Descubra 5 consejos sobre cómo usar el organizador de tareas en Trello de manera eficiente

El crecimiento de una empresa requiere organización y este ha sido uno de los principales desafíos para muchos empresarios y gerentes. Después de todo, con tanto trabajo por hacer en cada sector, ¿cómo puedes gestionar cada uno y asegurarte de que todo se está haciendo correctamente? O organizador de tareas de Trello es una de las soluciones!

Cualquiera que trabaje con la gerencia ciertamente ha oído hablar de la plataforma e incluso la ha usado, pero la pregunta que planteamos aquí al comienzo de este artículo es: ¿todos la usan de manera eficiente?

Para que lo hagas de manera efectiva, ¡quédate con nosotros hasta el final! Le mostraremos cómo usar Trello, así como consejos sobre cómo organizar sus tareas en Trello.

¿Qué es Trello?

O Trello es una herramienta de gestión de proyectos disponible tanto para escritorio como para teléfonos móviles Android y iPhone.

Aunque las empresas suelen utilizar la plataforma para gestionar sus tareas, también sirve para gestionar tareas personales y organizar proyectos dentro y fuera del entorno corporativo.

Trello básicamente tiene cuatro funciones para hacer el trabajo. Son ellas:

• área de trabajo: es el espacio dentro de la herramienta que muestra las tareas y su progreso;
• Tablas: es la parte visual que muestra las listas y tarjetas que se utilizan para organizar las tareas;
• listas: recogen las tareas que, dentro del sistema, se crean en forma de tarjetas;
• tarjetas: estas cuentan con una serie de funciones para que tú y tus colaboradores sepan qué hacer dentro de cada tarea.

¿Cómo usar Trello?

Es muy simple organizar tareas dentro de Trello. Sin embargo, la pregunta que muchos se hacen al utilizar la herramienta por primera vez es: ¿cuál es el siguiente paso?

A continuación, te mostraremos exactamente qué pasos debes seguir para organizarte.

Crear un espacio de trabajo

El espacio de trabajo es la parte de Trello donde se ubican las tareas. Entonces, antes de comenzar a crearlos, debe tener un espacio de trabajo.

Para ello, haciendo clic en el símbolo “+” ubicado en la parte superior derecha, haga clic en la opción “Crear espacio de trabajo”, como se muestra a continuación.

Luego, elige el nombre del departamento de tu empresa o un proyecto realizado entre tú y tus colaboradores. Cuando haya terminado, haga clic en "Continuar".

Hablando de empleados, también puedes invitar a miembros de la organización a participar. La siguiente pantalla está dedicada a esto, pero existe la posibilidad de hacer esta inclusión más tarde si lo prefiere.

Después de crear el espacio de trabajo, Trello sugerirá algunas plantillas dentro del espacio de trabajo que eligió al crear la cuenta. 

En este caso no vamos a usar plantillas para que sepas cómo crear tableros desde cero usando Trello como se muestra a continuación.

Crea tu primer cuadro

Mientras sigue conectado a Trello, en la parte superior izquierda, haga clic en el botón "+" y elija la opción "Crear tablero".

En la siguiente pantalla, debes ingresar el nombre del marco y también elegir una opción de fondo de los botones de la derecha, que puede ser una foto o un color.

Después de hacer clic en "Crear tablero", se le presentará el área de visualización de las tarjetas que serán los organizadores de sus tareas. Esta es la parte donde muchas personas no saben qué hacer. Pero no te preocupes, te lo contamos.

Crear flujos de trabajo

Llamamos a las listas que crea en Trello para organizar los flujos de trabajo de sus tarjetas. Cada tarea tiene cuatro etapas sugeridas: no iniciada, por hacer, en ejecución, terminada. Estos serán los nombres que le demos a las listas. 

El escritorio tiene un campo para crear el primero, simplemente elija un nombre y haga clic en "Agregar lista". Por lo tanto, será la lista "no iniciada" la que debe contener la lista de todas las tareas.

Cree las otras listas sugeridas y el área se verá como la impresión a continuación.

Como puede ver, ya hemos agregado algunas tarjetas dentro de los flujos. Para comenzar a agregar tarjetas a sus listas, haga clic en "Agregar una tarjeta" dentro de cada una. La primera impresión es que una tarjeta está restringida al nombre de la tarea, pero encuentra sus verdaderas funciones al hacer clic en el ícono de lápiz que aparece cuando pasa el mouse sobre la tarjeta.

Al hacerlo, se mostrarán las opciones anteriores. En ellos, puede ingresar información sobre la tarea, establecer una fecha de inicio y finalización, e ingresar los miembros que deben trabajar en ella. De esa manera, todos los involucrados saben lo que se debe hacer.

Finalmente, no olvides mover las tareas en los tableros hasta que llegue al estado completado como se muestra en la imagen a continuación.

