La prueba de la existencia de su empresa y de todas las actividades que realiza se basa en la presentación de documentos. Esto incluye varios aspectos relacionados con la Gestão de Documentos, desde la admisión de los empleados a la firma electronica de contratos firmados con nuevos clientes o proveedores.
La forma en que lleva a cabo la gestión de documentos puede llevar al negocio al desorden total o éxito que esperas que obtenga. para que tengas la Conhecimento necesario para conquistar esta segunda posibilidad, ¡sigue leyendo este artículo!
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un pilar esencial en la estructura organizativa de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o segmento de actividad.. Este proceso integral abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su organización, almacenamiento, recuperación y, eventualmente, eliminación, garantizando la seguridad y el rápido acceso a la información.
Además de garantizar el orden y la eficiencia de los flujos de trabajo, una gestión documental eficaz protege a la empresa contra pérdidas financieras, posibles litigios y problemas con las autoridades fiscales relacionados con la insuficiencia o falta de documentos, como guías y contratos fiscales.
La seguridad de la información, una preocupación creciente en las agendas corporativas, se ve reforzada por la gestión de documentos, que evita el acceso no autorizado y preserva la integridad de los datos contra amenazas internas y externas.
En este contexto, la gestión documental trasciende la mera organización de archivos, convirtiéndose en una estrategia vital para el cumplimiento legal, la seguridad de la información y la agilidad empresarial.
¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?
Está formado por cuatro fases que presentamos a continuación.
Producción
Esta primera etapa marca el “nacimiento del documento” y también el objetivo detrás de su surgimiento. Por ejemplo: un contrato de prestación de servicios requiere el cuidado necesario para que el contratista y el contratista estén bien de acuerdo. Lo mismo ocurre con los documentos de contratación de trabajo, con la diferencia de que se trata de la relación entre trabajador y empleador.
Es por eso que los departamentos legales y operativos utilizan mucho esta fase de gestión, ya que necesitan preparar documentos que estén de acuerdo con la empresa y las leyes constitucionales.
Tenerlos hechos es fundamental para que el trabajo que implica el uso de documentos pueda comenzar.
Conducir
Si bien la primera fase está destinada a la producción del borrador, este paso de procesamiento tiene una función diferente a la simple composición del modelo de documentos que debe seguir como estándar la empresa.
Aquí, cada vez que se emite un documento, no es necesario crearlo desde cero, sino seguir los formatos que previamente fueron aprobados internamente para cada tipo de archivo.
Por ejemplo: si uno de tus colaboradores cierra un trato con un cliente, deberá enviar el contrato y completar los campos que corresponden únicamente al contratante, siendo el resto del contenido contractual el mismo.
Esta fase puede llevar mucho tiempo si es necesario enviar el contrato al cliente para que lo firme manualmente. Sin embargo, cuando se confía en una firma electrónica, este proceso se realiza en menos de 1 minuto por la computadora o célula.
uso
Esta tercera fase se refiere al cumplimiento de las cláusulas existentes en los contratos creados por la empresa.
Por eso, te dejamos una recomendación muy importante: revisa todos los puntos del documento antes de enviarlo para su firma. Después de todo, si hay algún punto a corregir o que difiere de lo acordado, todavía hay tiempo para corregirlo durante esta verificación.
Por ello, a este paso también se le conoce como “fase de evaluación” ya que corresponde al análisis de las acciones que se van a realizar.
archivando
Una vez realizadas las tres fases anteriores, la última consiste en archivar el documento. Aquellos que todavía trabajan con la gestión de documentos físicos mueven archivos de un cajón o armario a otro. Si ya están en la nube, simplemente muévalos a otra carpeta destinada a esta función.
Algunos gerentes y dueños de negocios optan por eliminar archivos cuando ya no los necesitan o han caducado, pero sugerimos que esto no se haga con todos.
Cada documento que emites representa la memoria corporativa del negocio. Entonces, si fueran importantes en el futuro, manténgalos archivados en su sistema.
¿Qué importancia tiene la gestión documental?
La principal importancia de la gestión documental se refiere a la buena ejecución de las actividades administrativas, lo que también ayuda en la toma de decisiones empresariales..
¿Vamos a ver un ejemplo? LA ZapSign es una herramienta de firma electrónica donde solo puedes pedir nombre, número de teléfono y correo electrónico para firmar un documento, pero también puedes incluir otras opciones avanzadas si lo crees necesario, como: foto de la cara, copia del DNI y firmado a mano digitalmente.
