Vale a pena contratar um analista de gestão eletrônica de documentos?

Ter uma empresa, invariavelmente, envolve ter de lidar com muitos documentos. Contratos, certidões, memorandos, relatórios, contas, contracheques…a lista é sempre extensa, e, independente do tamanho do negócio, esta é uma sina da qual não há como escapar. Isso faz surgir a necessidade de contratar um analista de gestão eletrônica de documentos.

A inserção desse profissional é importante porque gerir todo esse fluxo de informações pode ser um tanto complexo, e para otimizar a organização de uma tarefa dessa natureza, delegar essa responsabilidade pode representar uma alternativa muito mais prática do que simplesmente gerenciar por conta própria todo o seu arquivo por meio de papéis, documentos físicos, pastas e gavetas.

Afinal, a Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED, vem de encontro a essa necessidade.

Cada vez mais adotado pelas principais empresas do mercado, essas práticas modernas vêm tornando muito mais fluidos os processos documentais, desde o armazenamento e a emissão, passando pelo controle de fluxo e contemplando até mesmo a assinatura eletrônica de documentos.

Assim, continue a leitura deste artigo para entender como o analista de gestão eletrônica de documentos pode beneficiar a administração do seu negócio.

Por que a gestão eletrônica de documentos é mais eficiente que a gestão física?

Há tempos que um dos principais problemas enfrentados por grande parte das empresas reside em uma cultura de gestão de informação totalmente obsoleta baseada em uma desnecessária produção de papel em larga escala. 

Sob vários aspectos diferentes, essa prática se mostra um tanto custosa – sobretudo no que diz respeito a três fatores primordiais: 

  • financeiro, se levarmos em conta o quanto é gasto em recursos materiais; 
  • físico, considerando o enorme espaço que pilhas e pilhas de documentos acabam por ocupar em um ambiente de trabalho;
  • operacional, tendo em vista que, com um grande volume documental físico, as informações ficam, inevitavelmente, descentralizadas e os conteúdos podem ser facilmente perdidos, desnecessariamente duplicados ou até mesmo corrompidos, seja por conta de tanto de acidentes quanto pela própria ação do tempo.

É por isso que, em pleno século 21, com tantos avanços tecnológicos revolucionando nossa forma de buscar, consumir e produzir informação, é seguro afirmar que não se utilizar das possibilidades oferecidas pela tecnologia da informação no sentido de otimizar a gestão de documentos de uma empresa pode ser considerado, no mínimo, um total desperdício. 

Nesse contexto, a cultura da digitalização, por meio das práticas de gestão eletrônica de documentos, surge como uma poderosa aliada no que se refere a auxiliar no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes da sua empresa.

Uma vez implementada a virtualização do processo de documentação, todo o acesso à informação ocorre de forma ágil, segura e prática, podendo ser realizado de qualquer lugar e impactando direta e positivamente sobre a produtividade do seu negócio. 

Por diminuir expressivamente os gastos com papéis e impressões, as vantagens se revelam tanto sob o ponto de vista da sustentabilidade – uma vez que menos matéria-prima e recursos naturais são consumidos – quanto sob o aspecto financeiro, já que, havendo menos gasto com papéis, tinta de impressora e outros insumos, o seu caixa é preservado.

Ao optar pela gestão eletrônica de documentos, o controle e a segurança das principais informações da organização também são priorizados, tendo em vista que em que um bom sistema de GED permite a configuração personalizada de permissões de acesso e de diferentes níveis de segurança no sistema, delegando os dados a pessoas de confiança e protegendo-os de possíveis roubos ou extravios.

Observamos que essa é uma modalidade de gerenciamento de documentos que favorece, sobretudo, a praticidade e a agilidade nos seus processos administrativos, uma vez que um gerenciamento automatizado permite que informações possam ser rapidamente trocadas com as outras organizações com as quais a sua empresa se relaciona. 

As possibilidades de indexação são inúmeras, e, com os documentos disponíveis na rede, podendo ser usados em visitas ao cliente ou na negociação de contratos, a qualidade do seu atendimento é fortalecida, o que acaba posicionando o seu negócio sempre um passo à frente da concorrência.

Quais são os benefícios da GED?

Outras vantagens oferecidas pela implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem:

  • maior transparência na administração, tornando os processos de tomada de decisão mais claros e conscientes;
  • fluxo de documentos mais controlado;
  • normatização de procedimentos referentes à produção e administração dos arquivos;
  • categorização de documentos, através de tabelas;
  • conversão de informações de voz, texto, imagem ou vídeo para o formato digital, favorecendo a manutenção das bases de informação das empresas;
  • mais praticidade na busca por conteúdos específicos dentro de determinados documentos;
  • desburocratização dos procedimentos;
  • organização sistemática dos arquivos em pastas;
  • otimização dos acordos, através de procedimentos de assinatura eletrônica e digital;
  • pleno acesso às informações da empresa, mesmo em modo offline.

