Saiba o que é gestão de documentos e a sua importância nas empresas

A comprovação da existência da sua empresa e de todas as atividades que ela exerce se faz a partir da apresentação de documentos. Isso inclui vários aspectos que envolvem a gestão de documentos, desde a admissão de funcionários até a assinatura eletrônica dos contratos firmados com novos clientes ou fornecedores.

A maneira como você conduz a gerência de documentos pode levar o negócio à total desordem ou ao sucesso que você espera que ele obtenha. Para que você tenha o conhecimento necessário para conquistar essa segunda possibilidade, continue a leitura deste artigo!

O que é gestão de documentos?

Independente de uma empresa ser pequena ou grande, a certeza que rege todos os negócios é que eles precisam lidar com uma diversidade de documentos das mais variadas funções que incluem desde os registros da firma até contratos de clientes, fichas de funcionários, entre outros. Para que você não se perca no meio de tantos papéis (ou arquivos digitais), é fundamental gerenciá-los muito bem.

Logo, a gestão de documentos trata justamente de apresentar processos para armazená-los de forma organizada para que eles estejam sempre acessíveis para você e sua equipe.

Para alguns gestores, essa pode parecer uma tarefa fácil, pois resume-se em guardar todos os documentos em pastas, gavetas ou armários e pronto, certo? Errado. Se fosse tão simples assim, não teríamos escrito este conteúdo tão grande e completo que você está lendo, não é mesmo?

Um dos primeiros passos ao fazer uma gestão documental é tornar mais acessíveis os arquivos que são necessários para a sua rotina administrativa. Isso vale tanto para você que precisa tê-los em mãos caso ocorra uma auditoria na empresa ou tenha de separar os que forem necessários para declarar o imposto de renda quanto para os seus colaboradores que podem precisar acessar a minuta de um contrato ao fechar negócio com novos clientes.

Isso deixa claro que a gestão de documentos é um trabalho complexo e que algumas práticas são necessárias para conduzi-la bem. Mas, antes de falarmos delas, vejamos quais são as fases que compõem essa gerência.

Quais são as fases da gestão de documentos?

Ela é formada por quatro fases que apresentamos a seguir.

Produção

Esta primeira etapa marca o “nascimento do documento” e também o objetivo por trás do seu surgimento. Por exemplo: um contrato de prestação de serviço requer os cuidados necessários para que a contratante e contratada estejam bem acordadas. O mesmo vale para documentos de contratação de trabalho, com a diferença de que lida com a relação entre empregado e empregador.

Por isso os departamentos jurídicos e operacionais utilizam muito essa fase da gestão, pois precisam elaborar os documentos que estejam de acordo com a empresa e as leis constitucionais.

Tê-los feitos é fundamental para que os trabalhos que envolvem o uso dos documentos possam começar.

Tramitação

Enquanto a primeira fase destina-se à produção da minuta, esta etapa de tramitação tem uma função diferente de simplesmente compor o modelo de documentos que devem ser seguidos como padrão pela empresa.

Aqui, toda vez que um documento é emitido, não é preciso criá-lo do zero, mas sim seguir os formatos que foram previamente aprovados internamente para cada modalidade de arquivo.

Por exemplo: se um dos seus colaboradores fecha negócio com um cliente, precisará enviar o contrato e preencher os campos que correspondem à parte contratante unicamente, enquanto o restante do conteúdo contratual deverá permanecer igual.

Essa fase pode ser demorada se o contrato precisar ser enviado ao cliente para que o assine manualmente. Porém, ao contar com uma assinatura eletrônica, esse processo é feito em menos de 1 minuto pelo computador ou celular.

Utilização

Esta terceira fase é referente ao cumprimento das cláusulas existentes nos contratos que foram criados pela empresa.

Por isso, deixamos uma recomendação muito importante: conferir todos os pontos do documento antes de enviá-lo para assinatura. Afinal, se houver algum ponto a ser corrigido ou que seja divergente ao combinado, ainda há tempo de corrigir durante essa checagem.

Por essa razão, esta etapa também é conhecida como “fase de avaliação” já que corresponde a analisar as ações que serão executadas.

Arquivamento

Após as três fases anteriores serem executadas, a última envolve o arquivamento do documento. Quem ainda trabalha com gestão de documentos físicos move os arquivos de uma gaveta ou armário para outro. Caso eles já estejam na nuvem, basta mudá-los para outra pasta destinada a essa função.

Alguns gestores e donos de negócio optam por deletar os arquivos quando eles não são mais necessários ou já cumpriram sua vigência, mas sugerimos que isso não seja feito com todos.

