Para que una empresa logre cada vez más resultados y crezca, tener una buena organización es fundamental, esto incluye desde las tareas del día a día hasta los documentos que forman parte del negocio. Por ello, es importante conocer bien puntos como el fases de Gestão de Documentos para hacer bien este trabajo.
La gestión de documentos no se trata solo de guardarlos en un armario o cajón, ya que este descuido puede traer malas consecuencias.
Por eso, te presentamos en este post todos los pasos que debes seguir. ¿Vamos allá?
¿Qué es la gestión documental?
Toda empresa acumula documentos a lo largo de su existencia. Después de todo, las admisiones de empleados, los acuerdos con los proveedores, los contratos con los clientes y similares son registros importantes que deben guardarse cuidadosamente. Por lo tanto, la gestión de documentos consiste en organizarlos bien.
Es fundamental para la organización de cualquier negocio. Sobre todo porque algunas situaciones pueden hacer que accedas a ellas rápidamente en cualquier momento, por ejemplo:
- un cliente tiene preguntas sobre los términos del contrato;
- un empleado pregunta si las condiciones de trabajo están de acuerdo con lo que ha firmado;
- se realiza una auditoría en la empresa (a veces sin previo aviso);
- análisis de documentos para declarar el impuesto a la renta.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?
Una vez que hagas bien la gestión de documentos (según los pasos que te mostraremos más adelante en este artículo), tu gestión tendrá una ventaja. Aquí te indicamos los principales.
optimización del tiempo
¿Alguna vez ha necesitado buscar un documento pero simplemente no pudo encontrarlo? “Te juro que me lo dejé aquí en este cajón” es la expresión más escuchada por quienes no tienen sus archivos bien organizados, lo que termina tomando más tiempo para buscarlos y esto puede tener malas consecuencias.
Imagínate si el documento es imprescindible para cerrar un trato con un cliente, pero cambia de opinión después de tanto tiempo de espera. O si se le pasa el plazo para una declaración porque no ha encontrado los documentos necesarios a tiempo.
Al organizar bien sus documentos, se vuelven fácilmente accesibles, lo que le ahorra tiempo.
Facilidad de búsqueda de información.
Una empresa recopila diferentes tipos de información todos los días. Un simple servicio vía whatsapp, por ejemplo, puede recopilar datos sobre los clientes, así como sus preferencias y un historial de conversaciones que se puede utilizar para confirmar cualquier trato que se haya realizado.
Para encontrar la información correcta siempre que la necesite, los documentos deben estar bien guardados y catalogados por tipo, nombre, número, categoría o cualquier otra cosa que sea más fácil y conveniente para el negocio.
Preservación de la memoria institucional
Las empresas antiguas y tradicionales logran mantener viva su memoria cuidando con esmero los documentos que forman parte de ella desde el inicio de su existencia.
Esto refuerza la importancia de tener los documentos en orden, ya que son prueba de la historia de la organización y de todo lo que representa.
Para que esa parte no se pierda entre tantos papeles que se deterioran con el tiempo, es muy recomendable que los documentos estén digitalizados y accesibles por computadora.
Seguridad de información
Una vez que tienes tus archivos en formato digital, surge la quinta ventaja en tu gestión: la seguridad de la información.
Incluso si tienes los documentos almacenados en un casillero cuya llave está en tu poder, cualquiera que intente acceder a ellos puede romper el candado y apoderarse de ellos.
Por otro lado, las en la nube, puedes protegerlos desde login y contraseña y también mediante autenticación de dos factores, es decir, cuando necesitas confirmar tu identidad dos veces, lo que dificulta cualquier tipo de intrusión en el sistema.
¿Qué antigüedad tienen los documentos?
Antes de hablar de las etapas de la gestión documental, es importante introducir las “3 edades” que tienen, porque algunas personas tienden a confundir los dos conceptos.
También llamados los “3 momentos del documento”, son:
- momento 1: aquí el documento es ampliamente utilizado;
- momento 2: entonces ya no se usa tanto, pero debe conservarse en caso de que sea necesario acceder a él;
- momento 3: finalmente, el documento pierde su utilidad y termina siendo archivado durante su período de validez hasta que es desechado.
Así, luego de transitar por estos tres momentos, los documentos completan su ciclo de vida, cuyas etapas presentamos a continuación.
¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?
Ahora veamos las cuatro fases que debe seguir al administrar documentos.