Sin embargo, si estos pasos más grandes están provocando que algunas personas desistan de contratar, hacerlo más simple es la mejor manera, además de una decisión que se toma después de analizar la gestión documental.
De esta forma, cuando se hace correctamente, hace que la gestión de la empresa en su conjunto sea más rápida y segura. Al fin y al cabo, la organización de documentos agiliza el trabajo, además de aumentar la productividad y evitar que los miembros de la empresa cometan errores en el desempeño de sus funciones.
Esto también contribuye a cómo la audiencia ve la empresa. Cuando la emisión de documentos se realiza de forma eficaz, se considera una forma moderna que presta bien sus servicios. Para comprobar cuán cierto es esto, pregúntese: ¿se siente más cómodo haciendo negocios con una organización moderna o con una que todavía sigue modelos de gestión viejo y lento?
Por último, la gestión documental es importante para optimizar la comunicación interna. Si el equipo o la persona a cargo de la manera possible., por ejemplo, necesita acceder al documento firmado por un cliente, en lugar de buscar al vendedor responsable para saber cómo localizar este archivo, basta con acceder al sistema para encontrarlo.
¿Cuáles son los desafíos de la gestión documental?
En el contexto de la gestión documental surgen varios desafíos que impactan directamente en la eficiencia y seguridad de la información corporativa. Veamos a continuación los más presentes.
Espacio físico limitado
Muchas empresas aún conservan gran parte de su documentación en formato físico, lo que requiere un espacio de almacenamiento considerable. Con la generación constante de nuevos documentos, la necesidad de más espacio se convierte en un desafío creciente.
La solución puede pasar por ampliar el espacio físico o subcontratar el almacenamiento de documentos menos utilizados, pero son medidas que implican costos adicionales y complejidad logística.
Seguridad de documentos
Proteger los datos sensibles de las empresas es un desafío importante, especialmente en un contexto donde las brechas de seguridad pueden tener graves implicaciones, como multas relacionadas con la Ley General de Protección de Datos (LGPD).
El uso de cajas fuertes, archivos con llave y un estricto control de acceso son medidas esenciales, pero requieren una supervisión constante para evitar el acceso no autorizado.
Riesgo de extravío o pérdida
La ausencia de procesos y estándares bien definidos en la gestión documental puede provocar la extravío o pérdida de documentos importantes.
Sin un sistema eficiente, el riesgo de que los documentos se retiren y no se devuelvan correctamente, o incluso se pierdan, aumenta significativamente. Esto empeora cuando no existe un lugar único y organizado para almacenar archivos.
Categorización y organización
Definir un sistema eficaz de categorización y organización de documentos es complejo y requiere un conocimiento profundo de las rutinas de la empresa. Es vital considerar la naturaleza, frecuencia de uso y nivel de confidencialidad de cada documento para crear categorías que faciliten el acceso y garanticen la seguridad necesaria.
Retos de la era digital
Con la digitalización, el volumen de documentos generados ha aumentado exponencialmente. Las empresas deben poder gestionar de manera eficiente una gran cantidad de documentos, a menudo distribuidos en múltiples departamentos y ubicaciones.
La diversidad y complejidad de los documentos digitales representan un desafío adicional, que requiere sistemas capaces de garantizar precisión y actualización constante.
conformidad legal
Las empresas deben mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones conservando los documentos durante períodos específicos. Esto requiere un sistema que garantice la retención adecuada de documentos para fines legales y administrativos.
Seguridad en entornos virtuales
Con el aumento de los ciberataques, garantizar la seguridad de los documentos en entornos digitales se ha convertido en una preocupación primordial. Es fundamental implementar medidas sólidas de protección de datos para evitar accesos no autorizados y fugas de información.
Gestión del tiempo
Implementar y mantener un sistema de gestión de documentos eficiente puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, especialmente durante la fase de implementación. Aunque inicialmente pueda parecer un obstáculo, a la larga, un sistema bien estructurado ahorra tiempo y aumenta la productividad.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?
Ahora que sabe qué es la gestión de documentos y por qué es importante, veamos las ventajas que tiene al adoptarla en la gestión de su empresa.
