Conoce qué es la gestión documental y su importancia en las empresas

La prueba de la existencia de su empresa y de todas las actividades que realiza se basa en la presentación de documentos. Esto incluye varios aspectos relacionados con la Gestão de Documentos, desde la admisión de los empleados a la firma electronica de contratos firmados con nuevos clientes o proveedores.

La forma en que lleva a cabo la gestión de documentos puede llevar al negocio al desorden total o éxito que esperas que obtenga. para que tengas la Conhecimento necesario para conquistar esta segunda posibilidad, ¡sigue leyendo este artículo!

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un pilar esencial en la estructura organizativa de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o segmento de actividad.. Este proceso integral abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su organización, almacenamiento, recuperación y, eventualmente, eliminación, garantizando la seguridad y el rápido acceso a la información.

Además de velar por el orden y eficiencia de fluye del trabajo, una gestión documental eficaz protege a la empresa contra pérdidas financieras, posibles litigios y problemas con las autoridades fiscales relacionados con la insuficiencia o falta de documentos, como guías y contratos fiscales.

La seguridad de la información, una preocupación creciente en las agendas corporativas, se ve reforzada por la gestión de documentos, que evita el acceso no autorizado y preserva la integridad de los datos contra amenazas internas y externas.

En este contexto, la gestión documental trasciende la mera organización de archivos, convirtiéndose en una estrategia vital para el cumplimiento legal, la seguridad de la información y la agilidad empresarial.

¿Cuáles son los tipos de documentos comerciales?

Toda empresa, en su rutina, está obligada a tratar con diferentes tipos de documentos, los cuales son esenciales para el funcionamiento y organización del negocio. A continuación enumeramos los principales.

Documentos contables

Los documentos contables se encuentran entre los más importantes. Éstos incluyen balances, estados de resultados y libros de impuestos. Hablamos de información esencial para un correcto seguimiento de la salud financiera de la empresa, y que, por tanto, debe almacenarse correctamente para evitar pérdidas. problemas Los futuros.

Documentos laborales

Los documentos laborales también juegan un papel esencial. Contratos de trabajo, nóminas, registros de horas y recibos de beneficios son solo algunos de los documentos necesarios para garantizar que se cumplan todas las obligaciones con los empleados de acuerdo con la legislación vigente.

Documentos legales

Hablando de legislación, los documentos legales son esenciales para regularizar el negocio. Entre ellos podemos mencionar los contratos sociales, los estatutos, las licencias, los permisos y las patentes, entre muchos otros. Mantener estos registros organizados evita complicaciones legales y facilita los procesos administrativos.

Documentos fiscales

Los documentos fiscales representan otra categoría que merece especial atención. Las facturas, recibos y comprobantes de pago de impuestos deben almacenarse correctamente para comprobar las transacciones y garantizar el cumplimiento con los organismos reguladores.

Documentos operativos

Los documentos operativos también forman parte de la rutina empresarial. Desde los procedimientos internos hasta los informes de desempeño y registros de control de calidad, ayudan a gestionar y mejorar los procesos.

Documentos estratégicos

Los documentos estratégicos reúnen información como planes de negocios, estudios de mercado y análisis de la competencia. Estos registros son esenciales para definir objetivos y el crecimiento sostenible de la empresa.

Cada tipo de documento tiene una importancia específica y requiere un almacenamiento seguro y organizado. Tener un buen sistema de gestión documental facilita la administración y garantiza que toda la información esté disponible siempre que sea necesaria.

¿Qué es la gestión electrónica de documentos (EDM)?

La gestión electrónica de documentos (GED) es un sistema que permite el almacenamiento, organización y control de archivos digitales, sustituyendo los métodos tradicionales de archivo en papel. A través de soluciones tecnológicas, GED facilita la creación, búsqueda y manipulación de documentos dentro de una empresa u organización, optimizando los procesos internos y mejorando la productividad.

Con el avance de la digitalización, el GED se ha convertido en una herramienta esencial para empresas de todos los tamaños, ofreciendo una serie de beneficios. Una de las principales ventajas de este enfoque es la reducción de los costos operativos. Al eliminar la necesidad de papel, impresión y archivo físico, la organización ahorra materiales y espacio de almacenamiento.

La digitalización de documentos también permite un acceso rápido y remoto, lo que hace más fácil consultar y compartir archivos sin necesidad de desplazarse o buscar físicamente los documentos en los archivos.

Otro aspecto importante del GED es la Seguridad de la Información. Con el uso de sistemas de encriptación, autenticación y respaldo, los documentos digitales están protegidos contra accesos no autorizados y posibles pérdidas. Estos sistemas garantizan que sólo las personas autorizadas accedan a los archivos y que las versiones de los documentos se registren y controlen, evitando cambios no deseados.

La gestión electrónica de documentos también facilita el cumplimiento de la normativa y las auditorías. Muchas industrias requieren estándares estrictos para la retención e integridad de los documentos. Con GED, las empresas pueden automatizar el proceso de retención de documentos, garantizando que se almacenen durante períodos definidos y se acceda a ellos cuando sea necesario, sin la preocupación de violar estándares legales.

Por lo tanto, la agilidad en el procesamiento de documentos es un beneficio significativo del GED. Al automatizar tareas como archivar, buscar y clasificar archivos, la organización gana eficiencia, permitiendo a los empleados centrarse en actividades más estratégicas.

Diferencia entre GED y ECM

Aunque a menudo se utilizan como sinónimos, EDM (Gestión de documentos electrónicos) y ECM (Gestión de contenido empresarial) tienen diferencias conceptuales importantes.

GED se centra en la digitalización, organización, almacenamiento y recuperación de documentos en formato electrónico. El objetivo principal es sustituir el papel y garantizar que los documentos sean accesibles de forma rápida y segura. Un sistema GED típico administra archivos como contratos, propuestas, facturas, entre otros.

ECM va más allá de la gestión documental. Cubre todo el ciclo de vida de la información dentro de la empresa, incluidos documentos, correos electrónicos, contenido de redes sociales, imágenes, videos e incluso flujos de trabajo asociados. ECM integra diferentes fuentes de contenido en un único sistema, promoviendo una visión unificada y estratégica de la información corporativa.

En otras palabras, cada ECM incluye funcionalidades GED, pero no cada GED es una solución ECM completa. Las empresas que trabajan únicamente con documentos digitales pueden beneficiarse enormemente de un buen ECM, mientras que aquellas que buscan gestionar todo tipo de contenido corporativo, en diferentes medios, pueden considerar adoptar una plataforma ECM.

Conocer esta diferencia ayuda a definir mejor el alcance del proyecto de gestión documental y elegir la tecnología más adecuada a las necesidades de la organización.

Desafíos en la implementación del GED

A pesar de los numerosos beneficios, la implementación de la Gestión Electrónica de Documentos (GED) puede enfrentar algunos desafíos.

Entre los principales destacan los siguientes:

• resistencia cultural:Los empleados acostumbrados a los procesos físicos pueden resistirse a adoptar soluciones digitales;
• falta de entrenamiento:sin una formación adecuada, el equipo puede no aprovechar todo el potencial del sistema, o incluso cometer errores que comprometan la seguridad de la información;
• Inversión inicial:la adquisición de tecnologías EDM puede representar un coste considerable, especialmente para las pequeñas empresas;
• adaptación de procesos:Algunos flujos de trabajo necesitan rediseñarse para adaptarse al entorno digital.

Superar estos obstáculos requiere planificación estratégica, una comunicación clara sobre los beneficios del cambio e inversión en capacitación y apoyo continuo.

Cuando se realiza correctamente, la implementación de GED no solo moderniza las operaciones, sino que también aumenta la productividad y la seguridad de la información dentro de la organización.

¿Cuál es el flujo ideal de gestión documental?

El flujo ideal de gestión documental debe garantizar la organización, la seguridad y la accesibilidad para optimizar los procesos de negocio. Un sistema bien estructurado permite almacenar, recuperar y compartir la información de forma eficiente, evitando reelaboraciones y pérdidas.

El primer paso es identificar la necesidad documental, definiendo qué tipos de archivos se gestionarán y cuáles son sus respectivas finalidades. Este paso permite la estandarización de formatos y una categorización adecuada, haciendo más eficiente la gestión.

A continuación, la captura y el escaneo son clave para consolidar los documentos en una plataforma electrónica segura. Esta transformación facilita el almacenamiento, reduciendo la necesidad de espacio físico y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro.

Con los documentos almacenados, la indexación se vuelve esencial. El uso de metadatos como fechas, autores y palabras clave permite localizar archivos de forma rápida y precisa. Un sistema bien implementado evita dificultades en la búsqueda de información, garantizando una mayor productividad.

La seguridad también debe ser priorizada. La configuración de permisos de acceso y el cifrado de archivos protegen los datos confidenciales. acceso no autorizado. La autenticación de usuarios y la monitorización del acceso son prácticas que refuerzan la protección.

Otro aspecto relevante es la automatización de flujos de trabajo. Los sistemas modernos permiten la integración entre sectores, agilizando las aprobaciones y firmas, lo que resulta en procesos más ágiles y una reducción de errores operativos. Además de agilizar las operaciones, mejora la transparencia y la trazabilidad en cada etapa.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo, también conocida como automatización del flujo de trabajo, es una tendencia cada vez más presente en la gestión documental.

Consiste en programar pasos automáticos para actividades que involucran documentos, como aprobaciones de contratos, revisiones de políticas internas o informes. En lugar de depender de procedimientos manuales, que son propensos a olvidos o demoras, la automatización garantiza que cada tarea se envíe a la persona correcta en el momento correcto.

Esta automatización genera claros beneficios:

• reducción de plazos: procesos que antes tomaban días ahora se pueden completar en horas;
• menor riesgo de error: elimina errores humanos en la secuencia de actividades;
• trazabilidad: todas las acciones quedan registradas en el sistema, aumentando la transparencia.

