Para ser relevante en el mercado y atraer clientes conocedores de las tecnologías del momento, las empresas deben conocer sus hábitos de consumo, lo que implica la firma digital de documentos. Si sabe esto y estaba buscando una solución a suscripción digital gratuita, Has venido al lugar correcto.
En este post te presentaremos los pasos para que puedas hacerlo, además de aclararte los conceptos y beneficios que firma digital es capaz de traer. ¿Vamos allá?
¿Que es una asignatura digital?
La firma digital es una modalidad de firma electrónica, es decir, requiere el uso de medios electrónicos o digitales para validar la acción y acuerdo de una persona..
Como muchas personas están acostumbradas a firmar documentos físicamente, es común que surja una pregunta: ¿la firma digital de un documento es legalmente válida?
La respuesta es sí. LA Medida Provisional No. 2.200-2 de 2001 asegura que una firma digital sea legalmente válida, lo que permite que los empresarios la utilicen.
¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?
Como decíamos, la firma digital se encuentra dentro de los tipos de firma electronica que puede variar desde la biometría y el reconocimiento facial hasta la autenticación de inicio de sesión y contraseña. Este es el principal diferencia.
De hecho, el 24/09/2020, el Ley nº 14.063 / 2020 que pone a disposición el uso de firmas electrónicas en la interacción con las entidades públicas.
Así, en la firma digital se requiere encriptación para que sea válida al utilizar una solución dedicada, tal y como presentaremos a continuación.
¿Cómo obtener una firma digital gratuita a través de ZapSign?
Ahora veamos cómo puedes hacer tu firma digital gratis usando ZapSign, un firma electronica.
Paso 1: Regístrate en la plataforma
Para utilizar los servicios de ZapSign, el primer paso es registrarse en el plan que más le convenga. Son ellos:
- plan profesional: te permite recolectar hasta 20 firmas de documentos, además de incluir hasta 6 usuarios por R$ 29 al mes;
- plan completo: al usarlo, las suscripciones de documentos son ilimitadas y permite la inclusión de hasta 11 usuarios, el precio es de R$ 65 por mes.
En caso de que todavía no estés seguro de qué plan elegir y quieras probar la herramienta primero, no hay problema.
ZapSign tiene un plan esencial para comenzar de forma gratuita mediante la emisión de hasta 5 suscripciones por mes.
En este tutorial, le mostraremos cómo comenzar con el plan gratuito con pasos más simples. Primero, visite el sitio web de ZapSign por computadora o celular y haz click en “Probar Gratis”.
Después de hacer clic, la siguiente pantalla le pedirá que ingrese su correo electrónico y contraseña para iniciar sesión cada vez que acceda a la plataforma.
Luego haga clic en "Crear cuenta" para completar el registro.
Paso 2: Sube el documento a la plataforma
ZapSign solo acepta archivos (PDF), por lo que es necesario tener el documento en este formato o usar algún conversor.
Una vez hecho esto, haga clic en "+ NUEVO" para que aparezca la pantalla de carga.
Luego selecciona el archivo que tienes en tu computadora o célula y haga clic en "Seleccionar documento" para ejecutar la acción.
Paso 3: Insertar los firmantes
Después de tener el documento en la plataforma, es necesario definir quién lo firmará. Esto se muestra en la siguiente pantalla, como se ve a continuación.
Básicamente, solo necesita ingresar el nombre de la persona que firmará el documento. No obstante, si necesitas recopilar más información, la opción de autenticación avanzada te permite solicitar datos como correo electrónico, teléfono e identidad.
Después de hacer clic en continuar, ZapSign le pedirá que elija en qué parte del documento se colocará la firma.
Esta funcionalidad se creó a propósito, ya que muchas personas todavía están acostumbradas a firmar contratos manualmente en líneas específicas.
Así, esta inserción reproduce la experiencia de la firma física para que los firmantes que no estén acostumbrados a lo digital no encuentren extraño el proceso.
Después de realizar esta configuración, haga clic en "Guardar y continuar".
Paso 4: Envía el enlace de suscripción
Finalmente, es hora de pedirle a la gente que firme el documento.
Si ya está en contacto con ellos, puede copiar el enlace de firma generado por ZapSign y enviárselo.
Hoy en día, es común cerrar tratos por Whatsapp. Entonces, si está chateando con el firmante a través de la aplicación, la plataforma ZapSign tiene una opción para enviar el enlace de firma a través de ella.
Por otro lado, si prefiere formalizar este tipo de operaciones por correo electrónico, puede hacer clic en la opción que hice “Quiero que ZapSign envíe enlaces de firma a los firmantes” y se abrirá un campo para ingresar el correo electrónico de las personas que deben firmar el documento.
Luego haga clic en "Enviar y finalizar" para acceder al siguiente paso.