1. producción
Como su nombre indica, esta es la etapa en la que “nace” el documento y esto siempre ocurre con un propósito. En el caso de la venta de un servicio, será necesario redactar el contrato, en caso de admisión, también es necesario generar el documento que ambas partes (contratante y contratista) deben firmar.
Por lo tanto, esta fase es más utilizada por los equipos de operaciones y legal, ya que implica la elaboración de documentos dentro de los preceptos legales y que también estén de acuerdo con las políticas de la empresa.
Además, es importante que se generen y entreguen rápidamente para que el cliente o empleado no tenga que esperar demasiado.
2. Procesamiento
El primer paso se refiere a la elaboración de un borrador, es decir, un formato que debe seguirse como modelo para los tipos de documentos que emite la empresa.
De esa forma, cada vez que se haga una emisión, en lugar de teclear el expediente desde cero, basta con utilizar el borrador que ya ha sido aprobado y tan solo rellenar los campos que corresponden al contratante y datos contratados.
Sin embargo, aunque esto agiliza los pasos de la firma, el proceso logístico puede hacer que la fase de tramitación tarde unos días si es necesario enviar el documento a la ubicación del cliente a través de Correos, transportista o motoboy.
3. Utilice
Una vez entregadas las copias del documento, el fase de uso que cumple con las cláusulas incluidas en el mismo.
Es muy importante revisar bien los puntos del borrador durante la fase de producción, ya que se seguirán estrictamente en esta etapa.
Por lo tanto, también se denomina etapa de evaluación, ya que implica el análisis de todas las acciones realizadas durante el período de vigencia.
4. Archivar
Después de que terminen todos los saludos en el documento, es hora de archivarlo. Como decíamos unos párrafos más arriba, este almacenamiento puede hacerse en un armario en el caso de documentos físicos o en la nube. si el negocio ya se está digitalizando.
Por ello, las empresas que siguen estos cuatro pasos de la gestión documental son capaces de mantener la memoria corporativa a lo largo del tiempo, ya que se guardan los archivos más importantes y se descartan los que ya no se necesitan.
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¿Cómo optimizar la gestión documental?
Ahora que conoces las etapas de la gestión documental, veamos algunos consejos que hemos separado para ti para que este trabajo sea muy eficiente,
crear un protocolo
La organización de los documentos debe hacerse de acuerdo con las normas de la empresa, esto hace que sea esencial crear un protocolo.
Así, en lo que respecta a la organización, desde el protocolo, todos los empleados son conscientes de que los documentos deben almacenarse en orden alfabético, por ejemplo.
Si alguien no cumple con las normas del protocolo, esto afectará a toda la dirección, por lo que se recomienda una formación interna que involucre a todos los empleados y les enseñe a seguir estas normas.
Aproveche el potencial de la nube
Desde el almacenamiento en la nube, empiezas a almacenar documentos de forma más segura, además de la posibilidad de acceder a ellos más rápidamente.
Esto es muy importante para el servicio al cliente, ya que el público espera que sus solicitudes sean respondidas lo más rápido posible. Cuando los archivos están en la nube, es más fácil para el empleado acceder a ellos, lo que hace que el tiempo de atención sea más dinámico.
Además, en la nube puede hacer copias de archivos para fines de respaldo. Entonces, incluso si pierde los documentos en la carpeta principal, puede recurrir a la copia de seguridad para recuperarlos.
invertir en software
Por último, hazte con un software con el que podrás tener todos tus documentos debidamente organizados.
Por mucho que existan opciones como Google Drive donde puedes conservar las actas de tus contratos, ¿cómo se recogen las firmas de las partes de forma digital? Para ello existen soluciones como ZapSign, una herramienta de firma electrónica.
nela, puedes insertar tus documentos en formato PDF para que las personas involucradas puedan firmarlos. El proceso es muy sencillo y rápido: basta con enviar el firma electronica generado por plataforma y enviar a los signatarios que pueden firmar por computadora o teléfono inteligente.
Además, los documentos se almacenan y se puede acceder a ellos en cualquier momento en su tablero, lo que facilita la organización, un punto importante que hemos enfatizado a lo largo de este artículo.
Por cierto, ahora que conoce las cuatro etapas de la gestión de documentos, ¿qué le parece aprender las mejores prácticas para gestionar documentos digitales? Consulta en este enlace el contenido que producimos sobre el tema!
