº 2.200-2/2001, que não impede a utilização de outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento.
O que é assinatura digital e como ela funciona?
Em sentido técnico, assinatura digital é um método criptográfico utilizado para relacionar determinada chave ao conteúdo assinado e permitir que alterações posteriores sejam detectadas.
No ecossistema da ICP-Brasil, esse processo utiliza certificado digital e criptografia assimétrica. O titular possui uma chave privada, que deve permanecer sob seu controle, enquanto a chave pública e os dados do certificado permitem verificar a assinatura.
De forma simplificada:
- o documento é preparado para assinatura;
- uma função criptográfica produz um resumo do conteúdo;
- a chave privada participa da geração da assinatura;
- o certificado fornece os dados necessários para relacionar a assinatura ao titular;
- a chave pública permite verificar criptograficamente o resultado;
- alterações incompatíveis realizadas posteriormente podem ser identificadas na validação.
Para o usuário final, essas operações normalmente acontecem de forma automática no software de assinatura.
Assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital
Os conceitos estão relacionados, mas não são equivalentes.
| Conceito | O que significa | Exemplo |
|---|---|---|
| Assinatura eletrônica | Categoria ampla de mecanismos eletrônicos usados para identificar uma pessoa e registrar sua manifestação | OTP, aceite, biometria ou assinatura com certificado |
| Assinatura digital | Método de assinatura baseado em técnicas criptográficas | PDF assinado com certificado digital |
| Certificado digital | Credencial eletrônica que vincula informações de uma chave pública a uma identidade dentro de determinada infraestrutura | Certificado ICP-Brasil |
Desenhar uma rubrica com o dedo, digitar o nome ou inserir uma imagem no PDF não transforma automaticamente o documento em uma assinatura digital criptográfica. Esses elementos podem integrar um processo de assinatura eletrônica, mas devem ser analisados junto às demais evidências.
Como fazer assinatura digital em uma plataforma online?
Uma plataforma de assinatura digital centraliza documento, signatários, autenticações e acompanhamento do processo.
Na ZapSign, o fluxo atual pode ser resumido desta forma:
- Crie o documento: abra sua conta e selecione a opção de criação.
- Faça o upload: escolha a versão final do arquivo.
- Adicione os participantes: informe cada pessoa que deve assinar.
- Configure autenticações: selecione os métodos adequados ao risco.
- Posicione os campos quando necessário: a representação visual da assinatura pode ser exibida no documento, mas ela não é a única evidência do processo.
- Envie e acompanhe: compartilhe os links e monitore o status na plataforma.
A Central de Ajuda da ZapSign informa que o signatário não precisa criar uma conta para abrir o link e concluir uma assinatura convencional solicitada pelo remetente.
Como o destinatário assina o documento?
O destinatário recebe um link por e-mail, WhatsApp ou outro canal utilizado pelo remetente. Ao abrir o documento, deve revisar o conteúdo antes de selecionar a opção de assinatura.
A documentação da ZapSign para signatários mostra que podem ser solicitados dados como nome, e-mail e telefone, além de autenticações adicionais escolhidas previamente pelo responsável pelo documento.
A representação visual pode ser desenhada, enviada como imagem ou gerada pelo sistema, conforme o fluxo. Ela não deve ser confundida com todas as demais evidências produzidas durante o processo.
Como escolher os métodos de autenticação?
Não existe um método universal para todos os documentos. O ideal é equilibrar risco e fricção.
Os Termos de Uso da ZapSign deixam explícito que a escolha dos métodos de autenticação é responsabilidade do usuário, que deve avaliar o nível de risco e a natureza do documento.
Entre os recursos atualmente descritos pela plataforma estão:
- código por e-mail, SMS ou WhatsApp;
- assinatura na tela;
- selfie;
- documento de identidade;
- reconhecimento facial;
- validação de identidade;
- certificado digital.
| Cenário | Controles que podem ser considerados | Objetivo |
|---|---|---|
| Rotina interna de baixo risco | Login, e-mail ou confirmação eletrônica | Registrar identidade básica e manifestação |
| Contrato comercial | OTP, CPF e trilha de eventos | Relacionar canais e dados ao ato |
| Operação com maior risco de fraude | Documento, selfie, reconhecimento facial ou validação de identidade | Reforçar a identificação |
| Ato que exige assinatura qualificada | Certificado ICP-Brasil | Atender ao requisito específico da assinatura qualificada |
Como fazer assinatura digital com certificado ICP-Brasil?
Quando o documento exige assinatura eletrônica qualificada, é necessário utilizar um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.
O fluxo depende do certificado e do software, mas geralmente segue estas etapas:
- acesse um assinador ou plataforma compatível;
- selecione o documento;
- escolha a opção de assinatura com certificado;
- selecione a credencial correspondente ao titular;
- autorize o uso da chave privada pelo método solicitado;
- conclua a operação e preserve o arquivo eletrônico assinado.
Na ZapSign, o remetente pode selecionar Certificado Digital como método de autenticação. A documentação atual informa suporte ao fluxo com certificados compatíveis A1 e A3.