Procesos más ágiles
A diferencia del mal manejo de documentos, una adecuada gestión tiene como punto principal almacenar los archivos de la empresa teniendo en cuenta sus tipos y funciones. Por más fácil que parezca organizar los documentos cuando la empresa está iniciando sus actividades, hay que tener en cuenta que este trabajo se hará más complejo a medida que crezca.
Si hoy usted y sus colaboradores saben con precisión en qué carpeta están los contratos firmados con los clientes, por ejemplo, ¿pasará lo mismo cuando se contraten nuevos empleados que también necesiten acceder a estos documentos?
Para evitar que este tipo de situaciones sucedan en el futuro, lo ideal es comenzar a organizar los documentos desde el principio.
Seguridad de información
Los documentos de su empresa contienen información sobre la gestión de su negocio que es muy valiosa, tanto para usted como para sus competidores.
Para que tengas una idea, ¿sabías que algunas organizaciones tienen su basura buscada por personas que buscan información presente en documentos que pueden haber sido descartados? Este ejemplo refuerza la necesidad de mantener sus documentos seguros.
Cuando se administran de manera efectiva, los archivos confidenciales se guardan en lugares seguros. En la nube, deben tener un sistema encriptado para reducir el peligro de intrusión y robo de datos.
En cuanto a los documentos utilizados periódicamente por diferentes miembros de la empresa, trate de liberar el acceso solo a aquellos que realmente necesitan usarlos, ya que también es una buena práctica para asegurar su información.
Reducción de costos
Cuando hablamos de gestión de empresas, siempre hay que recordar una máxima: los fallos de planificación y organización generan errores y esto trae, como consecuencia, más costes al negocio. Así que, para que no veas diferencias negativas en tu caja, gestiona documentos como te enseñamos en este artículo.
Si te preguntas cómo esta práctica administrativa te ayuda a ahorrar dinero, la respuesta es muy simple: cuando los documentos están bien organizados, hace que los empleados los usen más rápido, lo que aumenta su tiempo de productividad.
Ejemplo: si tienes una persona o equipo a cargo de la parte comercial, cuanto más rápida sea la emisión de contratos para nuevos clientes, más tiempo habrá para prospectar más ventas.
Seguridad jurídica
Los documentos prueban que los términos en ellos determinados son conformes a la ley y que las partes involucradas respetarán sus debidos respetos.
Los contratos de trabajo, por ejemplo, especifican qué días y cuántas horas deben trabajar los empleados. La hoja de horas confirma este control y, si hay horas extras, debe ingresarse en la nómina.
En el caso de los clientes, existen obligaciones que deben cumplir el contratante y el contratante luego de que ambos firmen el documento contractual.
Independientemente de que la firma sea manual o electrónica, ambas son legalmente válido. De hecho, incluso los acuerdos verbales son válidos para el código civil brasileño, por lo que lo mismo se aplica a los documentos emitidos por su empresa.
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Ahora entiendes la importancia de llevar la gestión de los documentos de tu empresa, y quiere adoptar una buena herramienta para aplicar correctamente estas prácticas a su negocio.
No entanto, é justamente por esse ser um tema de tamanha importância que, em um primeiro momento, essa decisão pode parecer difícil de ser tomada – além do mais se levarmos em conta a complexidade da rotina documental de um negócio e os riscos e consequências trazidos por mala gestión de documentos de una empresa.
Por lo tanto, en primer lugar, es necesario entender que, cuanto más crece su empresa, mayor es la circulación de documentos -y, por tanto, mayor la dedicación al control de sus archivos:
- facturas;
- registros;
- guías fiscales;
- correos electrónicos;
- presupuestos;
- informes;
- facturas;
- facturas;
- contratos;
- De todos modos, la lista es extensa.
No importa cuán organizados estén usted y su equipo, deberá tener cuidado al lidiar con todo este papeleo.
Para ello, es fundamental que las herramientas elegidas ofrezcan recursos capaces de modernizar sus tareas burocráticas y potenciar positivamente sus resultados.
A continuación, enumeramos algunas de las herramientas de gestión de documentos más adecuadas del mercado, cada una con su propio propósito.
1. ZapSign
Como no podía ser de otra manera, comenzamos nuestra lista con la herramienta exclusiva de ZapSign. Es una solución ampliamente adoptada por varias organizaciones destacadas en el mercado, siendo ideal para simplificar y optimizar el proceso de firma de documentos electrónicos de una empresa, eliminando así una serie de costos y burocracia completamente innecesaria.
