Assinatura digital gratuita: passo a passo de como fazer

Assinatura digital gratuita permite assinar documentos eletronicamente sem custo dentro dos limites oferecidos pela ferramenta utilizada. No uso cotidiano, o termo costuma abranger diferentes formas de assinatura eletrônica; tecnicamente, porém, a assinatura digital utiliza mecanismos criptográficos e certificado digital. A validade jurídica depende do método adotado, das evidências geradas e das exigências aplicáveis ao documento.

Essa distinção é importante porque desenhar uma assinatura na tela, confirmar um código ou utilizar biometria são formas de manifestação eletrônica, mas não equivalem automaticamente a uma assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil.

Neste artigo, explicamos as diferenças, a base jurídica e o passo a passo para fazer uma assinatura gratuitamente pela ZapSign.

Resumo

• Definição de assinatura digital gratuita e sua relação com assinatura eletrônica.
• Diferenças entre assinaturas simples, avançadas e qualificadas.
• Passo a passo para criar conta, enviar documento e definir signatários.
• Configurações de autenticação, posicionamento e envio das assinaturas.
• Benefícios operacionais do processo digital em relação ao papel.

Fatos rápido

• Três modalidades: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.
• Outros meios são admitidos: a MP nº 2.200-2/2001 permite outros meios de comprovação de autoria e integridade além da ICP-Brasil, quando admitidos pelas partes ou pelo destinatário.
• Verificação: o serviço oficial VALIDAR, mantido pelo ITI, verifica assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas quanto a aspectos como autoria e integridade.

Assinatura digital gratuita: o que é e quando tem validade?

Assinatura digital gratuita pode ser entendida como o uso sem custo de uma solução de assinatura eletrônica. Em sentido técnico mais específico, a assinatura digital emprega criptografia e certificado digital para vincular o signatário ao documento e permitir a verificação de sua integridade.

No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece os efeitos jurídicos dos documentos eletrônicos produzidos por processos de certificação da ICP-Brasil. A própria norma também preserva a utilização de outros meios de comprovação da autoria e da integridade nas condições previstas em seu artigo 10, § 2º.

A Lei nº 14.063/2020, por sua vez, diferencia assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas. A modalidade qualificada utiliza certificado digital emitido dentro da ICP-Brasil.

Isso significa que não é correto tratar qualquer assinatura realizada pela internet como juridicamente idêntica em todas as situações. O nível necessário depende do documento, da legislação aplicável, da identificação do signatário e das evidências preservadas no processo.

Quando fundamos a ZapSign, tínhamos dois princípios muito claros: a assinatura eletrônica precisava ter validade jurídica e, ao mesmo tempo, ser simples de usar. Continuo acreditando que essas duas características não devem competir entre si. Segurança que transforma o ato de assinar em uma barreira acaba resolvendo apenas metade do problema.

💡 Dica! Precisa de assinatura digital gratuita? Clique aqui e crie a sua agora!

Como fazer assinatura digital gratuita: passo a passo

A ZapSign possui uma plataforma voltada à coleta de assinaturas eletrônicas e digitais, acessível tanto pelo computador quanto por dispositivos móveis.

A plataforma de assinatura eletrônica permite preparar documentos, cadastrar signatários, configurar métodos de autenticação e acompanhar o andamento das assinaturas.

Também existem possibilidades de comunicação por diferentes canais. Dependendo do recurso contratado, os fluxos podem envolver e-mail, SMS e recursos relacionados ao WhatsApp.

Atualmente, a página de planos da ZapSign apresenta um plano Individual gratuito, com três documentos por mês. Como limites e condições comerciais podem mudar, é recomendável conferir as informações vigentes antes de iniciar o uso.

Tudo o que você precisa fazer é acessar nosso site e criar sua conta.

As imagens abaixo pertencem ao tutorial original deste artigo e foram preservadas para manter seu caráter didático. Como a interface da plataforma evolui continuamente, alguns elementos visuais podem aparecer diferentes na versão atual.

Em seguida, siga as etapas exibidas pela plataforma para concluir o cadastro. A forma exata de criação e autenticação da conta pode mudar conforme as opções atualmente disponibilizadas.

Depois de concluir o cadastro, você terá acesso ao ambiente em que os documentos são preparados e enviados para assinatura.

1. Faça login

Acesse a plataforma com suas credenciais para entrar no painel principal.

2. Crie um documento

Uma vez dentro do dashboard da ZapSign, inicie a criação de um novo documento utilizando a opção correspondente disponível na interface.

3. Envie o arquivo e defina os signatários

Selecione o documento que será assinado. O PDF é um formato amplamente utilizado nesse tipo de processo. Caso precise converter um arquivo, permanece disponível este conversor já indicado na versão original do artigo.

Confira sempre o arquivo depois da conversão para garantir que textos, valores, páginas e diagramação foram preservados corretamente.

Nessa etapa, você também define quem deverá assinar o documento. Caso você próprio seja um dos signatários, selecione a opção correspondente.

4. Configure autenticações adicionais

Dependendo dos recursos disponíveis no plano e da configuração adotada, é possível aplicar métodos adicionais de identificação ou autenticação, como selfie, documento de identidade, reconhecimento facial ou outros mecanismos.