Con la integración de notificaciones automáticas (por correo electrónico o aplicaciones), los involucrados son alertados tan pronto como necesitan actuar, lo que permite que los procesos se desarrollen sin problemas.

Las soluciones modernas de gestión de documentos ya ofrecen módulos de flujo de trabajo integrados o incorporados, optimizando aún más las operaciones de las empresas que manejan grandes volúmenes de documentos.

¿Cómo organizar los documentos de tu empresa?

El primer paso para una organización eficiente es clasificar los documentos según su propósito. Los contratos, facturas, estados financieros y registros de empleo deben separarse en categorías bien definidas. Esta estructura hace que sea fácil archivar y recuperar cuando sea necesario.

Definir una ubicación segura para el almacenamiento físico y digital es esencial. Los documentos impresos deben guardarse en carpetas identificadas y protegerse contra daños, mientras que los archivos digitales necesitan sistemas de respaldo confiables y protección contra el acceso no autorizado. El uso de plataformas especializadas de gestión documental puede optimizar este proceso, garantizando un mayor control y accesibilidad.

Digitalizar documentos es una buena práctica para reducir el uso de papel y aumentar la seguridad de la información. Al transformar documentos físicos en archivos digitales, la empresa gana practicidad y reduce el riesgo de pérdida. Las herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permiten localizar información rápidamente, haciendo más eficiente la gestión.

La frecuencia de revisión y descarte de documentos también es importante. Algunos registros deben conservarse durante un período de tiempo específico debido a requisitos legales, mientras que otros pueden eliminarse después de un período de tiempo. Tener una política clara para este proceso evita desorden innecesario y mejora la organización general.

Establecer controles de acceso y definir los responsables de la gestión documental ayuda a mantener la seguridad y confidencialidad de la información. Los empleados deben estar capacitados para seguir los procedimientos adoptados, garantizando que todos contribuyan a la organización y el mantenimiento de los registros.

Con un sistema estructurado y procesos bien definidos, la empresa mantiene sus documentos accesibles, seguros y actualizados, favoreciendo la toma de decisiones y el cumplimiento de las obligaciones legales.

¿Qué son los documentos digitales?

Los documentos digitales son archivos creados, almacenados y manipulados a través de dispositivos electrónicos, reemplazando los tradicionales papeles físicos. La característica principal de estos documentos es su naturaleza digital, lo que significa que su información puede ser accedida y compartida rápidamente a través de Internet, sin necesidad de impresión o transporte físico.

Algunos ejemplos comunes incluyen todo, desde textos y hojas de cálculo hasta presentaciones y formularios, todos generados en programas específicos, como editores de texto u hojas de cálculo.

La transición a los documentos digitales ha facilitado procesos en varios sectores. En el entorno corporativo, se utilizan ampliamente para almacenar contratos, informes financieros, documentos fiscales y otros tipos de comunicaciones internas y externas.

La utilización de estos archivos resulta un recurso sumamente ventajoso, debido a la capacidad de los documentos digitales de ser almacenados de forma compacta, reduciendo la necesidad de grandes espacios físicos para su archivo y haciendo más rápido y eficiente el acceso a los datos.

Otro tipo importante de documento digital incluye formularios y registros realizados a través de plataformas en línea, como los realizados para fines administrativos o bancarios. Por ejemplo, los contratos de membresía, los formularios de solicitud y las solicitudes de servicios a menudo se digitalizan, lo que permite un proceso más ágil y reduce los errores.

Con la creciente digitalización de los procesos corporativos, también han surgido las firmas digitales, que permiten la autentificación de documentos y garantizan su validez legal. Esta innovación viene acompañada de mecanismos de seguridad, como el cifrado, que aseguran la integridad y autenticidad del contenido, evitando fraude y cambios indebidos.

La facilidad de manejo de documentos digitales refleja el avance de las tecnologías de la información y la comunicación, promoviendo una mayor agilidad en los flujos de trabajo y aumentando la accesibilidad a la información. Esta transformación está presente en prácticamente todos los sectores, impulsando la innovación y adaptando a empresas e individuos a un mundo cada vez más digitalizado.

Importancia de los metadatos en la gestión documental

Los metadatos juegan un papel fundamental en la gestión documental. Son datos que describen y contextualizan los documentos almacenados, facilitando la organización, búsqueda y recuperación de la información.

Los ejemplos de metadatos incluyen información como el título del documento, el autor, la fecha de creación, el tipo de archivo, las palabras clave y el estado de revisión. Estos elementos, aunque invisibles para el usuario final en muchos casos, funcionan como una especie de “identificación” del documento.

En los sistemas de gestión electrónica, la correcta definición de los metadatos es crucial para garantizar consultas eficientes y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Sin metadatos bien estructurados, localizar un documento específico entre miles puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es propensa a errores.

Además, los metadatos contribuyen a la seguridad de la información, permitiendo la clasificación de los documentos según su nivel de sensibilidad, lo que facilita la aplicación de reglas de acceso y retención.

La automatización en el llenado de metadatos, mediante tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se ha convertido en una tendencia en las modernas soluciones de gestión documental, aportando aún mayor agilidad.

Por lo tanto, pensar en los metadatos no es sólo una cuestión técnica, sino estratégica: los documentos bien descritos son más útiles, más seguros y más fáciles de utilizar en el día a día de las empresas.

Escaneo de documentos físicos

La conversión de papel en archivos digitales facilita el almacenamiento, la organización y la recuperación de información, además de liberar espacio físico y reducir costos en suministros de oficina.

El proceso de digitalización debe seguir algunas buenas prácticas:

• preparación:quitar grapas, clips y reparar documentos dañados;
• Escanear:uso de escáneres apropiados para garantizar una calidad de imagen adecuada;
• indexación: asignación de metadatos (como título, fecha y categoría) para facilitar futuras búsquedas;
• almacenamiento seguro:Adopción de sistemas confiables y prácticas de respaldo.

Además, para los documentos públicos o documentos con valor legal, es importante observar normas como: Decreto nº 10.278 / 2020, que establece criterios para que los documentos digitalizados tengan validez jurídica equivalente al original.

Digitalizar no es simplemente “convertir papel en PDF”: es una estrategia para hacer que la información sea más accesible, segura y útil para las empresas.

¿Cómo gestionar documentos físicos y digitales?

La gestión eficiente de documentos físicos y digitales es esencial para mantener la organización y garantizar un fácil acceso a la información. Después de todo, un buen sistema reduce el riesgo de pérdida y fraude, mejora la productividad y facilita el cumplimiento de los requisitos legales.

Para los documentos físicos, el primer paso es clasificarlos por categoría, como contratos, informes y recibos financieros. Este proceso permite un archivado más eficiente y acelera la búsqueda cuando es necesario. El almacenamiento debe realizarse en lugares adecuados, con control de humedad y temperatura, evitando dañar el papel. El uso de etiquetas y códigos para la identificación también ayuda a la organización.

La digitalización es una estrategia recomendada para reducir el volumen de papel y hacer más práctica la gestión. Los documentos escaneados se pueden almacenar en carpetas organizadas y acceder a ellos rápidamente. Los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) facilitan las búsquedas de palabras clave, haciendo que el proceso sea aún más rápido.

Para los documentos digitales, es importante utilizar una estructura de almacenamiento bien definida, con carpetas nombradas de manera estandarizada. El uso de software de gestión documental permite el control de versiones, restricciones de acceso e integración con otras herramientas de negocio.

La seguridad de la información debe ser una prioridad. Para los documentos físicos se recomienda utilizar armarios con cerradura y control de acceso. Los archivos digitales deben tener encriptación, copias de seguridad periódicas y autenticación multifactor para evitar acceso no autorizado.

La eliminación de documentos obsoletos debe seguir estándares específicos, garantizando que no se exponga información sensible. En el caso de documentos físicos, se recomienda triturarlos antes de desecharlos. Para los archivos digitales, la eliminación permanente y la eliminación de copias de seguridad innecesarias son medidas importantes.

Mantener procedimientos estandarizados y revisar periódicamente las prácticas adoptadas garantiza que los documentos físicos y digitales estén siempre organizados, seguros y accesibles para quienes los necesitan en el entorno empresarial.

¿Cómo archivar documentos?

Archivar adecuadamente los documentos es esencial para mantener la organización y facilitar el acceso a la información cuando sea necesario.

El primer paso es clasificar los documentos según su categoría. Separarlos en grupos como contable, fiscal, laboral, legal y operativo permite una organización más eficiente. Cada tipo de registro debe tener una ubicación de almacenamiento específica, lo que garantiza que las búsquedas se realicen rápidamente.

Definir un método de archivo es otro aspecto importante. El sistema puede ser cronológico, alfabético, numérico o temático, según las necesidades de la empresa. Lo ideal es adoptar un estándar que facilite la localización y recuperación de registros.

En el caso de documentos físicos es imprescindible el uso de carpetas, cajas organizadoras y archivadores metálicos o de madera. El ambiente debe ser seguro, protegido contra la humedad, el calor excesivo y las plagas que puedan comprometer la integridad del material.

La digitalización se ha convertido en una alternativa eficaz para optimizar la gestión documental. La conversión de archivos físicos en archivos digitales reduce los requisitos de espacio y mejora la accesibilidad a la información. Para ello, el uso de escáneres y software especializado ayuda a mantener los documentos organizados y protegidos contra pérdidas accidentales.

La implementación de un sistema de control de acceso garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar los documentos almacenados, lo que evita riesgos de fraude y fuga de información sensible.

Por lo tanto, se recomienda establecer un período de retención para cada categoría de documento. Algunas leyes requieren que ciertos registros se conserven durante un período de tiempo específico, mientras que otros pueden descartarse después de un período específico.

Con un método de archivo eficiente, es posible mantener los documentos organizados y facilitar la gestión administrativa, garantizando la seguridad y la accesibilidad siempre que sea necesario.

