Software de gestão ERP: saiba como usá-lo na sua administração empresarial

Para fazer uma empresa se modernizar e crescer, é preciso procurar as ferramentas apropriadas para a gestão de cada setor. Por isso, muitas empresas estão optando por algum software de gestão ERP.

Afinal, em meio a rotinas tão corridas, o tempo para buscar programas que façam a gestão dos departamentos de finanças, vendas, atendimento e outros acaba sendo pouco. Ao contratar um ERP, ele consegue atender todos de forma homogênea.

Para entender como é o seu funcionamento, fique conosco até o final deste texto!

O que é ERP?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento dos Recursos de uma Empresa. Ele organiza todos os processos e dados de uma empresa.

Portanto, se a gestão do seu negócio envolve diversas tarefas que são executadas em variados programas, o ERP torna esse trabalho mais fácil por reunir todas em um só lugar.

O ERP surgiu a partir de outra ferramenta chamada MRP (que é a sigla de Material Requirement Planning) bastante utilizada por gestores da década de 60 por possuir um sistema que unia financeiro, marketing e outras funções.

Nos anos 80, os computadores começaram a se tornar populares e presentes nas empresas. Na década seguinte, os primeiros softwares de ERP foram lançados e passaram a ser usados em muitos tipos de negócios.

Quais são os tipos de ERP?

Agora que você sabe o que é ERP, vejamos quais são os tipos de ERP existentes.

Sistemas ERP legados

Estes foram os pioneiros do mercado, razão pela qual são poucos utilizados hoje em dia e alguns sequer possuem mais atualizações. Logo, o investimento neste tipo de ERP não é recomendado caso ele tenha sido descontinuado ou não possa acompanhar os modelos modernos da empresa.

Sistemas engessados

Estas são as opções mais econômicas, por isso não contam com muitas funcionalidades. Assim, é preciso se certificar de que elas atendam bem todas as suas necessidades. Do contrário, em algum momento, você precisará abrir mão da opção mais barata e contratar um software mais robusto.

Gratuitos

Sim, existem ERPs que você pode adquirir gratuitamente. Algumas opções são boas para negócios que estão começando ou para quem quer testar o programa primeiro. Por conta da gratuidade, os recursos são limitados e você só conseguirá usá-los de maneira total se aderir ao pacote premium.

Sistemas verticalizados

Este é um tipo de ERP muito usado por empresas do ramo comercial, pois permite que você faça o controle das promoções que são oferecidas no negócio, comissões que devem ser pagas aos vendedores, além de outras funções típicas desse modelo de negócio. 

Omnichannel

Estes são os ERPs mais atuais e completos do mercado. Nele, é possível reunir todas as funções da sua empresa dentro do sistema para que você não precise mais depender de diversos programas para executar astarefas de todos os departamentos da firma. No ERP Omnichannel todos ficam centrados num software só.

Como o ERP funciona numa empresa?

Vejamos agora como funciona o uso prático do ERP. Muitos donos ou gerentes de negócio têm dificuldades em fazer a gestão financeira. Afinal, o controle deve ser muito bem executado, nenhuma entrada ou saída pode ser esquecida para não prejudicar o faturamento.

Logo, para acompanhar os valores que entram a partir das vendas, administrar contas a pagar, pagamento de salário e afins, o ERP tem papel essencial, pois faz toda a organização.

Por falar em salários, o sistema também ajuda você a fazer a gestão de pessoas, sobretudo se tiver muitos setores dentro do escritório. No programa, é possível fazer o cadastro de todos os colaboradores, além de categorizar a quais times eles pertencem.

Ao ter o controle geral do que acontece em cada departamento, você passa a ter uma organização melhor dos processos. Se dois setores distintos precisam estar em constante comunicação, mas não têm ideia do trabalho que o outro faz, esse problema deixa de existir ao contratar o ERP, pois todos podem ver o que o outro faz desde que você, como gerente, permita.

Quais são os benefícios de um software de gestão ERP?

São várias as vantagens que um sistema ERP pode trazer, aqui apontamos as principais.

Redução de custos

Você já ouviu a expressão “tempo é dinheiro”, certo? Pois bem, quando você depende de muitos programas para realizar as tarefas da sua rotina de trabalho, gastará mais tempo fazendo a gestão de cada um deles. Além disso, em vez de investir em muitos softwares que sequer conversam entre si, é mais eficiente (e econômico) contratar somente um: o ERP. 

Produtividade

Quando você e seus funcionários passam a ter um único sistema de gestão, a produtividade tende a ser maior. Por exemplo: ao assinar um documento referente ao aditivo de contrato com um cliente, em vez de procurar pessoalmente o financeiro, basta solicitar por meio do ERP. 