Eu procuro olhar para esse tipo de decisão pela ótica do risco. Não faz sentido acrescentar atrito apenas para parecer mais seguro. A tecnologia deve aumentar a confiança na identidade do signatário sem criar etapas que não tenham uma função clara para aquela operação.

5. Posicione assinaturas, vistos e campos

O próximo passo é definir onde assinaturas, vistos e demais campos devem aparecer. Selecione o signatário correto para cada elemento e evite posicionar campos sobre cláusulas, datas, valores ou outras informações relevantes.

A interface também pode oferecer recursos para replicar o posicionamento em outras páginas, reduzindo trabalho manual em documentos mais extensos.

Revise o posicionamento e as informações adicionadas antes de salvar e avançar.

Etapa do processo	O que o usuário faz	Ponto de atenção
Criar e acessar a conta	Entra no painel da plataforma	Conferir limites e recursos do plano atual
Enviar o arquivo	Faz upload e define os signatários	Usar a versão definitiva do documento
Configurar autenticação	Seleciona métodos adicionais quando disponíveis	Escolher controles proporcionais ao risco
Posicionar campos	Define assinaturas, vistos e textos	Não encobrir informações importantes
Coletar assinaturas	Compartilha links e acompanha o processo	Monitorar pendências, prazos e ordem

6. Envie os links de assinatura

Depois de preparar o documento, compartilhe os links com os signatários. É possível enviá-los por WhatsApp, SMS, e-mail, Telegram ou outro canal apropriado.

Dependendo da configuração, também podem existir envio automático, lembretes, prazo para conclusão e definição da ordem dos signatários.

Quando existe uma ordem definida, o próximo participante pode ser acionado somente depois que a etapa anterior tiver sido concluída.

Caso você também esteja entre os signatários, abra o documento para conferir seu conteúdo antes de assinar.

7. Verifique o documento e os seus dados

Leia o conteúdo integralmente e confira os dados solicitados antes de concluir. Se houver erro relevante no documento, o mais seguro é corrigi-lo antes de finalizar o processo.

8. Realize a assinatura

Conclua a assinatura utilizando o método disponibilizado no fluxo. A interface pode permitir desenhá-la com o dedo ou mouse ou utilizar uma representação previamente cadastrada.

É importante separar representação visual de assinatura e mecanismo jurídico de autenticação. O desenho exibido no documento não é, isoladamente, o elemento que comprova autoria: as evidências e métodos associados ao processo são igualmente relevantes.

Pronto. Depois da conclusão, o documento passa a reunir as assinaturas e demais evidências registradas durante o processo. Nosso outro tutorial sobre assinatura digital gratuita também mostra formas de iniciar esse tipo de fluxo.

Vantagens da assinatura digital no fluxo de documentos

O principal benefício não está apenas em substituir a caneta por uma tela. A diferença aparece quando o processo ao redor do documento também é digitalizado, reduzindo etapas físicas, deslocamentos, cobranças manuais e dependência de arquivos em papel.

Maior rapidez na assinatura de documentos

Quando signatários estão em locais diferentes, documentos físicos podem depender de impressão, transporte e devolução. Em um fluxo eletrônico, o arquivo e o acesso à assinatura chegam aos participantes sem essa circulação física.

Isso pode diminuir significativamente o tempo operacional, embora o prazo total continue dependendo de revisões, quantidade de participantes e disponibilidade de cada signatário.

Redução de custos

Processos físicos podem envolver gastos com papel, impressão, Correios, transportadoras, motoboys e armazenamento. Migrar parte desse fluxo para o ambiente eletrônico pode reduzir essas despesas.

Isso não significa que toda operação de assinatura seja gratuita. Empresas com maior volume ou necessidades avançadas de autenticação, automação, usuários e integrações podem precisar de recursos pagos.

Sustentabilidade

A redução do uso de papel e da movimentação física de documentos pode diminuir parte dos recursos consumidos no processo documental. O impacto efetivo, porém, varia conforme a operação e não deve ser tratado como um benefício ambiental automático ou absoluto.

Menor dependência do arquivo físico

Documentos em papel exigem espaço, organização, controle de acesso e condições apropriadas de conservação. Fluxos digitais reduzem essa dependência, desde que a organização também estabeleça práticas adequadas de armazenamento, segurança e retenção dos arquivos eletrônicos.

Agilidade no fechamento de negócios

Quando todas as partes conseguem analisar e assinar um documento à distância, algumas etapas comerciais podem ser concluídas mais rapidamente. A assinatura eletrônica não cria vendas por si só; ela reduz uma fricção operacional capaz de atrasar uma contratação já aprovada.

Mobilidade

Documentos podem ser enviados e assinados por pessoas que estão em cidades ou estados diferentes, utilizando computador, tablet ou celular conectado à internet.

Depois de conhecer de perto a transformação digital da Estônia, uma ideia ficou ainda mais clara para mim: digitalização não deveria significar simplesmente pegar um processo antigo e colocá-lo em uma tela. O verdadeiro ganho aparece quando eliminamos etapas que só existiam por causa do papel e redesenhamos a experiência ao redor do usuário.

Agora que você sabe como funciona uma assinatura digital gratuita e quais cuidados observar, que tal clicar aqui para conhecer mais sobre a nossa plataforma especializada?

Perguntas frequentes (FAQ)