Saber o que é Kanban vai aumentar a eficiência dos processos de produção do seu negócio, evitar o desperdício sem prejuízo, reduzir os custos e aumentar sua margem de lucro.
Continue lendo este artigo para saber como otimizar o organizador de tarefas da sua empresa.
O que é Kanban: definição e origem
Kanban é uma ferramenta simples, mas incrivelmente poderosa que pode ajudar os donos de um negócio, assim como os gerentes de projeto a se manterem organizados, atualizados, eficientes e assertivos, aumentando a previsibilidade e a qualidade da entrega dos seus serviços e produtos.
Também conhecido como método de gestão visual, o termo “kanban” é japonês e foi desenvolvido por Taiichi Ohno para a Toyota na década de 1950. Inicialmente, o sistema surgiu como um apoio ao controle e gerenciamento de processos do trabalho e estoque em cada etapa da produção.
Com o Kanban, a Toyota passou a ter um sistema flexível e eficaz de controle de produção “just in time” que aumentou a produtividade, ao mesmo tempo que reduziu o custo intensivo do estoque. Desde então, essa solução tem sido aplicada a uma série de nichos e portes de empresas. A boa notícia é que você também pode se beneficiar disso.
Baseado em referências visuais, cartões geralmente coloridos (como post-its) são inseridos em murais ou quadros de tarefas, descrevendo as atividades que precisam ser feitas, as que estão sendo feitas e as que estão concluídas.
Quando um cartão é movido para a coluna de incumbências pendentes, ele está pronto para ser trabalhado pela equipe. Vale destacar ainda que, em um sistema Kanban, a prioridade é definida pela ordem dos cartões, sendo o primeiro o mais importante.
As diferenças entre Kanban e Scrum
Você pode estar se perguntando: Kanban e Scrum são a mesma coisa? Não exatamente. Apesar das semelhanças, há particularidades que diferem ambos os sistemas. Saiba identificá-los:
Funções e encargos
No Kanban, as funções dos membros da equipe não são definidas e qualquer pessoa envolvida no projeto pode desenvolver as tarefas propostas.
Já no Scrum, as atribuições são feitas entre o Scrum Master, o Product Owner e a equipe de desenvolvimento. Assim sendo, o Kanban é mais flexível em termos de trabalho e a equipe é estimulada a atuar de forma colaborativa.
Prazos de entrega
No Kanban, os processos são executados e entregues conforme a ordem de prioridade/necessidade. A prioridade é definida pela ordem de listagem das tarefas. Por outro lado, no Scrum, as entregas são divididas em Sprints de um período de tempo predefinido.
Mudanças
Conforme dito anteriormente, o método Kanban é mais flexível em comparação com Scrum, pois as alterações podem ser feitas a qualquer momento ao longo do projeto.
Novos itens de trabalho podem ser facilmente adicionados ao backlog e os cartões existentes podem ser totalmente removidos com base na priorização. Em contrapartida, as mudanças no Scrum são permitidas somente após a Sprint ser concluída.
Mensuração de produtividade
No Kanban, a produtividade é medida em termos de “tempo de ciclo”, ou até mesmo a quantidade de tempo que leva para concluir a parte inteira de um projeto. No Scrum, a produção é medida em termos de velocidade por meio de Sprints.
Atribuição e priorização de trabalho
Tanto o Kanban quanto o Scrum usam a técnica pull para alocar novos trabalhos, mas a mesma técnica é usada de duas maneiras totalmente diferentes em cada caso.
No Kanban, a equipe pode extrair novas tarefas apenas quando a tarefa anterior for concluída; simultaneamente, novos encargos são puxados quando há espaço. Por outro lado, as incumbências no Scrum são puxadas em lotes.
A extração de um novo lote de tarefas ocorre apenas quando a equipe concluiu o trabalho no lote atual.
Aplicações recomendadas
Tanto o Kanban quanto o Scrum provam ser altamente eficientes em fazer entregas rápidas e fácil gerenciamento do projeto. Mas dependendo do tipo de projeto, cada um tem sua vantagem.
De forma simples, podemos dizer que o Kanban é mais adequado para projetos com prioridades amplamente variadas – e que podem ser remanejadas, enquanto o Scrum é melhor para equipes com prioridades estáveis, que devem não variar com o tempo.
Vantagens do Kanban
Se saber o que é Kanban não basta para compreender os inúmeros benefícios desse sistema, como construir uma vantagem competitiva sustentável, confira a seguir outras vantagens desse método que pode ser aplicado nos mais diversos segmentos:
Comunicação integrada
Todos os membros da equipe podem ver instantaneamente como as tarefas estão se movendo no processo, fato que estimula a comunicação interna.
