A firma digital de documentos se ha convertido en un recurso cada vez más presente en la rutina administrativa de todo tipo de empresas, lo que implica conocer como poner firma digital en pdf.
Esto hace que los procesos sean más ágiles y prácticos, además se muestra ventajoso por la expresiva reducción de costos con desplazamientos y gastos notariales y por la disminución exponencial del consumo de papel, caracterizándose como una opción tanto económica como ecológicamente sostenible.
Sin embargo, por tratarse de algo relativamente reciente, muchos todavía tienen dificultades para comprender esta herramienta. Con eso en mente, en ZapSign preparamos este artículo con un tutorial completo, explicando paso a paso el proceso de cómo poner una firma digital en PDF.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es básicamente un tipo específico de firma electronica, en virtud del cual el signatario puede utilizar un certificado digital para probar su autoría.
Este trámite puede realizarse por diversos medios y mecanismos, tales como:
- la firma en sí, realizada en un dispositivo electrónico como un teléfono inteligente o una tableta;
- impresión digital;
- registro de los datos de IP del firmante de un determinado documento;
- registro de información sobre el dispositivo en el que se realizó la suscripción;
- uso de un token enviado por correo electrónico o SMS;
- geolocalización;
- o incluso una selfie.
También hay plataformas especiales para verificación de firma, que sirven para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos digitales.
De acuerdo con los estándares de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (PCI-Brasil), estos certificados digitales deben ser emitidos por una autoridad de certificación brasileña.
Algunos ejemplos de certificado digital incluyen el e-CNPJ y el token OAB utilizado por los abogados. También hay diferentes tipos de certificado digital, como el A1 y el A3.
Por lo tanto, nos damos cuenta de que las firmas y contratos digitales son tan auténticos como cualquier documento físico, teniendo plena validez legal en prácticamente todos los países del mundo.
En Brasil, esta validez está garantizada por la Medida Provisional No. 2.200-2 de 2001 y por la Medida Provisional N° 983 de 2020.
Diferencia entre firma digital y firma electrónica
Aunque los términos “firma digital” y “firma electrónica” a menudo se utilizan indistintamente, tienen diferencias significativas en términos de tecnología y validez legal.
La firma electrónica es un concepto amplio que engloba cualquier método electrónico utilizado para expresar el acuerdo de una persona con el contenido de un documento. Esto podría incluir simplemente hacer clic en el botón “aceptar”, escribir un nombre o insertar una imagen de su firma manuscrita.
La validez legal de la firma electrónica, como comentaremos más adelante, depende de la capacidad de demostrar la autoría e integridad del documento, que puede variar según el método utilizado.
Por otro lado, una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza cifrado y certificados digitales emitidos por autoridades de certificación reconocidas, como las vinculadas al ICP-Brasil. Este método garantiza la autenticidad del firmante y la integridad del documento, proporcionando mayor seguridad jurídica. Los documentos firmados digitalmente se presumen legalmente auténticos y son ampliamente aceptados en procedimientos judiciales y administrativos.
Por lo tanto, si bien toda firma digital es una firma electrónica, no toda firma electrónica es una firma digital. La elección entre uno u otro debe tener en cuenta el nivel de seguridad y validez jurídica requerido para el documento en cuestión.
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¿Cómo inserto mi firma digital en el PDF?
En primer lugar, es bueno saber que para colocar una firma digital en PDF, puede usar varios software diferentes, como Palabra, la plataforma propietaria de Adobe y ZapSign. A continuación, te explicaremos, paso a paso, cómo hacerlo en cada una de estas herramientas:
Como poner firma digital en PDF por Adobe Reader
1. Lea todo el documento. Luego de eso, y estando de acuerdo con sus términos, dirígete a la barra superior y haz clic en “Herramientas”.
2. Aparecerá la opción “Certificados”, acceda a ella y haga clic en “Abrir”.
3. Aparecerá la opción "Firmar digitalmente" en la barra superior. Haz click en eso.
4. Finalmente, vaya al final del texto. Haz un cuadrado en el espacio para tu firma. Así, el espacio en el que se demarcará su firma digital.
Poco después, se abrirá una ventana que muestra todos los certificados digitales identificados. Seleccione el certificado con sus datos y haga clic en “Continuar”, y luego en “Firmar”. Guarde el documento y listo: la firma digital está completa.
Cómo poner firma digital en PDF usando Microsoft Word
1. Lea todo el documento. Posteriormente, y de acuerdo con sus términos, acceda a “Archivo” y luego a “Información”. Haga clic en "Proteger documento" y luego en "Agregar una firma digital".
2. Aparecerá una ventana que le pedirá que complete cierta información, incluido el "tipo de compromiso". Después de elegir la opción más adecuada, complete el campo "Propósito de la firma de este documento".
Es muy importante comprobar que el certificado digital seleccionado es correcto, antes de hacer clic en “Firmar” y finalizar el contrato. Finalmente, en la opción “Guardar como”, puedes guardar el documento en formato .PDF.