Paso 5: Recibir la suscripción
Después de enviar el enlace del documento, la persona que debe firmarlo lo recibirá y, al hacer clic en él, verá una pantalla como la que se muestra a continuación.
Se le pedirá al firmante que complete el nombre completo, correo electrónico, teléfono y haga clic en "Continuar".
Luego, se presentará una pantalla en la que la persona, si accede a la plataforma ZapSign a través de célula, puede firmarlo con el dedo, al igual que hacemos con los documentos físicos con un bolígrafo.
¡Listo! Después de completar estos 5 pasos, el proceso de suscripción está completo.
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➡️ Comprender para qué sirve un verificador de firma digital
➡️ ZapSign: Firma Electrónica Sin Misterios
¿Cuáles son los beneficios de renunciar a los documentos físicos?
Ahora veamos los beneficios de firma de documentos en línea.
más rápido
Cómo se está adoptando la comunicación procesos cada vez más rápido, es común que las personas esperen la misma agilidad al hablar con las empresas. Prueba de ello es que el Servicio en línea, hoy en día, es más ligero y no hace que la gente espere demasiado para solucionar sus problemas.
Lo mismo ocurre con la firma de documentos. Cuando este trámite se realiza físicamente, es necesario esperar a que lleguen a sus destinatarios para que puedan firmar y devolverlos si las partes no pueden estar juntas en el mismo lugar para realizar la firma.
En la firma digital, este problema no ocurre. Solo toma unos segundos, lo que hace que el proceso sea mucho más rápido.
Menos burocracia
Los pasos para firmar físicamente un documento pueden ser bastante burocráticos. En algunos casos, es necesario que las partes acudan a la oficina de registro para reconocer las firmas. Si bien esto no es obligatorio por ley, es un refuerzo de la fe pública desde el momento en que el notario confirma que las firmas pertenecen a los firmantes.
Cuando una empresa cierra pocos contratos al mes, quizás la realización de este formato no requiera tanto tiempo. Pero cuando necesita recopilar firmas de múltiples clientes, proveedores y empleados, no es práctico.
La firma digital de documentos reduce estas burocracias, además de mantener la validez legal que protege a todas las partes involucradas.
Movilidad
Por más que una empresa tenga una oficina física, sus dueños y gerentes no están ahí todo el tiempo. Después de todo, las reuniones en otros lugares, los viajes de negocios y la adopción de un modelo de trabajo híbrido que incluye la oficina en casa hace que se mantengan alejados de sus escritorios de trabajo cautivos.
Si este es tu escenario, ¿cómo firmas un documento si necesitas estar en la oficina y no puedes ir porque estás en otro lugar? Adoptar un modelo de firma digital trae esta ventaja: poder firmar documentos en cualquier lugar.
Al usar ZapSign, tanto usted como cualquier otra persona tienen la capacidad de firmar documentos con un teléfono inteligente, sin importar dónde se encuentren.
organización administrativa
Teniendo en cuenta que los documentos son evidencia de los acuerdos realizados con sus empleados, proveedores o clientes, es fundamental conservarlos. Pero si son documentos físicos, esto requiere espacio.
Si alguna vez has estado en una oficina contabilidad, debe haber visto una habitación con muchos armarios metálicos llenos de papeles. Todos son documentos que forman parte de su rutina de trabajo. Imagina lo difícil que debe ser encontrar un contrato entre ellos.
Por otro lado, cuando los documentos se almacenan digitalmente, el espacio se convierte en el límite del almacenamiento en la nube y la búsqueda de un archivo se reduce a la agilidad de un ctrl+F.
Reducción de costos
La firma de documentos físicos requiere varios costos, tales como: resmas, tóner de impresora, motoboy o gastos de correos, entre otros.
Cuando miramos este costo individualmente, no hace mucha diferencia en su flujo de caja. Sin embargo, cuando se generan muchos contratos y haces la multiplicación, puedes ver cuánto podrías haber ahorrado si hubieras optado por digitalizar tus documentos.
Seguridad
Por mucho que sea válido por ley, muchas personas tienen miedo de hacer un acuerdo verbalmente o simplemente firmarlo en un papel a cuestas. Esto se debe a que se requiere seguridad en los arreglos contractuales.
Este pensamiento también impregna la mente del público que puede hacer negocios con usted. Por tanto, ofrecer una solución digital en cuanto a firma transmite mayor seguridad.
Teniendo en cuenta que es una operación rápida y práctica que está cubierta por todo el validez legal, las personas se sentirán seguras al firmar un contrato contigo.
Ahora que ha llegado al final de este artículo, sabe cómo crear una firma digital gratuita con ZapSign. Sin embargo, ¿qué te parece hablar con nosotros para saber qué plan premium te conviene más? ¡Tenemos esa provisión! Simplemente haga clic aquí para solicitar el contacto de un consultor.!
