Ser dueño de un negocio significa tener que lidiar con una serie de documentos empresariales. Desde el momento de su apertura, en el que se necesita mucha atención a diversos registros, tasas, permisos, entre otros detalles, hasta después de la firma del contrato, lo cierto es que tener que lidiar con una gran cantidad de documentación se convierte en algo inevitable. destino para cualquier hombre de negocios.
Desde el punto de vista de gestión documental, se necesita mucha atención para gestionar el flujo constante de material burocrático que forma parte de la rutina de un negocio. Para que los procesos contables y administrativos de la organización no se conviertan en un desorden, la emisión, el almacenamiento y la disposición de documentos exigen mejores prácticas de gestión.
Después de todo, una mal manejo de documentos puede causar numerosos problemas para una empresa y, en muchos casos, el daño puede ser fatal.
Para ayudarte a evitar todas estas complicaciones, desde ZapSign hemos preparado este artículo especial, diseccionando toda la información necesaria sobre los principales y más recurrentes documentos empresariales: qué son; cuáles por cuánto tiempo conservarlos; cómo optimizar sus recursos financieros y físicos a través de procesos de digitalización; es mucho más.
¿Seguimos adelante?
¿Cuáles son los principales documentos comerciales?
En la práctica, Los documentos comerciales son aquellos que registran claramente cada paso dado dentro de la rutina de un negocio, para que no haya dudas sobre el avance de sus debidos procesos. Ocurrencias, decisiones, contrataciones, despidos, pagos. En definitiva, todo lo que forma parte del archivo histórico de la empresa.
Esta documentación puede variar según el carácter de la empresa; después de todo, diferentes organizaciones se ocupan de diferentes procesos. Sin embargo, existen documentos comunes a cualquier negocio, independientemente de su naturaleza. A continuación, enumeramos los principales.
1. Licencia de funcionamiento
La licencia comercial es el documento que otorga a la empresa la autorización para operar regularmente en un determinado inmueble.
Este documento es otorgado por la Municipalidad, que también es responsable de establecer su período de vigencia (generalmente entre uno y dos años), y debe renovarse al final del período, si la empresa desea permanecer en esa misma ubicación.
Los criterios requeridos para que la empresa obtenga el permiso varían según las normas de cada ciudad, así como la naturaleza de las actividades comerciales. Todo esto lo define la Ley de Zonificación, que establece lo que es o no posible para una empresa según cada región.
2. Licencias de funcionamiento
En algunos casos, solo la licencia puede no ser suficiente y se requieren licencias de operación como autorizaciones adicionales. Existen dos tipos posibles para este tipo de licencia, las cuales deben solicitarse a organismos especiales, según su finalidad: Son:
- Licencia Sanitaria: documento requerido para regularizar empresas que operan en ciertos rubros específicos, tales como: hotelería, alimentos, salud (incluyendo farmacias), cosmética, estética y productos químicos en general. Lo proporciona la agencia local de vigilancia de la salud.
- Licencia Ambiental: este tipo de licencia se requiere para cualquier negocio cuyas acciones puedan tener un impacto en el medio ambiente. Por lo tanto, las empresas de los sectores industrial, agrícola, metalúrgico o químico se encuentran entre las que deben solicitar el documento a la agencia ambiental local.
3. Facturas
Las facturas son documentos emitidos en operaciones comerciales. Obligatorios para cualquier empresa, registran tanto los servicios prestados como los movimientos de productos, entradas, salidas, cambios, devoluciones y envíos. Gracias a ellos, la recaudación de impuestos sobre estas prácticas se puede llevar a cabo de forma adecuada.
Cuando no se emiten las facturas, la situación constituye un delito de evasión fiscal, y la empresa es sancionada legalmente. De ahí la importancia de conservar las facturas de forma adecuada, en un lugar seguro y accesible, durante un mínimo de cinco años (para cumplir con los plazos de recaudación de impuestos y reclamaciones tributarias).
4. Registros contables
tan importante para gestão financeira como las facturas son los libros de registros contables. Es fundamental que se mantengan actualizados y que se describan detalladamente todos los movimientos de caja de la empresa: compras, ventas, pagos, cobros, flujos de stock, etc.
Hay varios tipos de libros de registro. contabilidad: libro diario; libro mayor; libro Caja; libro registro de inventario; libros de entrada y salida; libro de cálculo de impuestos.
Todos son obligatorios conforme a la Ley Federal, por ser los documentos responsables de los registros económicos que acreditan el movimiento financiero y la legalidad de las operaciones de la empresa.
5. Comprobante de pago de impuestos y cotizaciones a la seguridad social
Es responsabilidad de cualquier empleador recaudar, mensualmente, toda una serie de impuestos. Entre estos impuestos se encuentran las contribuciones a la seguridad social (INSS y FGTS) de sus empleados, además de la contribución sindical.