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Cómo firmar digitalmente un PDF con ZapSign
Tanto Adobe Acrobat como Microsoft Word son opciones sencillas para insertar una firma digital en un PDF. Sin embargo, para quienes buscan una plataforma más completa, ZapSign ofrece funciones específicas y avanzadas, facilitando el proceso de firma y personalización de certificados digitales.
Para comenzar, simplemente importe su PDF a ZapSign, coloque los campos de firma y luego haga clic para iniciar la personalización. Con ZapSign, puedes ajustar cada firma según sea necesario. Al final, simplemente haga clic para descargar el documento firmado y optimizado.
1 primero, visite el sitio web de ZapSign e ingrese su nombre de usuario/contraseña. A continuación, será llevado a la página principal.
2. Para crear un documento, toque "Nuevo" y seleccione un archivo en formato .PDF. En "Quién firmará", informe qué destinatarios deberán firmar el documento.
Si lo desea, puede buscar firmantes presentes en su lista de contactos. Por otro lado, si también desea firmar el documento, toque "Firmaré". Si desea agregar más firmantes, simplemente haga clic en el botón azul +.
3. Haga clic en “Continuar” y coloque las firmas y visas haciendo clic en la pantalla, eligiendo el firmante y decidiendo entre firmas y visas.
Para posicionarse en la ubicación deseada, simplemente mantenga presionado y arrastre. Repita esto con cada firma y visa que necesite incluir en el documento. Luego toque en "Guardar y continuar".
4. Zap Sign proporciona un enlace de firma para cada firmante. Una vez que se ha generado el enlace, puede enviarlo al firmante de la forma que desee, incluso WhatsApp, correo electrónico, Telegram o cualquier otro canal que prefiera el firmante.
También es posible hacer clic en un botón específico para ser dirigido a Whatsapp o activar el envío automático por correo electrónico.
Además, Zap Sign también le permite agregar un mensaje personalizado para acompañar los enlaces de suscripción en el correo electrónico, además de habilitar recordatorios periódicos automáticos para aquellos que aún no se han suscrito.
5. Si lo desea, también puede establecer el orden de las firmas haciendo clic y arrastrando para cambiar el orden de los firmantes. Una vez establecido este orden, cada uno de los firmantes sólo será notificado por correo electrónico para firmar después de que el anterior ya haya firmado.
6. Una vez realizados todos los pasos, pulsa en Finalizar y se habrá generado el documento.
7. Si quieres crear un documento con datos de firmante avanzado, también es bastante sencillo: repite el proceso inicial, seleccionando el documento en formato .PDF, pero esta vez activa el botón de autenticación avanzada.
Verás que el nombre del firmante es el único campo obligatorio, pero también tienes las opciones para agregar el correo electrónico y el célula de su firmante.
También puedes pedirle una foto selfie, además de una foto de su documento de identidad. Además, también es posible elegir el método de autenticación y especificar el rol de este firmante.
El botón de más abajo es para que impida que el firmante descargue el documento firmado, mientras que los candados hacen que no pueda modificar los datos introducidos.
Como antes, toque "Continuar" y haga clic en la pantalla para colocar firmas y visas. Cuando haya terminado, seleccione "Guardar y continuar", y el documento se habrá creado.
Firmar un documento siempre es libre. Sin embargo, si necesita enviar documentos para firma digital, ZapSign ofrece el envío de hasta cinco documentos mensuales de forma gratuita.
Si quieres o necesitas enviar más documentos al mes, puedes optar por suscribirte a una versión premium, que además cuenta con multitud de funciones adicionales que mejoran tu experiencia de usuario:
A través de la plataforma, puede enviar recordatorios para que las personas inicien sesión en el símbolo de correo electrónico azul, así como realizar un seguimiento de quién abrió y quién no abrió el enlace de suscripción.
También puede editar la información de un firmante en particular o eliminarlo del documento.
En “Documentos”, es posible seguir el curso de los documentos ya creados, verificando quién ya firmó y quién no. También es posible seleccionar documentos y llevarlos a la papelera o alguna carpeta.
En el botón "Nueva carpeta", como su nombre lo indica, puede crear una nueva carpeta. Simplemente elija un nombre y toque agregar. Para mover un documento a la carpeta, vaya al documento y toque el icono negro "Mover a la carpeta". Elige la carpeta de destino y ¡listo!
Una vez que todas las firmas estén listas, puede descargar el archivo desde (PDF) y guárdelo en su carpeta de documentos digitales.
Además de todas estas características, la plataforma de firma digital de ZapSign tiene varias características adicionales.
A través de él, puedes buscar documentos de diferentes maneras: por número, nombre, estado (en proceso o firmado), carpeta en la que se encuentra o el usuario que creó el documento.
También cuenta con plantillas listas para usar registradas previamente a partir de las cuales puede crear documentos automáticamente. Puede ingresar campos de relleno para que su firmante complete alguna información.
En la configuración, puede establecer el nombre de su organización, agregar nuevos usuarios a su cuenta (y también eliminarlos), establecer el nivel de acceso que estos usuarios tienen a los documentos e incluso cambiar el propietario de su cuenta.
