O Servicio en línea se volvió común desde que las empresas comenzaron a adoptar la modalidad de oficina en casa por el escenario de la pandemia. Para que este trabajo se haga bien se necesitan buenas herramientas, como Zoom. Por lo tanto, es importante saber cómo usar Zoom en el servicio en línea.
Después de todo, la herramienta tiene varias funciones que pueden usarse para este propósito. Para que sepas cuáles son, te las traemos en este artículo, además de presentarte tips para hacer un servicio eficiente a través de Zoom. ¿Vamos allá?
¿Qué es Zoom?
Zoom es una plataforma de videoconferencia en línea en el que sus usuarios tienen acceso a audio, vídeo y tela, lo que la convierte en una buena opción para todos los que necesitan realizar reuniones en línea tanto desde el escritorio como desde el ordenador. célula.
A pesar de ser lanzado en 2013, Zoom tuvo un aumento importante de inscripciones en 2020 debido al distanciamiento social provocado por la pandemia, lo que incrementó el número de empresas que se sumaron a la obra. oficina en casa.
En los primeros meses de 2020, su número de usuarios pasó de 10 millones a 200 millones.
Este número no sorprende si consideramos que las empresas han visto a Zoom en varios usos para el servicio al cliente como lo presentaremos a continuación.
¿Cómo utilizan Zoom las empresas?
Zoom es una herramienta muy completa que da servicio a diversos sectores empresariales. No obstante, nos centraremos y mostraremos aquí las principales que abarcan la atención al cliente:
- reuniões: así como Zoom permite reuniones realizadas por personas que están lejos, permite realizar conexiones con clientes que están en cualquier parte del planeta;
- webinars: la herramienta también tiene este formato de transmisión enfocado, sobre todo, a educar e involucrar al público;
- soporte: Para atender a los clientes que necesitan asistencia, puede usar la función de transmisión de pantalla, video y audio de Zoom;
- entrenamientos: si es necesario enseñar algo a los clientes o empleados, las funciones de Zoom también funcionan;
- vida: por fin, transmisiones en vivo para su público objetivo también se puede realizar mediante la herramienta.
¿Cuáles son las características de Zoom?
hacer un bien Servicio en línea, es necesario conocer las herramientas con las que cuenta, las destacamos a continuación:
- Zoom Reuniones: es la función principal de la plataforma, permite hasta 1000 participantes en la versión premium y 100 en la versión gratuita;
- Seminarios web de vídeo Zoom: al usarlo, puede realizar reuniones con hasta 100 oradores y 10 participantes como parte de la solución premium;
- Ampliar habitaciones: esta función está dedicada a compartir múltiples pantallas en salas de videoconferencia, tanto para usuarios presentes como remotos.
- Zoom teléfono: es un sistema telefónico corporativo en la nube para realizar llamadas con funciones inteligentes;
- Mercado de aplicaciones de Zoom: aquí, las aplicaciones de terceros se pueden integrar con Zoom para una mejor experiencia;
- SDK de vídeo de zoom: esta es una plataforma para desarrolladores que proporciona API, Webhooks y SDK.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Zoom?
Ahora veamos cuáles son las ventajas y desventajas de usar Zoom para brindar atención.
¿Cuáles son las ventajas de Zoom?
Primero veamos los beneficios que ofrece la plataforma.
calidad de transmisión
Uno de los mayores beneficios de Zoom, por supuesto, es la calidad del audio y el video durante la transmisión.
Entonces, si su servicio necesita no solo audio, sino también video (especialmente para compartir tela), Zoom es una de las mejores opciones del mercado que cuenta con estas funciones, al igual que sus competidores, pero manteniendo la calidad.
participantes concurrentes
Otro beneficio es lograr que muchos participantes asistan a las reuniones al mismo tiempo. El plan gratuito de la plataforma permite la inserción de hasta 100 usuarios de video.
Incluso si su empresa es pequeña y no tiene muchos empleados, debe considerar la posibilidad de realizar una conferencia con personas relacionadas con su empresa, como proveedores, por ejemplo, que requieren esta función de Zoom.
¿Cuáles son las desventajas de Zoom?
Ahora pasamos a los contras.
Límite de tiempo
A pesar de la ventaja de tener reuniones con muchas personas en el plan gratuito, existe un límite de tiempo para su ejecución. Las conferencias de grupo (es decir, con más de dos personas) duran hasta 40 minutos.
Otras herramientas también tienen limitaciones: Google Meet tiene 60 minutos para videollamadas y Whatsapp, a pesar de no tener límite de tiempo, solo permite 8 personas por grupo.
Entonces, si estas restricciones interfieren con su rutina de servicio, la mejor manera es invertir en el plan premium.
Falta de apoyo
Como decíamos, el aumento del número de usuarios en Zoom fue bastante expresivo. Esto significaba que tenía que tratar con diferentes tipos de clientes y necesidades.