¿Cuáles son las consecuencias de una mala gestión documental?

Una inadecuada gestión documental en las empresas puede generar una serie de problemas que comprometen tanto la eficiencia operativa como la seguridad de la información. La pérdida de datos esenciales es uno de los principales riesgos, ya que los documentos mal almacenados o mal organizados pueden extraviarse fácilmente.

Cuando esto sucede, la información importante se vuelve inaccesible, lo que puede generar retrasos en el proceso e incluso pérdidas financieras.

Otro impacto negativo es la inseguridad de la información. A documentos mal protegidos se puede acceder de forma inapropiada, exponiendo datos confidenciales al riesgo de fugas o uso indebido. 

Esta situación es especialmente preocupante en relación al cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos (LGPD), que exige a las empresas adoptar medidas estrictas para garantizar la privacidad y seguridad de los datos de los clientes. El incumplimiento de dichas normas puede dar lugar a sanciones y dañar la imagen de la organización.

La falta de un sistema de gestión documental eficiente también aumenta los costos operativos. El tiempo perdido buscando manualmente documentos, la necesidad de duplicar esfuerzos para resolver fallas organizacionales y los costos de almacenar físicamente los papeles son factores que incrementan los costos de la empresa.

Este escenario también reduce la productividad de los empleados, ya que quedan sobrecargados con tareas que podrían automatizarse o simplificarse.

La desorganización resultante de una mala gestión documental perjudica directamente los procesos internos. La falta de acceso rápido y preciso a la información puede afectar decisiones importantes y comprometer la ejecución de tareas, lo que puede afectar la calidad de los servicios prestados, además de perjudicar la comunicación interna y la colaboración entre equipos.

¿Cuáles son los documentos firmados digitalmente que puedes firmar?

Se pueden firmar digitalmente varios tipos de archivos, facilitando los procesos y eliminando la necesidad de papel.

Contratos

Los contratos son uno de los documentos más comunes para la firma digital. Desde contratos de prestación de servicios hasta contratos de compraventa, la autenticación electrónica permite que todas las partes involucradas firmen desde cualquier lugar, haciendo más ágil el proceso.

Documentos financieros

Otro ejemplo son los documentos financieros, como las facturas electrónicas y los contratos de préstamo. Las firmas digitales garantizan la integridad de estos registros, reduciendo el riesgo de fraude y garantizando el cumplimiento de las regulaciones.

Documentos internos y externos

En el área corporativa se pueden firmar digitalmente documentos internos y externos, incluidos términos de confidencialidad, aprobaciones de proyectos y actas de reuniones. Este método proporciona un mayor control sobre el flujo de información dentro de la empresa, optimizando la gestión documental.

Historial médico electrónico y recetas

En el sector sanitario, los historiales médicos electrónicos y las recetas médicas pueden firmarse digitalmente, lo que garantiza seguridad y trazabilidad de la información. Este avance permite a los médicos y profesionales de la salud trabajar de forma más práctica, garantizando la autenticidad de los documentos.

Procesos legales

Los procesos legales también se benefician de esta tecnología. Las peticiones, poderes notariales y otros documentos utilizados en los tribunales pueden firmarse digitalmente, garantizando su validez y reduciendo la burocracia en el avance de los casos.

Documentos escolares

En educación, los certificados académicos, diplomas y transcripciones pueden emitirse y firmarse digitalmente, proporcionando autenticidad y facilitando la verificación por parte de instituciones y empleadores.

Documentos inmobiliarios

Otro uso relevante es en documentos inmobiliarios, como escrituras y contratos de arrendamiento. La digitalización de estas transacciones agiliza los procesos y reduce la necesidad de viajar para obtener firmas en persona.

Por ello, no es de extrañar cómo la aceptación generalizada de la firma digital ha transformado la forma de formalizar los documentos, garantizando seguridad, eficiencia y practicidad para personas y empresas.

¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?

Está formado por cuatro fases que presentamos a continuación.

Producción

Esta primera etapa marca el “nacimiento del documento” y también el objetivo detrás de su aparición. Por ejemplo: un contrato de prestación de servicios requiere del cuidado necesario para que contratista y contratista estén de buen acuerdo. Lo mismo ocurre con los documentos del contrato de trabajo, con la diferencia de que trata de la relación entre empleado y empleador.

Es por eso que los departamentos legales y operativos utilizan mucho esta fase de gestión, ya que necesitan preparar documentos que estén de acuerdo con la empresa y las leyes constitucionales.

Tenerlos hechos es fundamental para que el trabajo que implica el uso de documentos pueda comenzar.

Conducir

Si bien la primera fase está destinada a la producción del borrador, este paso de procesamiento tiene una función diferente a la simple composición del modelo de documentos que debe seguir como estándar la empresa.

Aquí, cada vez que se emite un documento, no es necesario crearlo desde cero, sino seguir los formatos que previamente fueron aprobados internamente para cada tipo de archivo.

Por ejemplo: si uno de tus colaboradores cierra un trato con un cliente, deberá enviar el contrato y completar los campos que corresponden únicamente al contratante, siendo el resto del contenido contractual el mismo.

Esta fase puede llevar mucho tiempo si es necesario enviar el contrato al cliente para que lo firme manualmente. Sin embargo, cuando se confía en una firma electrónica, este proceso se realiza en menos de 1 minuto por la computadora o célula.

uso

Esta tercera fase se refiere al cumplimiento de las cláusulas existentes en los contratos creados por la empresa.

Por eso, te dejamos una recomendación muy importante: revisa todos los puntos del documento antes de enviarlo para su firma. Después de todo, si hay algún punto a corregir o que difiere de lo acordado, todavía hay tiempo para corregirlo durante esta verificación.

Por ello, a este paso también se le conoce como “fase de evaluación” ya que corresponde al análisis de las acciones que se van a realizar.

archivando

Una vez ejecutadas las tres fases anteriores, la última implica la archivando del documento. Quienes todavía trabajan con la gestión documental física mueven archivos de un cajón o armario a otro. Si ya están en la nube, simplemente muévelos a otra carpeta destinada a esta función.

Algunos gerentes y dueños de negocios optan por eliminar archivos cuando ya no los necesitan o han caducado, pero sugerimos que esto no se haga con todos.

Cada documento que emites representa la memoria corporativa del negocio. Entonces, si fueran importantes en el futuro, manténgalos archivados en su sistema.

¿Qué importancia tiene la gestión documental?

La principal importancia de la gestión documental se refiere a la buena ejecución de las actividades administrativas, lo que también ayuda en la toma de decisiones empresariales..

¿Vamos a ver un ejemplo? LA ZapSign es una herramienta de firma electrónica donde solo puedes pedir nombre, número de teléfono y correo electrónico para firmar un documento, pero también puedes incluir otras opciones avanzadas si lo crees necesario, como: foto de la cara, copia del DNI y firmado a mano digitalmente. 

Sin embargo, si estos pasos más grandes están provocando que algunas personas desistan de contratar, hacerlo más simple es la mejor manera, además de una decisión que se toma después de analizar la gestión documental.

¿Qué es el análisis de documentos?

El análisis de documentos es un proceso utilizado para verificar la autenticidad, integridad y validez de los documentos. Este procedimiento se aplica en diversas áreas, como procesos legales, transacciones comerciales y validación registral, garantizando mayor seguridad y confiabilidad en la información presentada.

El proceso puede implicar diferentes pasos, dependiendo del contexto y el propósito del análisis. Verificar datos básicos, como nombre, CPF, CNPJ, fecha de emisión y firmas, es uno de los primeros pasos. El objetivo es garantizar que la información sea correcta y coherente con los registros oficiales.

Verificar la autenticidad del documento también es esencial. Se analizan elementos como marcas de agua, sellos de seguridad y otros mecanismos de protección para prevenir el fraude. También puede ser necesario comparar la información con bases de datos gubernamentales o privadas para confirmar su veracidad.

El análisis de documentos también puede incluir la identificación de signos de alteraciones o falsificaciones. Técnicas avanzadas, como el uso de inteligencia artificial y software especializado, son cada vez más comunes en este tipo de verificación. Estas herramientas ayudan a detectar irregularidades que podrían pasar desapercibidas durante una inspección visual.

Las empresas e instituciones que dependen de documentos para validar transacciones o identificar personas adoptan el análisis de documentos como una forma de reducir riesgos. El proceso ayuda a prevenir el fraude, garantizar el cumplimiento de los estándares regulatorios y brindar mayor seguridad en las negociaciones y procesos administrativos.

La tecnología ha jugado un papel fundamental en la modernización de este procedimiento. El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la inteligencia artificial y la cadena de bloques son algunas de las características que hacen más eficiente el análisis, reduciendo el tiempo necesario para la verificación y aumentando la precisión de los resultados.

Adoptando buenas prácticas y utilizando tecnología, es posible hacer el proceso más ágil y seguro, minimizando riesgos y garantizar la integridad de la información.

De esta forma, el análisis documental hace que la gestión de la empresa en su conjunto sea más rápida y segura. Al fin y al cabo, organizar los documentos hace más ágil el trabajo, además de aumentar la productividad y evitar que los miembros de la empresa cometan errores en el desempeño de sus funciones.

Esto también contribuye a cómo la audiencia ve la empresa. Cuando la emisión de documentos se realiza de forma eficaz, se considera una forma moderna que presta bien sus servicios. Para comprobar cuán cierto es esto, pregúntese: ¿se siente más cómodo haciendo negocios con una organización moderna o con una que todavía sigue modelos de gestión viejo y lento?

¿Cuáles son las reglas para firmar documentos?

La firma de documentos sigue reglas específicas para garantizar su validez legal y seguridad. Existen diferentes formas de firma, cada una con sus propios requisitos, dependiendo del contexto y la legislación aplicable.

