¿Alguna vez ha perdido un documento muy importante entre los papeles de su oficina? ¿O se dañó un archivo impreso debido a un accidente o la humedad? Una gestión documental electrónica puede solucionar este tipo de problemas, lo que lleva a muchos a preguntarse: es posible hacer firma electronica de documentos gratuitos?
Afortunadamente, la respuesta es SIM. Por eso, decidimos producir este artículo con el paso a paso completo, además de responder las preguntas más recurrentes sobre el tema. ¿Vamos allá?
¿Cómo hacer una firma de documento electrónico gratis?
Para firmar digitalmente un documento libre, es necesario utilizar plataforma que ofrece este tipo de servicio. Entonces, en este tutorial, le enseñaremos cómo hacerlo ZapSign.
Paso 1: debes acceder a la Sitio web de Zap Sign y haz clic en el botón azul que dice "Pruébalo gratis".
Paso 2: Crea tu cuenta si aún no tienes una. Necesitarás un correo electrónico y una contraseña para comenzar. Si prefiere utilizar su cuenta de Google como inicio de sesión, también es posible.
Paso 3: después de iniciar sesión, dentro del panel de control de ZapSign, haga clic en el botón "NUEVO" para generar un nuevo documento.
Paso 4: en la siguiente pantalla, debe hacer clic en “seleccionar documento” para cargar el documento a firmar. Tenga en cuenta que la plataforma solo permite archivos en formato PDF. Entonces, si el documento está en otro formato, puede usar un convertidor gratuito como este.
Paso 5: una vez completada la carga del archivo, deberá ingresar los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará".
Paso 6: si las personas que firmarán el documento ya están en su lista de contactos, simplemente haga clic en "contactos", justo debajo de los campos para ingresar los nombres de los firmantes, para elegirlos e insertarlos.
Paso 7: si también va a firmar el documento, haga clic en “Firmaré” para ingresar también su nombre. Luego haga clic en “continuar”.
Paso 8: en la siguiente pantalla, debe posicionar en qué lugares del documento se deben insertar las firmas y visados. Para hacerlo, simplemente haga clic en el espacio elegido, luego en el nombre del firmante y defina si debe firmar con firma o visa.
Al hacer esto, las firmas y visas se mostrarán en los lugares que indiques, como un documento físico. Para continuar, haga clic en "guardar y continuar".
Paso 9: Aquí se generan enlaces de suscripción. Si está en contacto con el firmante por Whatsapp, haga clic en el botón con el logotipo de la aplicación para enviar el enlace directamente a la persona. Si prefieres otro medio, simplemente haz clic en el ícono azul al lado del enlace para copiarlo y luego pegarlo donde quieras.
Si prefiere que el documento se envíe por correo electrónico (ya que es un procedimiento estándar en muchas empresas), haga clic en “activar envío automático por correo electrónico” para ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas que firmarán.
Paso 10: si las firmas tienen un orden a seguir, se puede definir mediante el botón “ordenar firmas”.
De esa manera, simplemente arrastre los nombres en la pantalla para establecer el orden. Cada firmante será notificado por correo electrónico para firmar el documento solo después de que la persona anterior haya firmado.
Paso 11: aún puede redactar un mensaje personalizado que se enviará en el correo electrónico, además de activar las notificaciones para aquellos que aún no se han suscrito. Cuando haya terminado, haga clic en "Enviar y finalizar".
Paso 12: ¡Listo! El documento fue generado y enviado a los firmantes. A partir de ese momento, puede seguir el progreso de las suscripciones en la pantalla a continuación para saber quién ya abrió el enlace y quién ya firmó el archivo.
También puede cambiar el orden de los firmantes e incluso editar su información (si aún no han firmado). Para hacer esto, vaya al nombre de la persona y haga clic en "editar". Aparecerá la siguiente pantalla que le permitirá modificar la información.
Luego, cada vez que acceda a la plataforma ZapSign, haga clic en "documentos" para ver las etapas de las firmas. Una vez que todos hayan firmado, puedes descargar el documento para guardarlo donde quieras.
¿Es posible hacer firma avanzada a través de ZapSign?
Esta es una pregunta frecuente cuya respuesta es SIM. Al crear un documento, cuando esté en el paso 5 de este tutorial, haga clic en "autenticación avanzada".
Esta función le permite ingresar campos que el firmante deberá completar además de la firma, como el nombre completo y el número de identificación. célula. También hay opciones para enviar un selfie y una foto del documento de identidad.
¿Cuántos documentos gratuitos puede enviar ZapSign?
Para el plan esencial, puede enviar hasta 5 documentos por mes de forma gratuita. Continúa leyendo este artículo, ya que más adelante te contamos cómo puedes contratar el servicio que incluye un mayor número de suscripciones.
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¿Son lo mismo firmas electrónicas y firmas digitales?
Ahora que ya sabe cómo firmar documentos electrónicamente de forma gratuita, vayamos a la respuesta a esta pregunta tan común: firma electronica y digital son diferentes. Para entender qué distingue a los dos, primero veamos el concepto de cada uno.
¿Que es una asignatura digital?
A firma digital es un tipo de firma electrónica cuyo fin es validar la autoría de las partes firmantes del documento. Además, también garantiza que sus términos no han sido alterados y que las firmas fueron efectivamente realizadas por los firmantes ya que las firmas no pueden ser imitadas.
