El rigor en la archivo de documentos Es de suma importancia para la buena gestión de los registros de una empresa.
Después de todo, la documentación de una organización contiene su información más importante, y el desorden y el descuido en Gestão de Documentos puede causar muchos problemas a largo plazo, incluidos retrasos, reducción de la productividad e incluso pérdidas financieras.
Por lo tanto, aquí hay algunos consejos valiosos sobre las mejores técnicas y métodos para archivar documentos. ¡Ven con nosotros y feliz lectura!
¿Qué es el archivo de documentos?
El archivo de documentos es una práctica fundamental dentro del contexto empresarial, que abarca tanto el almacenamiento físico como el archivo digital.. Este proceso garantiza que los documentos importantes, después de un uso activo, se organicen y almacenen de manera que se pueda acceder fácilmente a ellos en el futuro.
Para una empresa, mantener un sistema de archivo eficiente significa no sólo preservar registros cruciales para el funcionamiento del negocio, sino también cumplir con obligaciones legales y tributarias, como conservar documentos tributarios por períodos específicos.
En el archivo físico, los documentos se colocan en carpetas, cajas o archivadores, siguiendo un sistema de organización que facilita su recuperación. El archivo digital utiliza software de gestión documental, donde los documentos se digitalizan, catalogan y almacenan en servidores o en la nube, ofreciendo ventajas como ahorro de espacio físico y agilidad en la búsqueda de información.
Ambos métodos requieren atención a la seguridad, garantizando que los documentos confidenciales estén protegidos contra el acceso no autorizado o la pérdida. Por lo tanto, implementar prácticas de archivo efectivas es crucial para la integridad, seguridad y eficiencia de la gestión documental de una empresa.
¿Qué importancia tiene el archivo de documentos?
La principal ventaja del archivo de documentos es que permite a las empresas tener un mayor control sobre sus procesos, ya que los datos se guardan de forma segura, diferenciada y organizada.
Una empresa que no cuente con un sistema eficiente de archivo de documentos tendrá grandes dificultades para localizar y almacenar sus datos, poniendo en riesgo la seguridad de su información más preciada, perdiendo productividad y exponiéndose a innumerables malas consecuencias.
Después de todo, nunca se sabe cuándo una operación en particular solicitará que se verifique nuevamente información antigua contenida en algún documento histórico de la empresa, y para que esto suceda de manera clara y organizada, se debe prestar atención a los métodos de archivo de la empresa. .
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Consejos sobre cómo archivar documentos en su empresa
El archivado efectivo de documentos no se trata solo de almacenar sus datos en una computadora o archivo físico. De hecho, la organización es un elemento fundamental de un buenos son los documentos capaz de conferir la seguridad y practicidad necesarias en la rutina administrativa de una empresa.
Después de todo, los documentos desordenados tienden a perderse con el tiempo, generando numerosos inconvenientes para gerentes, empleados y clientes. A continuación, enumeramos algunos consejos valiosos sobre cómo implementar buenas prácticas de archivo de documentos en su empresa:
Selección
En primer lugar, te recomendamos que empieces a organizar tus documentos haciendo una clasificación inicial y separándolos de forma estandarizada: para categorizarlos puedes utilizar criterios como: clientes, empleados, fechas, tipos de trabajo, etc.
A menudo, este trabajo de selección inicial lo realizan empresas especializadas en el análisis de archivos, lo que ahorra tiempo y energía al equipo de gestión.
Sin embargo, es necesario reforzar que el proceso de selección es importante no solo en el momento inicial del archivo de documentos, sino a lo largo de toda la gestión de los archivos de la empresa.
Para que el desorden no vuelva a convertirse en un problema, es importante que todo el flujo de entrada y salida de documentos que se produce en la empresa pase por el gestor, para que sean organizados y dirigidos a sus debidos destinos, siguiendo los criterios previamente establecidos. . .
Lo ideal es que este proceso se realice diariamente, para no esperar a que se acumulen muchos documentos, lo que hace que su archivo sea lento, agotador y confuso.
Indice organizacional
Tras separar y categorizar todo el material documental, la creación de un índice que catalogue todos los datos e información se convierte en una medida imprescindible para simplificar las posibles búsquedas y consultas.
Existen varios criterios para establecer índices, los más comunes son:
Alfabético
Extremadamente común, el criterio de orden alfabético no requiere mucha explicación. Se muestra como un método intuitivo y de fácil aplicación, tanto física como digital.
Alfanumérico
Similar al anterior, pero un poco más elaborado, permite una organización más detallada, separando, por ejemplo, las carpetas en A1, A2, A3, B1, B2, B3, etc.
por grupos
Separar los documentos según otros criterios, como por proyecto, por región, por profesional responsable o por tema, puede ser otra forma válida de clasificar sus archivos.
Código
A través de la codificación, se puede asociar información diversa con el propio archivo. Este es un método muy utilizado en el comercio, cuando se codifican productos y precios, según la práctica de SKU (Stock Keeping Unit).
