Software de gestão: o que é e como escolher um para a sua empresa

Podemos definir software de gestão empresarial como um programa informático inteligente, cuja finalidade é auxiliar na organização de documentos e dos processos operacionais de um negócio. 

Esses sistemas tanto podem ser instalados direto no computador quanto utilizados online, como é o caso de muitas opções mais atuais. Independente de como se dá essa implementação, o fato é que um software de gestão bem implementado é um recurso fundamental para:

  • automatizar processos;
  • otimizar tempo;
  • facilitar a interação entre departamentos e equipes;
  • aumentar a produtividade;
  • diminuir a margem de erros;
  • garantir altos níveis de precisão e segurança das informações;
  • consultar dados e indicadores que podem ser cruciais na tomada de decisões estratégicas.

Continue a leitura para saber como escolher o sistema mais apropriado para a gestão do seu negócio!

Os diferentes tipos de software de gestão empresarial

Em tempos de constantes avanços tecnológicos, torna-se cada vez mais importante que as empresas mantenham-se sempre atualizadas no que diz respeito às principais ferramentas digitais de gerenciamento corporativo. 

Existe uma infinidade de opções de softwares de gestão disponíveis pelo mercado, variando de acordo com fatores como complexidade de implantação, preços e funcionalidades, e é justamente essa diversidade que torna esse tipo de ferramenta um aliado tão importante para que um negócio atinja grandes resultados, independente de qual seja seu setor de atividade. 

Entender as características básicas e os recursos oferecidos por cada tipo de software de gestão é essencial ao fazer uma escolha baseada em qual atenderá melhor às necessidades do seu empreendimento.

Um modelo de software de gestão empresarial que vem ganhando crescente espaço é o Enterprise Resource Planning, ou ERP, e é a partir dele que começaremos.

ERP – Enterprise Resource Planning

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, “planejamento dos recursos empresariais”. Este é, certamente, o tipo mais comum de software de gestão empresarial. 

Por meio dele, são mantidos os controles financeiro, fiscal e contábil da empresa, mas não apenas isso: o grande diferencial do ERP em relação a outros tipos de software de gestão empresarial é que ele consegue:

  • centralizar todas as informações e processos de um negócio em um único sistema;
  • integrar seus diferentes setores e compilando dados referentes ao recebimento de receitas;
  • gerir o pagamento de despesas e tributos sobre essas operações;
  • unir no mesmo canal departamentos como recursos humanos, comunicação e marketing;
  • fazer o acompanhamento de metas alcançadas. 

É nessa alta abrangência que a utilização do ERP se faz um fator essencial para o gerenciamento eficaz de um negócio.

Embora ainda seja comum que certas empresas insistam em recorrer a soluções descentralizadas para cada um de seus setores relevantes, utilizando-se de um software específico para cada um destes, é preciso observar que, na maioria dos casos, trata-se de uma estratégia bastante equivocada e um tanto obsoleta, exigindo um gigantesco e, por muitas vezes, redundante, fluxo de trabalho até que sejam compiladas todas essas informações. 

Essa falta de objetividade pode ser extremamente prejudicial durante o momento de se tomar determinadas decisões estratégicas. Isso sem mencionar que, muitas vezes, o valor investido na implementação de todos esses sistemas pode sair excessiva e desnecessariamente caro. 

Integrando diferentes módulos em um único sistema, um software de gestão integrado viabiliza a troca de informações entre os diferentes setores de uma empresa, além de automatizar diversas atividades e processos, ajudando, portanto, a reduzir certos custos. Dessa forma, é possível que todos os departamentos trabalhem de forma interligada, e sem que haja a perda das respectivas autonomias de cada um desses setores.

Uma vez que todas as informações pertinentes estejam centralizadas em um único lugar, esse tipo de sistema permite que os executivos consigam ter um controle muito maior sobre a operação de seus negócios. 

O software de gestão integrado produz relatórios gerenciais, que proporcionam tanto uma visão geral quanto de detalhes específicos sobre as atividades da empresa, conforme a necessidade do momento.

Via de regra, os ERPs, em sua maioria, dividem-se em 3 camadas (aplicação, banco de dados e framework), além de contar com duas visões. Vamos vê-las a seguir.

Visão departamental

Permite que, em uma única tela, se possa monitorar, de forma prática, simples e segura para o usuário, os processos de cada um dos departamentos da empresa. O usuário não terá acesso a dados com os quais não esteja diretamente envolvido, pelo fato destes não serem especialmente relevantes para ele.

Visão por segmento

A partir desta visão, o software é adequado às particularidades e exigências de cada departamento da empresa, atendendo às necessidades específicas de cada um de seus ramos de atividade. 

