A assinatura de contratos é um dos elementos constantes no dia-a-dia das empresas de prestação de serviços, e que vem se acentuando mais devido às facilidades proporcionadas pelos últimos avanços tecnológicos ocorridos nos processos contratuais, o que inclui o aditivo de contrato.
É um fato que, por mais que as melhores práticas sejam empregadas na elaboração desses documentos, eventualmente, pode ser necessário aplicar algumas alterações ou adaptações em seus termos, a fim de lidar com novas situações, fortalecer laços entre as partes e até mesmo evitar futuras complicações.
Com essa finalidade, existe o recurso conhecido como aditivo de contrato. Evidentemente, um bom gestor deve se utilizar dessa ferramenta de maneira apropriada.
Por isso, nós, da ZapSign, preparamos este conteúdo especial sobre o assunto. Ao longo da leitura deste artigo, você poderá tirar todas as dúvidas pertinentes ao tema e se informar melhor sobre mais esta forma de aprimorar a sua gestão contratual.
O que é um aditivo de contrato?
Primeiramente, é preciso explicar do que se trata esse tipo de documento. Um aditivo de contrato, também conhecido como termo aditivo, nada mais é do que um procedimento que visa alterar, complementar ou corrigir um ou mais termos de um contrato que já tenha sido celebrado e assinado anteriormente.
O recurso do aditivo de contrato pode ser utilizado, por exemplo, para estender o tempo de validade de um acordo, alterar valores combinados ou modificar os objetos estipulados.
Não importa se estamos falando de um contrato de trabalho; administração pública; arrendamento; financiamento; compra e venda; aluguel de bens; ou qualquer outro – toda sorte de tipos de documento contratual está sujeita à inclusão de termos aditivos.
Trata-se, portanto, de um instrumento de vital importância no que se refere à documentação de relações e à garantia da segurança jurídica na celebração de acordos legais.
É importante frisar que, uma vez estabelecido, o aditivo de contrato tem tanto valor quanto o contrato original, justamente por se tratar de um complemento ao documento inicial. Portanto, a partir da implementação do termo aditivo, ambos precisarão sempre ser lidos juntos.
Como o uso de aditivo de contrato está regulamentado na lei
Há algumas dúvidas comuns em relação à regulamentação do aditivo de contrato. Isso se dá justamente pelo fato de se tratar de um aspecto complementar ao acordo inicial.
No Brasil, as normas legais sobre contratos estão claramente especificadas no Código Civil de 2002 da legislação brasileira. De acordo com o que está nele descrito, as partes são livres para estabelecer os termos do acordo, contanto que sejam respeitados os limites da legalidade e da boa fé.
Uma vez que o contrato seja assinado, as partes envolvidas comprometem-se a cumprir com todas as condições nele descritas. Porém, não são raros os casos em que certas modificações podem se fazer necessárias.
Para entender como, na prática, essas alterações funcionam, é preciso ter em mente que, no direito privado, é preciso que haja consenso entre as partes envolvidas sobre a realização de toda e qualquer mudança ou adição aos termos do contrato celebrado. Sobretudo caso não seja possível, em hipótese alguma, qualquer tipo de alteração de caráter unilateral.
Entretanto, quando estamos falando sobre contratos administrativos, a situação muda: a alteração de cláusulas ou rescisão de relações por vontade da Administração Pública é permitida sem que haja a anuência do contratado.
A questão toda é detalhada no art. 65 da Lei 8.666/93, também conhecido como a Lei de Licitação, que define que o aditamento pode ser aceito em casos de:
- haver modificação do projeto ou das especificações do contrato;
- partes entrarem em acordo a respeito de algum detalhe do contrato;
- quando se fizerem necessárias mudanças no valor do contrato;
- necessidade de alteração na forma de pagamento.
Também vale lembrar que, embora o princípio da liberdade contratual esteja previsto no direito privado, isso não quer dizer que as partes envolvidas possam simplesmente estabelecer um determinado aditivo de contrato de forma totalmente irrestrita.
Existem alguns princípios básicos que funcionam como requisitos para a celebração de todo e qualquer contrato. Portanto, não se pode esquecer que, para que o aditivo contratual seja elaborado, é importante que o contrato:
- seja desenvolvido por um agente capaz;
- apresente um objeto determinado ou determinável;
- mostre um objeto lícito e possível;
- seja feito de forma que esteja descrita na lei ou que, ao menos, não seja proibida no ordenamento jurídico.
