Saiba o que é gestão de documentos e a sua importância nas empresas

A comprovação da existência da sua empresa e de todas as atividades que ela exerce se faz a partir da apresentação de documentos. Isso inclui vários aspectos que envolvem a gestão de documentos, desde a admissão de funcionários até a assinatura eletrônica dos contratos firmados com novos clientes ou fornecedores.

A maneira como você conduz a gerência de documentos pode levar o negócio à total desordem ou ao sucesso que você espera que ele obtenha. Para que você tenha o conhecimento necessário para conquistar essa segunda possibilidade, continue a leitura deste artigo!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um pilar essencial na estrutura organizacional de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento de atuação. Esse processo abrangente engloba desde a criação ou recebimento de um documento até sua organização, armazenamento, recuperação e, eventualmente, descarte, garantindo a segurança e a prontidão no acesso às informações.

Além de assegurar a ordem e a eficiência dos fluxos de trabalho, uma gestão de documentos efetiva protege a empresa contra perdas financeiras, possíveis litígios e problemas com o fisco relacionados à inadequação ou falta de documentos, como guias de impostos e contratos.

A segurança da informação, uma preocupação crescente nas agendas corporativas, é reforçada pela gestão documental, que impede acessos não autorizados e preserva a integridade dos dados contra ameaças internas e externas.

Nesse contexto, a gestão de documentos transcende a mera organização de arquivos, configurando-se como uma estratégia vital para a conformidade legal, a segurança da informação e a agilidade empresarial.

Quais são os tipos de documentos empresariais?

Toda e qualquer empresa, em sua rotina, é obrigada a lidar com diversos tipos de documentos, que são essenciais para o funcionamento e a organização dos negócios. Listamos aqui os principais.

Documentos contábeis

Os documentos contábeis estão entre os mais importantes. Eles incluem balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e livros fiscais. Estamos falando de informações que são fundamentais para o devido acompanhamento da saúde financeira da empresa – e que devem, portanto, ser armazenadas corretamente, a fim de que sejam evitados problemas futuros.

Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas também desempenham um papel essencial. Contratos de trabalho, folhas de pagamento, registros de ponto e comprovantes de benefícios são apenas alguns dos documentos necessários para garantir que todas as obrigações com os funcionários sejam cumpridas de acordo com a legislação vigente.

Documentos jurídicos

Por falar em legislação, os documentos jurídicos são indispensáveis para a regularização do negócio. Entre eles, podemos citar os contratos sociais, estatutos, licenças, alvarás e patentes – dentre vários outros. Manter esses registros organizados evita complicações legais e facilita processos administrativos.

Documentos fiscais

Os documentos fiscais representam outra categoria que merece atenção especial. Notas fiscais, recibos e guias de recolhimento de impostos precisam ser armazenados corretamente, a fim de comprovar transações e garantir a conformidade com os órgãos reguladores.

Documentos operacionais

Os documentos operacionais também fazem parte da rotina empresarial. Desde procedimentos internos, até relatórios de desempenho e registros de controle de qualidade ajudam na gestão e no aprimoramento dos processos.

Documentos estratégicos

Os documentos estratégicos reúnem informações como planos de negócios, pesquisas de mercado e análises de concorrência. Esses registros são fundamentais para a definição de metas e o crescimento sustentável da empresa.

Cada tipo de documento possui uma importância específica e exige um armazenamento seguro e organizado. Contar com um bom sistema de gestão documental facilita a administração e assegura que todas as informações estejam disponíveis sempre que necessário.

O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?

A gestão eletrônica de documentos (GED) é um sistema que permite o armazenamento, organização e controle de arquivos digitais, substituindo os métodos tradicionais de arquivamento em papel. Por meio de soluções tecnológicas, o GED facilita a criação, a busca e a manipulação de documentos dentro de uma empresa ou organização, otimizando processos internos e melhorando a produtividade.

Com o avanço da digitalização, o GED se tornou uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes, oferecendo uma série de benefícios. Uma das principais vantagens dessa abordagem é a redução de custos operacionais. Eliminar a necessidade de papel, impressão e arquivamento físico faz a organização economizar com materiais e espaço de armazenamento.

A digitalização de documentos também permite o acesso remoto e rápido, facilitando a consulta e o compartilhamento de arquivos sem a necessidade de deslocamento ou de buscar fisicamente por documentos em arquivos.

Outro aspecto importante do GED é a segurança da informação. Com o uso de sistemas de criptografia, autenticação e backup, os documentos digitais ficam protegidos contra acessos não autorizados e possíveis perdas. Esses sistemas garantem que os arquivos sejam acessados apenas por pessoas autorizadas e que as versões dos documentos sejam registradas e controladas, evitando alterações indesejadas.

A gestão eletrônica de documentos também facilita a conformidade com regulamentos e auditorias. Muitos setores exigem o cumprimento de normas rígidas quanto à retenção e à integridade dos documentos. Com o GED, as empresas podem automatizar o processo de retenção de documentos, garantindo que eles sejam armazenados por prazos definidos e acessados quando necessário, sem a preocupação de violar normas legais.

Assim, a agilidade no processamento de documentos é um benefício significativo do GED. Automatizando tarefas como o arquivamento, a busca e a classificação de arquivos, a organização ganha eficiência, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.

Diferença entre GED e ECM

Embora muitas vezes utilizados como sinônimos, GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management) possuem diferenças conceituais importantes.

A GED foca na digitalização, organização, armazenamento e recuperação de documentos em formato eletrônico. O objetivo principal é substituir o papel e garantir que os documentos estejam acessíveis de forma rápida e segura. Um sistema de GED típico gerencia arquivos como contratos, propostas, notas fiscais, entre outros.

Já o ECM vai além da gestão de documentos. Ele abrange todo o ciclo de vida da informação na empresa, incluindo documentos, e-mails, conteúdos de redes sociais, imagens, vídeos e até fluxos de trabalho associados. O ECM integra diferentes fontes de conteúdo em um único sistema, promovendo uma visão unificada e estratégica da informação corporativa.

Ou seja, toda ECM inclui funcionalidades de GED, mas nem toda GED é uma solução de ECM completa. Empresas que lidam apenas com documentos digitais podem se beneficiar muito de uma boa GED, enquanto aquelas que buscam gerenciar todas as formas de conteúdo corporativo, em diferentes mídias, podem considerar a adoção de uma plataforma de ECM.

Saber essa diferença ajuda a definir melhor o escopo do projeto de gestão de documentos e escolher a tecnologia mais adequada às necessidades da organização.

Desafios na implementação da GED

Apesar dos inúmeros benefícios, a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode enfrentar alguns desafios.

Entre os principais, destacam-se:

• resistência cultural: colaboradores acostumados a processos físicos podem apresentar resistência à adoção de soluções digitais;
• falta de treinamento: sem capacitação adequada, a equipe pode não explorar todo o potencial do sistema, ou até cometer erros que comprometem a segurança da informação;
• investimento inicial: a aquisição de tecnologias de GED pode representar um custo considerável, especialmente para pequenas empresas;
• adaptação de processos: alguns fluxos de trabalho precisam ser redesenhados para se adequar ao ambiente digital.

Superar esses obstáculos requer planejamento estratégico, comunicação clara sobre os benefícios da mudança e investimentos em treinamento e suporte contínuo.

Quando bem conduzida, a implantação de GED não apenas moderniza a operação, mas também impulsiona a produtividade e a segurança da informação na organização.

Qual é o fluxo ideal de gestão de documentos?

O fluxo ideal de gestão de documentos deve garantir organização, segurança e acessibilidade para otimizar processos empresariais. Um sistema bem estruturado permite que informações sejam armazenadas, recuperadas e compartilhadas de maneira eficiente, evitando retrabalho e perdas.

O primeiro passo é a identificação da necessidade documental, definindo quais tipos de arquivos serão gerenciados e quais são suas respectivas finalidades. Essa etapa possibilita a padronização de formatos e categorização adequada, tornando a gestão mais eficiente.

Em seguida, a captura e digitalização são fundamentais para consolidar documentos em uma plataforma eletrônica segura. Essa transformação facilita o armazenamento, reduzindo a necessidade de espaço físico e minimizando riscos de perda ou deterioração.

Com os documentos armazenados, a indexação se torna essencial. O uso de metadados, como datas, autores e palavras-chave, permite que os arquivos sejam localizados com rapidez e precisão. Um sistema bem implementado evita dificuldades na busca por informações, garantindo maior produtividade.

A segurança também deve ser priorizada. Definir permissões de acesso e criptografar arquivos protege dados sigilosos contra acessos indevidos. A autenticação de usuários e o monitoramento de acessos são práticas que reforçam a proteção.

Outro aspecto relevante é a automação de fluxos de trabalho. Sistemas modernos possibilitam a integração entre setores, agilizando aprovações e assinaturas – o que resulta em processos mais ágeis e na redução de erros operacionais. Além de acelerar operações, melhora a transparência e a rastreabilidade de cada etapa.

Automação de fluxos de trabalho (workflows)

A automação de fluxos de trabalho, também conhecida como automação de workflows, é uma tendência cada vez mais presente na gestão de documentos.

Ela consiste em programar etapas automáticas para atividades que envolvem documentos, como aprovações de contratos, revisões de políticas internas ou emissão de relatórios. Em vez de depender de trâmites manuais — e suscetíveis a esquecimentos ou atrasos —, a automação garante que cada tarefa seja encaminhada à pessoa certa no momento certo.

Essa automação gera benefícios claros:

• redução de prazos: processos que antes levavam dias podem ser concluídos em horas;
• menor risco de erro: elimina falhas humanas na sequência de atividades;
• rastreabilidade: todas as ações ficam registradas no sistema, aumentando a transparência.

Com a integração de notificações automáticas (por e-mail ou aplicativos), os envolvidos são alertados assim que precisam agir, o que mantém os processos em andamento de maneira fluida.