Tomando como exemplo, um consultório médico e uma rede de lojas precisam que suas atividades sejam organizadas de formas completamente distintas, e é a esse propósito que serve a visão por segmento. Em casos assim, existe, ainda, a possibilidade da geração de softwares de gestão vertical, que são módulos especificamente direcionados a atender determinados segmentos de mercado.

Sistemas ERP podem ser locais (instalados nas máquinas) ou online (disponíveis na nuvem). Normalmente, os sistemas online acabam compensando mais do que os locais, e as razões para isso são várias. 

Financeiramente falando, os custos com um sistema local costumam sair mais caros, devido ao alto gasto com licenças de uso e também ao fato de serviços como atualização e suporte técnico serem, normalmente, cobrados à parte. 

Assim, acaba havendo a necessidade de que a empresa disponha de uma grande infraestrutura em TI. Os sistemas online, por sua vez, costumam ser oferecidos por um provedor de serviços: paga-se uma mensalidade, e neste valor, já estão contemplados o suporte e eventuais atualizações. 

Outra vantagem é que uma solução local torna necessário que a pessoa esteja na empresa para utilizá-la, enquanto o ERP na nuvem permite que o sistema seja acessado a qualquer momento e em qualquer lugar, contanto que haja disponível uma conexão com a Internet. 

Por fim, o ERP online permite que você contrate novos recursos de forma rápida e prática, ao migrar de um plano de serviços para outro. Por outro lado, um software de gestão local possui funcionalidades limitadas, de maneira que, caso as necessidades do seu negócio mudem, é possível que você precise adotar um novo sistema. 

Ainda assim, algumas empresas ainda preferem se utilizar desse tipo de software, seja por preferirem corrigir eventuais problemas por iniciativa própria, ou por, devido a questões de segurança, não desejarem armazenar suas informações mais sensíveis em servidores de terceiros.

Importante lembrar que nem todo software de gestão empresarial é um ERP, de forma que existe uma gigantesca variedade de plataformas destinadas a atender especificamente os diversos setores de um negócio, como: 

  • faturação e gestão; 
  • contabilidade; 
  • gerência de relação com o cliente (CRM); 
  • gerenciamento de tempo gasto pelas equipes; 
  • controle de arquivo e partilha de informação; 
  • business intelligence; 
  • gestão de imóveis; 
  • gestão de estacionamentos; 
  • gestão de projetos e equipes; 
  • processamento de vencimentos; 
  • gestão de pessoas.

As vantagens de se utilizar um sistema de gestão

Como já foi esclarecido, um sistema de gestão é de vital importância para o aumento da produtividade e, consequentemente, para o aprimoramento dos resultados financeiros da empresa. 

Entretanto, para muito além das cifras, os resultados proporcionados pelo uso de um software de gestão podem atingir diversos outros indicadores de qualidade, dentre os quais podemos mencionar, como os principais:

  • menor impacto das atividades da empresa sobre a natureza, aumentando a sustentabilidade dos recursos utilizados;
  • maiores níveis de segurança no local de trabalho, diminuindo os riscos de acidentes;
  • aumento nos índices de satisfação interna;
  • mais transparência nos processos internos;
  • redução de burocracia e retrabalho;
  • organização dos processos em consonância com padrões internacionais;
  • fortalecimento da percepção da marca entre o público.

Escolhendo o software de gestão empresarial ideal para o seu negócio

Há uma grande variedade de opções disponíveis, quando pensamos em plataformas de gestão de clientes e gestão empresarial. 

Somente no Brasil, podemos citar inúmeras empresas que oferecem soluções de ERP, dentre as quais é possível ressaltar: Totvs, SAP, Mega Sistemas, Sênior Sistemas, Globaltec, Cigam, Microsoft (Dynamics) e Sankhya. Entre as opções mais populares para pequenos negócios, destacam-se: Jiva, Storm System e Ema Software.

Assim como são muitas as opções, também são muitos os critérios que precisam ser considerados antes de escolher qual delas será a mais adequada às necessidades de um determinado negócio. 

Nesta etapa, o mais importante é escolher um fornecedor que esteja familiarizado com as particularidades inerentes a uma empresa do seu ramo. Observe se o portfólio da empresa cogitada já conta com clientes do mesmo segmento que você.

Há também alguns quesitos básicos que devem ser ponderados ao fazer essa escolha. Os principais estarão listados a seguir:

Necessidade

É preciso identificar quais são os setores do negócio que você deseja melhorar, assim como quais são, respectivamente, as atividades de cada área que necessitam de otimização.

Praticidade

O sistema deve ser uma ferramenta fácil de operar. As melhores aplicações possuem interfaces de usuário responsivas e intuitivas, de forma que é preciso muito pouco, ou nenhum, treinamento para o seu uso. É essa facilidade ao se conduzir o trabalho que faz com que tempo seja ganho e o processo laboral seja otimizado.