Cada documento que você emite representa a memória corporativa do negócio. Por isso, se eles foram importantes no futuro, mantenha-os arquivados no seu sistema.

Qual é a importância da gestão de documentos?

A principal importância da gestão de documentos refere-se à boa execução das atividades administrativas que também auxilia nas tomadas de decisões do negócio.

Vamos ver um exemplo? A ZapSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica em que você consegue pedir unicamente nome, telefone e e-mail para assinar um documento, mas também pode incluir outras opções avançadas se achar que são necessárias, tais como: foto de rosto, cópia do documento de identidade e assinatura manual feita digitalmente. 

Porém, se essas etapas maiores estiverem fazendo com que algumas pessoas desistam da contratação, deixá-la mais simples é o melhor caminho, além de uma decisão tomada após a análise da gestão documental.

Dessa forma, quando feita adequadamente, ela torna a gerência da empresa como um todo mais rápida e segura. Afinal, a organização dos documentos faz o trabalho ficar mais ágil, além de aumentar a produtividade e evitar que os membros da empresa cometam falhas durante o cumprimento das suas funções.

Isso também contribui para a forma como a empresa é vista pelo seu público. Quando a emissão de documentos é realizada efetivamente, ela passa a ser vista como uma forma moderna e que presta bem os seus serviços. Para comprovar o quão verdadeiro isso é, basta perguntar a si: você se sente mais confortável em fechar negócio com uma organização moderna ou que ainda siga modelos de gestão antigos e morosos?

Por fim, a gestão de documentos é importante para otimizar a comunicação interna. Se a equipe ou pessoa encarregada do atendimento, por exemplo, precisar acessar o documento firmado por um cliente, em vez de buscar o vendedor responsável para saber como localizar esse arquivo, basta acessar o sistema para encontrá-lo.

Quais são os benefícios da gerência de documentos?

Agora que você sabe o que é gestão de documentos e por que ela é importante, vejamos as vantagens que você tem ao adotá-la na administração do seu negócio.

Processos mais ágeis

Ao contrário da má gestão de documentos, uma gerência apropriada tem como ponto principal armazenar os arquivos da empresa levando em consideração seus tipos e funções. Por mais que pareça fácil organizar os documentos quando a empresa está começando suas atividades, é preciso levar em conta que esse trabalho ficará mais complexo à medida que ela se tornar maior.

Se hoje você e seus colaboradores souberem precisamente em qual pasta se encontram os contratos firmados com clientes, por exemplo, será que o mesmo acontecerá quando novos funcionários forem contratados e também precisarem ter acesso a esses documentos?

Para evitar que esse tipo de situação ocorra no futuro, o ideal é começar a organizar os documentos desde o começo.

Segurança das informações

Os documentos da sua empresa trazem informações sobre a gerência do seu negócio que são muito valiosas, tanto para você quanto para os seus concorrentes.

Para você ter uma ideia, sabia que algumas organizações têm o seu lixo revistado por pessoas que buscam informações presentes em papéis que possam ter sido descartados? Esse exemplo reforça a necessidade de manter seus documentos seguros.

Quando a gestão deles é feita efetivamente, arquivos sigilosos são guardados em lugares seguros. Na nuvem, eles devem possuir um sistema criptografado para reduzir o perigo de invasão e roubo de dados.

Quanto aos documentos utilizados periodicamente por diversos membros da empresa, trate de liberar o acesso somente àqueles que realmente precisam usá-los, pois essa também é uma boa prática de segurança das suas informações.

Redução de custos

Quando falamos de gestão de empresas, uma máxima deve ser sempre lembrada: falhas de planejamento e organização geram erros e isso traz, como consequência, mais custos para o negócio. Assim, para que você não veja diferenças negativas no seu caixa, faça a gestão de documentos tal como ensinamos a você neste artigo.

Se estiver se perguntando como essa prática administrativa te ajuda a poupar dinheiro, a resposta é muito simples: quando os documentos são bem organizados, isso faz com que os funcionários o utilizem de forma mais rápida, o que aumenta o tempo de produtividade deles.

Exemplo: caso você tenha uma pessoa ou equipe encarregada da parte comercial, quanto mais rápida for a emissão dos contratos dos novos clientes, mais tempo haverá para prospectar mais vendas.

Segurança jurídica

Documentos comprovam que os termos nele determinados estão de acordo com a lei e que as partes envolvidas respeitarão os seus devidos cumprimentos.