Soluções modernas de gestão documental já oferecem módulos de workflow embutidos ou integráveis, otimizando ainda mais a operação de negócios que lidam com grande volume de documentos.

Como organizar os documentos da sua empresa?

O primeiro passo para uma organização eficiente é classificar os documentos de acordo com sua finalidade. Contratos, notas fiscais, comprovantes financeiros e registros trabalhistas devem ser separados em categorias bem definidas. Essa estrutura facilita o arquivamento e a recuperação sempre que necessário.

Definir um local seguro para o armazenamento físico e digital é fundamental. Documentos impressos devem ser mantidos em pastas identificadas e protegidas contra danos, enquanto arquivos digitais precisam de sistemas confiáveis de backup e proteção contra acessos não autorizados. O uso de plataformas especializadas em gestão documental pode otimizar esse processo, garantindo maior controle e acessibilidade.

A digitalização de documentos é uma prática recomendada para reduzir o uso de papel e aumentar a segurança da informação. Ao transformar documentos físicos em arquivos digitais, a empresa ganha praticidade e diminui riscos de extravio. Ferramentas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permitem localizar informações rapidamente, tornando a gestão mais eficiente.

A periodicidade na revisão e descarte de documentos também é importante. Alguns registros precisam ser mantidos por tempo determinado devido a exigências legais, enquanto outros podem ser eliminados após um período. Ter uma política clara para esse processo evita acúmulo desnecessário e melhora a organização geral.

Estabelecer controles de acesso e definir responsáveis pela gestão documental ajuda a manter a segurança e a confidencialidade das informações. Funcionários devem ser treinados para seguir os procedimentos adotados, garantindo que todos contribuam para a organização e manutenção dos registros.

Com um sistema estruturado e processos bem definidos, a empresa mantém seus documentos acessíveis, seguros e atualizados, favorecendo a tomada de decisões e a conformidade com as obrigações legais.

Quais são os documentos digitais?

Os documentos digitais são arquivos criados, armazenados e manipulados por meio de dispositivos eletrônicos, substituindo os tradicionais papéis físicos. A principal característica desses documentos está em sua natureza digital – o que significa que suas informações podem ser acessadas e compartilhadas rapidamente pela internet, sem a necessidade de impressões ou transporte físico.

Alguns exemplos comuns incluem desde textos e planilhas até apresentações e formulários, todos gerados em programas específicos, como editores de texto ou planilhas eletrônicas.

A transição para documentos digitais tem facilitado processos em diversos setores. No ambiente corporativo, eles são amplamente usados para armazenar contratos, relatórios financeiros, documentos fiscais e outros tipos de comunicação interna e externa.

A utilização desses arquivos se mostra um recurso extremamente vantajoso, devido a capacidade dos documentos digitais de serem armazenados de forma compacta, reduzindo a necessidade de grandes espaços físicos para arquivamento e tornando o acesso aos dados mais rápido e eficiente.

Outro tipo importante de documento digital inclui os formulários e registros realizados por meio de plataformas online, como os realizados para fins administrativos ou bancários. Por exemplo, contratos de adesão, formulários de inscrição e solicitações de serviços são frequentemente digitalizados, permitindo um processo mais ágil e a redução de erros.

Com o crescente aumento da digitalização dos processos corporativos, surgiram também as assinaturas digitais, que possibilitam a autenticação de documentos e garantem sua validade jurídica. Essa inovação vem acompanhada de mecanismos de segurança, como criptografia, que asseguram a integridade e a autenticidade do conteúdo, evitando fraudes e alterações indevidas.

A facilidade de manipulação de documentos digitais reflete o avanço das tecnologias de informação e comunicação, promovendo maior agilidade nos fluxos de trabalho e aumentando a acessibilidade às informações. Essa transformação está presente em praticamente todos os setores, impulsionando a inovação e adaptando as empresas e indivíduos a um mundo cada vez mais digitalizado.

Importância dos metadados na gestão documental

Os metadados desempenham um papel fundamental na gestão de documentos. Eles são dados que descrevem e contextualizam os documentos armazenados, facilitando a organização, a busca e a recuperação da informação.

Exemplos de metadados incluem informações como título do documento, autor, data de criação, tipo de arquivo, palavras-chave e status de revisão. Esses elementos, embora invisíveis para o usuário final em muitos casos, funcionam como uma espécie de “RG” do documento.

Em sistemas de gestão eletrônica, a correta definição dos metadados é crucial para garantir a eficiência das consultas e o cumprimento de requisitos legais e normativos. Sem metadados bem estruturados, localizar um documento específico entre milhares pode ser uma tarefa demorada e propensa a erros.

Além disso, metadados contribuem para a segurança da informação, permitindo a classificação de documentos de acordo com seu nível de sensibilidade, o que facilita a aplicação de regras de acesso e retenção.

A automação no preenchimento de metadados, utilizando tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), tem se tornado uma tendência em soluções modernas de gestão documental, proporcionando ainda mais agilidade.

Portanto, pensar em metadados não é apenas uma questão técnica, mas estratégica: documentos bem descritos são documentos mais úteis, mais seguros e mais fáceis de serem utilizados no dia a dia das empresas.

Digitalização de documentos físicos

Converter papéis em arquivos digitais facilita o armazenamento, a organização e a recuperação das informações, além de liberar espaço físico e reduzir custos com materiais de escritório.

O processo de digitalização deve seguir algumas boas práticas:

• preparação: remoção de grampos, clipes e reparo de documentos danificados;
• digitalização: utilização de scanners apropriados para garantir qualidade de imagem adequada;
• indexação: atribuição de metadados (como título, data e categoria) para facilitar futuras pesquisas;
• armazenamento seguro: adoção de sistemas confiáveis e práticas de backup.

Além disso, para documentos públicos ou com valor jurídico, é importante observar normas como o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece critérios para que os documentos digitalizados tenham validade legal equivalente ao original.

Digitalizar não é apenas “transformar papel em PDF”: é uma estratégia para tornar a informação mais acessível, segura e útil para os negócios.

Como fazer a gestão de documentos físicos e digitais?

A gestão eficiente de documentos físicos e digitais é essencial para manter a organização e garantir o fácil acesso às informações. Afinal, um bom sistema reduz riscos de perda e fraudes, melhora a produtividade e facilita a conformidade com exigências legais.

Para documentos físicos, o primeiro passo é classificá-los por categoria, como contratos, relatórios e comprovantes financeiros. Esse processo permite um arquivamento mais eficiente e agiliza a busca quando necessário. O armazenamento deve ser feito em locais apropriados, com controle de umidade e temperatura, evitando danos ao papel. O uso de etiquetas e códigos para identificação também auxilia na organização.

A digitalização é uma estratégia recomendada para reduzir o volume de papel e tornar a gestão mais prática. Documentos escaneados podem ser armazenados em pastas organizadas e acessadas rapidamente. Sistemas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) facilitam a busca por palavras-chave, tornando o processo ainda mais ágil.

Para documentos digitais, é importante utilizar uma estrutura de armazenamento bem definida, com pastas nomeadas de maneira padronizada. O uso de softwares de gestão documental permite controle de versões, restrição de acessos e integração com outras ferramentas empresariais.

A segurança das informações deve ser uma prioridade. Para documentos físicos, recomenda-se o uso de armários com chave e controle de acesso. Já os arquivos digitais devem contar com criptografia, backups periódicos e autenticação em múltiplos fatores para prevenir acessos indevidos.

A eliminação de documentos obsoletos precisa seguir normas específicas, garantindo que informações sensíveis não sejam expostas. No caso de documentos físicos, a fragmentação antes do descarte é uma prática recomendada. Para arquivos digitais, a exclusão permanente e a remoção de backups desnecessários são medidas importantes.

Manter procedimentos padronizados e revisar periodicamente as práticas adotadas garante que tanto documentos físicos quanto digitais estejam sempre organizados, seguros e acessíveis para quem precisa deles no ambiente empresarial.

Como fazer arquivamento de documentos?

O arquivamento adequado de documentos é fundamental para manter a organização e facilitar o acesso às informações sempre que necessário.

O primeiro passo é classificar os documentos conforme sua categoria. Separá-los em grupos como contábeis, fiscais, trabalhistas, jurídicos e operacionais permite uma organização mais eficiente. Cada tipo de registro deve ter um local específico para armazenamento, garantindo que a busca seja feita de maneira ágil.

A definição de um método de arquivamento é outro aspecto importante. O sistema pode ser cronológico, alfabético, numérico ou por assunto, dependendo da necessidade da empresa. O ideal é adotar um padrão que facilite a localização e a recuperação dos registros.

No caso de documentos físicos, é essencial utilizar pastas, caixas organizadoras e arquivos de metal ou madeira. O ambiente deve ser seguro, protegido contra umidade, calor excessivo e pragas que possam comprometer a integridade do material.

A digitalização se tornou uma alternativa eficiente para otimizar a gestão documental. Converter arquivos físicos em digitais reduz a necessidade de espaço e melhora a acessibilidade das informações. Para isso, o uso de scanners e softwares especializados ajuda a manter os documentos organizados e protegidos contra perdas acidentais.

A implementação de um sistema de controle de acesso garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar os documentos armazenados – o que evita riscos de fraudes e vazamento de informações sensíveis.

Desse modo, é recomendável estabelecer um período de retenção para cada categoria documental. Algumas legislações exigem que certos registros sejam mantidos por um tempo específico, enquanto outros podem ser descartados após um período determinado.

Com um método eficiente de arquivamento, é possível manter a organização dos documentos e facilitar a gestão administrativa, garantindo segurança e acessibilidade sempre que necessário.

Quais são as consequências da má gestão de documentos?

A gestão inadequada de documentos nas empresas pode gerar uma série de problemas que comprometem tanto a eficiência operacional quanto a segurança das informações. A perda de dados essenciais é um dos principais riscos, uma vez que documentos mal armazenados ou mal organizados podem ser facilmente extraviados.