Personalização e flexibilidade

É importante que a plataforma escolhida contemple as particularidades de cada negócio, assim como eventuais mudanças de cenário, a fim de que, posteriormente, não haja a necessidade de substituição por outra. 

É de grande importância que o software conte com ferramentas capazes de alterar funis de vendas, acrescentar e remover colaboradores, personalizar o acesso a determinadas informações, dados sobre empresas e pessoas relacionadas ao seu negócio, e assim por diante. 

A plataforma também deve ser de fácil integração com outras ferramentas e aplicações já utilizadas, como e-mail, planilhas de Excel, agenda etc. Ao longo de sua trajetória, a sua empresa pode – e deve – crescer, e o sistema deve ser escalável para que se adapte à essa evolução.

Mobilidade

Nos dias de hoje, é imprescindível que a plataforma possa ser acessada de qualquer lugar, inclusive – e, por que não dizer, principalmente – a partir de um celular, visto que, cada vez mais, modelos de trabalho diferentes do tradicional, como home office e home based, fazem parte de uma realidade. 

Também é preciso observar que, mesmo dentro do modelo tradicional, sempre pode haver situações em que um determinado profissional esteja realizando algum trabalho externo. Neste sentido, os aplicativos garantem ao usuário o controle sobre dados fundamentais para uma boa gestão, de forma prática e ágil, independente do lugar em que ele esteja.

Período de testes gratuito

Para ter certeza de que determinada plataforma se adequa perfeitamente às necessidades do negócio, um período de uso gratuito pode se fazer necessário.

Controle financeiro

É importante observar se operações como fluxo de caixa, faturamento das vendas realizadas, operações bancárias, atualização de valores de estoque, verificação de contas, emissão de boletos e notas fiscais, ordem de serviços e outras dessa natureza são realizadas de forma simples e clara;

Segurança

A segurança dos dados da sua empresa deve ser uma prioridade tanto para você como para o seu provedor. É importante estar a par das medidas de segurança empregadas: a plataforma deve possuir boas funcionalidades de backup, funções de acesso ao sistema e senhas bem criptografadas para que seus dados se mantenham seguros.

Serviço de suporte

Ao verificar este quesito, deve-se considerar o que o fornecedor tem a oferecer em matéria de equipe de suporte, configuração e manutenção do software de gestão. Também é importante observar se alguma taxa adicional é cobrada pelo serviço.

Custo total de uso

A fim de maximizar o retorno sobre o investimento (ROI), é importante se manter atento ao quanto será gasto com um plano de serviços (para o caso de uma plataforma online) ou com o licenciamento e as taxas de atualização (para o caso de uma plataforma local).

Acompanhamento de atividades de clientes

CRM é uma sigla para Customer Relationship Management, ou “manutenção de relacionamento com o cliente”. 

Como o próprio nome sugere, a prática tem seu foco na base de clientes, e na interação dos mesmos com a empresa – ponto crucial na garantia de que o serviço oferecido pelo primeiro corresponda aos interesses do segundo. 

Priorize um software de gestão empresarial que facilite o rastreamento e o monitoramento das atividades do público em suas diversas etapas, desde quando um possível comprador reage positivamente a uma promoção ou e-mail, até a sua conversão em cliente.

Um olhar cuidadoso sobre o progresso dessa relação entre empresa e consumidor é fundamental: ao observar, de forma sucessiva, cada interação entre ambos, torna-se possível planejar cada um dos próximos passos da equipe de vendas.

Relatórios e indicadores

É crucial para o bom desenvolvimento do negócio que o software de gestão empresarial emita relatórios específicos para cada setor da empresa e aponte indicadores de desempenho. 

Desta forma, os resultados atingidos podem ser constantemente detectados e aprimorados. No que diz respeito aos indicadores, há três considerados principais:

Indicadores de qualidade

Monitoram dados como o número de produtos e equipamentos defeituosos, o quanto é utilizado ou desperdiçado em recursos ao longo de sua produção, feedback do consumidor sobre os produtos finais e o tempo gasto em cada processo.

Indicadores de saúde

Avaliam dados sobre acidentes de trabalho, despesas com planos de saúde, atestados médicos apresentados, quantidade de faltas – justificadas ou não – ao trabalho, investimento em campanhas sobre saúde e segurança no trabalho, dentre outros;

Indicadores de sustentabilidade

Apontam informações relativas a questões como o quanto de água e energia são gastos durante a produção, a quantidade de lixo e resíduos gerada nesse processo, o encaminhamento desse lixo a locais de reciclagem e aproveitamento, e assim por diante.