Las firmas manuales, realizadas con lápiz sobre papel, siguen utilizándose ampliamente. Para que sea válido, debe ser realizado por una persona con capacidad legal, que demuestre su intención de aceptar los términos del documento. En algunos casos, puede ser necesaria la certificación notarial para reforzar la autenticidad.

La firma digital, basada en el cifrado, tiene valor legal y ofrece mayor seguridad. En Brasil, sigue las directrices de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil). Esta tecnología asegura la identidad del firmante y la integridad del documento, evitando fraudes y cambios indebidos.

Las firmas electrónicas engloban otros métodos digitales, como el uso de contraseñas, la biometría o la aceptación por correo electrónico. Si bien es válido en diferentes situaciones, su aceptación puede variar dependiendo de la naturaleza del contrato y los requisitos legales.

Independientemente del tipo elegido, se deben cumplir algunas condiciones para que la firma sea legalmente válida. El firmante debe tener pleno conocimiento del contenido del documento y ser legalmente capaz de firmar. También deberá garantizarse la autenticidad e integridad, impidiendo modificaciones posteriores a la firma.

Algunas categorías de documentos requieren firmas específicas. En el caso de contratos de alto valor o actos notariales, puede ser obligatoria una firma digital emitida por una autoridad de certificación. Los acuerdos entre particulares podrán aceptar métodos electrónicos más sencillos, siempre que las partes estén de acuerdo.

La legislación brasileña viene evolucionando para abarcar nuevas tecnologías en reconocimiento de firmas. El avance de la digitalización impulsa el uso de métodos modernos, proporcionando mayor eficiencia y seguridad en las transacciones. Sin embargo, siempre es importante consultar la normativa vigente para cada situación.

Al firmar cualquier documento, prestar atención a los requisitos legales evita problemas futuros y garantiza que los compromisos asumidos sean legítimos y legalmente reconocidos.

¿Cuáles son los documentos necesarios para reconocer una firma?

La notarización es un procedimiento utilizado para confirmar la autenticidad de la firma de una persona en un documento. Este trámite se realiza en notarías y puede requerirse en diversas situaciones, como contratos, poderes y autorizaciones.

Para reconocer una firma es necesario presentar documentos que acrediten la identidad del firmante. El documento principal solicitado es un documento oficial con fotografía, como una identificación o una licencia de conducir. Estos documentos permiten al notario comparar la firma del individuo con la previamente registrada en la notaría.

Otro documento importante es el CPF, que puede solicitarse para complementar la identificación de la persona. Si la firma se reconoce por semejanza, basta con cotejar la firma que obra en el documento a autenticar con el expediente ya existente en la notaría. En caso de reconocimiento por autenticidad, el firmante deberá comparecer personalmente y firmar el documento en presencia del notario.

En algunas situaciones, pueden requerirse otros documentos para garantizar la validez del acto. Se podrán solicitar certificados actualizados, especialmente cuando sea necesario acreditar el estado civil o la representación legal. En el caso de personas jurídicas, los encargados de firmar deberán presentar el estatuto o contrato social de la empresa, además de los documentos personales.

El procedimiento puede variar dependiendo del tipo de documento y de los requisitos específicos de cada oficina de registro. Por lo tanto, se recomienda consultar previamente los requisitos de la sede donde se realizará el reconocimiento. De esta manera es posible evitar contratiempos y garantizar que todos los documentos necesarios estén a mano al momento del servicio.

La notarización es un recurso importante para evitar fraude y garantizar la autenticidad de las firmas y brindar mayor seguridad jurídica a los distintos tipos de documentos. Conocer los documentos necesarios facilita el proceso y evita dificultades a la hora de realizar el trámite.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental?

La gestión documental tiene como objetivo organizar, almacenar y preservar la información de manera eficiente. Las empresas e instituciones manejan diariamente un gran volumen de archivos, y la gestión adecuada de estos registros contribuye a la seguridad, accesibilidad y cumplimiento de los estándares regulatorios.

Uno de los principales objetivos de esta práctica es garantizar que los documentos estén disponibles siempre que sean necesarios, lo que permite que los procesos internos sean más ágiles y los empleados tengan acceso más fácil a la información importante, evitando retrasos y retrabajos. La clasificación correcta y la definición de un flujo de almacenamiento adecuado reducen la posibilidad de pérdida de archivos y optimizan la rutina organizacional.

Otro punto esencial es la protección de los datos contenidos en los documentos. Se deben aplicar medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado y la fuga de información sensible, algo que cobra aún más relevancia cuando existe la necesidad de cumplir con requisitos legales relacionados con la privacidad y la protección de datos, asegurando que la empresa cumple con regulaciones específicas.

La conservación de documentos también es un aspecto relevante. Ciertos registros deben conservarse durante largos períodos de tiempo, y la digitalización puede ser una alternativa eficaz para reducir el espacio físico requerido y minimizar el riesgo de deterioro.

Con el avance de las tecnologías, las soluciones automatizadas permiten un mayor control sobre el ciclo de vida de los archivos, garantizando que se almacenen correctamente y se descarten en el momento adecuado.

La eficiencia operativa es otro beneficio que se logra con una gestión estructurada. Reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información, estandarizar procesos y minimizar errores son reflejo de un sistema bien implementado. Este factor impacta directamente la productividad y el rendimiento general de la organización.

Además, la gestión documental contribuye a la sostenibilidad. La digitalización reduce el consumo de papel y disminuye los costos de impresión y almacenamiento físico, lo que refleja una postura consciente del medio ambiente y puede traer beneficios financieros a largo plazo.

¿Qué importancia tiene la sostenibilidad en la gestión documental?

La adopción de prácticas sostenibles en la gestión documental aporta importantes beneficios a las empresas, tanto desde el punto de vista ambiental como financiero. Reducir el uso de papel, reducir residuos y ahorrar recursos financieros son algunas de las ventajas que proporcionan estrategias como la digitalización y el uso de sistemas. gestión de documentos electrónicos (GED)

La digitalización eficiente es uno de los pilares para reducir la dependencia del papel. La conversión de documentos físicos a formatos digitales permite almacenar grandes volúmenes de información, eliminando la necesidad de archivos físicos, que ocupan espacio y generan costos de almacenamiento. La transición a lo digital también contribuye a reducir el consumo de recursos naturales, como árboles y agua, necesarios para la producción de papel.

Los sistemas GED hacen que la gestión sea más organizada y eficiente. Al implementar estas herramientas, es posible centralizar y automatizar el almacenamiento, recuperación y eliminación de documentos, asegurando la integridad de la información y optimizando los procesos internos, lo que mejora la eficiencia operativa y ayuda a reducir el impacto ambiental al disminuir el desperdicio de materiales.

A pesar de los beneficios, la implementación de estas prácticas enfrenta desafíos. La resistencia al cambio es una barrera común, especialmente en empresas acostumbradas a los métodos tradicionales de gestión documental. El personal puede sentirse inseguro al utilizar nuevas tecnologías y herramientas.

Para superar este obstáculo, es fundamental invertir en formación continua, aclarando los beneficios de la digitalización y ofreciendo apoyo para la adaptación a los nuevos procesos.

La gestión documental sostenible, además de reducir costes, también contribuye a la responsabilidad socioambiental de las empresas. Al adoptar prácticas más respetuosas con el medio ambiente, las organizaciones demuestran un compromiso con la preservación del medio ambiente, algo cada vez más valorado por los consumidores, inversores y socios comerciales.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión documental?

En el contexto de la gestión documental surgen varios desafíos que impactan directamente en la eficiencia y seguridad de la información corporativa. Veamos a continuación los más presentes.

Espacio físico limitado

Muchas empresas aún conservan gran parte de su documentación en formato físico, lo que requiere un espacio de almacenamiento considerable. Con la generación constante de nuevos documentos, la necesidad de más espacio se convierte en un desafío creciente.

La solución puede pasar por ampliar el espacio físico o subcontratar el almacenamiento de documentos menos utilizados, pero son medidas que implican costos adicionales y complejidad logística.

Seguridad de documentos

El uso de cajas fuertes, archivos con llave y un estricto control de acceso son medidas esenciales, pero requieren una supervisión constante para evitar el acceso no autorizado.

La protección de datos sensibles de las empresas supone un reto importante, especialmente en un contexto en el que las brechas de seguridad pueden tener graves implicaciones, como multas relacionadas con la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Y hablando de eso…

Cómo funciona la LGPD en la gestión documental

La Ley General de Protección de Datos (LGPD) impone una serie de obligaciones que tienen como objetivo garantizar la protección de los datos personales, y una gestión documental eficiente es fundamental para cumplir con estas exigencias.

El primer paso para garantizar el cumplimiento de la LGPD es el mapeo de datos. Las empresas necesitan identificar y clasificar todos los documentos que contienen información personal, evaluando cómo se recopilan, almacenan, procesan y comparten estos datos. Este mapeo ayuda a crear una visión clara de qué datos necesitan protección especial y cómo deben gestionarse.

Las políticas de privacidad son otro componente esencial para alinear la gestión documental con la LGPD. Deben ser transparentes e informar a los empleados, clientes y socios cómo la empresa maneja la información personal. Estas políticas deben incorporarse a los procesos de recopilación de datos, garantizando que la recopilación de información se limite al mínimo necesario para la operación.

La concienciación del personal es esencial para garantizar que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades con respecto a la protección de datos personales. Realizar capacitaciones continuas y brindar orientación clara sobre cómo manejar documentos confidenciales ayuda a minimizar el riesgo de incumplimiento.

La LGPD también afecta directamente el almacenamiento, procesamiento y eliminación de documentos. Para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos, es esencial adoptar sistemas de gestión de documentos electrónicos (GED)

Estos sistemas permiten un control más eficiente de los documentos digitales, incluyendo el cifrado y el control de acceso restringido. GED facilita la organización, recuperación rápida y eliminación segura de documentos, de acuerdo con los estándares LGPD.