Además, puede personalizar los colores y la marca de sus enlaces de suscripción. ZapSign también proporciona un sello y una página de sostenibilidad personalizada para su empresa. Puede descargar la imagen del sello e insertar la página de sostenibilidad en su sitio web.
Validez legal de la firma digital en Brasil
Las firmas digitales tienen plena validez legal en Brasil, siendo reconocidas por una legislación específica que regula su uso en documentos electrónicos. La Medida Provisional nº 2.200-2/2001 instituyó la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil), estableciendo las bases para la certificación digital en el país.
Esta medida garantiza que los documentos firmados digitalmente con certificados emitidos por autoridades de certificación acreditadas tengan el mismo valor legal que los documentos firmados a mano.
Además, la Ley nº 14.063/2020 trajo avances significativos en la regulación del uso de firmas electrónicas en las interacciones con entidades públicas, ampliando las posibilidades de uso de firmas digitales en diferentes contextos. Esta legislación reconoce diferentes tipos de firmas electrónicas, incluidas las digitales, y establece criterios para su validez legal.
Es importante resaltar que la validez legal de la firma digital no se restringe al ámbito público. En el sector privado, los contratos y documentos firmados digitalmente también tienen plena validez, siempre que cumplan con los requisitos legales establecidos. El uso de firmas digitales proporciona seguridad, autenticidad e integridad a los documentos, reduciendo el riesgo de fraude y facilitando los procesos de auditoría y verificación legal.
Seguridad y cifrado en la firma digital
La seguridad de la firma digital se basa en tecnologías de cifrado avanzadas que garantizan la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos electrónicos. El principal mecanismo utilizado es el cifrado asimétrico, que implica un par de claves: una pública y otra privada.
Cuando se firma digitalmente un documento, se utiliza la clave privada del firmante para generar una firma única, que está vinculada matemáticamente al contenido del documento. Cualquier cambio en el documento después de la firma invalida este vínculo, permitiendo la detección de modificaciones no autorizadas. La clave pública correspondiente puede ser utilizada por cualquier persona para verificar la autenticidad de la firma y la integridad del documento.
Además, el uso de certificados digitales emitidos por autoridades de certificación confiables agrega una capa adicional de seguridad al vincular la identidad del firmante a la firma digital. Estos certificados están protegidos por rigurosas medidas de seguridad y son esenciales para establecer la confianza en las transacciones electrónicas.
La combinación de estas tecnologías hace de la firma digital una herramienta robusta para proteger los documentos electrónicos contra el fraude y asegurar su validez legal. Las empresas y las personas que adoptan firmas digitales se benefician de procesos más seguros, eficientes y confiables.
Cumplimiento de la LGPD y otras regulaciones
El cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos (LGPD) es una preocupación central para las organizaciones que manejan información personal. Las firmas digitales juegan un papel importante en este contexto, ofreciendo mecanismos que garantizan la seguridad y privacidad de los datos.
Al utilizar firmas digitales, puede garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos, protegiendo la información confidencial del acceso no autorizado. Además, los registros generados durante el proceso de firma digital, como los registros de actividad y los registros de auditoría, facilitan la demostración del cumplimiento de los requisitos de la LGPD.
Otras regulaciones, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, también reconocen la importancia de las firmas digitales en la protección de datos personales. Las empresas que operan en múltiples jurisdicciones pueden utilizar firmas digitales como herramienta para cumplir con los requisitos legales de diferentes países.
Por tanto, la adopción de la firma digital no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye al cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con la protección de datos, fortaleciendo la confianza de los clientes y socios comerciales.
Tendencias e innovaciones en la firma digital
El campo de las firmas digitales está en constante evolución, impulsado por los avances tecnológicos y las cambiantes demandas del mercado. Varias tendencias e innovaciones están dando forma al futuro de las firmas digitales, haciéndolas aún más seguras, accesibles e integradas en los procesos comerciales.
Una de las principales tendencias es la integración de las firmas digitales con las tecnologías blockchain, que proporcionan registros inmutables y transparentes de las transacciones, aumentando la confianza y la trazabilidad de los documentos. Además, se está explorando el uso de inteligencia artificial (IA) para mejorar la verificación de identidad y detectar posibles fraudes en tiempo real.
Otra innovación importante es la expansión de las firmas digitales a dispositivos móviles y wearables, permitiendo a los usuarios firmar documentos de forma cómoda y segura en cualquier lugar. También se está incorporando autenticación biométrica, como reconocimiento facial y de huellas dactilares, para mejorar la seguridad y la usabilidad.
Estas tendencias indican que la firma digital seguirá jugando un papel fundamental en la transformación digital de las organizaciones, ofreciendo soluciones cada vez más sofisticadas y alineadas con las necesidades de un mundo en constante cambio.
Ahora que conoces ZapSign y todas sus herramientas de certificación digital, ¿qué te parece probarlo? Haz click aquí para comenzar!