Con mucho cuidado de que los códigos no se compliquen demasiado, esta puede ser una gran solución.
Categorías y subcategorías de macros
La categorización de documentos es un proceso delicado y extenso. Comience separando su documentación por categorías de macros, como orden alfabético o año.
También es importante tener un archivo desplegable para cada categoría de macro, desde el cual todos los datos se organizarán por subcategorías en carpetas.
Referencia cruzada
Puede ocurrir que un mismo documento pertenezca a dos o más categorías diferentes. En tales casos, elija uno y adjunte referencias cruzadas.
Exploración
Gran parte de los papeles de una empresa pueden ser digitalizados, siendo este método uno de los más utilizados en la actualidad. Básicamente, la digitalización consiste en convertir los archivos físicos al alcance digital, para que puedan almacenarse en dispositivos como ordenadores, pendrives, nubes, etc.
Es recomendable contratar empresas especializadas en este tipo de servicios, ya que suelen ofrecer plataformas de gestión online para que posteriormente la información pueda ser accedida y gestionada por personal autorizado.
Microfilmando
La microfilmación es una práctica que viene ganando fuerza en Brasil. Básicamente, consiste en capturar las imágenes de los documentos mediante fotografía.
A diferencia de la digitalización, que a veces requiere que los archivos físicos aún se conserven, la microfilmación, en muchos casos, reemplaza completamente los documentos originales, lo que permite su eliminación y reduce el volumen de papel de la empresa.
Gestión de documentos electrónicos
Gestión Electrónica de Documentos, también conocido como GED, es como llamamos al uso de la tecnología en la gestión de procesos documentales.
Hay una serie de excelentes plataformas disponibles en el mercado, lo que facilita la búsqueda, administración y análisis de datos documentos, y promoviendo la satisfacción y productividad en el ambiente interno de las empresas que los adoptan.
Gestión de archivos físicos
Si bien la gran mayoría de los documentos físicos se pueden escanear, puede haber algunas excepciones en las que sea necesario conservar los originales.
Por ello, reforzamos la importancia de estructurar el espacio físico para que, con el tiempo, el archivo no se convierta en un depósito lleno de escombros, inaccesible y muchas veces insalubre.
Además de esta cuestión básica, la empresa también debe invertir algunos recursos para mantener la seguridad e integridad de sus archivos.
Estas soluciones pueden ir desde la contratación de profesionales de confianza para que se encarguen de la vigilancia y gestión del espacio, hasta la instalación de cámaras de seguridad, o incluso sistemas biométricos de acceso para personal autorizado.
Algunas empresas de digitalización de documentos también incluyen, en sus servicios, la provisión de profesionales enfocados en la gestión de archivos físicos.
Presta atención a las fechas de caducidad
Aunque hay una parte de tu archivo que necesita almacenarse indefinidamente, la mayoría de tus documentos tienen fecha de caducidad y pueden -y por qué no decirlo, deben- ser descartados, de modo que no se acumule un volumen innecesario de datos que no están más útil.
La mayoría de los documentos administrativos, tales como libros de impuestos, actas, avisos públicos y otros, tienen una vigencia de 5 años. Sin embargo, hay algunos que caducan después de períodos más largos (los pagos de pensiones, por ejemplo, requieren 35 años de almacenamiento).
Por lo tanto, al elaborar índices de documentos, reserve un campo en las tablas para designar el período de vigencia de cada uno de ellos. En el caso de archivos físicos, es posible insertar una etiqueta en las carpetas, indicando el tiempo de caducidad de cada documentación.
En este sentido, la implementación de una tabla de temporalidad (TTD) puede ser de gran valor. Es un recurso que no solo determina la duración del documento, sino también su destino final, de acuerdo con la legislación vigente, garantizando la seguridad en el proceso de archivo documental de la empresa.
El TTD debe ser constituido por una Comisión Permanente de Evaluación de Documentos (CPED): básicamente, un grupo de profesionales de la propia empresa, seleccionados con el propósito de evaluar la temporalidad de cada documento, así como decidir sobre su disposición final.
Efecto bumerán
Dentro del concepto de archivo de documentos, este término se refiere a la práctica de devolverlo a su ubicación adecuada después de sacar un documento para su consulta.
Parece demasiado elemental mencionarlo, pero este es un hábito básico que muchas organizaciones descuidan y terminan por no establecer dentro de la cultura de la empresa, lo que hace que el desorden y el estrés vuelvan a apoderarse inevitablemente del ambiente de trabajo.
Cuando hablamos de documentación digital, el consejo también es válido: los datos deben estar disponibles para su consulta, y no se permite mover archivos de una carpeta en el software de gestión utilizado (excepto por personal autorizado).
Como habrás notado, cuando hablamos de gestión y archivo de documentos, existe una tendencia creciente entre las empresas a migrar del ámbito físico al digital. Para hablar mejor de ello, hemos preparado un contenido completo, y que puedes comprobar pinchando aquí!