Quando isso acontece, informações importantes ficam inacessíveis, o que pode resultar em atrasos em processos e até mesmo em perdas financeiras.

Outro impacto negativo é a insegurança das informações. Documentos mal protegidos podem ser acessados indevidamente, expondo dados confidenciais a riscos de vazamento ou uso indevido. 

Essa situação é especialmente preocupante em relação à conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exige que as empresas adotem medidas rigorosas para garantir a privacidade e a segurança dos dados dos clientes. O não cumprimento de tais normas pode gerar penalidades e prejudicar a imagem da organização.

A falta de um sistema eficiente de gestão documental também eleva os custos operacionais. O tempo perdido com a busca manual de documentos, a necessidade de duplicar esforços para resolver falhas de organização e os gastos com armazenamento físico de papéis são fatores que aumentam os custos da empresa.

Esse cenário també reduz a produtividade dos colaboradores, que ficam sobrecarregados com tarefas que poderiam ser automatizadas ou simplificadas.

A desorganização resultante de uma gestão documental deficiente prejudica diretamente os processos internos. A falta de acesso rápido e preciso às informações pode impactar decisões importantes e comprometer a execução de tarefas – o que pode afetar a qualidade dos serviços prestados, além de prejudicar a comunicação interna e a colaboração entre equipes.

Quais são os documentos com assinatura digital que você pode assinar?

Diversos tipos de arquivos podem ser assinados digitalmente, facilitando processos e eliminando a necessidade de papel.

Contratos

Contratos são um dos documentos mais comuns para assinatura digital. Desde acordos de prestação de serviços até contratos de compra e venda, a autenticação eletrônica permite que todas as partes envolvidas assinem de qualquer lugar, tornando o processo mais ágil.

Documentos financeiros

Outro exemplo são os documentos financeiros, como notas fiscais eletrônicas e contratos de empréstimos. A assinatura digital assegura a integridade desses registros, reduzindo riscos de fraudes e garantindo conformidade com regulamentações.

Documentos internos e externos

Na área corporativa, documentos internos e externos podem ser assinados digitalmente, incluindo termos de confidencialidade, aprovações de projetos e atas de reuniões. Esse método proporciona maior controle sobre o fluxo de informações dentro da empresa, otimizando a gestão documental.

Prontuários eletrônicos e prescrições médicas

No setor da saúde, prontuários eletrônicos e prescrições médicas podem ser assinados digitalmente, garantindo segurança e rastreabilidade das informações. Esse avanço permite que médicos e profissionais de saúde atuem com maior praticidade, assegurando a autenticidade dos documentos.

Processos jurídicos

Os processos jurídicos também se beneficiam dessa tecnologia. Petições, procurações e outros documentos utilizados em tribunais podem ser assinados digitalmente, garantindo validade e reduzindo a burocracia no andamento dos casos.

Documentos escolares

Na educação, certificados acadêmicos, diplomas e históricos escolares podem ser emitidos e assinados digitalmente, conferindo autenticidade e facilitando a verificação por instituições e empregadores.

Documentos imobiliários

Outro uso relevante está nos documentos imobiliários, como escrituras e contratos de locação. A digitalização dessas transações agiliza processos e reduz a necessidade de deslocamento para assinaturas presenciais.

Dessa forma, não é de se espantar com o quanto a ampla aceitação da assinatura digital vem transformando a maneira como documentos são formalizados, garantindo segurança, eficiência e praticidade para pessoas e empresas.

Quais são as fases da gestão de documentos?

Ela é formada por quatro fases que apresentamos a seguir.

Produção

Esta primeira etapa marca o “nascimento do documento” e também o objetivo por trás do seu surgimento. Por exemplo: um contrato de prestação de serviço requer os cuidados necessários para que a contratante e contratada estejam bem acordadas. O mesmo vale para documentos de contratação de trabalho, com a diferença de que lida com a relação entre empregado e empregador.

Por isso os departamentos jurídicos e operacionais utilizam muito essa fase da gestão, pois precisam elaborar os documentos que estejam de acordo com a empresa e as leis constitucionais.

Tê-los feitos é fundamental para que os trabalhos que envolvem o uso dos documentos possam começar.

Tramitação

Enquanto a primeira fase destina-se à produção da minuta, esta etapa de tramitação tem uma função diferente de simplesmente compor o modelo de documentos que devem ser seguidos como padrão pela empresa.

Aqui, toda vez que um documento é emitido, não é preciso criá-lo do zero, mas sim seguir os formatos que foram previamente aprovados internamente para cada modalidade de arquivo.

Por exemplo: se um dos seus colaboradores fecha negócio com um cliente, precisará enviar o contrato e preencher os campos que correspondem à parte contratante unicamente, enquanto o restante do conteúdo contratual deverá permanecer igual.

Essa fase pode ser demorada se o contrato precisar ser enviado ao cliente para que o assine manualmente. Porém, ao contar com uma assinatura eletrônica, esse processo é feito em menos de 1 minuto pelo computador ou celular.

Utilização

Esta terceira fase é referente ao cumprimento das cláusulas existentes nos contratos que foram criados pela empresa.

Por isso, deixamos uma recomendação muito importante: conferir todos os pontos do documento antes de enviá-lo para assinatura. Afinal, se houver algum ponto a ser corrigido ou que seja divergente ao combinado, ainda há tempo de corrigir durante essa checagem.

Por essa razão, esta etapa também é conhecida como “fase de avaliação” já que corresponde a analisar as ações que serão executadas.

Arquivamento

Após as três fases anteriores serem executadas, a última envolve o arquivamento do documento. Quem ainda trabalha com gestão de documentos físicos move os arquivos de uma gaveta ou armário para outro. Caso eles já estejam na nuvem, basta mudá-los para outra pasta destinada a essa função.

Alguns gestores e donos de negócio optam por deletar os arquivos quando eles não são mais necessários ou já cumpriram sua vigência, mas sugerimos que isso não seja feito com todos.

Cada documento que você emite representa a memória corporativa do negócio. Por isso, se eles foram importantes no futuro, mantenha-os arquivados no seu sistema.

Qual é a importância da gestão de documentos?

A principal importância da gestão de documentos refere-se à boa execução das atividades administrativas que também auxilia nas tomadas de decisões do negócio.

Vamos ver um exemplo? A ZapSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica em que você consegue pedir unicamente nome, telefone e e-mail para assinar um documento, mas também pode incluir outras opções avançadas se achar que são necessárias, tais como: foto de rosto, cópia do documento de identidade e assinatura manual feita digitalmente. 

Porém, se essas etapas maiores estiverem fazendo com que algumas pessoas desistam da contratação, deixá-la mais simples é o melhor caminho, além de uma decisão tomada após a análise da gestão documental.

O que é análise documental?

A análise documental é um processo utilizado para verificar a autenticidade, integridade e validade de documentos. Esse procedimento é aplicado em diversas áreas, como processos jurídicos, transações comerciais e validação cadastral, garantindo maior segurança e confiabilidade nas informações apresentadas.

O processo pode envolver diferentes etapas, dependendo do contexto e da finalidade da análise. A conferência de dados básicos, como nome, CPF, CNPJ, data de emissão e assinaturas, é um dos primeiros passos. O objetivo é garantir que as informações estejam corretas e compatíveis com os registros oficiais.

A verificação da autenticidade do documento também é essencial. Elementos como marcas d’água, selos de segurança e outros mecanismos de proteção são analisados para evitar fraudes. Também pode ser necessário comparar as informações com bancos de dados governamentais ou privados para confirmar sua veracidade.

A análise documental também pode incluir a identificação de indícios de alterações ou falsificações. Técnicas avançadas, como o uso de inteligência artificial e softwares especializados, são cada vez mais comuns nesse tipo de verificação. Essas ferramentas auxiliam na detecção de irregularidades que poderiam passar despercebidas em uma inspeção visual.

Empresas e instituições que dependem de documentos para validar transações ou identificar indivíduos adotam a análise documental como uma forma de reduzir riscos. O processo contribui para evitar fraudes, garantir conformidade com normas regulatórias e proporcionar maior segurança em negociações e processos administrativos.

A tecnologia tem desempenhado um papel fundamental na modernização desse procedimento. Softwares de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), inteligência artificial e blockchain são alguns dos recursos que tornam a análise mais eficiente, reduzindo o tempo necessário para a conferência e aumentando a precisão dos resultados.

Com a adoção de boas práticas e o uso de tecnologia, é possível tornar o processo mais ágil e seguro, minimizando riscos e garantindo a integridade das informações.

Dessa forma, a análise documental torna a gerência da empresa como um todo mais rápida e segura. Afinal, a organização dos documentos faz o trabalho ficar mais ágil, além de aumentar a produtividade e evitar que os membros da empresa cometam falhas durante o cumprimento das suas funções.

Isso também contribui para a forma como a empresa é vista pelo seu público. Quando a emissão de documentos é realizada efetivamente, ela passa a ser vista como uma forma moderna e que presta bem os seus serviços. Para comprovar o quão verdadeiro isso é, basta perguntar a si: você se sente mais confortável em fechar negócio com uma organização moderna ou que ainda siga modelos de gestão antigos e morosos?

Quais são as regras para assinatura de documentos?

A assinatura de documentos segue regras específicas para garantir sua validade jurídica e segurança. Existem diferentes formas de assinatura, cada uma com exigências próprias, dependendo do contexto e da legislação aplicável.

A assinatura manual, realizada à caneta em papel, ainda é amplamente utilizada. Para ser válida, deve ser feita por uma pessoa com capacidade legal, demonstrando sua intenção de aceitar os termos do documento. Em alguns casos, o reconhecimento de firma em cartório pode ser necessário para reforçar a autenticidade.

