Dentro del ambiente corporativo, no es raro que haya cierta confusión entre los términos gestión de procesos y gestión de procesos: ambos se tratan constantemente como si significaran lo mismo.
Sin embargo, nada podría estar más equivocado que eso: a pesar de la fuerte similitud entre los dos nombres, en la práctica, la diferencia entre ambas metodologías se vuelve bastante llamativa.
Y fue precisamente por eso que preparamos este artículo: con el fin de aclarar, de una vez por todas, las principales diferencias entre la gestión por procesos y la gestión por procesos, así como sus respectivas aplicaciones.
Al final de la lectura, estamos seguros de que nunca más los confundirá y, por otro lado, podrá establecer las mejores y más adecuadas prácticas para administrar los procesos organizacionales de tu empresa ¿Seguimos adelante?
Primero, ¿qué son los procesos?
El Diccionario de Negocios define un proceso como “una secuencia de procedimientos interdependientes y vinculados que, en cada etapa, consumen uno o más recursos (tiempo del empleado, energía, máquinas, dinero) para convertir entradas (datos, materiales, partes, etc.) salidas .”
Estos productos sirven como entradas para la siguiente etapa hasta que se alcanza una meta conocida o un resultado final.
Durante mucho tiempo, las actividades rutinarias de las empresas ocurrieron de forma desordenada, sin el uso de ninguna metodología propia. Y fue entonces que, de esta realidad, surgió la gestión por procesos, con el fin de dar un poco de rigor y método a estas prácticas.
¿Qué es la gestión de procesos y cómo funciona?
También conocido en el mundo empresarial como BPM (Business Process Management), está en gestión de procesos el cual se fundamenta en el escenario de gestión de la gran mayoría de las empresas presentes en el mercado, ya que tradicionalmente ya están acostumbradas a una determinada cultura de gestión de sus actividades.
Esta forma recurrente de gestión opera mapeando, modelando, automatizando y optimizando los más diversos procesos de una organización, pero de manera departamental y vertical.
Normalmente, los procesos se mejoran dentro de sus respectivos sectores, y hay poca o ninguna integración entre los diferentes departamentos de la empresa, lo que dificulta un poco la realización del trabajo.
El Grande el problema sobre esto modelo de gestión es que, dado que los recursos se destinan directamente a los sectores, y que son los respectivos gerentes de cada sector quienes deciden sobre el uso de estos recursos en la aplicación de Mejoras estratégicas en el flujo de trabajo.
Es común que, muchas veces, los objetivos particulares de cada departamento terminen siendo más favorecidos que el negocio en su conjunto, por lo que es posible observar un sector con un desempeño alto, mientras que los demás no tanto.
De hecho, cuando se pierde esta comprensión de la empresa como un todo, como una especie de gran organismo vivo, cuyos órganos son todos importantes e interconectados, se vuelve difícil saber qué se quiere lograr al final, es decir, qué tipo de producto o servicio debe ser entregado. Es en este punto que se debilita el contacto con el cliente y se debilita la marca.
Por lo tanto, observamos que, cuando existe una tendencia a la departamentalización de las organizaciones, no es raro que los procesos se fragmenten y de ahí surjan fallas operativas como retrabajos, ruidos en la comunicación, desviación y acumulación de funciones y tantas otras. – lo que definitivamente ralentiza y debilita a la empresa de varias maneras diferentes.
Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, para la implementación de la gestión de procesos es recurrente el uso de los denominados sistemas BPM, es decir, software especialmente desarrollado para realizar una gestión de procesos más automatizada y eficiente.
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¿Qué es la gestión de procesos y cómo funciona?
Si bien la gestión de procesos sigue un enfoque más centrado en los departamentos y funciones de la empresa, gestión de proceso, como su nombre indica, va en contra de un estilo más creativo y innovador, dejando de lado esta visión departamental obsoleta de la gestión de procesos y centrándose principalmente en los procesos en sí.
Por tanto, es correcto decir que se trata de una visión algo más modernizada y horizontalizada del modelo de gestión, y que, aunque todavía poco aplicado en el mercado, ha ido ganando cada vez más espacio.
Esta práctica gerencial ya está presente en muchas organizaciones que se destacan por tener un perfil más maduro, contemporáneo e innovador, y que entienden que, mientras la ejecución de la gestión por procesos engloba naturalmente a la gestión por procesos, no ocurre lo contrario.
No es casual que la gran ventaja observada en la gestión por procesos sea precisamente el hecho de que permite una gran integración entre todas las áreas de la empresa, operando de forma amplia, fluida y optimizada.