Também é importante lembrar que, em caso de obtenção de dois sistemas de software distintos que precisem conversar um com o outro, é necessário que ambos estejam homologados para tal. As integrações devem ser oficiais, e é fundamental que ambos os sistemas estejam no mesmo banco de dados, para que tudo funcione plenamente.

10 sugestões de software de gestão empresarial

Tendo em mente todos esses fatores, você está agora mais preparado para decidir qual plataforma atenderá melhor às suas expectativas e ao seu negócio. Para te ajudar mais, elencamos, a seguir, 10 dentre os principais softwares de gestão empresarial do mercado.

Gestão financeira

1- Conta Azul

O Conta Azul é um dos principais softwares disponíveis para gestão financeira. Uma plataforma nacional, de altíssima funcionalidade e de fácil utilização, ele gerencia o dinheiro da sua empresa, controla o estoque, emite boletos e notas fiscais eletrônicas. Ideal para pequenas e médias empresas, possui ainda um app para gestão de frente de caixa. Por este motivo, muitos o consideram um ERP.

2- QuickBooks

O QuickBooks é também um dos mais populares softwares de gestão empresarial com foco em contabilidade e finanças. Intuitivo e simples de usar, essa plataforma está disponível em duas versões: o Quickbooks Online, que apresenta funcionalidades mais completas, e o Quickbooks ZeroPaper, software de gestão gratuito, especialmente desenvolvido para atender a profissionais liberais e pequenas empresas.

3- Nibo

Simples e eficiente, o Nibo é um software de gestão financeira que permite desde o acompanhamento de fluxo de caixa até a organização de contas e automatização de cobranças. Algo muito interessante sobre o Nibo é que seu gerenciamento financeiro é integrado ao seu escritório de contabilidade, de forma que o seu contador possa ter acesso às informações pertinentes.

4- Granatum

O Granatum destaca-se por gerenciar as finanças da empresa de forma organizada e inteligente, fornecendo relatórios completos e objetivos sobre fluxo de caixa, estoque e vendas, além de oferecer um aplicativo para os sistemas Android e IOS.

Gestão de projetos

5- Trello

Baseado na metodologia Kanban, o Trello é um software de gestão gratuito, e a principal referência no que diz respeito a gerenciamento de projetos. 

A plataforma possibilita, de forma bastante clara, a definição e o cumprimento de cronogramas e tarefas, a emissão de notificações, a criação de checklists e muito mais. 

Por fim, o Trello possui API aberta, ou seja, é possível integrar a plataforma a outros softwares.

Gestão de relacionamento com o cliente

6- Agendor

Outra opção de software de gestão gratuito, o Agendor é uma ferramenta de CRM intuitiva e de funcionalidades bastante robustas. Destaca-se por seu assistente virtual, através do qual torna-se possível acompanhar, pelo celular, as interações mais recentes entre vendedor e cliente, além de receber orientações sobre as fases seguintes do funil de vendas.

Planejamento de recursos empresariais

7- Tiny ERP

O Tiny ERP é um software direcionado sobretudo para o planejamento de recursos empresariais de comércios eletrônicos de pequeno e médio porte. 

Através dele, é possível a automatização e a padronização de processos como emissão de notas fiscais e controle de estoque. O Tiny ERP possui um período de testes gratuito de 30 dias.

8- GestãoClick

O GestãoClick é utilizado por milhares de pequenos microempreendedores, graças às suas funcionalidades que integram as várias áreas de seus negócios. A função Multiempresas, que permite ao usuário gerir mais de uma unidade na mesma tela, é o seu principal destaque. 

Ele conta também com a Área do Cliente, que oferece ao cliente um login exclusivo, através do qual ele pode abrir chamados, solicitar boletos e acompanhar suas demandas. Embora seja pago, ele oferece um período gratuito de testes de 10 dias.

9- ERP Lite Free

ERP Lite Free é um software de gestão gratuito, que integra perfeitamente os setores de vendas, estoque e finanças, sendo uma opção ideal para pequenas e microempresas.

Gestão de performance corporativa

10- STRATWS One

Algumas das maiores empresas do Brasil utilizam o STRATWS One. Isso porque este software de gestão empresarial permite criar, acompanhar e compartilhar KPIs, facilitando a identificação e a solução de problemas. 

Além disso, ele fortalece o engajamento das equipes ao compartilhar os resultados para todos os níveis da empresa.

Agora que chegou ao final deste artigo, você já sabe o principal para escolher o software de gestão empresarial que melhor poderá atender às necessidades do seu negócio. Ressaltamos que, para conduzir uma gestão de processos organizacionais de forma plena, uma boa plataforma é um recurso fundamental. 

Se você quiser saber mais sobre gestão de processos organizacionais, produzimos um conteúdo especial sobre o assunto, que você pode conferir aqui!

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