Categorización y organización

Definir un sistema eficaz de categorización y organización de documentos es complejo y requiere un conocimiento profundo de las rutinas de la empresa. Es vital considerar la naturaleza, frecuencia de uso y nivel de confidencialidad de cada documento para crear categorías que faciliten el acceso y garanticen la seguridad necesaria.

Retos de la era digital

"Con la implementación de Escanear, el volumen de documentos generados aumentó exponencialmente. Las empresas deben poder gestionar de manera eficiente una gran cantidad de documentos, a menudo distribuidos en múltiples departamentos y ubicaciones.

La diversidad y complejidad de documentos digitales representan un desafío adicional, que requiere sistemas capaces de garantizar precisión y actualización constante.

Cumplimiento de normas técnicas.

El cumplimiento de las normas técnicas es un aspecto vital de la gestión documental, especialmente en entornos donde la validez legal y la integridad de la información son esenciales.

Una referencia importante es la norma ISO / TR 15801: 2004, que define los requisitos para la fiabilidad y autenticidad de los documentos almacenados electrónicamente.

Esta norma establece buenas prácticas para:

• garantizar que los documentos no se alteren sin autorización;
• preservar la integridad de los registros digitales a lo largo del tiempo;
• validar la autenticidad y el origen de los documentos.

Además de la norma ISO/TR 15801, otras reglamentaciones locales e industriales pueden requerir estándares específicos para el escaneo y almacenamiento de documentos.

Adoptar prácticas que cumplan con los estándares técnicos es un desafío, pero esencial para mitigar los riesgos legales, mejorar la gobernanza corporativa y reforzar la credibilidad de las operaciones digitales de la empresa.

Seguridad en entornos virtuales

Con el aumento de los ciberataques, garantizar la seguridad de los documentos en entornos digitales se ha convertido en una preocupación primordial. Es fundamental implementar medidas sólidas de protección de datos para evitar accesos no autorizados y fugas de información.

Gestión del tiempo

Implementar y mantener un sistema de gestión de documentos eficiente puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, especialmente durante la fase de implementación. Aunque inicialmente pueda parecer un obstáculo, a la larga, un sistema bien estructurado ahorra tiempo y aumenta la productividad.

Riesgo de extravío o pérdida

La ausencia de procesos y estándares bien definidos en la gestión documental puede provocar la extravío o pérdida de documentos importantes.

Sin un sistema eficiente, el riesgo de que los documentos se retiren y no se devuelvan correctamente, o incluso se pierdan, aumenta significativamente. Esto empeora cuando no existe un lugar único y organizado para almacenar archivos.

¿Qué hacer si se pierde un documento?

Al darse cuenta de que se ha perdido, se deben tomar inmediatamente ciertas medidas para minimizar los riesgos y evitar problemas futuros.

El primer paso es presentar una denuncia ante la policía, lo que se puede hacer en línea o en una estación de policía. Este documento sirve como prueba formal de pérdida y puede ser necesario para evitar el mal uso de la información por parte de terceros.

Luego de este registro, se recomienda contactar con instituciones financieras y organismos responsables de documentos perdidos. En el caso de documentos bancarios, como tarjetas de crédito y cheques, el bloqueo inmediato evita transacciones no autorizadas. En el caso de documentos personales, como documentos de identidad y CPF, la comunicación con los organismos emisores puede prevenir el fraude y garantizar que se emita una segunda copia.

La solicitud de una nueva copia deberá realizarse de acuerdo con los procedimientos de cada organismo responsable. Para obtener la identificación, deberá acudir a un punto de atención del instituto de identificación estatal. El CPF puede ser regularizado ante la Receita Federal y la Licencia Nacional de Conducir (CNH) puede ser emitida nuevamente por el Detran.

Hasta que se reciban nuevos documentos, es aconsejable llevar una copia digital o física de los registros clave, cuando esté permitido. Algunas instituciones aceptan versiones electrónicas, facilitando el acceso a servicios esenciales.

Si el documento perdido contiene información que podría usarse para cometer fraude, es importante monitorear las transacciones financieras y buscar alertas de crédito para identificar posibles intentos de uso indebido. Los servicios de protección al consumidor ofrecen mecanismos de alerta para este tipo de situaciones.

Actuar rápidamente en caso de pérdida ayuda a reducir riesgos y evitar inconvenientes. Adoptando buenas prácticas, como el almacenamiento seguro de documentos y el uso de versiones digitales siempre que sea posible, es posible minimizar los impactos y garantizar una mayor seguridad de la información personal.

Deterioro de documentos físicos

Otro desafío importante es el deterioro de los documentos físicos. Incluso con el avance de las tecnologías digitales, muchos documentos todavía se almacenan en formato papel, lo que los hace vulnerables a daños como desgarros, amarilleamiento o pérdidas debido a condiciones de almacenamiento inadecuadas.

Para evitar esto, es necesario implementar prácticas de conservación adecuadas y, siempre que sea posible, digitalizar los documentos esenciales para garantizar su longevidad e integridad.

Recuperación de información

Recuperar información de manera oportuna también es un desafío. En las empresas que aún dependen de archivos físicos o sistemas desorganizados, localizar documentos rápidamente puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es ineficiente, perjudicando la productividad del equipo.

Uso excesivo de papel

Además de los costos asociados al almacenamiento físico y la gestión de documentos, las empresas también deben considerar la sostenibilidad. El uso excesivo de papel contribuye a la degradación ambiental, por lo que es importante adoptar prácticas más respetuosas con el medio ambiente, como la digitalización de documentos y la implementación de políticas de reducción de residuos.

Control de versiones y trazabilidad

El control de versiones es la funcionalidad que permite realizar un seguimiento de todas las modificaciones realizadas a un archivo, identificando quién realizó el cambio, cuándo y qué cambio se realizó.

Un buen sistema de gestión de documentos mantiene un historial de versiones completo, lo que permite a los usuarios recuperar versiones anteriores cuando sea necesario. Esto evita confusiones y garantiza que todos los involucrados trabajen con la información más actualizada.

Además, la trazabilidad permite:

• auditar cambios en documentos estratégicos o sensibles;
• supervisar el flujo de revisiones de contratos, informes y políticas internas;
• Demostrar el cumplimiento en auditorías internas o externas.

A medida que avanza la tecnología, muchos sistemas aplican marcas de versión automáticas y crean registros de auditoría visibles, lo que aumenta la confianza en los procesos internos.

Segmentación y perfiles de acceso

La segmentación de documentos y la creación de perfiles de acceso son prácticas esenciales en una gestión documental eficiente y segura.

Al organizar los documentos en categorías o grupos de acceso, puede limitar quién puede ver, editar, eliminar o compartir cada archivo. De esta manera, la información confidencial, como contratos, datos financieros o registros de clientes, sólo están disponibles para empleados autorizados.

El control de acceso se puede configurar mediante:

• departamento (financiera, RRHH, legal);
• nivel jerárquico (gerentes, analistas, pasantes);
• proyecto o proceso específico.

Además de proteger la información sensible, la segmentación del acceso también facilita la organización interna, evita el intercambio inapropiado de documentos y contribuye al cumplimiento de la legislación de protección de datos, como la LGPD.

¿Cuáles son los tipos de fraude documental?

Fraude documental son prácticas ilegales que tienen como objetivo manipular o crear registros falsos para obtener ventajas ilícitas. Existen distintos tipos de fraude, cada uno con sus propios métodos, pero todos con el objetivo de engañar a las autoridades o a las partes involucradas en un proceso. A continuación comentamos algunas de las formas más comunes.

Falsificación de firma

Uno de los fraudes más comunes es la falsificación de firmas. En este tipo, el estafador imita la firma de alguien, con la intención de hacer que un documento parezca legítimo. Esta técnica se utiliza a menudo para realizar transacciones financieras, contratos y otros compromisos legales.

Cambiar documentos

Otro tipo común es la alteración de documentos, donde se modifican datos, números o información para cambiar el contenido original. Esto puede incluir manipulaciones de contratos, certificados o informes financieros. Estos documentos alterados se utilizan a menudo para obtener préstamos, ventajas fiscales o incluso para ocultar fraudes contables.

Documentos falsos

El fraude también puede implicar la creación de documentos falsos, como documentos de identidad o certificados de nacimiento. Un delincuente puede generar documentos desde cero, utilizando información falsa o manipulada, con la intención de suplantar la identidad de otra persona. Este tipo de fraude se utiliza a menudo en casos de robo de identidad o inmigración ilegal.

Documentos digitales falsos

En un escenario más complejo encontramos el fraude que involucra documentos digitales. La manipulación de archivos electrónicos, como la alteración de PDF o la inserción de datos erróneos en sistemas de registros digitales, también se ha convertido en una práctica creciente. En este caso, la firma digital u otros mecanismos de verificación pueden ser eludidos, generando riesgos importantes.

Estos ejemplos ilustran la variedad de formas de fraude documental que causan daño tanto a personas como a empresas. La lucha contra estos fraudes requiere una vigilancia constante, la adopción de tecnologías de seguridad y el conocimiento de las posibles formas de manipulación de documentos.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?

Ahora que sabe qué es la gestión de documentos y por qué es importante, veamos las ventajas que tiene al adoptarla en la gestión de su empresa.

Procesos más ágiles

A diferencia del mal manejo de documentos, una adecuada gestión tiene como punto principal almacenar los archivos de la empresa teniendo en cuenta sus tipos y funciones. Por más fácil que parezca organizar los documentos cuando la empresa está iniciando sus actividades, hay que tener en cuenta que este trabajo se hará más complejo a medida que crezca.

Si hoy usted y sus colaboradores saben con precisión en qué carpeta están los contratos firmados con los clientes, por ejemplo, ¿pasará lo mismo cuando se contraten nuevos empleados que también necesiten acceder a estos documentos?

Para evitar que este tipo de situaciones sucedan en el futuro, lo ideal es comenzar a organizar los documentos desde el principio.