Otimização nos prazos

Por falar em clientes, respeitar o prazo estabelecido com eles é fundamental. Porém, quando o trabalho não é feito de forma organizada, é comum que prazos atrasem por conta da sobrecarga de trabalho ou esquecimento. Muitos ERPs contam com lembretes para que você não esqueça de priorizá-los a fim de entregá-los na data certa.

Eficiência de processos

Quando os setores de uma empresa gerem seus processos internos de formas diferentes, o resultado fica parecido ao de uma banda cujos membros tocam músicas diferentes ao mesmo tempo. Por outro lado, quando todos estão alinhados no mesmo sistema, a execução dos processos se torna mais eficiente.

Melhora da gestão de caixa

Durante muitos anos, planilhas de Excel ou mesmo cadernos foram grandes assistentes dos donos de negócio na gestão do caixa. Contudo, esse sistema tinha muitas falhas oriundas de perda de dados ou esquecimento na hora de inserir entradas e saídas de dinheiro.

Uma das soluções que o ERP traz é justamente a gestão financeira da empresa para que o seu fluxo de caixa esteja sempre correto.

Segurança

O acesso ao sistema ERP ocorre por meio de login e senha, sendo que cada funcionário da empresa possui seus próprios cadastros. Isso deixa o uso da ferramenta mais seguro, ao contrário de um programa ou arquivo de computador que todos têm acesso, deixando os seus dados vulneráveis a serem vazados ou apagados, mesmo sem querer.

Diferencial competitivo

Como você pôde ver até então, são diversos os benefícios oferecidos por um sistema ERP, o que torna o seu trabalho mais rápido e preciso. Isso proporciona um diferencial competitivo, pois você atenderá seus colaboradores e público de maneira mais eficaz do que os concorrentes.

Melhora na comunicação

Quando a pessoa responsável pelo financeiro usa programas e comandos diferentes do seu comercial que também conta com processos diferentes dos que são usados pelo atendimento, é evidente que a comunicação entre eles será ruim. A maioria das ferramentas ERP (com exceção das gratuitas) oferece um treinamento para que todos os funcionários e departamentos estejam alinhados com o sistema e, assim, se comuniquem melhor.

Métricas de resultados

Como está a performance dos setores da sua empresa individualmente? Para responder essa pergunta, é necessário estabelecer metas para cada um deles e acompanhá-las por meio do ERP. Ao analisar as métricas que são geradas pelo sistema, você consegue saber se o negócio está no caminho correto para continuar crescendo. 

Quais são os softwares ERP mais conhecidos do mercado?

Por fim, vejamos agora quais são os sistemas de ERP de maior destaque.

Studio

O Studio é um software de gestão desenvolvido pela Rock Content voltado para agências. Por meio dele, todos os setores passam a ser integrados para que os gestores consigam organizar e executar o fluxo de trabalho, controlar o financeiro de forma integrada e se tornar uma empresa data driven focada em otimização de resultados.

Os preços dos planos variam de acordo com o tamanho e necessidades de cada negócio, mas há também um plano gratuito para quem quiser testar a ferramenta primeiro.

Totvs

O ERP da Totvs tem como foco a padronização dos processos, além de uma gestão otimizada que facilita as tomadas de decisão da empresa.

Suas principais funções incluem a gestão financeira, contábil, fiscal, de estoque, custos, faturamento e compras. Se você quiser falar com um atendente, há uma opção em que eles mesmos ligam para você.

SAP 

O SAP ERP está presente no mercado desde 2004 e, desde então, tem dedicado o viés do negócio à inovação. 

Como um sistema ERP é desenvolvido para sanar problemas de gestão que as empresas enfrentam, o SAP conta com atualizações frequentes a fim de atender todos os departamentos das firmas que eles têm como clientes.

Se você quiser entender como a plataforma pode ser aplicada no seu modelo de negócio, há a possibilidade de solicitar uma demonstração.

Senior 

O ERP do Senior proporciona mais controle e produtividade na execução dos processos ao automatizar todos os fluxos operacionais no sistema. Também garante uma exibição mais clara dos dados da empresa para gerar tomadas de decisões rápidas e assertivas.

Um dos seus diferenciais é o uso de inteligência artificial que possui integração com o Google Assistant para que você e sua equipe tenham um tempo dinâmico de respostas no atendimento online.

Oracle

O ERP da Oracle é um dos mais utilizados por quem busca resiliência e crescimento, além de reduzir custos, aprimorar previsões e seguir em constante inovação.

Seu dashboard permite ter uma imagem financeira mais clara, alinhamento das tarefas aos objetivos de negócio, análise das performances de desempenho com IA e muito mais.

O site oficial tem tours online para que você veja em tempo real cada uma dessas funções.

Agora que você conhece os principais tipos de software de gestão de ERP, fica mais fácil escolher o mais apropriado para a sua empresa.

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