Disponible tanto en versión de prueba gratuita como de pago, la solución ZapSign destaca por ofrecer un alto nivel de integración, posibilitando el envío del contrato a través de varios canales de comunicación virtual, como WhatsApp, correo electrónico, SMS, Telegram y otros.
Otro diferencial es su interfaz extremadamente simple e intuitiva, factor que facilita mucho su uso: para firmar un documento a través de ZapSign, basta con cargar el archivo en formato .PDF, compartir el enlace a los firmantes a través del canal de su elección y esperar el firma.
Cuando se lleva a cabo la firma, la propia plataforma de ZapSign te envía un correo electrónico notificándote que el proceso ha finalizado.
2. Zoho Docs
A continuación, tenemos el Zoho Docs, una plataforma de gestión de documentos electrónicos que le permite trabajar de manera eficiente sin importar dónde se encuentre.
Disponible en versión de prueba y premium, Zoho es un depósito central para todos los documentos de una empresa y ofrece un buen sistema para compartir fotos y archivos.
3. Microsoft SharePoint en línea
El gigante creado por Bill Gates también tiene una fuerte presencia en el mercado de soluciones digitales para la gestión documental, a través de la SharePoint. Es una plataforma que permite a los usuarios desarrollar pequeñas redes internas, a través de sitios web colaborativos integrados, facilitando enormemente el intercambio de archivos y carpetas.
Otra ventaja es que SharePoint se puede integrar con varias aplicaciones gratuitas que pueden mejorar la experiencia de administración. Esta amplia gama de características, sin embargo, puede, solo inicialmente, hacer que sus procesos de uso y configuración sean un poco confusos.
4. Documento lógico
O Documento lógico es un software especialmente diseñado para empresas que quieren tener un control total sobre sus procesos de gestión de documentos electrónicos.
Presenta buenos niveles de gestión de información general y automatización de procesos, permitiendo la creación, edición y seguimiento de todos los documentos de la empresa. Logical Doc también está integrado con Office y Outlook.
El soporte, aunque satisfactorio, tiene un inconveniente: no incluye servicio telefónico, solo por correo electrónico.
5. DMS de archivos M
O Archivos M es una de las herramientas de administración de documentos más destacadas y efectivas entre las muchas disponibles. Al ofrecer un sistema de gestión altamente automatizado, permite aprovechar mejor su tiempo y favorece la productividad de su empresa.
Mediante el uso de M-Files, puede seguir, en tiempo real, todos los cambios realizados en sus documentos, siendo útil en todos fases de gestión de documentos.
No obstante, aunque está disponible para cualquier tipo de dispositivo (incluidos smartphones y tablets), para utilizarlo es necesario descargar su aplicación. Este detalle genera un pequeño inconveniente en relación a los sistemas en línea a los que se puede acceder a través del navegador de Internet.
6. Dropbox
O Dropbox es una conocida herramienta de almacenamiento de archivos en la nube. Al escanear sus documentos, se vuelve mucho más fácil organizarlos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
A través de Dropbox, también es posible establecer niveles de seguridad, eligiendo quién puede o no acceder a ciertos archivos almacenados en él.
7. Google Drive
O Google Drive no necesita más presentación: es, sencillamente, una de las herramientas para compartir archivos, documentación y recursos de colaboración en línea más populares y ampliamente utilizados. Está perfectamente integrado con todas las herramientas de Google, lo que lo hace muy práctico y accesible.
8. Sistema Ascensio Solo Oficina
Más que una simple herramienta de gestión de documentos digitales, el Solo sistema AscensioOficina es un verdadero director de proyectos.
Su interfaz es similar a la de Google Drive, pero tiene más funciones: desde la integración entre correos, calendarios y diversos servicios en la nube, hasta la personalización de URLs.
9. Negocio de Evernote
Finalmente, terminamos nuestra lista con el Negocio de Evernote. Aunque su uso más habitual es como un simple bloc de notas, lo cierto es que, recientemente, Evernote ha sido mejorado, ampliando sus funciones para que la herramienta pueda ofrecer buenas prestaciones para compartir documentos y trabajo colaborativo.
Como tal, Evernote se ha destacado por permitir que tus sesiones de lluvia de ideas se capturen fácilmente, y de muchas maneras diferentes, ya que hoy en día es posible adjuntar documentos, imágenes e incluso audio a las notas.