Seguridad de información

Los documentos de su empresa contienen información sobre la gestión de su negocio que es muy valiosa, tanto para usted como para sus competidores.

Para que tengas una idea, ¿sabías que algunas organizaciones tienen su basura buscada por personas que buscan información presente en documentos que pueden haber sido descartados? Este ejemplo refuerza la necesidad de mantener sus documentos seguros.

Cuando su gestión se realiza eficazmente, los expedientes confidencial se almacenan en lugares seguros. En la nube deben contar con un sistema cifrado para reducir el peligro de intrusión y robo de datos.

En cuanto a los documentos utilizados periódicamente por diferentes miembros de la empresa, trate de liberar el acceso solo a aquellos que realmente necesitan usarlos, ya que también es una buena práctica para asegurar su información.

Reducción de costos

Cuando hablamos de gestión de empresas, siempre hay que recordar una máxima: las fallas en la planificación y organización generan errores y esto trae, como resultado, más costes para el negocio. Así que, para que no veas diferencias negativas en tu flujo de caja, gestiona los documentos como te enseñamos en este artículo.

Si te preguntas cómo esta práctica administrativa te ayuda a ahorrar dinero, la respuesta es muy simple: cuando los documentos están bien organizados, hace que los empleados los usen más rápido, lo que aumenta su tiempo de productividad.

Ejemplo: si tienes una persona o equipo a cargo de la parte comercial, cuanto más rápida sea la emisión de contratos para nuevos clientes, más tiempo habrá para prospectar más ventas.

Seguridad jurídica

Los documentos prueban que los términos en ellos determinados son conformes a la ley y que las partes involucradas respetarán sus debidos respetos.

Los contratos de trabajo, por ejemplo, especifican qué días y cuántas horas deben trabajar los empleados. La hoja de horas confirma este control y, si hay horas extras, debe ingresarse en la nómina.

En el caso de los clientes, existen obligaciones que deben cumplir el contratante y el contratante luego de que ambos firmen el documento contractual.

Independientemente de que la firma sea manual o electrónica, ambas son legalmente válido. De hecho, incluso los acuerdos verbales son válidos para el código civil brasileño, por lo que lo mismo se aplica a los documentos emitidos por su empresa.

Aplicación en el sector público

La gestión documental también juega un papel importante en el sector público. Los gobiernos y las instituciones públicas manejan un volumen masivo de información, que necesita almacenarse, protegerse y ponerse a disposición de manera segura y transparente.

En Brasil, el Decreto nº 10.278/2020 regula la digitalización de documentos públicos, estableciendo requisitos técnicos para que los documentos digitales tengan el mismo valor legal que los originales en papel.

Gestión documental electrónica en el sector público:

• aumenta la transparencia, facilitando el acceso a la información por parte de los ciudadanos y de los organismos de control;
• mejora la eficiencia al eliminar la necesidad de procedimientos físicos que consumen mucho tiempo;
• reduce costos de almacenamiento físico e impresión de documentos;
• Contribuye a la sostenibilidad reduciendo el consumo de papel.

Las plataformas digitales como el Sistema Electrónico de Información (SEI) han sido ampliamente adoptadas por las instituciones públicas, lo que demuestra los beneficios reales de una gestión eficiente de documentos.

Al igual que en el sector privado, la buena gestión documental es estratégica para el sector público, impactando directamente en la calidad de los servicios brindados a la población.

Integración con otras herramientas corporativas

La integración de los sistemas de gestión documental con otras herramientas corporativas mejora aún más la eficiencia de los procesos internos.

Al conectar la gestión documental con ERP, CRM, plataformas de RR.HH. y sistemas financieros, las empresas pueden:

• automatizar el envío y archivo de documentos;
• reducir la repetición del trabajo y los errores manuales;
• unificar la base de información, evitando la duplicación de datos;
• Mejorar la trazabilidad del proceso.

Por ejemplo, los contratos generados en una plataforma CRM pueden enviarse automáticamente para su firma digital y archivado seguro en el sistema de gestión de documentos.

Además, las integraciones con herramientas de colaboración como Microsoft Teams o Slack facilitan el acceso y el intercambio de documentos entre equipos.

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Herramienta de gestión documental: descubre las 9 mejores

Ahora entiendes la importancia de llevar la gestión de los documentos de tu empresa, y quiere adoptar una buena herramienta para aplicar correctamente estas prácticas a su negocio.

No entanto, é justamente por esse ser um tema de tamanha importância que, em um primeiro momento, essa decisão pode parecer difícil de ser tomada – além do mais se levarmos em conta a complexidade da rotina documental de um negócio e os riscos e consequências trazidos por mala gestión de documentos de una empresa.

Por lo tanto, en primer lugar, es necesario entender que, cuanto más crece su empresa, mayor es la circulación de documentos -y, por tanto, mayor la dedicación al control de sus archivos: 

• facturas;
• registros;
• guías fiscales;
• correos electrónicos;
• presupuestos;
• informes;
• facturas;
• facturas;
• contratos;
• De todos modos, la lista es extensa. 

No importa cuán organizados estén usted y su equipo, deben tener cuidado al lidiar con todo esto. papeleo.

Para ello, es fundamental que las herramientas elegidas ofrezcan recursos capaces de modernizar sus tareas burocráticas y potenciar positivamente sus resultados.

A continuación, enumeramos algunas de las herramientas de gestión de documentos más adecuadas del mercado, cada una con su propio propósito.

1. ZapSign

Como no podía ser de otra manera, comenzamos nuestra lista con la herramienta exclusiva de ZapSign. Es una solución ampliamente adoptada por varias organizaciones destacadas en el mercado, siendo ideal para simplificar y optimizar el proceso de firma de documentos electrónicos de una empresa, eliminando así una serie de costos y burocracia completamente innecesaria.

Disponible tanto en versión de prueba gratuita como de pago, la solución ZapSign destaca por ofrecer un alto nivel de integración, posibilitando el envío del contrato a través de varios canales de comunicación virtual, como WhatsApp, correo electrónico, SMS, Telegram y otros.

Otro diferencial es su interfaz extremadamente simple e intuitiva, factor que facilita mucho su uso: para firmar un documento a través de ZapSign, basta con cargar el archivo en formato .PDF, compartir el enlace a los firmantes a través del canal de su elección y esperar el firma. 

Cuando se lleva a cabo la firma, la propia plataforma de ZapSign te envía un correo electrónico notificándote que el proceso ha finalizado.

2. Zoho Docs

A continuación, tenemos el Zoho Docs, una plataforma de gestión de documentos electrónicos que le permite trabajar de manera eficiente sin importar dónde se encuentre.

Disponible en versión de prueba y premium, Zoho es un depósito central para todos los documentos de una empresa y ofrece un buen sistema para compartir fotos y archivos.

3. Microsoft SharePoint en línea

El gigante creado por Bill Gates también tiene una fuerte presencia en el mercado de soluciones digitales para la gestión documental, a través de la SharePoint. Es una plataforma que permite a los usuarios desarrollar pequeñas redes internas, a través de sitios web colaborativos integrados, facilitando enormemente el intercambio de archivos y carpetas.

Otra ventaja es que SharePoint se puede integrar con varias aplicaciones gratuitas que pueden mejorar la experiencia de administración. Esta amplia gama de características, sin embargo, puede, solo inicialmente, hacer que sus procesos de uso y configuración sean un poco confusos.

4. Documento lógico

O Documento lógico es un software especialmente diseñado para empresas que quieren tener un control total sobre sus procesos de gestión de documentos electrónicos.

Presenta buenos niveles de gestión de información general y automatización de procesos, permitiendo la creación, edición y seguimiento de todos documentos de la empresa. Logical Doc también está integrado con Office y Outlook.

El soporte, aunque satisfactorio, tiene un inconveniente: no incluye servicio telefónico, solo por correo electrónico.

5. DMS de archivos M

O Archivos M es una de las herramientas de administración de documentos más destacadas y efectivas entre las muchas disponibles. Al ofrecer un sistema de gestión altamente automatizado, permite aprovechar mejor su tiempo y favorece la productividad de su empresa.

Mediante el uso de M-Files, puede seguir, en tiempo real, todos los cambios realizados en sus documentos, siendo útil en todos fases de gestión de documentos.

No obstante, aunque está disponible para cualquier tipo de dispositivo (incluidos smartphones y tablets), para utilizarlo es necesario descargar su aplicación. Este detalle genera un pequeño inconveniente en relación a los sistemas en línea a los que se puede acceder a través del navegador de Internet.

6. Dropbox

O Dropbox es una conocida herramienta de almacenamiento de archivos en la nube. Al escanear sus documentos, se vuelve mucho más fácil organizarlos y acceder a ellos desde cualquier lugar. 

A través de Dropbox, también es posible establecer niveles de seguridad, eligiendo quién puede o no acceder a ciertos archivos almacenados en él.

7. Google Drive

O Google Drive no necesita más presentación: es, sencillamente, una de las herramientas para compartir archivos, documentación y recursos de colaboración en línea más populares y ampliamente utilizados. Está perfectamente integrado con todas las herramientas de Google, lo que lo hace muy práctico y accesible.

8. Sistema Ascensio Solo Oficina

Más que una simple herramienta gestión de documentos digitales,el Solo sistema AscensioOficina es un verdadero director de proyectos. 

Su interfaz es similar a la de Google Drive, pero tiene más funciones: desde la integración entre correos, calendarios y diversos servicios en la nube, hasta la personalización de URLs.

9. Negocio de Evernote

Terminamos nuestra lista con el Negocio de Evernote. Aunque su uso más habitual es como un simple bloc de notas, lo cierto es que, recientemente, Evernote ha sido mejorado, ampliando sus funciones para que la herramienta pueda ofrecer buenas prestaciones para compartir documentos y trabajo colaborativo.