Os contratos de trabalho, por exemplo, especificam quais os dias e quantas horas devem ser trabalhadas pelos funcionários. O registro de ponto confirma esse controle e, se houver horas extras, é preciso inseri-las na folha de pagamento.

No caso de clientes, existem obrigações a serem cumpridas pela contratante e contratada depois que as duas assinam o documento contratual.

Independente da assinatura ser manual ou eletrônica, ambas são válidas juridicamente. Na realidade, até mesmo acordos verbais são válidos para o código civil brasileiro, por isso o mesmo se aplica aos documentos emitidos pela sua empresa.

Quais são as melhores práticas para gerir documentos?

Veremos a seguir as formas essenciais de colocar a gestão de documentos em prática.

Organize bem os seus documentos

Algumas pessoas costumam pensar que ter os documentos na nuvem é o mesmo que tê-los organizados, mas isso não é verdade. É preferível continuar trabalhando com documentos físicos e tê-los muito bem catalogados em armários do que simplesmente jogados no Google Drive sem as nomenclaturas corretas e divididos por pastas, por exemplo.

Portanto, independente da sua gestão ser realizada com documentos físicos ou digitais, nomeie corretamente cada arquivo e deixe-os devidamente ordenados por pastas para que você ou qualquer pessoa da empresa possa localizar o arquivo quando necessário.

Afinal, por mais que você saiba que “1234.doc” seja o contrato de trabalho, seus colaboradores dificilmente saberão. Logo, nomeie-o para “contrato-de-trabalho.doc” e todos poderão encontrá-lo.

Saiba quais documentos manter e quais descartar

Alguns parágrafos acima, dissemos que é importante manter os arquivos da empresa, pois eles fazem parte do histórico do negócio. Porém, evidentemente, alguns documentos você não precisa manter se a vigência já tiver terminado.

Os contratos de trabalho devem ser guardados por tempo indeterminado, mesmo de um colaborador que, por exemplo, só trabalhou na sua empresa durante um mês há dois anos. Por outro lado, se notas fiscais de compras feitas há mais de um ano e que já foram declaradas podem ser descartadas.

Ainda que o armazenamento na nuvem seja grande, o descarte de documentos não se trata apenas de liberar espaço, mas de manter a organização dos documentos corporativos.

Digitalize os seus documentos físicos

Por mais que a sua empresa já esteja na fase dos contratos digitais, provavelmente precisou emitir documentos físicos relacionados à sua administração. Nossa terceira dica aqui é: digitalize todos eles.

Mesmo que os cuidados que você tenha com os documentos físicos sejam grandes, os papéis se desgastam com o passar do tempo. Seu tempo natural de decomposição é de aproximadamente 100 anos, mas fatores externos podem antecipar isso como umidade ou até um acidente que envolva a perda ou destruição de todos os papéis.

Logo, trate de digitalizar os seus documentos impressos por meio de um scanner ou fotografando com o celular para que eles fiquem guardados de forma segura por mais tempo. Você pode precisar deles um dia. 

Envolva seus times na gestão de documentos

Gerir documentos não se trata apenas de deixá-los guardados e bem organizados em um só lugar, mas também de frisar boas práticas laborais.

Quando uma empresa não tem um processo documental bem definido, é comum que os colaboradores desenvolvam um próprio em suas rotinas. Por exemplo: se a firma não tiver um modelo de contrato que os funcionários possam usar para mostrar aos novos clientes, talvez eles usem algum modelo já preenchido com informações de outro cliente, o que não é apropriado.

Se o seu atendimento ao cliente não tiver um script documentado, talvez os atendentes elaborem seus próprios roteiros que podem causar problemas se não seguirem os padrões de qualidade da empresa.

Tenha uma política de uso dos documentos

Se estiver se perguntando que tipo de problemas o uso de documentos que não foram previamente avaliados pela empresa podem causar, mostraremos um exemplo bem simples.

Vamos supor que uma pessoa entre em contato com a sua empresa via chat e o atendente use um template feito por ele que deveria ser assim:

“Olá! Tudo bem? Me chamo João. Como posso ajudar?”

Mas, em vez disso, acabou ficando assim:

“olah meu nome eh joao como posso ajuda?”

Por mais que os erros de português sejam comuns em conversas informais de WhatsApp, eles são inaceitáveis no atendimento ao cliente, pois transmitem uma má imagem da sua empresa.

Para evitar situações assim, estabeleça regras para o uso de documentos na empresa. Trate de preparar todos os arquivos necessários para o trabalho e, caso algum colaborador crie um próprio e queira usar, deixe como norma verificar sua qualidade e se condiz com os padrões da firma.

