Gestão de pequenas empresas: como funciona e dicas para fazê-la da forma correta

A gestão de pequenas empresas possui características específicas que todos os donos desse formato de negócio precisam conhecer muito bem. É nessa hora que dúvidas surgem. Como funciona a gestão de pequenas empresas? Quais erros devem ser evitados?

Este artigo tem a finalidade de responder essas e outras questões para que, ao lê-lo, você esteja preparado para fazer a gestão apropriada de um pequeno negócio nos dias de hoje. Vamos em frente?

O que é gestão para pequenas empresas?

A gestão de pequenas empresas reúne diversas etapas essenciais que são simplificadas a partir de um planejamento estratégico feito para cada setor da organização de modo que todos tenham sucesso.

Além do conceito, é importante entender o seu conceito e também o seu histórico. Na década de 90, no Brasil, as grandes empresas passaram a ter a necessidade de terceirizar algumas atividades, como limpeza e segurança. 

Além disso, muitos brasileiros desempregados viram no empreendedorismo uma chance de voltar ao mercado como donos dos seus próprios negócios. Assim, começou o aumento do número de pequenas empresas.

Nos dias de hoje, é possível encontrar diversos tipos de pequenos negócios que variam desde escritórios com uma quantidade enxuta de funcionários até uma pessoa individual que trabalha em casa fazendo serviços freelancers ou produtos como bijuterias, acessórios, lanches, entre outros.

Na lei brasileira, existe uma legislação específica que protege as pequenas e médias empresas, se chama Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Sua criação ocorreu no ano de 2006 com a finalidade de regulamentar esses tipos de negócio.

A partir dela, também houve a instituição do Simples Nacional, um regime tributário específico para essas empresas. Além de simplificar os processos, ele também conta com redução da carga de impostos para facilitar a gestão dos pequenos empreendedores.

Quais são os tipos de pequenas empresas?

De acordo com a Lei Complementar 123/2006, a classificação das pequenas empresas é feita a partir do faturamento anual. Portanto, mesmo que uma empresa terceirize serviços e o lucro seja consideravelmente menor, para a lei, o valor faturado é que vai determinar a qual dos tipos que apontamos abaixo ela se encaixa. 

Microempresa

Embora sua definição possa variar de acordo com cada país, entende-se como microempresa aquelas que têm, no máximo, 10 empregados, sendo o dono um dos contribuintes do trabalho da firma.

A legislação brasileira aponta que microempresas (ME) referem-se às sociedades empresárias, simples, individuais de responsabilidade limitada cuja receita bruta anual é igual ou superior a R$ 360 mil.

Empresa de pequeno porte

As empresas de pequeno porte (EPP) são aquelas que possuem um faturamento superior ao de uma microempresa – ou seja, acima de R$ 360.000 – até uma quantia que seja igual ou inferior a R$ 4.800.00 em cada ano calendário.

A exemplo das microempresas, as EPPs podem optar pelo Simples Nacional em que, a partir de um único pagamento mensal, consegue enquadrar  IRPJ, PIS/PASEB, Confins, IPI, CSLL, CSS, IOF, ICMS e ISS.

Outra vantagem de ter e gerir uma empresa de pequeno porte envolve procedimentos licitatórios, pois não precisam apresentar balanço patrimonial do último exercício fiscal, isto é, do período de tempo para fazer a demonstração de resultados contábeis da empresa.

MEI

O microempreendedor individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e legaliza seu serviço ao se cadastrar como pequeno empresário, também optante pelo Simples Nacional.

Este tipo de pequena empresa foi criado em julho de 2008 com a intenção de colocar os trabalhadores informais dentro da legalidade a partir de uma carga tributária reduzida a partir do artigo 966 do Código Civil Brasileiro.

Para se enquadrar como MEI, o empresário precisa atuar individualmente (ou seja, sem sócios), exercer alguma das atividades disponíveis no Anexo XIII do Simples Nacional e ter um faturamento anual de até R$ 81.000.

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Como funciona a gestão de pequenas empresas?

Agora apresentamos os pontos imprescindíveis para gerir uma pequena empresa.

Conheça bem o cenário empresarial 

Ao elaborar a gestão de uma pequena empresa, o primeiro passo é conhecer bem o cenário em que ela está inserida. Mesmo que o negócio já esteja em operação, é essencial passar por esta etapa que inclui:

• levantamento dos concorrentes diretos, ou seja, aqueles que disputam o mesmo mercado;
• conhecer o perfil dos clientes, assim como seus hábitos de consumo;
• ter conhecimento do capital necessário para manter a empresa funcionando mensalmente;
• listar quais são os investimentos prioritários dentro da gestão da empresa.

Dessa forma, um plano de ação pode ser elaborado tendo como base os objetivos que a firma precisa conquistar no médio e longo prazo.

Faça uma gestão de pessoas competente

Os funcionários são representantes da sua marca, portanto você deve escolhê-los bem para que a oferta do produto ou serviço seja de qualidade e atribua ao cliente uma ótima experiência.