A partir da observação de todos esses benefícios, torna-se fácil compreender o porquê de soluções em GED serem cada vez mais adotadas por organizações que, por sua própria natureza, precisam lidar com um grande volume de papéis e documentos – como, por exemplo, instituições de ensino e empresas das áreas da saúde, recursos humanos e seguradoras.

A importância de contratar um analista de gestão eletrônica de documentos

A implementação da gestão eletrônica de documentos em uma empresa é uma medida que visa facilitar a rotina administrativa, mas que, ao mesmo tempo, precisa ser tratada com bastante cuidado, por envolver um extenso mapeamento dos processos, além de metodologias específicas de gerenciamento documental. 

É certo que softwares voltados para estes fins são importantes ferramentas, mas, para além disso, a fim de maximizar o desempenho dessas funções, é altamente recomendada a contratação de um analista de gestão eletrônica de documentos. 

Existem muitas empresas no mercado que são especializadas neste tipo de serviço, oferecendo tanto profissionais qualificados como a estrutura necessária para um gerenciamento plenamente satisfatório.

Como alternativa, o seu analista de gestão eletrônica de documentos pode ser um funcionário que aprenda sobre GED no ofício da própria empresa, ou, preferencialmente, que seja formado em algum curso de nível superior, e pós-graduado em Gestão Eletrônica de Documentos. 

Essa é uma especialização que se aplica a atuantes de diferentes áreas, tais como arquivistas e profissionais TI que possuem como foco o segmento de GED, e é sobre ela que falaremos a seguir.

A pós-graduação em Gestão Eletrônica de Documentos

A pós-graduação em Gestão Eletrônica de Documentos é um curso de especialização que dura, em média, dois semestres, e prioriza o tratamento da informação eletrônica, setor que, como tudo que se relaciona a tecnologia e informação, encontra-se em ininterrupta evolução e, por isso mesmo, demanda muito estudo e constante atualização. 

As disciplinas teóricas e práticas oferecidas pelo curso têm como proposta promover uma visão estratégica sobre as ferramentas de gestão de documentos, além de esclarecer o aluno sobre conceitos de legislação e outras particularidades inerentes ao processo de documentação virtual. A grade do curso abrange as seguintes disciplinas:

  • gestão de pessoas;
  • metodologia da gestão de documentos digitais;
  • visão estratégica;
  • visão humanista;
  • ferramentas da qualidade e gestão por processos;
  • gestão eletrônica de documentos;
  • legislação brasileira referente a documentos eletrônicos;
  • conceitos e particularidades da gestão de documento;
  • definições e tipos de documentos eletrônicos;
  • metodologia da pesquisa;
  • TCC.

Independente do caminho escolhido, cumpre ressaltar que o analista de gestão eletrônica de documentos é o profissional que deve possuir todo o know-how necessário sobre as melhores práticas de GED.

Dessa forma, ele é um profissional capaz de compreender perfeitamente as necessidades e as particularidades de cada empresa, e, munido desse conhecimento, desenvolver as melhores, mais completas e mais adequadas soluções em GED para cada negócio. 

O que faz o analista de gestão eletrônica de documentos dentro de uma empresa?

O analista de gestão eletrônica de documentos é aquele que, com excelência, assumirá as principais responsabilidades no que tange a padronização de procedimentos documentais, tais como: 

  • análise;
  • classificação;
  • emissão;
  • fluxo;
  • recebimento;
  • arquivo;
  • manutenção e descarte; 
  • gestão de usabilidade e economia; 
  • otimização de processos; 
  • racionalização da produção de documentos;
  • assinaturas digital e eletrônica.

Com efeito, podemos afirmar que o analista de GED conhece perfeitamente bem os dois módulos básicos da gestão eletrônica de documentos: Capture (basicamente, o aceleramento de processos através de sua documentação em formulários) e Document Management (a gestão de documentos eletrônicos propriamente dita, por meio de plataformas dedicadas). 

Além disso, ele também domina todas as principais funcionalidades da GED, como: Workflow (fluxo de trabalho); Cold (armazenamento e recuperação de dados); Forms Processing (processamento de formulários); e RIM (gerência do ciclo de vida de toda a documentação da empresa).

Como pode ver, a contratação de um analista de gestão eletrônica de documentos representa um grande diferencial. Um profissional dessa natureza significa uma peça valiosíssima no processo administrativo da sua companhia, otimizando toda a prática documental da sua organização de forma ágil e eficaz.

Isso garante, assim, uma exponencial melhora na produtividade do seu negócio, de maneira a posicioná-lo de forma competitiva e diferenciada no mercado.

Portanto, agora que você leu este artigo, se ainda tiver dúvidas se vale a pena contratar um analista de gestão eletrônica de documentos, a resposta é sim.

Para além da contratação de um analista, outra medida de valor decisivo para implementar boas práticas de GED no seu negócio é buscar uma empresa especializada em soluções de assinatura eletrônica, como a ZapSign. Aproveite para falar agora com um de nossos consultores!

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