A assinatura digital, baseada em criptografia, tem valor jurídico e oferece maior segurança. No Brasil, segue as diretrizes da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essa tecnologia assegura a identidade do signatário e a integridade do documento, evitando fraudes e alterações indevidas.

Já a assinatura eletrônica engloba outros métodos digitais, como uso de senhas, biometria ou aceite por e-mail. Embora tenha validade em diversas situações, sua aceitação pode variar conforme a natureza do contrato e as exigências legais.

Independentemente do tipo escolhido, algumas condições devem ser atendidas para que a assinatura tenha validade jurídica. O signatário precisa estar plenamente ciente do conteúdo do documento e ser juridicamente capaz de assinar. A autenticidade e integridade também devem ser garantidas, impedindo modificações após a assinatura.

Algumas categorias de documentos exigem assinaturas específicas. No caso de contratos de alto valor ou atos notariais, a assinatura digital emitida por uma autoridade certificadora pode ser obrigatória. Já acordos entre particulares podem aceitar métodos eletrônicos mais simples, desde que as partes concordem.

A legislação brasileira vem evoluindo para abranger novas tecnologias no reconhecimento de assinaturas. O avanço da digitalização impulsiona o uso de métodos modernos, proporcionando maior eficiência e segurança nas transações. No entanto, é sempre importante verificar a regulamentação vigente para cada situação.

Ao assinar qualquer documento, a atenção aos requisitos legais evita problemas futuros e assegura que os compromissos assumidos sejam legítimos e juridicamente reconhecidos.

Quais são os documentos para reconhecer firma?

O reconhecimento de firma é um procedimento utilizado para confirmar a autenticidade da assinatura de uma pessoa em um documento. Esse processo é realizado em cartórios de notas e pode ser exigido em diversas situações, como contratos, procurações e autorizações.

Para reconhecer firma, é necessário apresentar documentos que comprovem a identidade do signatário. O principal documento solicitado é um documento oficial com foto, como RG ou CNH. Esses documentos permitem que o tabelião compare a assinatura do indivíduo com aquela registrada previamente no cartório.

Outro documento importante é o CPF, que pode ser solicitado para complementar a identificação da pessoa. Caso o reconhecimento de firma seja realizado por semelhança, basta que a assinatura no documento a ser autenticado seja comparada com a ficha já existente no cartório. Já no caso do reconhecimento por autenticidade, o signatário precisa comparecer pessoalmente e assinar o documento na presença do tabelião.

Em algumas situações, outros documentos podem ser exigidos para garantir a validade do ato. Certidões atualizadas podem ser solicitadas, especialmente quando há necessidade de comprovação de estado civil ou representação legal. No caso de pessoas jurídicas, os responsáveis pela assinatura devem apresentar o contrato social ou estatuto da empresa, além de documentos pessoais.

O procedimento pode variar conforme o tipo de documento e as exigências específicas de cada cartório. Por isso, é recomendável verificar previamente os requisitos do local onde o reconhecimento será realizado. Dessa forma, é possível evitar contratempos e garantir que todos os documentos necessários estejam em mãos no momento do atendimento.

O reconhecimento de firma é um recurso importante para evitar fraudes e garantir a autenticidade de assinaturas e dar maior segurança jurídica a diversos tipos de documentos. Conhecer os documentos exigidos facilita o processo e evita dificuldades no momento de realizar o procedimento.

Quais são os objetivos da gestão de documentos?

A gestão de documentos tem como finalidade organizar, armazenar e preservar informações de maneira eficiente. Empresas e instituições lidam diariamente com um grande volume de arquivos, e administrar esses registros de forma adequada contribui para a segurança, acessibilidade e conformidade com normas regulatórias.

Um dos principais objetivos dessa prática é garantir que os documentos estejam disponíveis sempre que necessário – o que permite que processos internos sejam mais ágeis e que os colaboradores tenham acesso facilitado a informações importantes, evitando atrasos e retrabalho. A classificação correta e a definição de um fluxo de armazenamento adequado reduzem a chance de perda de arquivos e otimizam a rotina organizacional.

Outro ponto essencial é a proteção dos dados contidos nos documentos. Medidas de segurança devem ser aplicadas para evitar acessos não autorizados e vazamento de informações sensíveis – algo que se torna ainda mais relevante quando há necessidade de cumprir exigências legais relacionadas à privacidade e à proteção de dados, garantindo que a empresa esteja em conformidade com regulamentações específicas.

A preservação documental também é um aspecto relevante. Certos registros precisam ser mantidos por longos períodos, e a digitalização pode ser uma alternativa eficaz para reduzir o espaço físico necessário e minimizar o risco de deterioração.

Com o avanço das tecnologias, soluções automatizadas possibilitam maior controle sobre o ciclo de vida dos arquivos, assegurando que sejam armazenados corretamente e descartados no momento adequado.

A eficiência operacional é outro benefício alcançado com uma administração estruturada. A redução do tempo gasto na busca por informações, a padronização de processos e a minimização de erros são reflexos de um sistema bem implementado. Esse fator impacta diretamente na produtividade e no desempenho geral da organização.

Ademais, a gestão de documentos contribui para a sustentabilidade. A digitalização reduz o consumo de papel e diminui custos com impressão e armazenamento físico – o que reflete uma postura consciente em relação ao meio ambiente e pode trazer benefícios financeiros a longo prazo.

Qual é a importância da sustentabilidade na gestão de documentos?

A adoção de práticas sustentáveis na gestão de documentos traz benefícios significativos para as empresas, tanto do ponto de vista ambiental quanto financeiro. A redução do uso de papel, diminuição de resíduos e economia de recursos financeiros são algumas das vantagens proporcionadas por estratégias como a digitalização e o uso de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).

A digitalização eficiente é um dos pilares para reduzir a dependência do papel. Converter documentos físicos para formatos digitais permite o armazenamento de grandes volumes de informações – dispensando arquivos físicos, que ocupam espaço e geram custos de armazenamento. A transição para o digital também contribui para a redução do consumo de recursos naturais, como árvores e água, que são necessários para a produção de papel.

Os sistemas de GED tornam o gerenciamento mais organizado e eficiente. Com a implementação dessas ferramentas, é possível centralizar e automatizar o armazenamento, a recuperação e o descarte de documentos, garantindo a integridade das informações e otimizando processos internos – o que melhora a eficiência operacional e ajuda na diminuição do impacto ambiental, ao reduzir o desperdício de materiais.

Apesar dos benefícios, a implementação dessas práticas enfrenta desafios. A resistência à mudança é uma barreira comum, principalmente em empresas acostumadas aos métodos tradicionais de gestão documental. A equipe pode se sentir insegura quanto ao uso de novas tecnologias e ferramentas.

Para superar esse obstáculo, é essencial investir em treinamentos contínuos, esclarecendo os benefícios da digitalização e fornecendo suporte para a adaptação aos novos processos.

A gestão documental sustentável, para além da redução de custos, também contribui para a responsabilidade socioambiental das empresas. Ao adotar práticas mais ecológicas, as organizações demonstram um compromisso com a preservação ambiental, o que é cada vez mais valorizado por consumidores, investidores e parceiros de negócios.

Quais são os desafios da gestão de documentos?

No contexto da gestão de documentos, diversos desafios se apresentam, impactando diretamente a eficiência e a segurança das informações corporativas. Vejamos abaixo os mais presentes.

Espaço físico limitado

Muitas empresas ainda mantêm grande parte de sua documentação em formato físico, o que demanda um espaço considerável para armazenamento. Com a constante geração de novos documentos, a necessidade por mais espaço torna-se um desafio crescente.

A solução pode passar pela expansão do espaço físico ou pela terceirização do armazenamento de documentos menos utilizados, mas estas são medidas que implicam custos adicionais e complexidade logística.

Segurança dos documentos

O uso de cofres, arquivos com chave e controle rigoroso de acesso são medidas essenciais, mas requerem supervisão constante para evitar acessos não autorizados.

A proteção dos dados sensíveis da empresa é um desafio significativo, especialmente em um contexto onde as violações de segurança podem ter implicações sérias, como multas relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). E por falar nisso…

Como funciona a LGPD na gestão de documentos

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe uma série de obrigações que visam garantir a proteção de dados pessoais, e a gestão documental eficiente é fundamental para atender a essas exigências.

O primeiro passo para garantir a conformidade com a LGPD é o mapeamento de dados. As empresas precisam identificar e classificar todos os documentos que contêm informações pessoais, avaliando como esses dados são coletados, armazenados, processados e compartilhados. Este mapeamento ajuda a criar uma visão clara de quais dados precisam de proteção especial e de que forma devem ser gerenciados.

As políticas de privacidade são outro componente essencial para alinhar a gestão documental à LGPD. Elas devem ser transparentes e informar aos colaboradores, clientes e parceiros como as informações pessoais são tratadas pela empresa. Essas políticas devem ser incorporadas nos processos de coleta de dados, assegurando que a coleta de informações seja limitada ao mínimo necessário para a operação.

A conscientização da equipe é fundamental para garantir que todos os colaboradores estejam cientes das suas responsabilidades em relação à proteção de dados pessoais. Realizar treinamentos contínuos e fornecer orientações claras sobre como lidar com documentos sensíveis ajuda a minimizar riscos de não conformidade.

A LGPD também impacta diretamente o armazenamento, processamento e descarte de documentos. Para garantir a integridade e confidencialidade dos dados, é essencial adotar sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).

Esses sistemas possibilitam um controle mais eficiente dos documentos digitais, incluindo a criptografia e o controle de acesso restrito. O GED facilita a organização, a recuperação rápida e a eliminação segura de documentos, conforme as normas da LGPD.

Categorização e organização

Definir um sistema eficaz para categorizar e organizar documentos é complexo e exige um profundo conhecimento das rotinas da empresa. É vital considerar a natureza, a frequência de uso e o nível de confidencialidade de cada documento para criar categorias que facilitem o acesso e garantam a segurança necessária.