6. Bonos de recursos humanos
Paralelamente a los impuestos de seguridad social, toda empresa también debe tener registrada otra información sobre sus empleados: nóminas, cheques de pago, hojas de tiempo, contrataciones y despidos exigen una actualización constante.
También es obligatorio que la empresa registre cada contratación o cese en el CAED (Registro General de Ocupados y Desempleados), lo que puede hacerse a través de la página web del Ministerio del Trabajo.
7. Certificados médicos y de seguridad laboral.
Es responsabilidad de la empresa mantener al día los exámenes médicos periódicos de sus trabajadores, además de tomar todas las medidas de precaución necesarias ante situaciones de riesgo para la salud y seguridad en el trabajo.
Asimismo, se deberá observar toda la documentación prevista por las normas de seguridad y medicina del trabajo, tales como PGR, PCMSO, PPP, LTCAT, ASO, EPI y certificados de licencia médica.
8. Contrato social
El contrato social es uno de los documentos empresariales más valiosos, y no es para menos: contiene información esencial de la empresa, como objeto, ubicación, actividad que desarrolla, datos importantes de cada socio, entre muchos otros.
Es simplemente imposible que una organización opere legalmente, o incluso abra una cuenta bancaria, si no tiene dicho contrato.
9. Contrato con el contador
Por último, pero no menos importante, es necesario recordar que todas y cada una de las empresas deben tener un contador, que es el profesional responsable de todas las obligaciones legales relacionadas con las rutinas financieras y contables de la empresa.
De esta forma, el contrato entre el contador y la empresa describe los términos de esta relación, y necesita ser cuidadosamente preparado, firmado y almacenado, para garantizar toda la transparencia y legalidad necesarias.
¿Por qué son importantes los documentos comerciales y cuáles son las consecuencias de no tenerlos?
Los documentos comerciales son de suma importancia en cualquier negocio, y este hecho no es casualidad. Al fin y al cabo, existen para asegurar una serie de garantías, como por ejemplo:
- comprobar los niveles adecuados de seguridad y transparencia en los procesos de la empresa;
- optimizar las prácticas financieras y contables;
- proteger los datos;
- dar fe de la posesión de bienes y patrimonio;
- generar productividad.
Dicho esto, es claro que el incumplimiento de una organización con la debida documentación la hace sujeta a una serie de consecuencias severas, tales como:
- procesos judiciales;
- multas y pérdidas financieras expansivas;
- desorganización interna y reelaboración;
- pérdida de información;
- prácticas inconsistentes en la rutina de trabajo;
- fallas en la comunicación interna;
- cierre de las actividades de la empresa;
Por estas y otras razones, realizar una buena gestión de documentos es esencial para cualquier empresa.
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¿Cómo organizar estos documentos de la mejor manera?
El correcto archivo de los documentos comerciales es una práctica imprescindible para mantenerlos debidamente organizados.
Sin embargo, cuando hablamos de archivar no podemos caer en la trampa de pensar que basta con guardarlos en carpetas y armarios. Es necesario priorizar la seguridad y la facilidad de acceso a la documentación.
De ahí la importancia de mantener los documentos debidamente clasificados, según las fechas de emisión, las respectivas categorías, grados de importancia y otras formas de rápida identificación.
Asimismo, la estandarización de los procedimientos documentales de la empresa hace que el proceso sea más fácil y eficiente para todas las personas que dependen de ella.
Dicho eso, lo más importante, dentro del contexto actual del mundo, es invertir en soluciones tecnológicas. Al transferir el archivos desde la empresa al entorno virtual, ya sea por digitalización o microfilmación, y almacenándolos en la nube, la documentación se vuelve extremadamente accesible para todos, sin que esto comprometa su seguridad o validez legal.
Reforzando la importancia de la tecnología en los procesos internos de las empresas, la implementación de firmas electrónicas es una práctica valiosa que no debe ser subestimada.
Cada vez más, las organizaciones de todo el mundo permiten firmar contratos de forma 100% digital, garantizando seguridad, rapidez y ahorro de recursos a la hora de celebrar acuerdos de todo tipo.
Si bien aún puede ser necesario mantener algunos documentos en un ambiente físico, es un hecho que el sólido proceso de escaneo, combinado con prácticas automatizadas, es fundamental para reducir la burocracia en los trámites y agilizar las transacciones, además de evitar gastos materiales y promover una mejor uso del espacio físico en el ambiente de trabajo.
Existen varias soluciones tecnológicas en el mercado, desde gestión de documentos electrónicos incluso empresas especializadas en brindar este tipo de servicio. Corresponde al gerente decidir qué alternativa se adapta mejor a las necesidades y particularidades de su negocio.
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