Assinatura online de documentos: o diferencial do seu negócio em 2021

Se você está em busca de agilidade e segurança nas suas negociações diárias, a assinatura online nas versões eletrônica e digital pode te ajudar.

Neste artigo vamos te explicar o que é assinatura eletrônica (utilizada com mais constância pelas pessoas jurídicas), as diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, as vantagens da versão eletrônica, quais as pessoas podem se valer de seus benefícios, sua validade jurídica no país e os procedimentos para sua utilização, tudo para que você seja favorecido no mercado competitivo em que vivemos.

Para conseguirem se destacar, as empresas devem buscar novas ferramentas e metodologias para aquisição de sucesso e rentabilidade permanentes, sendo a assinatura online um mecanismo perfeito para tal objetivo.

Com este modelo de assinatura você possui diversas vantagens extremamente úteis para sua empresa, e o melhor de tudo, com validade jurídica, o que te exime de quaisquer problemas futuramente.

Vamos começar o aprofundamento deste tema literalmente do começo, com as assinaturas tradicionais.

Diferenças entre assinatura em papel e assinatura online

A assinatura consiste em apresentar o nome escrito, de próprio punho, da identidade de uma pessoa que necessariamente precisa estar ciente sobre determinada criação ou leitura de dado documento. É um modelo tradicional de notação única, ou seja, a assinatura de um indivíduo específico não pode, em momento algum, ser replicada legalmente.

Vários documentos recebem assinaturas, a exemplificar, identidades pessoais, contratos, relatórios, certidões etc, mas esse modelo tradicional a próprio punho precisaria, necessariamente, acompanhar os avanços da sociedade, que se mantém cada vez mais no mundo digital, estabelecendo relações profissionais e pessoais por meios de comunicação como Messenger, WhatsApp, Telegram e outros.

Em virtude dessas inovações tecnológicas de comunicação social, a assinatura online acaba sendo uma importante ferramenta para que o mercado da atualidade funcione cada vez mais, e mais forte, especialmente com o cenário de isolamento social como forma de contenção à propagação da Covid-19.

Mas você sabe o que significa a assinatura online e como ela funciona? Basicamente ela mantém uma divisão entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital.

Nos próximos tópicos veremos algumas de suas distinções, mas de antemão, fique ciente que estes dois modelos de assinatura online asseguram às pessoas sua identidade de maneira verídica e acesso a determinado documento, além de facilidade, economia, sustentabilidade, validade jurídica e muitos outros benefícios.

Os dois tipos de assinatura online: assinatura digital e assinatura eletrônica

Vimos que no mundo das assinaturas online há assinaturas digitais e assinaturas eletrônicas, agora devemos compreender as diferenças e a função de cada uma na nossa vida prática, vejamos a seguir cada uma.

Assinatura digital é aquela que exige a utilização de um certificado digital pelo signatário (por exemplo, e-CPF ou e-CNPJ). Assim, trata-se de uma assinatura um tanto burocrática, se considerarmos que apenas 2% dos brasileiros possuem um certificado digital.

Além disso, alguns processos considerados socialmente e juridicamente mais minuciosos tornam obrigatória a utilização deste modelo de assinatura, e portanto, a presença de um certificado digital, assim como ocorre na emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo.

Seus principais recursos de autenticação são senha, SMS, token e voz, e além disso, as entidades emissoras de certificados digitais devem ser autorizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), a qual estabelece o conjunto de procedimentos, padrões e normas para que os certificados sigam as perspectivas de segurança nacional.

Assinatura eletrônica é a assinatura em que o signatário pode ser autenticado por diversos modos (ex. SMS, e-mail, selfie), sem necessariamente utilizar um certificado digital.

Vários tipos de documentos são assinados eletronicamente hoje em dia, por exemplo:

  • operações bancárias;
  • formulários trabalhistas;
  • contratos de compra e venda;
  • planos de saúde,
  • entre outros.

Importante frisar que a assinatura eletrônica consiste na garantia da autenticidade e da integridade dos documentos, uma vez que recursos tecnológicos próprios são inseridos no software.

A assinatura eletrônica, portanto, detêm como características principais a praticidade e a agilidade, e quase sempre supre a necessidade de quem a utiliza, pois assegura a integridade de um documento criptografado.

Principais vantagens da assinatura online

A ferramenta de assinatura eletrônica, usualmente adotada por pessoas jurídicas, é disponibilizada pela ZapSign, simplificando o processo de assinatura de documentos e garantindo sua validade jurídica. Com isso, é importante você somar as principais vantagens para uso desse modelo de assinatura nos seus negócios, como demonstraremos a seguir.