Desafios da era digital

Com a digitalização, o volume de documentos gerados aumentou exponencialmente. As empresas precisam ser capazes de gerenciar eficientemente um grande número de documentos, muitas vezes distribuídos por diversos departamentos e locais.

A diversidade e a complexidade dos documentos digitais representam um desafio adicional, exigindo sistemas capazes de garantir precisão e atualização constante.

Conformidade com normas técnicas

A conformidade com normas técnicas é um aspecto vital da gestão de documentos, especialmente em ambientes onde a validade jurídica e a integridade da informação são indispensáveis.

Uma referência importante é a norma ISO/TR 15801:2004, que define requisitos para a confiabilidade e a autenticidade de documentos armazenados eletronicamente.

Essa norma estabelece boas práticas para:

• garantir que os documentos não sejam alterados sem autorização;
• preservar a integridade dos registros digitais ao longo do tempo;
• validar a autenticidade e a origem dos documentos.

Além da ISO/TR 15801, outras regulamentações locais e setoriais podem exigir padrões específicos para a digitalização e o armazenamento de documentos.

Adotar práticas em conformidade com normas técnicas é desafiador, mas fundamental para mitigar riscos legais, melhorar a governança corporativa e reforçar a credibilidade das operações digitais da empresa.

Segurança em ambientes virtuais

Com o aumento dos ataques cibernéticos, assegurar a segurança dos documentos em ambientes digitais tornou-se uma preocupação preeminente. É fundamental implementar medidas robustas de proteção de dados para prevenir acessos não autorizados e vazamentos de informações.

Gestão do tempo

A implementação e manutenção de um sistema de gestão de documentos eficiente pode ser um processo demorado, especialmente durante a fase de implementação. Embora inicialmente possa parecer um entrave, a longo prazo, um sistema bem estruturado economiza tempo e aumenta a produtividade.

Risco de extravio ou perda

A ausência de processos e padrões bem definidos na gestão de documentos pode levar ao extravio ou perda de documentos importantes.

Sem um sistema eficiente, o risco de documentos serem retirados e não devolvidos corretamente, ou até mesmo perdidos, aumenta significativamente. Isso se agrava quando não há um local único e organizado para a guarda dos arquivos.

O que fazer em casos de extravio de documento?

Ao perceber o extravio, algumas medidas devem ser tomadas imediatamente para minimizar riscos e evitar problemas futuros.

O primeiro passo é registrar um boletim de ocorrência, o que pode ser feito online ou em uma delegacia. Esse documento serve como uma comprovação formal da perda e pode ser necessário para evitar o uso indevido das informações por terceiros.

Após esse registro, é recomendável entrar em contato com instituições financeiras e órgãos responsáveis pelos documentos extraviados. No caso de documentos bancários, como cartões de crédito e cheques, o bloqueio imediato evita transações não autorizadas. Já para documentos pessoais, como RG e CPF, a comunicação com os órgãos emissores pode impedir fraudes e garantir a emissão de segunda via.

A solicitação de uma nova via deve ser feita conforme os procedimentos de cada órgão responsável. Para o RG, é necessário buscar um posto de atendimento do instituto de identificação do estado. O CPF pode ser regularizado junto à Receita Federal, e a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) pode ser emitida novamente pelo Detran.

Enquanto os novos documentos não são recebidos, é aconselhável portar uma cópia digital ou física dos principais registros, quando permitido. Algumas instituições aceitam versões eletrônicas, facilitando o acesso a serviços essenciais.

Caso o documento perdido contenha informações que possam ser usadas para fraudes, é importante monitorar movimentações financeiras e buscar alertas de crédito para identificar possíveis tentativas de uso indevido. Serviços de proteção ao consumidor oferecem mecanismos de alerta para esse tipo de situação.

Agir rapidamente diante do extravio ajuda a reduzir riscos e a evitar transtornos. Com a adoção de boas práticas, como o armazenamento seguro de documentos e a utilização de versões digitais sempre que possível, é possível minimizar impactos e garantir maior segurança para informações pessoais.

Deterioração de documentos físicos

Outro desafio significativo é a deterioração de documentos físicos. Mesmo com o avanço das tecnologias digitais, muitos documentos ainda são armazenados em formato de papel, o que os torna vulneráveis a danos como rasgos, amarelamento ou perda devido a condições inadequadas de armazenamento.

Para evitar isso, é necessário implementar práticas adequadas de conservação e, sempre que possível, digitalizar documentos essenciais para garantir sua longevidade e integridade.

Recuperação de informações

A recuperação de informações em tempo hábil também é desafiadora. Em empresas que ainda dependem de arquivos físicos ou sistemas desorganizados, localizar documentos rapidamente pode ser uma tarefa demorada e ineficiente, prejudicando a produtividade da equipe.

Uso excessivo de papel

Além dos custos associados ao armazenamento físico e à gestão de documentos, as empresas também devem considerar a sustentabilidade. O uso excessivo de papel contribui para a degradação ambiental, tornando importante adotar práticas mais ecológicas, como a digitalização de documentos e a implementação de políticas de redução de desperdício.

Controle de versões e rastreabilidade

O controle de versões é a funcionalidade que permite rastrear todas as modificações feitas em um arquivo, identificando quem fez a alteração, quando e qual mudança foi realizada.

Um bom sistema de gestão documental mantém o histórico completo das versões, permitindo que usuários recuperem versões anteriores sempre que necessário. Isso evita confusões e garante que todos os envolvidos trabalhem sobre a informação mais recente.

Além disso, a rastreabilidade permite:

• auditar alterações em documentos estratégicos ou sensíveis;
• acompanhar o fluxo de revisões em contratos, relatórios e políticas internas;
• demonstrar conformidade em auditorias internas ou externas.

Com o avanço da tecnologia, muitos sistemas aplicam marcações automáticas de versão e criam trilhas de auditoria visíveis, aumentando a confiança nos processos internos.

Segmentação e perfis de acesso

A segmentação de documentos e a criação de perfis de acesso são práticas essenciais em uma gestão documental eficiente e segura.

Ao organizar os documentos em categorias ou grupos de acesso, é possível limitar quem pode visualizar, editar, excluir ou compartilhar cada arquivo. Dessa forma, informações confidenciais, como contratos, dados financeiros ou registros de clientes, ficam disponíveis apenas para colaboradores autorizados.

O controle de acesso pode ser configurado por:

• departamento (financeiro, RH, jurídico);
• nível hierárquico (gerentes, analistas, estagiários);
• projeto ou processo específico.

Além de proteger informações sensíveis, a segmentação de acessos também facilita a organização interna, evita o compartilhamento indevido de documentos e contribui para a conformidade com legislações de proteção de dados, como a LGPD.

Quais são os tipos de fraudes em documentos?

Fraudes em documentos são práticas ilegais que visam manipular ou criar registros falsos para obter vantagens ilícitas. Existem diferentes tipos de fraudes, cada uma com métodos próprios, mas todas com o objetivo de enganar as autoridades ou partes envolvidas em um processo. A seguir, discutimos algumas das formas mais comuns.

Falsificação de assinatura

Uma das fraudes mais recorrentes é a falsificação de assinatura. Nesse tipo, o fraudador imita a assinatura de alguém, com a intenção de fazer com que um documento pareça legítimo. Essa técnica é frequentemente usada para a realização de transações financeiras, contratos e outros compromissos legais.

Alteração de documentos

Outro tipo comum é a alteração de documentos, onde dados, números ou informações são modificados para alterar o conteúdo original. Isso pode incluir manipulações em contratos, certidões ou relatórios financeiros. Muitas vezes, esses documentos alterados são usados para obter empréstimos, vantagens fiscais ou mesmo para esconder fraudes contábeis.

Documentos falsos

As fraudes também podem envolver a criação de documentos falsos, como identidades ou registros de nascimento. Um criminoso pode gerar documentos do zero, utilizando informações falsas ou manipuladas, com a intenção de se passar por outra pessoa. Esse tipo de fraude é frequentemente usado em casos de roubo de identidade ou imigração ilegal.

Documentos digitais falsos

Em um cenário mais complexo, encontramos a fraude envolvendo documentos digitais. A manipulação de arquivos eletrônicos, como a alteração de PDFs ou a inserção de dados errôneos em sistemas de registro digital, também se tornou uma prática crescente. Nesse caso, a assinatura digital ou outros mecanismos de verificação podem ser contornados, gerando riscos significativos.

Esses exemplos ilustram a variedade de formas de fraudes em documentos, que causam prejuízos tanto para indivíduos quanto para empresas. Combater essas fraudes exige vigilância constante, adoção de tecnologias de segurança e conscientização sobre as possíveis formas de manipulação de documentos.

Quais são os benefícios da gerência de documentos?

Agora que você sabe o que é gestão de documentos e por que ela é importante, vejamos as vantagens que você tem ao adotá-la na administração do seu negócio.

Processos mais ágeis

Ao contrário da má gestão de documentos, uma gerência apropriada tem como ponto principal armazenar os arquivos da empresa levando em consideração seus tipos e funções. Por mais que pareça fácil organizar os documentos quando a empresa está começando suas atividades, é preciso levar em conta que esse trabalho ficará mais complexo à medida que ela se tornar maior.

Se hoje você e seus colaboradores souberem precisamente em qual pasta se encontram os contratos firmados com clientes, por exemplo, será que o mesmo acontecerá quando novos funcionários forem contratados e também precisarem ter acesso a esses documentos?

Para evitar que esse tipo de situação ocorra no futuro, o ideal é começar a organizar os documentos desde o começo.

Segurança das informações

Os documentos da sua empresa trazem informações sobre a gerência do seu negócio que são muito valiosas, tanto para você quanto para os seus concorrentes.