La aplicación está disponible tanto para escritorio como para Android e iOS, y no hay limitaciones en la cantidad de usuarios que pueden usarla simultáneamente, lo que favorece mucho la cooperación remota. Sin embargo, la edición de documentos solo es posible a través de la aplicación de escritorio.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de documentos?
A continuación, veremos las formas esenciales de poner en práctica la gestión de documentos.
Organiza bien tus documentos
Algunas personas tienden a pensar que tener documentos en la nube es lo mismo que tenerlos organizados, pero esto no es cierto. Es preferible seguir trabajando con documentos físicos y tenerlos muy bien catalogados en los armarios que simplemente tirados en Google Drive sin las nomenclaturas correctas y divididos por carpetas, por ejemplo.
Por tanto, independientemente de que tu gestión se realice con documentos físicos o digitales, nombra correctamente cada archivo y déjalos debidamente ordenados por carpetas para que tú o cualquier persona de la empresa pueda localizar el archivo cuando sea necesario.
Después de todo, por mucho que sepa que "1234.doc" es el contrato de trabajo, sus empleados difícilmente lo sabrán. Luego, asígnele el nombre "contrato-de-trabajo.doc" y todos podrán encontrarlo.
Sepa qué documentos guardar y cuáles desechar
Párrafos arriba dijimos que es importante llevar los archivos de la empresa, ya que son parte de la historia del negocio. Sin embargo, por supuesto, algunos documentos que no necesita conservar si el plazo ya ha vencido.
Los contratos de trabajo deben mantenerse indefinidamente, incluso para un empleado que, por ejemplo, solo trabajó en su empresa durante un mes hace dos años. En cambio, se pueden descartar las facturas de compras realizadas hace más de un año y que ya hayan sido declaradas.
Aunque el almacenamiento en la nube es grande, la eliminación de documentos no se trata solo de liberar espacio, sino de mantener los documentos corporativos organizados.
Escanea tus documentos físicos
Por mucho que su empresa ya esté en la fase de contratos digitales, probablemente tuvo que emitir documentos físicos relacionados con su administración. Nuestro tercer consejo aquí es: escanearlos todos.
Incluso si el cuidado que tiene con los documentos físicos es excelente, los papeles se desgastan con el tiempo. Su tiempo de descomposición natural es de aproximadamente 100 años, pero factores externos pueden anticiparlo como la humedad o incluso un accidente que implique la pérdida o destrucción de todos los papeles.
Entonces, trata de digitalizar tus documentos impresos usando un escáner o tomando fotos con tu celular para que se almacenen de forma segura por más tiempo. Puede que los necesites algún día.
Involucra a tus equipos en la gestión documental
Administrar documentos no se trata solo de mantenerlos almacenados y bien organizados en un solo lugar, sino también de enfatizar las buenas prácticas de trabajo.
Cuando una empresa no cuenta con un proceso documental bien definido, es común que los empleados desarrollen uno propio en sus rutinas. Por ejemplo, si la empresa no tiene una plantilla de contrato que los empleados puedan usar para mostrar nuevos clientes, pueden usar una plantilla que ya contiene información de otro cliente, lo cual es inapropiado.
Si su servicio de atención al cliente no tiene un guión documentado, los agentes pueden crear sus propios guiones que pueden causar problemas si no siguen los estándares de calidad de la empresa.
Tener una política de uso de documentos
Si te preguntas qué tipo de problemas puede causar el uso de documentos que no han sido evaluados previamente por la empresa, te mostramos un ejemplo muy simple.
Supongamos que una persona contacta con su empresa a través de chat y el asistente usa una plantilla hecha por él que debería verse así:
"¡Hola! ¿Todo bien? Mi nombre es John. ¿Como puedo ayudar?"
Pero en cambio, terminó luciendo así:
“hola mi nombre es joao ¿cómo puedo ayudar?”
Si bien los errores en portugués son comunes en las conversaciones informales de WhatsApp, son inaceptables en atención al cliente, ya que transmiten una mala imagen de su empresa.
Para evitar situaciones como esta, establezca reglas para el uso de documentos en la empresa. Trate de preparar todos los archivos necesarios para el trabajo y, si algún empleado crea uno propio y quiere usarlo, establezca como regla verificar su calidad y si se ajusta a los estándares de la empresa.