Como tal, Evernote se ha destacado por permitir que tus sesiones de lluvia de ideas se capturen fácilmente, y de muchas maneras diferentes, ya que hoy en día es posible adjuntar documentos, imágenes e incluso audio a las notas.

La aplicación está disponible tanto para escritorio como para Android e iOS, y no hay limitaciones en la cantidad de usuarios que pueden usarla simultáneamente, lo que favorece mucho la cooperación remota. Sin embargo, la edición de documentos solo es posible a través de la aplicación de escritorio.

¿Cómo funciona la automatización de documentos?

La automatización de documentos es un proceso que utiliza la tecnología para crear, gestionar y validar documentos de forma eficiente y segura. Con la digitalización cada vez más presente en el entorno corporativo, las empresas buscan soluciones que optimicen los flujos de trabajo y reduzcan el tiempo dedicado a tareas burocráticas.

Este proceso funciona a través de un software especializado que permite la generación automática de contratos, propuestas, facturas y otros documentos esenciales. Con plantillas predefinidas, la información se puede completar de forma dinámica, garantizando la coherencia y reduciendo los errores manuales, lo que facilita la estandarización y el cumplimiento de normas y regulaciones.

Otro aspecto importante es la integración con diferentes sistemas. Se pueden conectar plataformas de gestión empresarial, bases de datos y firmas electrónicas, permitiendo crear, firmar y almacenar documentos sin necesidad de una excesiva intervención manual. De esta manera el flujo de información se vuelve más ágil y seguro.

La automatización también permite la monitorización en tiempo real. Los usuarios pueden verificar el estado de los documentos, identificar elementos pendientes y recibir notificaciones sobre fechas límite o aprobaciones requeridas. Esto reduce la necesidad de supervisión manual, mejorando la productividad.

Además de la eficiencia operativa, hay ganancias en seguridad de la información. Los sistemas modernos cuentan con encriptación, control de acceso y registros de auditoría, lo que garantiza que los documentos permanezcan protegidos contra accesos no autorizados o cambios indebidos. Este enfoque aporta confiabilidad y transparencia a los procesos de negocio.

El uso de esta tecnología se está expandiendo a diferentes sectores, incluidos el jurídico, el financiero y el de recursos humanos. Las empresas que adoptan este enfoque reducen los costos administrativos y aumentan la precisión de la información, promoviendo un entorno más dinámico y organizado.

Con la evolución de las herramientas digitales, la tendencia es que la automatización de documentos sea cada vez más accesible, transparente y eficiente, transformando la forma en que las organizaciones abordan la gestión documental a diario.

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¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de documentos?

A continuación, veremos las formas esenciales de poner en práctica la gestión de documentos.

Organiza bien tus documentos

Algunas personas tienden a pensar que tener documentos en la nube es lo mismo que tenerlos organizados, pero eso no es cierto. Es preferible seguir trabajando con Documentos fisicos y tenerlos muy bien catalogados en archivadores en lugar de simplemente tirarlos a Google Drive sin la nomenclatura correcta y divididos en carpetas, por ejemplo.

Por lo tanto, independientemente de si tu gestión se realiza con documentos físicos o digitales, nombra correctamente cada uno expediente y dejarlos debidamente organizados por carpetas para que tú o cualquier persona de la empresa pueda localizar el archivo cuando sea necesario.

Después de todo, por mucho que sepa que "1234.doc" es el contrato de trabajo, sus empleados difícilmente lo sabrán. Luego, asígnele el nombre "contrato-de-trabajo.doc" y todos podrán encontrarlo.

Sepa qué documentos guardar y cuáles desechar

Párrafos arriba dijimos que es importante llevar los archivos de la empresa, ya que son parte de la historia del negocio. Sin embargo, por supuesto, algunos documentos que no necesita conservar si el plazo ya ha vencido.

Los contratos de trabajo deben mantenerse indefinidamente, incluso para un empleado que, por ejemplo, solo trabajó en su empresa durante un mes hace dos años. En cambio, se pueden descartar las facturas de compras realizadas hace más de un año y que ya hayan sido declaradas.

Aunque el almacenamiento en la nube es grande, el descartar de documentos no se trata sólo de liberar espacio, sino de mantener la organización de los documentos corporativos.

Escanea tus documentos físicos

Por mucho que su empresa ya esté en la fase de contratos digitales, probablemente tuvo que emitir documentos físicos relacionados con su administración. Nuestro tercer consejo aquí es: escanearlos todos.

Incluso si el cuidado que tiene con los documentos físicos es excelente, los papeles se desgastan con el tiempo. Su tiempo de descomposición natural es de aproximadamente 100 años, pero factores externos pueden anticiparlo como la humedad o incluso un accidente que implique la pérdida o destrucción de todos los papeles.

Por lo tanto, intenta digitalizar tus documentos impresos usando un escáner o tomando fotografías con tu celular para que queden salvado de forma segura durante más tiempo. Es posible que algún día los necesites. 

Involucra a tus equipos en la gestión documental

Administrar documentos no se trata solo de mantenerlos almacenados y bien organizados en un solo lugar, sino también de enfatizar las buenas prácticas de trabajo.

Cuando una empresa no cuenta con un proceso documental bien definido, es común que los empleados desarrollen uno propio en sus rutinas. Por ejemplo, si la empresa no tiene una plantilla de contrato que los empleados puedan usar para mostrar nuevos clientes, pueden usar una plantilla que ya contiene información de otro cliente, lo cual es inapropiado.

Si su servicio de atención al cliente no tiene un guión documentado, los agentes pueden crear sus propios guiones que pueden causar problemas si no siguen los estándares de calidad de la empresa.

Tener una política de uso de documentos

Si te preguntas qué tipo de problemas puede causar el uso de documentos que no han sido evaluados previamente por la empresa, te mostramos un ejemplo muy simple.

Supongamos que una persona contacta con su empresa a través de chat y el asistente usa una plantilla hecha por él que debería verse así:

"¡Hola! ¿Todo bien? Mi nombre es John. ¿Como puedo ayudar?"

Pero en cambio, terminó luciendo así:

“hola mi nombre es joao ¿cómo puedo ayudar?”

Si bien los errores en portugués son comunes en las conversaciones informales de WhatsApp, son inaceptables en atención al cliente, ya que transmiten una mala imagen de su empresa.

Para evitar situaciones como esta, establezca reglas para el uso de documentos en la empresa. Trate de preparar todos los archivos necesarios para el trabajo y, si algún empleado crea uno propio y quiere usarlo, establezca como regla verificar su calidad y si se ajusta a los estándares de la empresa.

Restringir el acceso a los documentos

Si tiene un supervisor o un equipo de recursos humanos, necesitan acceso a los contratos de trabajo de los empleados. Pero los demás colaboradores no necesitan este acceso, ya que no corresponden a su trabajo.

Las personas que atienden clientes necesitan tener acceso a sus contratos para saber qué servicios tienen contratados, pero es posible que no sepan si están al día con los pagos, ya que esto corresponde al sector financiero.

Entonces, para que todos trabajen solo con los documentos necesarios, restrinja el acceso solo a aquellos que correspondan a sus funciones.

Haga una copia de seguridad de sus documentos

Google estuvo inactivo una vez durante horas y los usuarios no pudieron acceder a los documentos de Google Drive. ¿Alguna vez pensaste si esto había sucedido en el momento en que los necesitabas?

Los archivos parecen estar seguros en la computadora hasta el momento en que se estropea y el técnico dice que es necesario formatear y despedirse de los archivos que están en el HD.

Si en ambos casos estos fueran los únicos accesos a sus documentos, no podrá volver a acceder a ellos. Por esa razón, es fundamental tener todos ellos respaldados.

Los formatos de copia de seguridad son diversos. Puede guardar copias de los archivos en la nube, en medios físicos (como un CD o una memoria USB) e incluso en forma impresa. Cuantas más copias de seguridad tengas, mejor. Asegúrese de que estén almacenados de forma segura.

Elija los nombres correctos para los archivos

Reforzamos este punto aquí en los consejos porque es realmente importante y muchas personas no le prestan atención al crear un archivo. Incluso aquellos que intentan nombrarlos correctamente pueden caer en la trampa de asignar nombres que confunden en lugar de ayudar.

Tomemos, por ejemplo, a alguien que hizo el documento de contrato de servicio, pero lo cambió con el tiempo y guardó todos los archivos en la misma carpeta con los siguientes nombres:

• contrato de servicios;
• contrato de servicio (nuevo);
• acuerdo de servicio 2021;
• contrato de servicio (use este);
• contrato de servicio (no uses el otro, usa este);
• acuerdo de servicio actualizado;
• acuerdo de servicio revisado;
• contrato de servicios (ahora si).

Entre tantas opciones, ¿cómo saber cuál es la correcta? Si un empleado con poco tiempo en la empresa accede a la carpeta y se encuentra con estos archivos, la posibilidad de elegir el archivo equivocado y enviarlo al cliente es alta. Si hay una cláusula en ella que el trato ya no cumple, prepárese para un problema. O anímate, nombra los archivos correctamente y evita este tipo de situaciones.

Actualice sus documentos

Es común ver empresas grandes y tradicionales siguiendo las mismas pautas durante años por lo que los documentos siguen siendo los mismos. Pero, pequeñas empresas o las startups se actualizan constantemente y, por lo tanto, necesitan actualizar sus archivos.

Esto es cierto tanto interna como externamente, ya que los empleados necesitan saber en qué términos contractuales se está trabajando actualmente y los clientes también necesitan saber qué hace su empresa.

Como dijimos aquí a lo largo de este artículo, si contraes un compromiso contractual, tendrás que cumplirlo. Incluso si su empresa, por casualidad, ya no puede hacerlo, aún tendrá que pagar por este cumplimiento, incluso si le genera pérdidas.

Para no pasar por esto, cada vez que cambie alguna regla, modifique inmediatamente el documento correspondiente.

