Descubre los 6 principales tipos de software de gestión documental del mercado

Al abrir una empresa, es necesario emitir una serie de documentos, especialmente contratos que deben firmarse con sus empleados, proveedores, clientes y similares. Cada vez se recomienda más la gestión electrónica de documentos para que todos estos archivos estén bien organizados, pero esto lleva a la pregunta: como elegir uno software de gestión de documentos?

Para resolver esta duda, presentamos en este artículo consejos sobre cómo elegir el sistema más adecuado y también cuáles son los principales disponibles en el mercado. ¡Pero primero entendamos el concepto! 

¿Qué es un software de gestión documental?

un programa de Gestão de Documentos tiene como finalidad la gestión electrónica de los expedientes relacionados con la administración de su empresa. Esto facilita el control de la información de la organización, ya que el acceso es completamente digital.

Esto automatiza y facilita el control de datos de la organización de forma eficaz y eficiente, ya que el acceso a la gestión documental electrónica es completamente digital. Así, se empieza a renunciar a las hojas de cálculo manuales, además de reducir costes y aumentar la seguridad de la información.

Durante mucho tiempo, las empresas tradicionales han mantenido la costumbre de clasificar los documentos físicos, lo que incluye archivos y contratos. Pronto, necesitaron espacio para almacenarlos, desde un cajón hasta una habitación completa.

Por otro lado, cuando los documentos están organizados en formato online, se vuelven más accesibles ya que encontrar cualquier tipo de información en internet es más práctico y rápido que en el mundo físico.

Sin embargo, debemos recordar que el simple hecho de que tus documentos estén en la nube no facilita su gestión. si no hay orden.

Pongamos un ejemplo: una persona guarda documentos en la computadora o en Google Drive, pero no los nombra correctamente ni los organiza en carpetas. Esto hace que el trabajo de buscar un archivo sea más difícil que hurgar en los cajones de la oficina.

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de documentos?

Ahora que ya sabes qué es un programa de gestión documental, aquí te enumeramos las principales ventajas de adoptarlo en tu empresa.

Seguridad de datos

La información sobre tu empresa tiene un enorme valor tanto dentro como fuera de ella. Sabía, por ejemplo, que algunas personas buscan en la basura de sus competidores con el fin de encontrar cualquier información sensible y útil?

Si esto sucede en el mundo fuera de línea, ¿qué dirá en el mundo en línea donde cualquiera puede acceder a las hojas de cálculo si no tienen la protección adecuada?

Por ello, la seguridad de los datos inicia nuestra lista de ventajas de contratar un software de gestión documental, ya que tus sistemas en la nube deben contar con encriptaciones que protejan tus datos de cualquier invasión de hackers.

Compartir información

Compartir información con otras personas de la empresa puede facilitar y reducir el tiempo de trabajo de los involucrados en alguna tarea o proceso.

¿Sabe cuándo necesita programar una reunión de 1 hora o redactar un correo electrónico muy largo para explicar algo sobre el negocio a los empleados? Bueno, ¿no sería más fácil compartir este contenido con todos a la vez?

Un software dedicado a la gestión documental permite compartir dicho contenido entre todos los miembros de la empresa, además de garantizar que las versiones actualizadas estén siempre disponibles.

Mayor capacidad de almacenamiento

Si tienes una pequeña oficina o trabajo oficina en casa, puede terminar con un espacio limitado para guardar sus papeles. Si no tienes más espacio en tu cajón para esto y viene un gran problema de documentos, ¿dónde los guardarás?

Esta es otra ventaja del software de gestión documental: te permite almacenar una mayor cantidad de archivos digitales. Incluso si hay un límite, su capacidad es ciertamente mayor que el espacio de tu armario.

Por lo tanto, si tiene, por ejemplo, muchos contratos emitidos mensualmente, es muy recomendable que se generen digitalmente para almacenarlos y tener acceso a ellos cuando sea necesario.

Agilidad

Cuando tienes un sistema de Gestão de Documentos, el trabajo de todos los departamentos se vuelve más ágil. Veamos algunos ejemplos a continuación.

Antes de cerrar un trato con un cliente, es posible que desee verificar el contrato antes de firmarlo. Si la firma es física, el proceso de emisión del documento con los datos del cliente lleva mucho más tiempo que simplemente enviar el PDF de la versión online.

Lo mismo ocurre si necesita acceso rápido a un documento, como una auditoría no anunciada. En lugar de perder mucho tiempo buscando el archivo solicitado en un armario lleno de otros papeles, será más práctico y rápido acceder a él a través del sistema.