Restringir el acceso a los documentos
Si tiene un supervisor o un equipo de recursos humanos, necesitan acceso a los contratos de trabajo de los empleados. Pero los demás colaboradores no necesitan este acceso, ya que no corresponden a su trabajo.
Las personas que atienden clientes necesitan tener acceso a sus contratos para saber qué servicios tienen contratados, pero es posible que no sepan si están al día con los pagos, ya que esto corresponde al sector financiero.
Entonces, para que todos trabajen solo con los documentos necesarios, restrinja el acceso solo a aquellos que correspondan a sus funciones.
Haga una copia de seguridad de sus documentos
Google estuvo inactivo una vez durante horas y los usuarios no pudieron acceder a los documentos de Google Drive. ¿Alguna vez pensaste si esto había sucedido en el momento en que los necesitabas?
Los archivos parecen estar seguros en la computadora hasta el momento en que se estropea y el técnico dice que es necesario formatear y despedirse de los archivos que están en el HD.
Si en ambos casos estos fueran los únicos accesos a sus documentos, no podrá volver a acceder a ellos. Por esa razón, es fundamental tener todos ellos respaldados.
Los formatos de copia de seguridad son diversos. Puede guardar copias de los archivos en la nube, en medios físicos (como un CD o una memoria USB) e incluso en forma impresa. Cuantas más copias de seguridad tengas, mejor. Asegúrese de que estén almacenados de forma segura.
Elija los nombres correctos para los archivos
Reforzamos este punto aquí en los consejos porque es realmente importante y muchas personas no le prestan atención al crear un archivo. Incluso aquellos que intentan nombrarlos correctamente pueden caer en la trampa de asignar nombres que confunden en lugar de ayudar.
Tomemos, por ejemplo, a alguien que hizo el documento de contrato de servicio, pero lo cambió con el tiempo y guardó todos los archivos en la misma carpeta con los siguientes nombres:
- contrato de servicios;
- contrato de servicio (nuevo);
- acuerdo de servicio 2021;
- contrato de servicio (use este);
- contrato de servicio (no uses el otro, usa este);
- acuerdo de servicio actualizado;
- acuerdo de servicio revisado;
- contrato de servicios (ahora si).
Entre tantas opciones, ¿cómo saber cuál es la correcta? Si un empleado con poco tiempo en la empresa accede a la carpeta y se encuentra con estos archivos, la posibilidad de elegir el archivo equivocado y enviarlo al cliente es alta. Si hay una cláusula en ella que el trato ya no cumple, prepárese para un problema. O anímate, nombra los archivos correctamente y evita este tipo de situaciones.
Actualice sus documentos
Es común ver empresas grandes y tradicionales siguiendo las mismas pautas durante años por lo que los documentos siguen siendo los mismos. Pero, pequeñas empresas o las startups se actualizan constantemente y, por lo tanto, necesitan actualizar sus archivos.
Esto es cierto tanto interna como externamente, ya que los empleados necesitan saber en qué términos contractuales se está trabajando actualmente y los clientes también necesitan saber qué hace su empresa.
Como dijimos aquí a lo largo de este artículo, si contraes un compromiso contractual, tendrás que cumplirlo. Incluso si su empresa, por casualidad, ya no puede hacerlo, aún tendrá que pagar por este cumplimiento, incluso si le genera pérdidas.
Para no pasar por esto, cada vez que cambie alguna regla, modifique inmediatamente el documento correspondiente.
Utilizar la tecnología para gestionar documentos
Por mucho que una empresa guarde sus documentos físicamente, es común que utilicen una hoja de cálculo para señalar en qué gabinetes y cajones se encuentra cada archivo. Esto refuerza la necesidad de utilizar la tecnología en este tipo de gestión.
En el mercado se pueden encontrar una gran variedad de software de gestión de documentos y la elección del ideal dependerá de las necesidades de tu negocio. Por supuesto, también necesitará uno dedicado a firma electronica.
ZapSign tiene tres planes de negocios para aquellos que ya tienen una alta demanda de emisión de documentos, así como para aquellos que recién comienzan. Suficiente haga clic aquí y elige el más adecuado para ti.
Siguiendo estas prácticas, podrá administrar de manera eficiente la gestión documental en su empresa para que todos los procesos de trabajo se basen en ella.
Hablando de procesos, ¿cómo has estado coordinando el tuyo? Consulte en este artículo que escribimos cómo hacer su implementación.