Agilidade

A colheita de assinaturas pessoalmente sempre causa dores de cabeça para as partes, e sobretudo, perda de tempo.

Além disso, há necessidade de custear gastos relacionados a impressão, locomoção, identificação de quem recebeu o documento ou voltar sem sucesso com as assinaturas, o que resulta no início do ciclo mencionado, pois há necessidade de observar as datas a serem assinadas e gerar novamente documentos atualizados.

Com a assinatura eletrônica tudo é resolvido rapidamente, descartando burocracias comuns das assinaturas tradicionais e outros contratempos como mencionado no início do nosso raciocínio, resolvendo processos com extrema rapidez e colhendo assinaturas dentro de poucos minutos.

Economia

Optando pelo recurso eletrônico de assinatura, a impressão de documentos é dispensada, o que consequentemente colabora com o respeito ao meio ambiente.

A economia pode ser considerada tanto nos fatores materiais, como por exemplo, na energia, no papel e na tinta, que tem íntima relação com as discussões envolvendo a sustentabilidade, ou seja, a redução dos chamados impactos ambientais, tornando inoportuno as ações de derrubada de árvores, e também, em aspectos distintos que estejam relacionados à contratação de despachantes, correios e motoboys.

Integração

Nenhuma assinatura, de qualquer formato, não fica inerte após sua execução, ela sempre prosseguirá para atingir suas finalidades e efeitos.

Assim, os documentos autenticados eletronicamente colaboram com as soluções para gestão do negócio, uma vez que haja a integração de dados em diversos setores da empresa ou com terceiros, ou seja, o acesso há um contrato assinado pode ser de maneira remota pelas partes interessadas, conferindo celeridade ao desenvolvimento da empresa.

Mobilidade

Esta vantagem mantém relação com a agilidade. Imagine você, numa viagem, poder ter acesso a documentos digitalizados em qualquer dispositivo, smartphones, desktops, notebooks e tablets. A assinatura pode ser realizada na maioria dos lugares, sendo assegurada a integridade do documento;

Segurança

A assinatura eletrônica possibilita recursos específicos com a finalidade de garantir a segurança das pessoas, isso porque ela desenvolve a criptografia e outras barreiras tecnológicas capazes de inadmitir acessos indevidos e riscos de fraudes.

Muitos documentos são até mesmo enviados para auditoria, firmando ainda mais a ideia de que documentos digitalizados e assinados no formato eletrônico têm integridade, valor e origem assegurados.

Quem pode utilizar a assinatura eletrônica?

As pequenas, médias e grandes empresas podem obter proveitos com a assinatura eletrônica de muitos documentos, e também as pessoas físicas. Dentre as pessoas jurídicas que se beneficiam deste recurso em maiores proporções. Destacamos abaixo as principais.

Instituições de ensino

Qualquer instituição que tenha por objeto o desenvolvimento educacional tem a faculdade de utilizar a assinatura eletrônica com o intuito de tornar célere seus procedimentos diários, a exemplificar, na assinatura eletrônica de termos de compromisso, comunicados, relatórios, declarações de matrícula, certificados e outros.

Além do mais, as assinaturas eletrônicas colaboram com as tarefas administrativas destas instituições, seus processos burocráticos e na vivência de pesquisadores que buscam pela garantia de documentações específicas.

Lojas tradicionais e virtuais

Nas tratativas com fornecedores, prestadores ou consumidores finais, os empreendedores podem utilizar a assinatura eletrônica como meio adequado à autenticação de contratos em geral e celeridade em seus processos administrativos, tornando maleável o critério de mobilidade aos vendedores físicos que podem fechar suas negociações de qualquer lugar, e de modo imediato.

Já no E-commerce ou Dropshipping, as transações, que já são digitais, acabam sendo mais facilitadas com a assinatura eletrônica, pois todo o “comércio”, propriamente dito, já está na internet.

Empresas de serviços

As empresas que tenham por objetivo a prestação de serviços oriundos de contratos, assim como ocorre no fenômeno trabalhista da terceirização, também podem fazer uso da assinatura eletrônica como ferramenta imprescindível para diminuição de custos, otimização de processos e promoção de mobilidade aos funcionários.

Se estas empresas forem responsáveis por uma grande carteira de clientes ou recebem com recorrência pagamentos, a assinatura eletrônica colabora com a gestão, controle e organização de documentos adequadamente.

Seguradoras e bancos

O mercado responsável por dispor aos consumidores de seguros, em diferentes segmentos, já implementou a assinatura eletrônica para manter elevado seu índice de competitividade no mercado, e isso é facilmente perceptível quando verificamos que cerca de 50% das seguradoras que adotaram esta prática são mais lucrativas.