Restrinja o acesso aos documentos

Se você tem um encarregado ou time de RH, ele precisa acessar os contratos de trabalho dos funcionários. Mas, os demais colaboradores não precisam desse acesso, pois não correspondem aos seus trabalhos.

As pessoas que atendem os clientes precisam ter acesso aos seus contratos para saber quais serviços foram contratados, mas talvez não devam saber se estão em dia com os pagamentos, pois isso corresponde ao setor financeiro.

Assim, para que todos trabalhem unicamente com os documentos necessários, restrinja o acesso somente àqueles que correspondem às suas funções.

Tenha backup dos seus documentos

Certa vez o Google ficou horas fora do ar e os usuários não conseguiram acessar os documentos do Google Drive. Já pensou se isso tivesse acontecido na hora em que você precisasse deles?

Arquivos parecem estar seguros no computador até o momento em que ele apresente um defeito e o técnico diga que é preciso formatar e dizer adeus aos arquivos que estão no HD.

Se nos dois casos, esses fossem os únicos acessos aos seus documentos, você não conseguirá acessá-los novamente. Por essa razão, é fundamental ter backup de todos eles.

Os formatos de backup são diversificados. Você pode guardar cópias dos arquivos na nuvem, em mídia física (como CD ou pendrive) e até mesmo em forma impressa. Quanto mais backups você tiver, melhor. Trate de se certificar de que eles sejam guardados com segurança.

Escolha os nomes corretos para os arquivos

Reforçamos esse ponto aqui nas dicas porque ele é realmente importante e muitas pessoas não se atentam a isso na hora de criar um arquivo. Mesmo aqueles que tratam de nomeá-los adequadamente podem cair na armadilha de atribuir nomes que mais confundem do que ajudam.

Vejamos, por exemplo, alguém que tenha feito o documento de contrato de prestação de serviço, mas o mudou com o passar do tempo e manteve todos os arquivos na mesma pasta com os seguintes nomes:

  • contrato de serviço;
  • contrato de serviço (novo);
  • contrato de serviço 2021;
  • contrato de serviço (usar este);
  • contrato de serviço (não use o outro, use este);
  • contrato de serviço atualizado;
  • contrato de serviço revisado;
  • contrato de serviço (agora sim).

Entre tantas opções, como saber qual é a certa? Se um colaborador com pouco tempo de empresa acessar a pasta e se deparar com esses arquivos, a chance de escolher o arquivo errado e enviar ao cliente é grande. Se nele houver alguma cláusula que o negócio não cumpre mais, prepare-se para um problema. Ou antecipe-se, nomeie os arquivos corretamente e evite esse tipo de situação.

Atualize os seus documentos

É comum vermos empresas grandes e tradicionais seguirem as mesmas diretrizes durante anos de maneira que os documentos continuam os mesmos. Mas, pequenas empresas ou startups passam por constantes atualizações e, por isso, precisam fazer updates nos seus arquivos.

Isso vale tanto a caráter interno quanto externo, pois os funcionários precisam saber quais são os termos contratuais a serem trabalhados no momento e os clientes igualmente devem saber o que a sua empresa faz.

A exemplo do que dissemos aqui ao longo deste artigo, se você firmar um compromisso contratualmente, terá de cumpri-lo. Mesmo que a sua empresa, por ventura, não tenha mais capacidade de fazê-lo, mesmo assim você deverá arcar com esse cumprimento, ainda que te traga prejuízos.

Para não passar por isso, sempre que mudar alguma norma, imediatamente modifique o documento correspondente.

Use a tecnologia para fazer a gestão de documentos

Por mais que uma empresa guarde os seus documentos de forma física, é comum que elas usem uma planilha para apontar em quais armários e gavetas estão cada arquivo. Isso reforça a necessidade do uso da tecnologia nesse tipo de gestão.

No mercado, você consegue encontrar variados softwares de gestão de documentos e a escolha do ideal vai depender das necessidades do seu negócio. Claro, também precisará de um dedicado à assinatura eletrônica.

A ZapSign conta com três planos empresariais para aqueles que já têm uma demanda alta de emissão de documentos, assim como quem está começando agora. Basta clicar aqui e escolher o mais indicado para você.

Ao seguir essas práticas, você conseguirá conduzir a gestão de documentos na sua empresa de forma eficiente para que todos os processos laborais a tenham como base.

Por falar em processos, como você tem coordenado os seus? Confira neste artigo que escrevemos como fazer a sua implantação.

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