Para utilizar la firma digital es necesario contar con un certificado digital emitido por un organismo o institución para validar la firma e identidad de las personas que la utilizan.
Por ello, la firma digital debe seguir los estándares de la PCI-Brasil (Infraestructura de clave pública brasileña). Los tipos de certificados digitales más conocidos son el token OAB que utilizan los abogados y también el e-CNPJ que utilizan los empresarios como identidad digital de la persona jurídica.
¿Qué es una firma electrónica?
Desde firma electronica, es posible aprobar el acuerdo contractual de las partes a través de medios electrónicos. Por ello, ha sido sustituida por la firma de documentos físicos por su practicidad y seguridad.
Al fin y al cabo, firmar un documento manualmente requiere de muchos procesos como ir a la oficina de registro o enviar el documento por correo o transportista si una de las personas no está en la misma ciudad, por ejemplo. Al utilizar la firma electrónica, estos pasos ya no existen, ya que basta con hacer clic en un botón para que el archivo quede firmado.
Además, la firma electrónica se puede utilizar de otras formas además de la GED. Por ejemplo: cuando inicias sesión en algún sitio web o herramienta en línea, haces uso de un tipo de firma electrónica. Lo mismo ocurre con el reconocimiento biométrico, comúnmente utilizado en los cajeros automáticos de los bancos.
Según ley número 14.063 de la legislación brasileña, hay tres tipos de suscripción electrónica:
- solo: en este tipo, la persona que firma el documento, además de estar identificada, también puede adjuntar o asociar datos electrónicos;
- avanzado: aquí se pueden utilizar certificados no emitidos por ICP-Brasil, ya que lo importante es comprobar la integridad y autoría de las firmas;
- calificado: estas son las firmas que utilizan un certificado digital de ICP-Brasil a través de un sistema criptográfico que asegura la identidad y autenticidad de los firmantes.
¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?
La primera diferencia que podemos mencionar entre ambas es el costo, ya que las firmas digitales requieren la compra de un certificado digital, mientras que las firmas electrónicas se pueden hacer incluso de forma gratuita, como enseñamos al principio de este artículo.
Además, mientras que la firma digital está autorizada por el gobierno o la organización no gubernamental del organismo de certificación, en la firma electrónica, esta autorización la realiza un proveedor específico, creador de documentos o participante de la transacción.
Finalmente, mientras que en las empresas digitales se utilizan recursos criptográficos, la electrónica tiene varias formas de identificación por medios electrónicos.
¿Las firmas electrónicas tienen validez legal en Brasil?
Cuando una empresa piensa en cambiar el proceso de firma manual a firma electrónica, una de las primeras preguntas que surgen es: ¿son legalmente válidas las firmas electrónicas?
Sí, todo documento que se firma electrónicamente tiene validez legal en Brasil, como cualquier tipo de contrato es válido, siempre que exista integridad y autenticidad entre las partes.
Veamos un ejemplo: usted y un amigo están informalmente en un bar y deciden iniciar una sociedad de trabajo. Una tercera persona está contigo en la mesa y es testigo del comienzo de esta unión.
Esta situación de ejemplo es un acuerdo verbal que, como los artículos 104 e 107 del Código Civil, también es válido como contrato. Entonces, ¿por qué los documentos electrónicos serían diferentes?
¿Cuáles son las garantías jurídicas de los documentos electrónicos?
Desde la aparición de Medida Provisional No. 2.200-2, los documentos electrónicos pasaron a estar, en particular, garantizados por la ley.
Si bien con anterioridad se habían creado otros proyectos, esta medida fue la primera iniciativa gubernamental encaminada a regularizar este tipo de firma.
Por lo tanto, es de suma importancia para todos los que utilizan la gestión de documentos electrónicos, ya que permite el uso de cualquier medio de prueba de la autoría y la integridad de una firma electrónica, incluso si no tienen certificados emitidos por ICP-Brasil.
Entonces, al usar la plataforma ZapSign, como enseñamos al comienzo de este texto, para crear un documento que debe firmarse electrónicamente, será legalmente válido.
¿Qué dice la jurisprudencia brasileña sobre las firmas electrónicas?
A recurso 20140111450486 de la 5ª Clase Civil del Tribunal de Justicia del Distrito Federal y Territorios refuerza la irrelevancia de un contrato físico para probar un acuerdo realizado entre dos o más partes, que incluye documentos electrónicos.
En vista de esto, si todavía tiene algún tipo de temor con respecto a la implantación de la firma electrónica en su empresa, como acabas de ver, no hay razón para preocuparse.
Lo mismo debe decirse a sus empleados, proveedores o clientes que desconozcan este modelo de contratación para que todos sepan que las empresas están respaldadas por las leyes brasileñas.
Ahora bien, si tu demanda de firma es de más de 5 documentos -que ofrecemos en el plan gratuito de firma electrónica de documentos-, ¿qué te parece conocer los otros planes de ZapSign cuyos límites son más altos?
El Plan Profesional permite hasta 20 suscripciones al mes, mientras que en el Plan Completo el envío de documentos es ilimitado. La contratación se puede realizar de forma anual (con pago al contado oa plazos) o mensual. Consulta sus datos aquí!