A ZapSign também passou a integrar formalmente a ICP-Brasil. O repositório oficial do ITI registra a AC ZAPSIGN como Autoridade Certificadora de 2º nível, atualmente em situação válida.
O fato de a ZapSign integrar a ICP-Brasil não significa que toda assinatura realizada na plataforma seja automaticamente qualificada. O método depende do que foi configurado para aquele signatário.
Também confirme previamente se o destinatário exige determinado formato técnico, política de assinatura, carimbo do tempo ou outro requisito específico.
Como fazer assinatura eletrônica pelo GOV.BR?
O GOV.BR oferece uma assinatura eletrônica avançada para cidadãos com conta prata ou ouro.
Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ao utilizar o serviço é emitido automaticamente um certificado digital avançado gratuito, armazenado na infraestrutura do ITI. Esse certificado não é um certificado qualificado ICP-Brasil.
O processo atual pode ser resumido assim:
- acesse o Portal de Assinatura Eletrônica GOV.BR;
- faça login com conta prata ou ouro;
- adicione o arquivo compatível;
- defina a posição visual da assinatura quando necessário;
- autorize o procedimento;
- baixe e preserve o arquivo eletrônico assinado.
A página oficial informa atualmente suporte a arquivos DOC, DOCX, ODT, JPG, PNG e PDF de até 100 MB.
Nosso guia sobre assinatura digital do Governo Federal explica com mais detalhes as diferenças entre o serviço GOV.BR e plataformas voltadas a fluxos empresariais.
Como assinar PDF, Word e documentos pelo celular?
Assinatura digital em PDF
O PDF é amplamente utilizado porque preserva a apresentação do documento e suporta padrões próprios de assinatura digital, como PAdES.
Antes de assinar, confira nomes, valores, datas e anexos. Depois da conclusão, preserve o arquivo eletrônico original e evite gerar outra versão por impressão ou conversão.
Veja também nosso guia sobre como colocar assinatura digital em PDF.
Assinatura digital em Word
Arquivos Word podem ser utilizados em diferentes fluxos de assinatura, inclusive por recursos próprios do Microsoft Office ou plataformas externas.
Quando o documento ainda está em edição colaborativa, finalize o conteúdo antes de iniciar a assinatura. Em processos nos quais o PDF será o formato final, converta somente depois da aprovação e confirme se nenhuma informação foi alterada.
Assinatura digital pelo celular
Em um smartphone, o signatário pode abrir o link, revisar o arquivo e realizar as etapas de identificação configuradas pelo remetente.
Nosso tutorial sobre assinatura digital pelo celular explica o processo em Android e iOS e os cuidados para não confundir a assinatura visual com as evidências efetivamente registradas.
Confira também estes conteúdos relacionados:
- A confiabilidade da assinatura digital depende da identidade, da integridade e das evidências.
- Contratos com assinatura digital exigem requisitos compatíveis com o contexto.
- A impressão altera a forma de verificar uma assinatura digital.
Como validar uma assinatura digital?
A validação técnica serve para conferir se a assinatura analisada corresponde ao arquivo apresentado e se atende aos critérios reconhecidos pelo verificador.
O VALIDAR é mantido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e verifica atualmente assinaturas eletrônicas qualificadas e avançadas presentes em arquivos compatíveis.
Entre os casos abrangidos estão assinaturas ICP-Brasil, assinaturas avançadas GOV.BR e assinaturas de outras infraestruturas oficialmente reconhecidas pelo Brasil.
- acesse o serviço oficial;
- selecione o meio de submissão disponível;
- envie o arquivo eletrônico original;
- consulte o resultado;
- abra o relatório de conformidade quando precisar investigar detalhes;
- preserve o resultado quando ele for necessário ao seu processo.
O próprio ITI esclarece que o serviço verifica autoria da assinatura e integridade do documento, mas não atesta que tudo o que está escrito no conteúdo é verdadeiro.
Também não é correto interpretar qualquer resultado diferente de “aprovado” automaticamente como fraude. Um resultado indeterminado, por exemplo, pode decorrer da ausência de elementos suficientes para que o sistema conclua a análise.
Erros frequentes ao fazer uma assinatura digital
- assinar uma versão diferente daquela efetivamente aprovada;
- utilizar autenticação incompatível com o risco;
- não verificar requisitos do destinatário;
- utilizar certificado vencido, revogado ou que não pertence ao signatário;
- alterar ou recriar o PDF após a assinatura;
- guardar apenas uma impressão ou captura de tela;
- ignorar relatório e histórico de atividades.
A aparência da assinatura também não comprova sozinha sua robustez. Uma rubrica visual pode ser apenas uma representação, enquanto as evidências relevantes podem estar na estrutura criptográfica, nos registros do processo e nos métodos de autenticação utilizados.
Assinatura digital tem validade jurídica?
Pode ter validade jurídica, mas o método precisa ser adequado ao ato.
O artigo 10 da MP nº 2.200-2/2001 prevê presunção em relação às declarações constantes de documentos eletrônicos produzidos com processos de certificação disponibilizados pela ICP-Brasil.