¿Qué es la documentación API?

La documentación API (Interfaz de programación de aplicaciones) es un conjunto de información técnica que describe cómo interactuar con un sistema, servicio o plataforma a través de sus puntos de integración.

La función principal de este documento es proporcionar a los desarrolladores y otros usuarios los detalles necesarios para conectarse y utilizar la API de manera eficiente. Incluye todo lo que necesita para realizar llamadas, comprender datos y gestionar respuestas.

La documentación de la API generalmente comienza con una introducción sobre el propósito de la API, su funcionalidad y los casos de uso para los que fue diseñada. Explica cómo configurar y autenticar, indicando los parámetros requeridos y proporcionando ejemplos de código para facilitar la comprensión. Esto permite a los desarrolladores integrar fácilmente la API con sus propias aplicaciones o sistemas.

Otro aspecto importante de la documentación es la descripción de los puntos finales. Los puntos finales son las URL específicas a las que los desarrolladores necesitan acceder para realizar acciones como enviar o recibir datos. La documentación define qué hace cada punto final, los métodos HTTP admitidos (como GET, POST, PUT y DELETE) y qué parámetros deben incluirse en las solicitudes.

Además de los puntos finales, la documentación de la API también explica los tipos de respuestas que devuelve el sistema. Esto puede incluir códigos de estado HTTP, que indican si una solicitud fue exitosa o si hubo errores. Explicar los mensajes de error es esencial para que los desarrolladores solucionen problemas al interactuar con la API.

Por lo tanto, la documentación debe ser clara, concisa y actualizada. Debe estar organizado de forma que los desarrolladores puedan encontrar rápidamente la información que necesitan para utilizar la API de la manera más eficiente posible. Cuando está bien diseñada, la documentación de API facilita la integración y evita contratiempos y acelera el desarrollo de nuevos productos o servicios.

¿Cómo autenticar documentos?

La autenticación de documentos es un proceso que asegura la validez e integridad de un archivo, garantizando que sea aceptado para los fines previstos. Este trámite puede realizarse de diferentes formas, dependiendo de la finalidad y los requisitos legales de que se trate.

Una de las formas más comunes de autenticar documentos es mediante notarización. Este método requiere que el firmante se presente en una notaría para firmar el documento en presencia de un notario. Si la firma ya está registrada, la verificación se puede realizar mediante reconocimiento de similitud.

La certificación digital es otra alternativa muy utilizada, especialmente en el entorno electrónico. Con la adopción de certificados digitales emitidos por autoridades de certificación, es posible firmar digitalmente un documento, garantizando su autenticidad y seguridad. Este formato tiene validez legal y reduce la necesidad de papel, contribuyendo a una mayor eficiencia en la gestión de archivos.

La autenticación también puede realizarse mediante legalización consular o la Apostilla de La Haya. Este trámite es necesario para documentos que necesitan ser aceptados en otros países, asegurando su validez internacional. El proceso implica verificar la autenticidad de la firma y el rol de la persona que firmó el documento.

Otro método utilizado es la autenticación notarial, donde el notario verifica la legitimidad del documento, confirmando que la copia corresponde al original. Este método se utiliza para garantizar que una copia tenga la misma validez que la versión original y sea aceptada en diversas situaciones formales y legales.

La verificación de autenticación puede incluir el uso de códigos QR o sellos digitales aplicados por plataformas especializadas. Estos métodos modernos permiten una rápida confirmación del origen del documento, facilitando su aceptación en transacciones electrónicas y procesos administrativos.

Cada situación puede requerir un tipo específico de autenticación y la elección del método apropiado depende del contexto y los requisitos legales. Asegurarse de que un documento esté correctamente autenticado evita desórdenes y proporciona seguridad a todas las partes involucradas.

¿Cómo innovar en el sector de la gestión documental?

Innovar en la industria de la gestión documental requiere la adopción de nuevas tecnologías y estrategias para optimizar los procesos y aumentar la eficiencia. Las empresas que invierten en soluciones modernas pueden reducir los costos operativos y mejorar la seguridad de la información almacenada.

Una de las formas de modernizar la gestión documental es implementar sistemas basados ​​en inteligencia artificial. Estas plataformas permiten la categorización automática de archivos, facilitando la recuperación de información y reduciendo el tiempo dedicado a organizar documentos. Además, el uso del aprendizaje automático permite el análisis de patrones, ayudando a tomar decisiones más precisas.

La digitalización es otro factor esencial en la transformación de este sector. Reemplazar documentos físicos por versiones electrónicas reduce la necesidad de espacio físico y minimiza el riesgo de pérdida o daño. El almacenamiento en la nube complementa este cambio, garantizando un acceso remoto seguro y un uso compartido sencillo entre equipos.

La automatización de procesos también representa un diferenciador importante. Los sistemas que generan automáticamente contratos, informes y formularios eliminan la necesidad de llenado manual, reduciendo errores y acelerando la ejecución de tareas. Además de agilizar la rutina empresarial, este enfoque ayuda a cumplir los plazos y mejora la productividad.

La seguridad debe ser una prioridad en cualquier estrategia de modernización. El uso de cifrado, autenticación multifactor y auditorías continuas son medidas eficaces para proteger la información confidencial. Con estos recursos, las empresas garantizan la integridad de los documentos y evitan fraude y acceso no autorizado.

La integración de diferentes plataformas es otro punto relevante. Conectar los sistemas de gestión empresarial con las herramientas documentales permite un flujo de trabajo más fluido, evitando retrabajos y haciendo más eficiente la comunicación entre sectores.

¿Cómo utilizar la inteligencia artificial en la gestión documental?

La inteligencia artificial ha transformado la forma en que las empresas organizan y gestionan sus documentos. Con el uso de tecnologías avanzadas, es posible optimizar procesos, aumentar la eficiencia y garantizar una mayor seguridad en el almacenamiento y recuperación de información.

Una de las principales aplicaciones es la automatización de la categorización e indexación de documentos. Los algoritmos entrenados para reconocer patrones son capaces de clasificar archivos con precisión, reduciendo el tiempo dedicado a la organización manual. Esto facilita la búsqueda de documentos y mejora la gestión del flujo de trabajo.

Otra funcionalidad importante es la extracción de datos. Utilizando técnicas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y procesamiento del lenguaje natural, puede identificar información esencial en contratos, facturas e informes. Esta tecnología ayuda a minimizar errores y acelerar el análisis de grandes volúmenes de documentos.

La inteligencia artificial también ayuda con el control de acceso y la seguridad de la información. Los sistemas inteligentes identifican intentos de acceso no autorizado y pueden sugerir mejoras en la protección de archivos. Características como la autenticación biométrica y el análisis del comportamiento aumentan la confiabilidad de los procesos de gestión de documentos.

Los asistentes virtuales representan otra innovación. Estas herramientas permiten a los usuarios interactuar con los sistemas de gestión a través de comandos de voz o texto, agilizando la recuperación de documentos y mejorando la experiencia de los empleados.

La implementación de estas soluciones genera beneficios importantes, como la reducción de costos operativos y la mejora del cumplimiento de los estándares regulatorios. Los procesos automatizados reducen la necesidad de intervención manual y garantizan que los documentos se gestionen de forma eficiente y segura.

Las empresas que siguen las tendencias tecnológicas e implementan constantemente innovaciones se destacan en el mercado. La adopción de estrategias modernas en gestión documental mejora la organización, agiliza procesos y proporciona un entorno corporativo más dinámico y eficiente.

Casos de éxito en gestión documental

Algunas organizaciones han logrado resultados significativos al adoptar soluciones innovadoras para optimizar este proceso. Descubra cómo diferentes sectores han aprovechado la digitalización para transformar sus operaciones.

brasileño

A brasileño adoptó un sistema digital para gestionar contratos y otros documentos esenciales. Con este cambio se redujo el tiempo de aprobación, permitiendo que los procesos fluyan más rápidamente. La digitalización también ha contribuido a reducir el consumo de papel, alineándose con prácticas sostenibles y reduciendo el impacto ambiental.

Banco Imo

O Banco Imo incorporó la firma electrónica a su plataforma financiera, lo que garantizó mayor eficiencia y seguridad en la formalización de contratos. Esta innovación resultó en una experiencia más ágil para los clientes, eliminando la necesidad de viajes y brindando mayor confiabilidad a los documentos firmados digitalmente.

Luz Bautista

El escritorio Luz Bautista mejoró su gestión de documentos al migrar a ZapSign. Este cambio generó un ahorro tres veces mayor en comparación con los métodos tradicionales, además de facilitar la autenticación y el almacenamiento seguro de documentos. El impacto se sintió tanto en la reducción de costos operativos como en la mayor agilidad de los procesos internos.

DEVIX

A DEVIX Implementamos soluciones personalizadas para mejorar la seguridad de los documentos y optimizar la experiencia del cliente. Con protocolos de autenticación robustos, la compañía aseguró una mayor confiabilidad en las transacciones y eliminó los riesgos asociados al manejo de documentos físicos, lo que contribuyó a una relación más transparente y segura con los clientes.

Consultoría más segura

A Consultoría más segura reformuló su gestión documental con foco en la seguridad y la reducción del impacto ambiental. La digitalización ha supuesto un mayor control sobre los procesos internos, eliminando errores y desperdicios. Con este enfoque, la compañía aseguró una mayor protección de la información y alineó sus operaciones con prácticas ambientalmente responsables.

Utilizar la tecnología para gestionar documentos

Por mucho que una empresa almacene físicamente sus documentos, es común que utilicen una hoja de cálculo para señalar en qué gabinetes y cajones se encuentra cada archivo. Esto refuerza la necesidad de utilizar tecnología en este tipo de gestión.

En el mercado se pueden encontrar una gran variedad de software de gestión de documentos y la elección de ideal Dependerá de las necesidades de tu negocio. Por supuesto, también necesitarás un dedicado firma electronica.

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