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Organizador de tareas en Trello: 5 consejos sobre cómo usarlo

Ahora veamos los principales consejos sobre cómo organizar tus tareas en la plataforma.

1. Separa tu vida profesional de la personal

Uno de los beneficios de Trello es la posibilidad de usar varios correos en una misma cuenta, esto hace que muchos usuarios incluyan contacto tanto profesional como personal para tener todas las actividades unidas en una misma cuenta.

Sin embargo, cuando tienes mucha información en un solo lugar, la organización termina confundiéndose y corres el riesgo de priorizar lo que ya no es importante en ese momento. Por ejemplo: entre la compra de materiales para tu empresa y la compra en el mercado de tu casa, ¿qué cuadro priorizarás?

Por esa razón, Recomendamos que la cuenta de su empresa se utilice únicamente para tareas laborales. y si además quieres usar Trello para organizar tus tareas en el campo personal, déjalas listadas en otra cuenta.

2. Controlar las notificaciones

Hoy en día, varias plataformas nos envían notificaciones, principalmente a través de célula. Cada vez que suena o vibra, sabemos que podría ser un nuevo correo electrónico o publicación. sitios web o blogs, vídeo de YouTube, tarea de Trello por completar, entre otros.

De la misma manera que una persona que vive en un lugar ruidoso ya no escucha el ruido después de un cierto tiempo, también dejamos de prestar atención a las notificaciones cuando llegan demasiado. Sin embargo, no puede dejar de revisar los que se refieren a su negocio, ¿verdad?

Por lo tanto, tómese unos minutos de su día para configurar sus preferencias de notificaciones en su tablero de Trello. Esta función se encuentra en la esquina superior derecha del marco, en un ícono de campana roja como se muestra a continuación.

En él puedes marcar notificaciones que ya han sido leídas, ajustar fechas de entrega para que lleguen siempre a la misma hora y dejar de seguir una tarjeta si se actualiza constantemente (lo que hace que tu teléfono emita pitidos o vibre todo el tiempo) y tu participación constante. ya no es necesario.

3. Uso y abuso de marcos

Es común que los usuarios de Trello inicien sus actividades en la aplicación con un solo tablero, generalmente destinado a un proyecto dentro de la organización. Esto genera el hábito de tener un solo directorio e intercalar varias actividades relacionadas con todos los sectores de su empresa. Le recomendamos que no haga esto.

Trello tiene los tableros precisamente para que puedas dividir los puntos de tu gestión. ¿Vamos a ver un ejemplo?

Imaginemos que su empresa tiene cinco sectores: finanzas, servicio al cliente, Marketing y ventas Entonces, en lugar de crear un solo tablero e insertar en él todas las tareas de todos los departamentos, cree un tablero para cada uno para que esté más organizado como vemos en el ejemplo a continuación.

Para que todos los miembros de la empresa trabajen de la misma manera, trata de construir flujos de trabajo que sigan la misma estructura, de modo que puedas entender visualmente el progreso de cada sector y, si diferentes departamentos necesitan trabajar en el mismo proyecto, eso también facilita comunicación y organización.

4. No olvides revisar tus tarjetas

Una de las características más populares de Trello es la lista de verificación, ya que es muy útil en su trabajo diario. 

¿Conoces esa sensación de logro? ¿Cuando el día llega a su fin y sabes que, aunque te tomó un poco más de tiempo, lograste terminar todo lo que tenías que hacer y eso hizo que el trabajo del día valiera mucho la pena? Bueno, esa es la sensación que la lista de verificación intenta transmitir en Trello.

Al usarlo, puede controlar las subtareas presentes en su tarjeta. Simplemente haga clic en "Agregar lista de verificación" y asígnele un nombre. Cuando haya terminado, puede marcar el elemento como completo con un ✅ para registrar su finalización.

5. Elimina o archiva lo que ya no te sirve

Tanto grandes como medianas y pequeñas empresas eventualmente trabajar con proyectos que, a diferencia procesos, tiene un principio, un medio y un final. Por lo tanto, los tableros de Trello se utilizan ampliamente para gestionar proyectos corporativos. Como eventualmente llegan a su fin, es importante mantener el hábito de deshacerse de ellos.

Para darte una idea, mira el siguiente ejemplo.

Mucha información en un solo lugar, ¿verdad? Como decíamos hace unos párrafos, demasiada información crea confusión. Por lo tanto, borrar los marcos que no necesites debería ser parte de tu rutina en la aplicación.

Trello tiene funciones de "eliminar" y "archivar". En el primero, te deshaces del tablero o tarjeta para siempre ya que ya no se necesita. “Archivar” le permite guardarlos, especialmente en caso de que necesite consultarlos nuevamente en el futuro.

Por lo tanto, le sugerimos que limpie sus tarjetas y tableros de vez en cuando para organizar sus tareas aún mejor.

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