O § 2º do mesmo artigo deixa claro que isso não impede outros meios de comprovação de autoria e integridade, inclusive certificados não emitidos pela ICP-Brasil, quando admitidos pelas partes ou aceitos por quem receber o documento.
A Lei nº 14.063/2020 estabelece, dentro de seu campo de aplicação, os níveis simples, avançado e qualificado.
Isso não significa que qualquer modalidade seja adequada a qualquer documento. Um ato pode exigir certificado ICP-Brasil, escritura pública, registro, sistema específico, formalidade profissional ou outro requisito independente da plataforma de assinatura.
Quais documentos podem receber assinatura digital?
Contratos, propostas, declarações, termos, autorizações, documentos trabalhistas, atas e outros arquivos podem integrar fluxos de assinatura eletrônica.
O fato de ser tecnicamente possível assinar um arquivo não significa, porém, que qualquer modalidade de assinatura seja suficiente para aquele ato.
| Categoria | Exemplos | Cuidados |
|---|---|---|
| Comercial | Propostas, contratos e aditivos | Identificação, poderes e evidências |
| RH | Admissão, políticas e termos | Regras trabalhistas e guarda |
| Jurídico | Procurações, acordos e notificações | Forma do ato e poderes de representação |
| Saúde | Autorizações e termos | Normas profissionais e dados sensíveis |
| Imobiliário | Propostas, locações e instrumentos particulares | Diferenciar contrato de atos registrais |
| Societário | Atas e deliberações | Conferir estatuto, junta e órgão destinatário |
Em contratos empresariais, também confira se a pessoa que assina efetivamente possui poderes para representar a parte. Uma autenticação forte não corrige a ausência desses poderes.
Como escolher uma plataforma de assinatura digital?
Uma plataforma deve ser escolhida pelo fluxo e pelo risco, não apenas pelo preço ou pela aparência da assinatura.
- Modalidades: confirme quais tipos de assinatura e certificado são suportados.
- Autenticação: avalie os métodos de identificação disponíveis.
- Evidências: entenda quais dados e eventos são registrados.
- Experiência: teste o processo no computador e no celular.
- Gestão: verifique ordem, lembretes, prazos, modelos e permissões.
- Integrações: avalie API, CRM, ERP e automações necessárias.
- Segurança: analise controles de acesso, privacidade e políticas aplicáveis.
- Validação: confirme se o arquivo final pode ser validado pelos mecanismos exigidos no seu processo.
Como tornar o processo de assinatura mais seguro?
Segurança não significa simplesmente adicionar o maior número possível de etapas. O objetivo é criar um conjunto de evidências proporcional ao risco.
Em um documento simples, exigir reconhecimento facial, documento e certificado pode acrescentar fricção desnecessária. Em uma operação de alto valor ou sujeita a fraude de identidade, usar apenas um nome digitado pode ser insuficiente.
Antes de montar o fluxo, responda quatro perguntas:
- quem precisa assinar?
- qual identidade preciso conseguir comprovar?
- qual é o impacto se houver fraude ou contestação?
- há algum método exigido por lei, regulamento ou destinatário?
Depois, configure a autenticação e preserve o documento e os registros correspondentes.
Faça sua assinatura digital com a ZapSign
A ZapSign permite criar documentos, adicionar vários signatários, compartilhar links e configurar diferentes métodos de autenticação conforme a necessidade do processo.
A presença da AC ZAPSIGN no repositório da ICP-Brasil também amplia a atuação da empresa no ecossistema de certificação digital, sem alterar o fato de que cada documento utiliza a modalidade efetivamente configurada no seu fluxo.
Para começar a coletar assinaturas eletrônicas e digitais em seus documentos empresariais, crie sua conta na ZapSign.
Perguntas frequentes sobre como fazer assinatura digital
Envie o PDF a uma plataforma compatível, adicione os signatários, escolha a autenticação adequada e conclua o fluxo. Quando houver exigência de assinatura qualificada, utilize certificado ICP-Brasil e preserve o arquivo eletrônico final.
Em sentido técnico, a assinatura digital utiliza mecanismos criptográficos e normalmente certificado. Já muitas assinaturas feitas online são eletrônicas simples ou avançadas e não utilizam certificado ICP-Brasil.
Assinatura eletrônica é o conceito amplo de manifestação no meio eletrônico. Assinatura digital é um método criptográfico. A assinatura qualificada brasileira utiliza certificado digital ICP-Brasil.
Sim. Existem serviços gratuitos ou com limites de uso. O GOV.BR oferece assinatura eletrônica avançada gratuitamente para contas prata ou ouro. A gratuidade, porém, não determina qual modalidade é exigida para cada documento.
Utilize um verificador compatível e confira autoria, integridade, certificado e demais alertas. O VALIDAR do ITI verifica assinaturas qualificadas e avançadas reconhecidas pelo serviço.
A impressão não preserva por si só os componentes eletrônicos usados na validação. Mantenha o arquivo digital original e faça a verificação sobre essa versão eletrônica.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