Além das seguradoras, grande parte das instituições financeiras também cederam aos avanços tecnológicos da sociedade moderna, especialmente no tocante às assinaturas online, sejam elas digitais ou eletrônicas.

Fato é que em quase todos os seus processos internos, tais instituições contam com o auxílio deste formato de assinatura, devidamente autorizada pelo Banco Central por intermédio da publicação da Resolução nº 4.474;

Órgãos públicos

Embora o setor público não seja fascinado com novidades, ainda mais tecnológicas, ele também pode ceder à transformação digital e adaptar seu formato de atuação.

A modernização da gestão de documentos no Brasil ainda é ínfima, se comparada a outras nações, mas órgãos como a Receita Federal do Brasil e instituições como a Ordem dos Advogados do Brasil – OAB, já possibilitam o uso da versão digital em seus atos.

Validade jurídica da assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas possuem a mesma sintonia e singularidade se comparadas às assinaturas tradicionais demarcadas em papel, por isso, são dotadas de validade jurídica.

Mas você sabe o que significa a validade jurídica de um documento?

Muitas vezes mantemos a crença de que um documento válido é aquele expedido em cartório ou similares, mas não sabemos que os documentos assinados de maneira eletrônica têm a mesma validade.

Isso acontece porque o sistema jurídico brasileiro dispõe a ideia de que os documentos podem ser considerados como meios de provas, mas para isso, há necessidade de que preencham alguns requisitos, a saber, o formato do documento, sua integridade e origem.

Portanto, para que a assinatura eletrônica tenha validade jurídica, o receptor deve ter ciência da utilização de documento no formato digital e garantia de assinatura eletrônica para tanto, além de sua integridade no que tange ao desenvolvimento das denominadas auditorias para que sejam descobertas informações de origens diversas e possíveis alterações.

Por fim, a mencionada origem, que pode ser comprovada por intermédio da exibição de dados próprios da assinatura eletrônica, como por exemplo a identificação dos autores através de recursos como senha, token e afins, a localização física em que gerado o documento, e ainda, o carimbo que exibe a hora correta do arquivo.

Como funciona a assinatura online?

Obter uma assinatura eletrônica não é nenhuma tarefa complexa, mas merece sua atenção para a escolha de um software responsável e comprometido com a eficácia deste produto nas condutas práticas de assinatura de documentos em proveito dos clientes.

Com essa relação de vantagens apresentadas para as assinaturas eletrônicas, você deve estar ansioso para evoluir e se destacar perante seus concorrentes, não é mesmo? Então vamos lá.

Na ZapSign você pode testar grátis subindo seu documento para assinatura em PDF, compartilhando o link por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal que seu cliente preferir e aguardar o aviso da assinatura realizada por e-mail.

Além de tudo isso, há outra circunstância que enriquece a utilização da assinatura eletrônica dentro de um software adequado, o auxílio na gestão de documentos. Na ZapSign, por exemplo, você consegue organizar todos os arquivos encaminhados ao software, além de conseguir armazenar um histórico de assinaturas sobre eles. Desta maneira, você consegue consultar ou fazer revisões periódicas dos documentos com mais rapidez e eficiência.

Assinatura online na LGPD

As assinaturas eletrônicas garantem, no geral, o compliance das empresas, e ainda, as questões dispostas pela Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, tudo para que os negócios não incorram em fraudes e erros.

Documentos particulares como procurações, contratos, acordos, propostas, matrículas, empréstimos, entre outros, na ZapSign são facilmente auditáveis, o que agrega maior segurança para o cliente, pois há um rastro digital nestes, ou seja, os procedimentos são criptografados, o que garante a criação segura de documentos digitais e seu armazenamento.

Considerações finais

A validade legal da assinatura eletrônica tem fundamento jurídico no artigo 10, §2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, sendo desmistificada na área do direito digital. A ZapSign captura dados de autenticação do signatário, assim como data e hora, IP, telefone, código único, e-mail, assinatura na tela e informações relativas ao navegador, dispositivo e sistema operacional do signatário.

Para manter interação com essa super tecnologia e manter a integridade do seu documento através do algoritmo SHA256 (função criptográfica criada pela NSA), e acesso ao certificado digital A1 ICP-Brasil, teste gratuitamente a plataforma ZapSign e fique a par dos benefícios da assinatura online para o seu empreendimento.

Este artigo foi revisado por Getúlio Santos, advogado cadastrado na OAB, seção de Minas Gerais, sob o número 99.426.

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