Para você ter uma ideia, sabia que algumas organizações têm o seu lixo revistado por pessoas que buscam informações presentes em papéis que possam ter sido descartados? Esse exemplo reforça a necessidade de manter seus documentos seguros.

Quando a gestão deles é feita efetivamente, arquivos sigilosos são guardados em lugares seguros. Na nuvem, eles devem possuir um sistema criptografado para reduzir o perigo de invasão e roubo de dados.

Quanto aos documentos utilizados periodicamente por diversos membros da empresa, trate de liberar o acesso somente àqueles que realmente precisam usá-los, pois essa também é uma boa prática de segurança das suas informações.

Redução de custos

Quando falamos de gestão de empresas, uma máxima deve ser sempre lembrada: falhas de planejamento e organização geram erros e isso traz, como consequência, mais custos para o negócio. Assim, para que você não veja diferenças negativas no seu caixa, faça a gestão de documentos tal como ensinamos a você neste artigo.

Se estiver se perguntando como essa prática administrativa te ajuda a poupar dinheiro, a resposta é muito simples: quando os documentos são bem organizados, isso faz com que os funcionários o utilizem de forma mais rápida, o que aumenta o tempo de produtividade deles.

Exemplo: caso você tenha uma pessoa ou equipe encarregada da parte comercial, quanto mais rápida for a emissão dos contratos dos novos clientes, mais tempo haverá para prospectar mais vendas.

Segurança jurídica

Documentos comprovam que os termos nele determinados estão de acordo com a lei e que as partes envolvidas respeitarão os seus devidos cumprimentos.

Os contratos de trabalho, por exemplo, especificam quais os dias e quantas horas devem ser trabalhadas pelos funcionários. O registro de ponto confirma esse controle e, se houver horas extras, é preciso inseri-las na folha de pagamento.

No caso de clientes, existem obrigações a serem cumpridas pela contratante e contratada depois que as duas assinam o documento contratual.

Independente da assinatura ser manual ou eletrônica, ambas são válidas juridicamente. Na realidade, até mesmo acordos verbais são válidos para o código civil brasileiro, por isso o mesmo se aplica aos documentos emitidos pela sua empresa.

Aplicação no setor público

A gestão documental também desempenha um papel importante no setor público. Governos e instituições públicas lidam com um volume massivo de informações, que precisam ser armazenadas, protegidas e disponibilizadas de forma segura e transparente.

No Brasil, o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a digitalização de documentos públicos, estabelecendo requisitos técnicos para que documentos digitais tenham o mesmo valor jurídico dos originais em papel.

A gestão eletrônica de documentos no setor público:

• aumenta a transparência, facilitando o acesso a informações por cidadãos e órgãos de controle;
• melhora a eficiência, eliminando a necessidade de trâmites físicos demorados;
• reduz custos com armazenamento físico e impressão de documentos;
• contribui para a sustentabilidade ao diminuir o consumo de papel.

Plataformas digitais como o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) têm sido amplamente adotadas por instituições públicas, demonstrando os benefícios reais da gestão documental eficiente.

Assim como no setor privado, uma boa gestão de documentos é estratégica para o setor público, impactando diretamente a qualidade dos serviços prestados à população.

Integração com outras ferramentas corporativas

A integração de sistemas de gestão de documentos com outras ferramentas corporativas potencializa ainda mais a eficiência dos processos internos.

Ao conectar a gestão documental com ERPs, CRMs, plataformas de RH e sistemas financeiros, as empresas conseguem:

• automatizar o envio e arquivamento de documentos;
• reduzir retrabalho e erros manuais;
• unificar a base de informações, evitando duplicidade de dados;
• melhorar a rastreabilidade de processos.

Por exemplo, contratos gerados em uma plataforma de CRM podem ser automaticamente enviados para assinatura digital e arquivamento seguro no sistema de gestão documental.

Além disso, integrações com ferramentas de colaboração, como Microsoft Teams ou Slack, facilitam o acesso e o compartilhamento de documentos entre equipes.

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Ferramenta de gestão de documentos: conheça as 9 principais

Agora você entende a importância de se levar a sério a gestão dos documentos da sua empresa, e quer adotar uma boa ferramenta para aplicar essas práticas corretamente ao seu negócio.

No entanto, é justamente por esse ser um tema de tamanha importância que, em um primeiro momento, essa decisão pode parecer difícil de ser tomada – além do mais se levarmos em conta a complexidade da rotina documental de um negócio e os riscos e consequências trazidos por uma má condução da gestão de documentos de uma empresa.

Por isso, antes de mais nada, é necessário compreender que, quanto mais a sua empresa vier a crescer, maior a circulação de documentos – e, portanto, maior deverá ser a dedicação ao controle dos seus arquivos: 

• contas;
• cadastros;
• guias de impostos;
• e-mails;
• orçamentos;
• relatórios;
• faturas;
• notas fiscais;
• contratos;
• enfim, a lista é extensa. 

Por mais organizados que você e sua equipe sejam, será preciso tomar cautela ao lidar com toda essa papelada.

Para tal, é imprescindível que as ferramentas escolhidas ofereçam recursos capazes de modernizar as suas tarefas burocráticas e potencializar afirmativamente os seus resultados.

A seguir, listamos algumas das mais indicadas ferramentas de gestão de documentos do mercado, cada qual com sua respectiva finalidade.

1. ZapSign

Como não poderia ser diferente, iniciamos a nossa lista com a ferramenta exclusiva da ZapSign. Trata-se de uma solução largamente adotada por diversas organizações de destaque no mercado, sendo ideal para simplificar e otimizar o processo de assinatura de documentos eletrônicos de uma empresa – eliminando, assim, uma série de custos e burocracias completamente desnecessários.

Disponível tanto em versão gratuita para testes quanto em versões pagas, a solução da ZapSign se destaca por oferecer alto nível de integração, possibilitando enviar o contrato por meio de diversos canais de comunicação virtual, como WhatsApp, e-mail, SMS, Telegram e outros.

Outro diferencial é sua interface extremamente simples e intuitiva, fator que facilita enormemente sua utilização: para assinar um documento pela ZapSign, basta apenas subir o arquivo em formato .PDF, compartilhar o link para os signatários pelo canal de sua preferência e aguardar pela assinatura. 

Quando a assinatura é realizada, a própria plataforma da ZapSign lhe envia um email avisando que o processo foi concluído.

2. Zoho Docs

Em seguida, temos o Zoho Docs, uma plataforma de gestão eletrônica de documentos que permite que você trabalhe com eficiência, independente de onde estiver.

Disponível na versão teste e na versão Premium, o Zoho é um repositório central para todos os documentos de uma empresa, e oferece um bom sistema de compartilhamento de fotos e arquivos.

3. Microsoft SharePoint Online

A gigante criada por Bill Gates também marca forte presença no mercado de soluções digitais para gestão de documentos, por meio do SharePoint. Trata-se de uma plataforma que permite aos usuários desenvolver pequenas redes internas, através de websites colaborativos integrados, facilitando bastante o compartilhamento de arquivos e pastas.

Outra vantagem é que o SharePoint pode ser integrado a uma série de apps gratuitos que podem melhorar a experiência de gestão. Essa vasta gama de recursos, porém, pode, apenas inicialmente, tornar seus processos de utilização e configuração um pouco confusos.

4. Logical Doc

O Logical Doc é um software pensado especialmente para empresas que desejam ter total controle sobre seus processos de gestão eletrônica de documentos.

Apresenta bons níveis de gerenciamento geral de informações e de automatização de processos, permitindo a criação, a edição e o acompanhamento de todos os documentos da empresa. O Logical Doc também é integrado ao Office e ao Outlook.

O suporte, apesar de satisfatório, possui um inconveniente: não contempla atendimento por telefone – apenas por e-mail.

5. M-Files DMS

O M-Files é uma das ferramentas de gestão de documentos de maior destaque e efetividade dentre as tantas disponíveis. Oferecendo um sistema de gerenciamento bastante automatizado, permite que o seu tempo seja melhor utilizado e favorece a produtividade da sua empresa.

Ao utilizar o M-Files, você consegue acompanhar, em tempo real, todas as alterações feitas nos seus documentos, sendo útil em todas as fases da gestão de documentos.

Entretanto, embora esteja disponível para qualquer tipo de dispositivo (incluindo smartphones e tablets), para utilizá-lo, é preciso fazer o download de seu aplicativo. Esse detalhe gera um pequeno inconveniente em relação a sistemas online que podem ser acessados pelo navegador de Internet.

6. Dropbox

O Dropbox é uma conhecida ferramenta de armazenamento de arquivos em nuvem. Ao digitalizar seus documentos, torna-se muito mais fácil organizar e acessá-los de qualquer lugar. 

Pelo Dropbox, também é possível definir níveis de segurança, escolhendo quem pode ou não ter acesso a determinados arquivos nele armazenados.

7. Google Drive

O Google Drive dispensa maiores apresentações: trata-se, simplesmente, de uma das mais populares e utilizadas ferramentas de compartilhamento de arquivos e recursos de documentação e colaboração online. É perfeitamente integrado a todas as ferramentas do Google, o que o torna bastante prático e acessível.

8. Ascensio System OnlyOffice

Mais do que apenas uma ferramenta de gestão de documentos digitais, o Ascensio System OnlyOffice é um verdadeiro gerente de projetos. 

Sua interface é semelhante à do Google Drive, mas traz mais recursos: desde a integração entre e-mails, calendários e diversos serviços de nuvem, até a customização de URLs.

9. Evernote Business

Finalizamos a nossa lista com o Evernote Business. Embora seja mais comumente usado como um simples bloco de notas, a verdade é que, recentemente, o Evernote foi aprimorado, tendo suas funções expandidas para que a ferramenta pudesse oferecer bons recursos de compartilhamento de documentos e trabalho colaborativo.

Sendo assim, o Evernote vem se destacando por permitir que suas sessões de brainstorming sejam facilmente capturadas – e de muitas formas diferentes, uma vez que, hoje, é possível anexar às notas documentos, imagens e até mesmo áudios.