¿Cómo elegir un software de gestión documental?

Elegir el mejor programa de gestión documental puede depender del tipo de cada empresa. Estos son algunos puntos que deben tenerse en cuenta a la hora de contratar:

• credibilidad del proveedor: analizar la experiencia y confianza que la empresa tiene en el mercado;
• opinión del cliente: una empresa puede hablar bien de sí misma, pero puede conocer sus fortalezas y debilidades por lo que los clientes piensan de ella;
• funciones del sistema: verifique cuáles son las características del software y si cumplen con todo lo que su negocio necesita;
• seguridad: Para asegurarse de que sus documentos estén seguros, consulte los niveles de seguridad que se ofrecen.

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¿Cuáles son los 6 mejores software de gestión de documentos del mercado?

A continuación, mostramos cuáles son los sistemas más destacados en lo que a gestión documental se refiere.

1. Google Drive

Esta es una de las herramientas más populares, ya que reúne todas las herramientas de Google, tales como: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, entre otras.

Debido a esto, muchos archivos generados por las empresas se almacenan en la nube a través del Google Drive. Además de poder organizarlos en carpetas, al igual que en el sistema operativo de tu computadora, también te permite controlar el acceso y la edición de estos documentos.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo a la que sus empleados deben acceder, pero sin permiso para modificarla, puede hacerlo, lo que protege su información y garantiza que no se modifique.

2. Dropbox

Al igual que Google Drive, el Dropbox tiene la función de almacenar y compartir archivos en la nube y también comienza con un espacio de almacenamiento limitado en la versión gratuita, que suman 2 GB.

Así, si una empresa siente la necesidad de ampliar este espacio, existe la posibilidad de contratar hasta 1 TB de espacio en el plan premium. Si tienes un gran problema de archivos digitales y temes que el modo gratuito no sea suficiente, la inversión puede valer la pena.

Si usó el servicio en el pasado, no es necesario que cree una nueva cuenta, ya que Dropbox mantiene activas las versiones anteriores para que pueda recuperar los datos generados anteriormente.

3. Calidad

A pesar de que calidad estar dirigido a gestión de calidad, también cuenta con gestión documental que permite controlar la información de la empresa dentro del propio software, sin necesidad de hojas de cálculo ni recursos complicados.

Esto significa que todos los documentos están organizados en un solo lugar que están protegidos mediante acceso criptográfico que también tiene copias de seguridad diarias para evitar que pierdas tus archivos.

Al igual que con otras soluciones, en Qualiex también puede controlar los permisos de acceso para que solo los miembros de la empresa necesiten ver y editar documentos.

4. Doo

O También es una herramienta destinada a gestión de calidad, pero que tiene la opción de gestión documental.

Te permite realizar todo el proceso de elaboración y revisión de documentos, así como especificar quiénes son los responsables de los mismos.

El programa también facilita la búsqueda de documentos mediante filtros dinámicos, al contrario de lo que ocurre cuando se gestionan documentos físicos, que acaban tardando mucho en localizarse en armarios o carpetas.

5. Doctrina

Otro software que conforma la lista de programas de calidad, pero con igual dedicación a la gestión documental. LA , en particular, tiene un módulo llamado MaxDoc que se trata de esto. 

En él, realiza un proceso automatizado de elaboración, revisión, aprobación, publicación y notificación de los documentos generados, además de monitorearlos a través del sistema que sigue como estándar la norma ISO 9001.

Por cierto, otro diferencial de MaxDoc es que cumple con varios otros estándares y certificaciones y regulaciones de mercado a nivel nacional e internacional como RDC, ANVISA, JCI, entre otros.

6. ZapSign

A ZapSign es una herramienta de firma electronica con el que podrás firmar de forma rápida y sencilla tus documentos utilizando un ordenador o célula con acceso a internet.

Para hacerlo, simplemente cargue el archivo PDF en la plataforma e invite por correo electrónico u otro canal en línea de su elección (incluido Whatsapp) signatarios para firmar archivos con solo tocar un botón.

Una vez firmado el documento, se almacena en el plataforma, lo que le facilita localizar y comprobar que se han recogido las debidas firmas en caso de que necesite mostrarlo en algún momento.

Ahora que conoce los principales tipos de software de gestión documental, simplemente elija el que sea más adecuado para su empresa.

Como somos de ZapSign y concluimos este artículo hablando de nuestra herramienta, ¿qué tal si compruebas cómo puede ayudar a tu organización empresarial? Haga clic aquí para solicitar el contacto de uno de nuestros consultores!