Pronto, la falta de soporte hizo que muchas personas que usan la herramienta experimentaran problemas y no obtuvieran respuesta. Según Zoom, se crearon funciones como mayor soporte, tutoriales y capacitación para ayudar a los usuarios en este sentido.
Cómo usar una cuenta de Zoom para escritorio o móvil
Zoom está disponible en versión de escritorio y también en formato de aplicación para teléfonos inteligentes. Ahora vamos a mostrarte cómo puedes usarlos.
Ampliar en el móvil
Después de descargar Zoom de Apple o Google Play Store, puede iniciar una reunión inmediatamente creando una cuenta o iniciando sesión si ya lo ha hecho.
Luego, elige la opción “Iniciar una reunión” y agrega los contactos que deben participar. Si no tienes el correo de todos, puedes generar el enlace a la sala virtual y enviarlo a cualquier canal donde estén los participantes (como WhatsApp, por ejemplo).
Si el servicio es una presentación en la que solo debe hablar el asistente, existe la opción de silenciar los demás audios. La grabación de la reunión también dependerá del permiso del anfitrión.
Durante la videoconferencia, puedes enviar archivos, lo cual es importante si son clientes o proveedores a los que debes enviar. documentos como un borrador de contrato, por ejemplo.
Si necesita tomar notas durante la reunión, también existen herramientas que permiten a todos los participantes escribir o incluso dibujar durante las reuniones realizadas por teléfono celular.
acercamiento de la computadora
Al acceder a la web oficial de Zoom, encontrarás las mismas opciones que en la versión móvil en el menú superior derecho. Sin embargo, en este hay una ventaja: la descarga del software Zoom es opcional para los invitados.
Si bien se recomienda tenerlo instalado en su computadora, las personas a las que llamará a la reunión solo necesitan ingresar su ID de llamada para unirse.
Además, el menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla es muy completo e intuitivo para ingresar o modificar información sobre la reunión.
Por si tienes dudas sobre cómo utilizar la herramienta, la versión de escritorio cuenta con tutoriales muy completos (en inglés).
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Consejos para hacer consulta online vía Zoom
Finalmente, traemos aquí un total de 4 consejos importantes para que los tomes en cuenta durante las consultas.
1. Graba tus reuniones
Cuando asista a Zoom, asegúrese de que todas las reuniones se graben por los siguientes motivos:
- es posible que deba volver a consultar la conversación en algún momento posterior;
- si, en un servicio de atención al cliente, impugna algo de lo dicho, la grabación se convierte en prueba;
- se recomienda tener guardado el historial de servicio para poder analizarlo y mejorarlo constantemente.
Para no sobrecargar la memoria de su computadora o dispositivo móvil, las grabaciones se pueden almacenar directamente en Dropbox o Google Drive.
Importante: Antes de grabar la llamada, debe informar a la persona que participa en la reunión para tener su consentimiento.
2. Aprovecha las vistas multipantalla
Zoom tiene la función que le permite mostrar múltiples pantallas en un solo lugar, lo cual es muy común en reuniones que involucran a muchas personas.
Si el servicio se realiza con más de una persona, esta función puede ser interesante, ya que genera un clima de unión que hace referencia a las reuniones que solían tener las empresas en tiempos previos a la pandemia.
Cuando comparte su propia pantalla para mostrar algo (como una presentación, por ejemplo), se resalta mientras que las pantallas de los participantes se minimizan.
3. Cuida el fondo de las llamadas
Si bien la calidad del servicio es el punto más importante, también se debe tener en cuenta si el asistente aparece en cámara.
Aunque el home office permite trabajar vestido como se quiera y en cualquier rincón de la casa, puede dar una impresión poco profesional o poco profesional.
Por eso, es importante que los asistentes busquen una habitación de la casa que esté organizada, bien iluminada y que dé la sensación de un ambiente de trabajo, incluso dentro del hogar.
4. Reutilice la identificación de la reunión anterior
Cada vez que realiza una reunión de Zoom -o, en el caso de esta publicación, una cita-, se genera una identificación, es decir, un número que identifica una llamada realizada o programada.
Dentro de la herramienta, puede crear reuniones recurrentes o únicas cuyas ID vencen instantáneamente después de la llamada o dentro de los 30 días posteriores a la programación, respectivamente.
Esto significa que, si tiene citas regulares con las mismas personas, un buen consejo es usar la misma identificación durante este período de 30 días, ya que esto evita la repetición del trabajo de crear diferentes identificaciones.
Siguiendo estos consejos y pautas que le presentamos a lo largo de este artículo, podrá utilizar Zoom para el servicio en línea.
Aprovechamos para recordarte que existen otras herramientas que se utilizan para este fin, como WhatsApp. Para saber cómo puede usarlo para este propósito, echa un vistazo a este contenido que producimos sobre el tema!