Aumento da produtividade
Entender o que é Kanban e aplicar esse sistema em sua empresa é torná-la mais eficiente diante do aumento da produtividade.
Não apenas será possível identificar gargalos, como também os colaboradores se sentirão menos pressionados com a quantidade de trabalho.
Menos sobrecarga
Uma das principais práticas do Kanban é impor limites de trabalho em andamento em cada estado do processo. Quando o limite de WIP é atingido, nenhuma nova tarefa pode entrar nesse estado até que outra tarefa saia, evitando que as equipes trabalhem em muitas demandas simultâneas.
Maior foco na equipe
Você pode pensar que a multitarefa o torna mais eficiente, no entanto, dividir sua atenção pode não ser tão benéfico. O gestor também se beneficia desse sistema por ter mais controle sobre o status das incumbências.
Redução de desperdício
Kanban beneficia drasticamente a eliminação de desperdício – definido como qualquer ação que utiliza recursos sem agregar valor -, reduzindo o tempo de espera – tarefas ociosas e estados de fila são os principais alvos.
Autonomia no fluxo de tarefas
O uso do Kanban sugere uma abordagem de gerenciamento de backlog que ajuda as equipes a se tornarem mais autônomas, ao mesmo tempo que confere transparência e consistência ao processo de tomada de decisão.
Mais colaboração mútua
Os membros da equipe são constantemente estimulados a trabalhar juntos e opinar sobre como melhorar os processos atuais. O método esclarece o papel de cada colaborador no fluxo de trabalho e sua importância para que as obrigações sejam finalizadas com sucesso – e dentro do prazo.
Mais previsibilidade
A taxa de entrada de tarefas deve corresponder à taxa de saída de trabalhos. Isso irá gerar um sistema estável e previsível. Assim, o gestor adquire insumos que podem ser usados para definir metas e traçar estratégias assertivas para conquistá-las.
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Entenda os tipos de Kanban existentes e aumente a produtividade do seu negócio
Kanban serve como um sistema de controle para ajudar a organizar as tarefas no processo. Desta forma, você pode executar e entregar atividades de forma semelhante ao que você vê na linha de produção. Agora que você sabe o que é Kanban, entenda a variedade desse método:
Kanban de produção
Na forma mais básica, o Kanban se divide em três colunas:
- A FAZER (TO DO);
- EM ANDAMENTO (DOING);
- CONCLUÍDO (DONE).
As diferentes cores dos cartões podem ser utilizadas para indicar o andamento da atividade ou do departamento responsável, por exemplo. Quando a tarefa é completada, o cartão deve ser deslocado para a próxima etapa até que tudo seja concluído.
Kanban de emergência
Aqui, o Kanban interage com situações excepcionais que requerem atenção instantânea e alteram a ordem de prioridade no sistema. Os cartões de emergência geralmente indicam que os gargalos precisam ser corrigidos.
Kanban de fornecimento
Embora sejam relativamente incomuns, essa versão Kanban permite que as empresas incluam fornecedores no sistema. Desse modo, é possível simplificar processos e reduzir o tempo de espera entre as etapas.
Kanban de retirada
Nesse modelo, o sistema de controle e gestão do fluxo de produção se relaciona com o movimento interno de materiais e componentes.
E-Kanban
O Kanban online garante mais agilidade e produtividade no processo de comunicação interna da organização por meio de softwares de planilhas ou programas e aplicativos colaborativos.
Kanban de estoque
O Kanban de estoque é simples e muito útil, usado para controlar o tamanho e o nível de estoque em mercados, por exemplo, onde a demanda sazonal tende a variar muito.
Como se aplica o Kanban?
Por fim, se você compreendeu o que é Kanban, pode agora fruir das vantagens garantidas por essa metodologia como mais produtividade e uma produção eficiente que otimizam processos de movimentação, produção, execução de tarefas e entrega. O próximo passo é aplicá-lo ao seu negócio.
Em suma, para usar este método, você precisa listar todos os encargos que precisam ser realizados e distribuí-los em colunas no quadro. Depois, adicione tarefas, que podem ser representadas por cartões ou notas adesivas. Quando uma atividade passa de um status para outro, você precisa mover o cartão entre as colunas.
Desta forma, todos poderão saber o estado de cada tarefa. Ademais, os diversos tipos de Kanban podem ser usados em combinação para obter um ambiente de produção organizado. Escolha o que melhor se adapta às necessidades da sua empresa para melhorar o fluxo incorporando alterações prósperas.
Quer saber mais sobre como colocar em prática esse método de gerenciamento? Clique aqui e conheça 5 dicas de como usar o organizador de tarefas no Trello (que também pode ser usado no formato Kanban) de forma eficiente.