Por último, e não menos importante, é preciso deixar claro que, uma vez extinto, um contrato não poderá mais ser aditado. Neste caso, será preciso realizar a elaboração e a assinatura de um novo documento.
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Como fazer um aditivo de contrato e quais são os pontos de atenção
Os pontos destacados acima são entendimentos básicos sobre o conceito de aditivo de contrato e seus aspectos legais.
Porém, empregar a prática de aditamento de forma eficiente pede uma boa administração dos seus dados contratuais, a fim de garantir que as informações da sua empresa se mantenham sempre organizadas, atualizadas e acessíveis.
Para obter esse nível de excelência na gestão dos seus contratos e seus respectivos aditivos, é necessário prestar uma atenção especial a alguns pontos:
1) Conhecer as leis vigentes sobre aditivo de contrato
Este primeiro ponto é não apenas muito importante, mas essencial, visto que, uma vez que o descumprimento de certos preceitos legais ao instaurar seus termos aditivos pode não apenas invalidar a ferramenta, como causar maiores transtornos, tanto a você, quanto à sua empresa, quanto à outra parte.
Por isso, avalie sempre muito bem a validade do termo que está sendo adicionado ao contrato original.
2) Tenha muito cuidado com os prazos
O processo de aditamento deve ser iniciado em tempo hábil, pois, após a expiração do prazo de um contrato, não é mais possível introduzir aditivos a ele.
Gerencie seus contratos da forma mais minuciosa possível, para garantir que os prazos não venham a se perder e para assegurar que você não precise refazer os contratos inteiros novamente – o que, certamente, irá fazer com que as partes envolvidas percam tempo (e, muitas vezes, que a relação entre as mesmas se prejudique).
3) Tenha o apoio do setor jurídico da sua empresa
Dispor de uma boa equipe de consultoria jurídica é um fator indispensável para garantir que a forma e o conteúdo dos documentos da sua empresa se apresentem em conformidade com os termos da lei.
Garanta que o seu setor jurídico conte com profissionais que trabalhem bem juntos e que também mantenham uma boa comunicação com o setor de gestão: aqui reside a chave para um trabalho organizado, seguro e transparente.
4) Atenção total aos dados fornecidos
É preciso que conste, no seu documento, os dados completos de todos os envolvidos nas celebrações dos devidos acordos legais, sejam eles pessoas físicas ou pessoas jurídicas.
Uma vez que alguma dessas informações fique faltando, o contrato não terá a menor validade sob os olhos da lei. Da mesma forma, no conteúdo deste tipo de documento, tanto os números das cláusulas alteradas quanto os das demais que permanecerão intocadas deverão sempre ser indicados .
5) Não há necessidade para aditivo de contrato em caso de modificações simples
Há muitas modificações menos complexas, e que podem ser auditadas e vigoradas através de uma simples apostila. Lembre-se de que, em casos assim, não é necessário que se faça um aditivo de contrato.
Por esse motivo, é importante manter-se sempre atento à validade do requerimento para adição contratual. Assim, você poupa a si mesmo e a todos os envolvidos de eventuais burocracias desnecessárias.
6) Publicação em Diário Oficial
Outro detalhe importante a se observar: para algumas empresas, é necessário que seja feita a publicação do aditivo de contrato no Diário Oficial (da União ou do Estado, a depender do caso).
7) Utilize um bom sistema de gestão
Por último, e não menos importante, recomendamos o investimento em um bom sistema de gestão de serviços. É seguro afirmar que tal ferramenta é, simplesmente, imprescindível para os mais diversos aspectos da sua rotina laboral – e não poderia ser diferente em relação à gestão de documentos.
A utilização desse tipo recurso garante com que todo o processo envolvendo seus termos aditivos seja automatizado, conferindo eficiência e segurança às suas práticas contratuais, diminuindo práticas manuais exaustivas e conferindo mais tempo livre para que você e sua equipe possam se ocupar com as demais tarefas do dia-a-dia da empresa.
Seguindo à risca essas nossas dicas, é certo que você não encontrará dificuldade alguma para gerir os seus aditivos de contrato.
E, para facilitar ainda mais o seu trabalho, nós, da Zap Sign, possuímos uma poderosa plataforma de assinatura eletrônica de documentos. Através dessa ferramenta, é possível gerir contratos e aditivos de forma eficiente, prática e segura.
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