Toda la actividad de la empresa, desde la toma de decisiones, pasando por delegaciones de tareas, por la interacción entre los equipos y pasando al envío y recepción de documentos, todo sucede, por regla general, de forma mucho más rápida, práctica y productiva.
Desde la perspectiva de la gestión por procesos, se aprecia que para cada proceso en particular se designa su propio responsable, de manera que las actividades relacionadas pueden afrontarse fácilmente con mayor flexibilidad, creatividad y agilidad, estimulando la cooperación y comunicación entre los miembros del equipo y facilitando la innovación en las soluciones presentado.
El objetivo es que, a través de esta innovadora modalidad de gestión, ya través de la integración entre la estructura y los entornos de la empresa, los procesos se definan de forma mucho más rica y detallada, y que además puedan ser monitorizados con más exactitud y precisión.
A pesar de todo, si bien esta forma de gestión representa el escenario ideal para cualquier negocio, su plena aplicación aún es algo difícil y requiere una extrema madurez por parte de cualquier empresa que se proponga implementarla en sus prácticas de gestión.
A modo de ejemplo, una de las principales dificultades para adoptar este modelo de gestión es que, si bien es un enfoque que deja de centrarse en los departamentos y pasa a centrarse en los procesos, no necesariamente extingue los departamentos y la dinámica de sus relaciones.
Lo cierto es que, muchas veces, cada sector específico de una empresa tiende a actuar de manera individualista, priorizando sus propias necesidades y actividades en relación con las de los demás.
En este sentido, nos damos cuenta de que Gestionar personas, así como hacer que las diferentes áreas presentes en una organización puedan verse como socios y no como competidores, es actualmente uno de los principales desafíos que deben enfrentar las empresas que adoptan prácticas de gestión por procesos.
Además de este tema, también existen otros factores que hacen aún más compleja la implementación de la gestión por procesos en una empresa. Entre los muchos posibles, podemos mencionar, principalmente:
- la probable dificultad en la reasignación de recursos;
- el alto impacto que puede tener el cambio en la cultura organizacional de una empresa;
- la alta resistencia de muchos profesionales a las transformaciones.
Corresponde a los gerentes, por lo tanto, establecer los mejores métodos y prácticas para difundir esta cultura de horizontalidad y fortalecer todos los eslabones que componen la cadena de procesos de la empresa, además de promover la integración constante entre todas las áreas del negocio, para que se pueden lograr mejores resultados se obtienen constantemente para fortalecer a la empresa en su conjunto.
Entre gestión de procesos y gestión de procesos, ¿cuál es la mejor opción?
Seguramente, mientras sigas leyendo este artículo, es posible que ya te estés haciendo esta pregunta.
También debe haber notado la diferencia entre la gestión de procesos y la gestión de procesos: mientras que la gestión por procesos reúne prácticas y metodologías destinadas a monitorear, mejorar, controlar y optimizar los procesos, la gestión por procesos opera integrando todos los procesos de la empresa.
Aun así, no se puede decir que sea correcto señalar una como mejor alternativa que la otra, sino considerarla como una cuestión de evolución natural de una práctica metodológica -aunque consideremos que, como se ha dicho antes La buena gestión por procesos engloba, por supuesto, la gestión por procesos, pero no ocurre lo contrario.
Al fin y al cabo, lo cierto es que el concepto de dirección por procesos sigue siendo una novedad que se ha ido adoptando cada vez más, y la tendencia probable es que su práctica gane cada vez más espacio, incluso entre las empresas más pequeñas o familiares y conservadoras. perfil.
Al fin y al cabo, para quien quiere garantizar longevidad y competitividad a un negocio, es necesario considerar los constantes cambios del mercado y las adaptaciones que se nos exigen.
Vale la pena recordar que, naturalmente, como cualquier cambio en la forma de hacer negocios, es necesario ser muy juicioso y actuar con extremo cuidado. La gestión de procesos puede tener lugar de varias maneras diferentes, siguiendo diferentes métodos.
Es importante conocer su empresa y enumere factores como pros y contras al elegir qué métodos disponibles se adaptarán mejor a su perfil comercial.
Como puedes ver, a pesar de las denominaciones similares, existe bastante diferencia entre los conceptos de gestión por procesos y gestión por procesos en las empresas.
Y, ahora que sabes todo sobre el tema, ¿qué tal si compartes este conocimiento y compartes este artículo en tus redes sociales?