Logo, para selecionar os profissionais adequados ao negócio, certifique-se de que eles estejam alinhados com a cultura organizacional, ou seja, tenham habilidades e hábitos que sejam condizentes com os que são aplicados dentro da empresa.

Para que esses valores sejam constantemente lembrados, também é recomendada a prática periódica de treinamentos corporativos.

Escolha os fornecedores adequados

Esta também é uma etapa importante da gestão empresarial, pois, por mais que os fornecedores não sejam seus funcionários, eles representam a sua empresa quando exercem suas atividades. 

Vamos ver um exemplo? Suponhamos que um cliente compre o produto de uma loja e o envio seja feito por uma transportadora terceirizada. Porém, a entrega demora a acontecer e sequer existe a possibilidade de rastrear o produto para saber se está a caminho.

Por mais que o descuido seja do fornecedor, o cliente vai atribuí-lo à loja. Afinal, a compra foi feita nela e a escolha da empresa de transporte também foi feita por ela.

Assim, para que situações do tipo não ocorram no seu negócio, opte por fornecedores que apresentem experiência, qualidade, confiança e respeito aos prazos.

Gestão financeira

A parte financeira de uma empresa é um dos seus pilares de sucesso uma vez que a gestão seja bem realizada. Todas as entradas e saídas precisam ser registradas para que haja um controle e certificação de que o negócio está no azul.

O ideal é que essas inserções sejam feitas num programa de gestão financeira. Mas, se não for possível, pode ser uma planilha de Excel no primeiro momento. 

A partir dessa organização, você consegue saber quais são os gastos realmente necessários, possibilidades de investimento e quais caminhos são mais lucrativos.

Sistema de gestão integrado

Um dos pontos mais confusos da gestão de pequenas empresas é usar diversos programas que executam funções específicas: um para finanças, outro para atendimento, mais um para vendas e assim por diante. Unificar todos em um único software deixa o trabalho mais simples e efetivo, o que torna altamente recomendável a aquisição de um ERP.

Com essa ferramenta, todos os departamentos passam a utilizar o mesmo software, o que melhora a comunicação entre eles e faz com que o trabalho seja mais eficiente e rápido.

Conforme aponta este artigo que produzimos, há variados ERPs no mercado, inclusive alguns com planos gratuitos para você começar.

Como fazer a gestão de uma pequena empresa?

Quando planejamos a gestão financeira da empresa, é comum que alguns erros aconteçam. Destacamos aqui os principais para que você os evite ao máximo durante a gerência do seu negócio.

1. Tenha um pró-labore

Pró-labore é o termo dado ao salário definido pelo dono do negócio para ele mesmo.

Não é incomum vermos empresas cujos donos se apropriam do lucro (ou até pior: do valor faturado) considerando que o dinheiro pertence a eles. Isso é errado.

Toda entrada é pertencente à empresa e tem como finalidade pagamentos e investimentos para fazer o negócio crescer. Por isso, o dono deve retirar somente o valor que corresponde ao seu salário.

2. Separe as contas pessoais e empresariais

Este também é um erro recorrente: usar a conta pessoal para administrar os pagamentos da empresa.

Mesmo que você conte com um controle dos valores pertencentes ao negócio, misturá-los com a conta bancária pessoal dá margem ao primeiro erro: se apropriar do dinheiro da firma.

Por mais que o financeiro das pequenas empresas seja gerido pelo dono, nas médias e grandes corporações esse trabalho é feito pelo gerente financeiro. Logo, se a sua ideia for escalar o negócio, é importante ter essa prática de separar as contas desde o começo.

3. Atenda às leis trabalhistas

Ao contrário das grandes empresas, os pequenos empreendedores são quem executam as funções de RH, portanto são eles que fazem as entrevistas, contratam e assinam a carteira de trabalho dos seus funcionários.

Por essa razão, é importante ter ciência de todos os direitos e deveres que existem entre contratante e contratado dentro de uma empresa, tais como:

• documentação necessária para contratação;
• registro dos pagamentos de salários, bônus e benefícios;
• dias e horas de trabalho correspondentes às funções contratadas.

É fundamental ter os serviços de um contador que possa auxiliar nessa parte. Se o processo contratual envolver alguém que reside em outra cidade ou país, o contrato de admissão pode ser assinado eletronicamente.

4. Faça a gestão dos documentos

Toda empresa possui documentos firmados com seus colaboradores, fornecedores e clientes que devem ser guardados com muito cuidado. Porém, isso requer espaço físico, o que pode ser um problema se o local de trabalho (seja um escritório ou a própria residência do microempreendedor) for pequeno.

Por isso, é recomendável que os documentos sejam digitalizados, pois em vez de separar espaço em armários e gavetas, eles podem ser guardados na nuvem.

Ao seguir as dicas apresentadas neste texto, você estará apto a fazer a gestão de pequenas empresas de maneira eficiente.

Já que tocamos na gestão de documentos eletrônicos como último tópico, que tal se aprofundar no assunto e ver como ele pode funcionar na sua empresa? Confira aqui o artigo que escrevemos a respeito!