O app está disponível tanto para desktop, quanto Android, quanto para iOS, e não há limitações quanto à quantidade de usuários que podem utilizá-lo simultaneamente, o que favorece muito a cooperação remota. A edição dos documentos, porém, só é possível de ser feita pelo app para desktop.

Como funciona a automatização de documentos?

A automatização de documentos é um processo que utiliza tecnologia para criar, gerenciar e validar documentos de forma eficiente e segura. Com a digitalização cada vez mais presente no ambiente corporativo, empresas buscam soluções que otimizam fluxos de trabalho e reduzem o tempo gasto em tarefas burocráticas.

Esse processo funciona por meio de softwares especializados que permitem a geração automática de contratos, propostas, faturas e outros documentos essenciais. Com modelos predefinidos, as informações podem ser preenchidas de maneira dinâmica, garantindo consistência e reduzindo erros manuais – o que facilita a padronização e a conformidade com normas e regulamentações.

Outro aspecto importante está na integração com diferentes sistemas. Plataformas de gestão empresarial, bancos de dados e assinaturas eletrônicas podem ser conectados, permitindo que os documentos sejam criados, assinados e armazenados sem a necessidade de intervenção manual excessiva. Dessa forma, o fluxo de informações torna-se mais ágil e seguro.

A automação também permite o acompanhamento em tempo real. Usuários podem verificar o status de documentos, identificar pendências e receber notificações sobre prazos ou aprovações necessárias. Isso reduz a necessidade de acompanhamento manual, melhorando a produtividade.

Além da eficiência operacional, há ganhos na segurança da informação. Sistemas modernos contam com criptografia, controle de acesso e trilhas de auditoria, garantindo que os documentos permaneçam protegidos contra acessos não autorizados ou alterações indevidas. Essa abordagem traz confiabilidade e transparência aos processos empresariais.

O uso dessa tecnologia está se expandindo em diferentes setores, incluindo jurídico, financeiro e recursos humanos. Empresas que adotam essa abordagem reduzem custos administrativos e aumentam a precisão das informações, promovendo um ambiente mais dinâmico e organizado.

Com a evolução das ferramentas digitais, a tendência é que a automatização de documentos se torne cada vez mais acessível, transparente e eficiente, transformando a maneira como organizações lidam com a gestão documental no dia a dia.

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Quais são as melhores práticas para gerir documentos?

Veremos a seguir as formas essenciais de colocar a gestão de documentos em prática.

Organize bem os seus documentos

Algumas pessoas costumam pensar que ter os documentos na nuvem é o mesmo que tê-los organizados, mas isso não é verdade. É preferível continuar trabalhando com documentos físicos e tê-los muito bem catalogados em armários do que simplesmente jogados no Google Drive sem as nomenclaturas corretas e divididos por pastas, por exemplo.

Portanto, independente da sua gestão ser realizada com documentos físicos ou digitais, nomeie corretamente cada arquivo e deixe-os devidamente ordenados por pastas para que você ou qualquer pessoa da empresa possa localizar o arquivo quando necessário.

Afinal, por mais que você saiba que “1234.doc” seja o contrato de trabalho, seus colaboradores dificilmente saberão. Logo, nomeie-o para “contrato-de-trabalho.doc” e todos poderão encontrá-lo.

Saiba quais documentos manter e quais descartar

Alguns parágrafos acima, dissemos que é importante manter os arquivos da empresa, pois eles fazem parte do histórico do negócio. Porém, evidentemente, alguns documentos você não precisa manter se a vigência já tiver terminado.

Os contratos de trabalho devem ser guardados por tempo indeterminado, mesmo de um colaborador que, por exemplo, só trabalhou na sua empresa durante um mês há dois anos. Por outro lado, se notas fiscais de compras feitas há mais de um ano e que já foram declaradas podem ser descartadas.

Ainda que o armazenamento na nuvem seja grande, o descarte de documentos não se trata apenas de liberar espaço, mas de manter a organização dos documentos corporativos.

Digitalize os seus documentos físicos

Por mais que a sua empresa já esteja na fase dos contratos digitais, provavelmente precisou emitir documentos físicos relacionados à sua administração. Nossa terceira dica aqui é: digitalize todos eles.

Mesmo que os cuidados que você tenha com os documentos físicos sejam grandes, os papéis se desgastam com o passar do tempo. Seu tempo natural de decomposição é de aproximadamente 100 anos, mas fatores externos podem antecipar isso como umidade ou até um acidente que envolva a perda ou destruição de todos os papéis.

Logo, trate de digitalizar os seus documentos impressos por meio de um scanner ou fotografando com o celular para que eles fiquem guardados de forma segura por mais tempo. Você pode precisar deles um dia. 

Envolva seus times na gestão de documentos

Gerir documentos não se trata apenas de deixá-los guardados e bem organizados em um só lugar, mas também de frisar boas práticas laborais.

Quando uma empresa não tem um processo documental bem definido, é comum que os colaboradores desenvolvam um próprio em suas rotinas. Por exemplo: se a firma não tiver um modelo de contrato que os funcionários possam usar para mostrar aos novos clientes, talvez eles usem algum modelo já preenchido com informações de outro cliente, o que não é apropriado.

Se o seu atendimento ao cliente não tiver um script documentado, talvez os atendentes elaborem seus próprios roteiros que podem causar problemas se não seguirem os padrões de qualidade da empresa.

Tenha uma política de uso dos documentos

Se estiver se perguntando que tipo de problemas o uso de documentos que não foram previamente avaliados pela empresa podem causar, mostraremos um exemplo bem simples.

Vamos supor que uma pessoa entre em contato com a sua empresa via chat e o atendente use um template feito por ele que deveria ser assim:

“Olá! Tudo bem? Me chamo João. Como posso ajudar?”

Mas, em vez disso, acabou ficando assim:

“olah meu nome eh joao como posso ajuda?”

Por mais que os erros de português sejam comuns em conversas informais de WhatsApp, eles são inaceitáveis no atendimento ao cliente, pois transmitem uma má imagem da sua empresa.

Para evitar situações assim, estabeleça regras para o uso de documentos na empresa. Trate de preparar todos os arquivos necessários para o trabalho e, caso algum colaborador crie um próprio e queira usar, deixe como norma verificar sua qualidade e se condiz com os padrões da firma.

Restrinja o acesso aos documentos

Se você tem um encarregado ou time de RH, ele precisa acessar os contratos de trabalho dos funcionários. Mas, os demais colaboradores não precisam desse acesso, pois não correspondem aos seus trabalhos.

As pessoas que atendem os clientes precisam ter acesso aos seus contratos para saber quais serviços foram contratados, mas talvez não devam saber se estão em dia com os pagamentos, pois isso corresponde ao setor financeiro.

Assim, para que todos trabalhem unicamente com os documentos necessários, restrinja o acesso somente àqueles que correspondem às suas funções.

Tenha backup dos seus documentos

Certa vez o Google ficou horas fora do ar e os usuários não conseguiram acessar os documentos do Google Drive. Já pensou se isso tivesse acontecido na hora em que você precisasse deles?

Arquivos parecem estar seguros no computador até o momento em que ele apresente um defeito e o técnico diga que é preciso formatar e dizer adeus aos arquivos que estão no HD.

Se nos dois casos, esses fossem os únicos acessos aos seus documentos, você não conseguirá acessá-los novamente. Por essa razão, é fundamental ter backup de todos eles.

Os formatos de backup são diversificados. Você pode guardar cópias dos arquivos na nuvem, em mídia física (como CD ou pendrive) e até mesmo em forma impressa. Quanto mais backups você tiver, melhor. Trate de se certificar de que eles sejam guardados com segurança.

Escolha os nomes corretos para os arquivos

Reforçamos esse ponto aqui nas dicas porque ele é realmente importante e muitas pessoas não se atentam a isso na hora de criar um arquivo. Mesmo aqueles que tratam de nomeá-los adequadamente podem cair na armadilha de atribuir nomes que mais confundem do que ajudam.

Vejamos, por exemplo, alguém que tenha feito o documento de contrato de prestação de serviço, mas o mudou com o passar do tempo e manteve todos os arquivos na mesma pasta com os seguintes nomes:

• contrato de serviço;
• contrato de serviço (novo);
• contrato de serviço 2021;
• contrato de serviço (usar este);
• contrato de serviço (não use o outro, use este);
• contrato de serviço atualizado;
• contrato de serviço revisado;
• contrato de serviço (agora sim).

Entre tantas opções, como saber qual é a certa? Se um colaborador com pouco tempo de empresa acessar a pasta e se deparar com esses arquivos, a chance de escolher o arquivo errado e enviar ao cliente é grande. Se nele houver alguma cláusula que o negócio não cumpre mais, prepare-se para um problema. Ou antecipe-se, nomeie os arquivos corretamente e evite esse tipo de situação.

Atualize os seus documentos

É comum vermos empresas grandes e tradicionais seguirem as mesmas diretrizes durante anos de maneira que os documentos continuam os mesmos. Mas, pequenas empresas ou startups passam por constantes atualizações e, por isso, precisam fazer updates nos seus arquivos.

Isso vale tanto a caráter interno quanto externo, pois os funcionários precisam saber quais são os termos contratuais a serem trabalhados no momento e os clientes igualmente devem saber o que a sua empresa faz.

A exemplo do que dissemos aqui ao longo deste artigo, se você firmar um compromisso contratualmente, terá de cumpri-lo. Mesmo que a sua empresa, por ventura, não tenha mais capacidade de fazê-lo, mesmo assim você deverá arcar com esse cumprimento, ainda que te traga prejuízos.

Para não passar por isso, sempre que mudar alguma norma, imediatamente modifique o documento correspondente.

O que é uma documentação em API?

A documentação de API (Interface de Programação de Aplicações) é um conjunto de informações técnicas que descrevem como interagir com um sistema, serviço ou plataforma através de seus pontos de integração.

A principal função desse documento é fornecer aos desenvolvedores e outros usuários os detalhes necessários para conectar-se e utilizar a API de forma eficiente. Ela inclui tudo o que é necessário para realizar chamadas, entender os dados e gerenciar respostas.

A documentação de API geralmente começa com uma introdução sobre o propósito da API, suas funcionalidades e os casos de uso para os quais foi projetada. Ela explica como configurar e fazer autenticação, indicando os parâmetros exigidos e fornecendo exemplos de códigos para facilitar a compreensão. Isso permite que os desenvolvedores integrem facilmente a API com suas próprias aplicações ou sistemas.

Outro aspecto importante da documentação é a descrição dos endpoints. Os endpoints são as URLs específicas que os desenvolvedores precisam acessar para realizar ações como enviar ou receber dados. A documentação define o que cada endpoint faz, os métodos HTTP suportados (como GET, POST, PUT e DELETE) e quais parâmetros devem ser incluídos nas requisições.

Além dos endpoints, a documentação de API também explica os tipos de resposta que o sistema retorna. Isso pode incluir códigos de status HTTP, que indicam se uma solicitação foi bem-sucedida ou se houve erros. A explicação das mensagens de erro é fundamental para que os desenvolvedores possam solucionar problemas ao interagir com a API.

Logo, a documentação deve ser clara, concisa e atualizada. Deve ser organizada de forma que os desenvolvedores encontrem rapidamente as informações necessárias para utilizar a API da maneira mais eficiente possível. Quando bem elaborada, uma documentação de API facilita a integração, evita contratempos e acelera o desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

Como fazer autenticação de documentos?

A autenticação de documentos é um processo que assegura a validade e a integridade de um arquivo, garantindo que ele seja aceito para os fins pretendidos. Esse procedimento pode ser realizado de diferentes formas, dependendo da finalidade e dos requisitos legais envolvidos.

Uma das maneiras mais comuns de autenticar documentos é por meio de reconhecimento de firma. Esse método exige que o signatário compareça a um cartório para assinar o documento na presença de um tabelião. Caso a assinatura já esteja registrada, a verificação pode ser feita por meio do reconhecimento por semelhança.

A certificação digital é outra alternativa amplamente utilizada, principalmente no ambiente eletrônico. Com a adoção de certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras, é possível assinar digitalmente um documento, garantindo autenticidade e segurança. Esse formato tem validade jurídica e reduz a necessidade de papel, contribuindo para maior eficiência no gerenciamento de arquivos.

A autenticação também pode ser feita por meio da legalização consular ou da Apostila de Haia. Esse procedimento é necessário para documentos que precisam ser aceitos em outros países, assegurando sua validade internacional. O processo envolve a verificação da autenticidade da assinatura e da função de quem assinou o documento.

Outro meio empregado é a autenticação notarial, onde o tabelião confere a legitimidade do documento, confirmando que a cópia corresponde ao original. Esse método é utilizado para garantir que uma cópia tenha a mesma validade da versão original, sendo aceito em diversas situações formais e jurídicas.

A verificação de autenticidade pode incluir o uso de QR codes ou carimbos digitais aplicados por plataformas especializadas. Esses métodos modernos permitem a rápida confirmação da origem do documento, facilitando sua aceitação em transações eletrônicas e processos administrativos.

Cada situação pode exigir um tipo específico de autenticação, e a escolha do método adequado depende do contexto e das exigências legais. Garantir que um documento esteja devidamente autenticado evita transtornos e proporciona segurança para todas as partes envolvidas.

Como inovar no ramo de gerenciamento de documentos?

Inovar no ramo de gerenciamento de documentos requer a adoção de novas tecnologias e estratégias para otimizar processos e aumentar a eficiência. Empresas que investem em soluções modernas conseguem reduzir custos operacionais e melhorar a segurança das informações armazenadas.

Uma das formas de modernizar a gestão documental é a implementação de sistemas baseados em inteligência artificial. Essas plataformas permitem a categorização automática de arquivos, facilitando a recuperação de informações e reduzindo o tempo gasto na organização de documentos. Além disso, o uso de aprendizado de máquina possibilita a análise de padrões, auxiliando na tomada de decisões mais precisas.

A digitalização é outro fator essencial para transformar esse setor. Substituir documentos físicos por versões eletrônicas reduz a necessidade de espaço físico e minimiza o risco de perdas ou danos. O armazenamento em nuvem complementa essa mudança, garantindo acesso remoto seguro e compartilhamento facilitado entre equipes.

A automação de processos também representa um diferencial importante. Sistemas que geram contratos, relatórios e formulários automaticamente eliminam a necessidade de preenchimento manual, reduzindo erros e acelerando a execução de tarefas. Além de agilizar a rotina empresarial, essa abordagem contribui para o cumprimento de prazos e melhora a produtividade.

A segurança deve ser uma prioridade em qualquer estratégia de modernização. O uso de criptografia, autenticação multifator e auditorias constantes são medidas eficazes para proteger informações confidenciais. Com esses recursos, empresas garantem a integridade dos documentos e evitam fraudes e acessos não autorizados.

A integração de diferentes plataformas é outro ponto relevante. Conectar sistemas de gestão empresarial com ferramentas documentais permite um fluxo de trabalho mais fluido, evitando retrabalho e tornando a comunicação entre setores mais eficiente.

Como usar a inteligência artificial na gestão de documentos?

A inteligência artificial tem transformado a maneira como as empresas organizam e administram seus documentos. Com o uso de tecnologias avançadas, é possível otimizar processos, aumentar a eficiência e garantir maior segurança no armazenamento e recuperação de informações.

Uma das principais aplicações está na automação da categorização e indexação de documentos. Algoritmos treinados para reconhecer padrões são capazes de classificar arquivos de maneira precisa, reduzindo o tempo gasto com organização manual. Isso facilita a localização de documentos e melhora a gestão do fluxo de trabalho.

Outra funcionalidade importante é a extração de dados. Com técnicas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e processamento de linguagem natural, é possível identificar informações essenciais em contratos, faturas e relatórios. Essa tecnologia contribui para minimizar erros e agilizar a análise de grandes volumes de documentos.

A inteligência artificial também auxilia no controle de acesso e segurança da informação. Sistemas inteligentes identificam tentativas de acesso não autorizado e podem sugerir melhorias na proteção dos arquivos. Recursos como autenticação biométrica e análise comportamental aumentam a confiabilidade dos processos de gestão documental.

Os assistentes virtuais representam outra inovação. Essas ferramentas permitem que os usuários interajam com sistemas de gestão por meio de comandos de voz ou texto, agilizando a recuperação de documentos e melhorando a experiência dos colaboradores.

A implementação dessas soluções gera benefícios significativos, como a redução de custos operacionais e a melhoria na conformidade com normas regulatórias. Processos automatizados diminuem a necessidade de intervenção manual e garantem que os documentos sejam gerenciados de maneira eficiente e segura.

Empresas que acompanham as tendências tecnológicas e implementam inovações constantemente se destacam no mercado. A adoção de estratégias modernas no gerenciamento de documentos melhora a organização, agiliza processos e proporciona um ambiente corporativo mais dinâmico e eficiente.

Casos de sucesso de gestão de documentos

Algumas organizações alcançaram resultados expressivos ao adotar soluções inovadoras para otimizar esse processo. Confira como diferentes setores têm aproveitado a digitalização para transformar suas operações.

Brasal

A Brasal adotou um sistema digital para gerenciar contratos e outros documentos essenciais. Com essa mudança, o tempo de aprovação foi reduzido, permitindo que os processos fluíssem de forma mais ágil. A digitalização também contribuiu para a redução do consumo de papel, alinhando-se a práticas sustentáveis e diminuindo o impacto ambiental.

Imobanco

O Imobanco incorporou assinaturas eletrônicas à sua plataforma financeira, o que garantiu mais eficiência e segurança na formalização de contratos. Essa inovação resultou em uma experiência mais ágil para os clientes, eliminando a necessidade de deslocamento e proporcionando mais confiabilidade aos documentos assinados digitalmente.

Baptista Luz

O escritório Baptista Luz aprimorou sua gestão documental ao migrar para a ZapSign. Essa mudança gerou uma economia três vezes maior em relação aos métodos tradicionais, além de facilitar a autenticação e o armazenamento seguro dos documentos. O impacto foi sentido tanto na redução de custos operacionais quanto na maior agilidade dos processos internos.

DEVIX

A DEVIX implementou soluções personalizadas para melhorar a segurança documental e otimizar a experiência do cliente. Com protocolos robustos de autenticação, a empresa garantiu maior confiabilidade nas transações e eliminou riscos associados ao manuseio de documentos físicos – o que contribuiu para uma relação mais transparente e segura com os clientes.

Safer Consultoria

A Safer Consultoria reformulou sua gestão de documentos com foco na segurança e na redução do impacto ambiental. A digitalização trouxe mais controle sobre processos internos, eliminando falhas e desperdícios. Com essa abordagem, a empresa garantiu maior proteção das informações e alinhou suas operações a práticas ecologicamente responsáveis.

Use a tecnologia para fazer a gestão de documentos

Por mais que uma empresa guarde os seus documentos de forma física, é comum que elas usem uma planilha para apontar em quais armários e gavetas estão cada arquivo. Isso reforça a necessidade do uso da tecnologia nesse tipo de gestão.

No mercado, você consegue encontrar variados softwares de gestão de documentos e a escolha do ideal vai depender das necessidades do seu negócio. Claro, também precisará de um dedicado à assinatura eletrônica.

A ZapSign conta com três planos empresariais para aqueles que já têm uma demanda alta de emissão de documentos, assim como quem está começando agora. Basta clicar aqui e escolher o mais indicado para você.